Вебинары Разобраться в IT Реферальная программа
Программирование Аналитика Дизайн Маркетинг
13 Май 2024
12 мин
140

Всё о видах бюджетов: структура и составление

Каждая компания выбирает свой формат бюджета. В отличие от налоговых и бухгалтерских форм формы бюджета не регламентированы. Главное, чтобы бюджет

Бюджет — это план чьих-то расходов и доходов и один из главных финансовых документов предприятий. Разбираемся, какие виды бюджетов есть, для чего и как их делают.

Цели и задачи бюджетирования

Бюджетирование — это планирование чьих-то расходов и доходов: семьи, компании, человека. Так они понимают, сколько денег можно тратить, сколько нужно отложить и как избежать долгов.

Контроль бюджета — это поиск отклонений, то есть разницы между планом и реальным положением вещей. Отклонения есть всегда, потому что бюджет — всего лишь план.

Кому необходимо вести бюджет

Всем организациям, которые производят, тратят или продают что-то. Любые организации, где двигаются финансы и ресурсы, должны следить за их поступлением и расходом.

Все бюджеты организованы по одним принципам, но учитывают отраслевые и индивидуальные особенности компании.

Бюджеты поделены на разные виды, чтобы лучше управлять различными аспектами деятельности компании.

Какие есть виды бюджетов

Видов много. Основных два: операционные и финансовые.

Операционные содержат информацию о продажах, производстве и закупках. Они детализированы в различных функциональных бюджетах:

🔴 продаж;
🔴 закупок;
🔴 производства;
🔴 остатков сырья и продукции.

Операционные бюджеты дают исходные данные для финансовых бюджетов:

🔴 доходов и расходов;
🔴 движения денежных средств;
🔴 бюджетного баланса.

Иногда еще выделяют инвестиционные бюджеты. С основной деятельностью организации они не связаны. В них собирают данные о привлечении финансирования, об инвестиционных расходах и доходах — обо всём, что связано с инвестиционной деятельностью компании.

Все вместе они составляют общий, или генеральный бюджет.

Операционные бюджеты

Операционные бюджеты показывают доходы и расходы от основной деятельности компании. Но не вместе, а по критериям.

Расходы делятся по видам: материальные расходы, оплата труда, коммерческие расходы и т. п. Доходы — по типам оказываемых услуг, работ или товаров.

Например, если компания занимается продажей одежды, доходы можно поделить на продажи:

🔴 мужской;
🔴 женской;
🔴 детской одежды.

А расходы:

🔴 на материальные — стоимость тканей и фурнитуры;
🔴 трудовые — оплата работы продавцов, грузчиков, кладовщиков и т. п.;
🔴 коммерческие — затраты на маркетинг и рекламу.

Каждый такой бюджет в отдельности и будет операционным.

Подразделения, ответственные за финансовый результат

Операционные бюджеты составляют центры финансовой ответственности (ЦФО). Это структурная финансовая единица предприятия, которая отвечает за бюджет и его исполнение. Есть разные типы таких центров: центр расходов, доходов, прибыли, маркетингового дохода, затрат и инвестиций.

ЦФО можно назначить отдел, другое структурное подразделение компании или даже одного человека. Каждый центр сам определяет свои финансовые цели и оценивает результаты.

Для каждого ЦФО разрабатывается отдельный бюджет. Но все они согласовываются со стратегией компании.

Бюджет продаж

Этот бюджет прогнозирует объем продаж продукции или услуг.

Чтобы его составить:

1️⃣ Определите количество товаров/услуг, которые собираетесь продать. Правильно будет указать конкретное количество единиц продукции. Чтобы это сделать, проанализируйте прошлые периоды, договоры поставок с клиентами, состояние рынка.
2️⃣ Рассчитайте выручку от продаж. Для этого умножьте объем продаж на цену реализации для каждой позиции.
3️⃣ Определите, сколько продукции будет на начало периода и на его конец. После этого — нужный объем производства.
4️⃣ Согласуйте бюджет продаж с другими операционными бюджетами: производства, закупок и т. п.

Бюджет запасов материалов и сырья

Производству нужны сырье и материалы. Бюджет запасов контролирует их расход и пополнение.

Чтобы его составить:

1️⃣ Сначала обязательно составьте бюджет продаж. Именно он определяет, сколько продукции надо будет произвести, чтобы продать.
2️⃣ Учтите сезонные колебания цикла производства. Например, строительство подвержено сезонным колебаниям: весной и летом строят активнее, чем зимой.
3️⃣ Рассчитайте, сколько нужно произвести товаров.
4️⃣ Определите, сколько нужно сырья, чтобы произвести нужное количество товаров.

Трудовой бюджет

Этот бюджет планирует расходы на зарплату и другие выплаты сотрудникам.

Следуйте шагам ниже, чтобы его составить:

1️⃣ Обратитесь к данным о количестве продукции, которое нужно произвести.
2️⃣ Рассчитайте, сколько нужно работников, чтобы произвести нужное количество товаров. Не забудьте, что помимо производственного персонала есть еще и вспомогательный: который обслуживает технику, помещения или помогает производству как-то еще.
3️⃣ Учтите изменения в штатном расписании: наем или планируемые увольнения.
4️⃣ Рассчитайте фонд оплаты труда исходя из количества работников, их окладов и премий. Не забудьте про изменения в окладах, тарифах и прочем. И определите размер обязательных отчислений за работников в различные фонды страхования.
5️⃣ Сведите данные по фонду оплаты и труда воедино.

Бюджет накладных расходов

У бизнеса могут быть расходы, не связанные с производством. Для них предусмотрен свой бюджет.

Сюда попадает то, без чего бизнес и компания работать не смогут: административные и хозяйственные расходы. Например:

🔵 «коммуналка» и аренда;
🔵 ремонт и техническая поддержка;
🔵 труд административно-управленческого персонала;
🔵 представительство.

Составить этот бюджет несложно:

1️⃣ Посмотрите на накладные расходы за прошлые периоды.
2️⃣ Учтите изменения в планах производства.
3️⃣ Распределите накладные расходы по статьям бюджета: на ремонт, на «коммуналку», на обслуживающий персонал и т. п.

Если свести воедино бюджеты запасов материала и сырья, накладных расходов и трудовой бюджет — вы получите бюджет производственный.

Финансовый бюджет

Финансовый бюджет показывает доход и расходы компании, а еще планирует финансовые потоки. Его составляют на основе операционных бюджетов.

Бюджет собирает информацию о том, сколько денег компания планирует заработать и потратить, а еще о вещах и долгах. В нём рассматриваются более общие сведения, чем в операционных бюджетах: только денежные показатели, без учета количества товаров или услуг.

Формировать финансовый бюджет нужно в несколько этапов.

1️⃣ Возьмите за основу операционные бюджеты. Сведите данные из них в единый бюджет доходов и расходов, или БДР.
2️⃣ Объедините БДР с данными об инвестициях, финансовых операциях и изменениях в оборотном капитале. Так вы составите бюджет движения денежных средств, или БДДС.
3️⃣ Используйте БДР и БДДС, чтобы создать бюджет по балансовому листу. Он будет показывать финансовые планы компании.
4️⃣ Сведите БДР, БДДС и бюджет по балансовому листу в единый финансовый бюджет компании.

таблица потока денег от меньшего бюджета к большему
Вспомогательные бюджеты

Это дополнительные бюджеты, которые управляют определенными аспектами бизнеса.

Они выполняют дополнительные, обслуживающие функции: контролируют капитальные затраты, планируют процесс привлечения финансирования, открытия филиалов и т. д.

Процесс и приемы бюджетирования

Процесс бюджетирования регулируют принципы, подходы, методы и приемы бюджетирования.

🟣 Принципы — обязательные правила и требования к процессу бюджетирования.
🟣 Подходы — способы разработки бюджета.
🟣 Методы — конкретные способы формирования бюджетов.
🟣 Приемы — техники и подходы, используемые в процессе бюджетирования.

На каких принципах строится бюджетирование

Основными считаются следующие принципы:

🟢 Целевой направленности бюджетирования. Бюджетирование помогает достигать стратегических целей организации.
🟢 Учета отраслевых особенностей. Бюджет учитывает специфику отрасли организации.
🟢 Бюджетной интеграции. Частные бюджеты подразделений объединяются в общий сводный бюджет организации.
🟢 Непрерывности. Бюджетирование — это постоянный процесс, а не разовое действие.
🟢 Стандартизации. Составлять бюджет нужно по бюджетным формам и руководствоваться инструкциями.
🟢 Вовлеченности. Бюджеты составляют ЦФО и персонал компании, а не только руководство. Иначе бюджет получается невыполнимым.
🟢 Единства системы. Все отделы компании используют общие формы и один подход.

Какие подходы и методы используют в бюджетировании

Подходы описывают два способа формировать бюджет:

🟢 Сверху вниз. Руководство создает бюджет и спускает его сотрудникам.
🟢 Снизу вверх. Отдельные подразделения создают бюджеты, а затем объединяют их в общий бюджет компании.

Методы описывают более конкретные способы проработки бюджета. Самый известный — традиционный, или инкрементный подход.

🔴 Новые расходы планируются на базе старых — с поправкой на текущие тенденции и экономику.
🔴 Подход сосредоточен на финансах компании в определенный момент времени.

Этот подход считают устаревшим. Ему на смену пришли современные:

🟢 Бюджетирование с нуля. Бюджет формируется без учета предыдущих периодов. Благодаря этому можно пересмотреть траты, которые кажутся привычными.
🟢 Процессно-ориентированный подход в бюджетировании, или бюджетирование на основе бизнес-процессов. Бюджет составляют по ключевым видам деятельности. Этот подход помогает меньше ориентироваться на финансовые показатели и больше — на потребности конкретных бизнес-процессов.

Современные подходы ориентируются на цели и их достижение, а традиционный подход — на финансовые показатели.

Есть несколько приемов, которые улучшают результаты бюджетирования.

🟢 Делите затраты на переменные и постоянные. Тогда бюджет станет гибким: он будет учитывать изменения в объемах продаж.
🟢 Создавайте бюджеты в виде планов-графиков начисления затрат и их оплаты. Затраты будут привязаны к конкретным срокам, и их будет проще контролировать.
🟢 Применяйте разные виды бюджета, вместо того чтобы сразу делать общий: операционные, финансовый, инвестиционный и другие. Вероятность найти ошибку будет выше.

Как организован процесс бюджетирования в компаниях

Этапы бюджетного процесса в разных компаниях схожи. Все компании планируют, составляют, утверждают и исполняют бюджет. Но конкретные шаги и их порядок зависят от специфики компании.

Ниже основные советы: как планировать и формировать бюджет, а еще — как формировать бюджетные статьи.

Планирование и бюджетирование

1️⃣ Изучите рынок и финансовое состояние вашей компании. Соберите данные для прогнозирования.
2️⃣ Определите цели и показатели для вашего бюджета.
3️⃣ Установите правила для планирования и контроля бюджета.
4️⃣ Выберите методы составления бюджета, подходящие вашей компании.
5️⃣ Планируйте в разных областях: стратегии, операции, финансы.
6️⃣ Проверяйте и оценивайте планы, чтобы улучшать процесс в будущем.

Этапы формирования бюджета

1️⃣ Определите, какие отделы будут работать над бюджетами.
2️⃣ Выберите типы бюджетов, подходящие для вашей структуры.
3️⃣ Выберите методы и данные для составления бюджетов.
4️⃣ Установите правила для анализа и контроля бюджетов.
5️⃣ Назначьте ответственных за бюджеты и разделите задачи между ними.
6️⃣ Сформулируйте стратегические цели компании и определите, кто за что будет отвечать в финансах.
7️⃣ Создайте структуру бюджетов и ключевые показатели для каждого.
8️⃣ Утвердите правила работы с бюджетами для всех финансовых отделов.

Порядок формирования бюджетных статей

1️⃣ Определите основные категории расходов и доходов.
2️⃣ Разделите каждую категорию на меньшие статьи для точного планирования.
3️⃣ Анализируйте предыдущие расходы и доходы по каждой статье.
4️⃣ Установите приоритеты и ограничения для каждой статьи.
5️⃣ Согласуйте статьи с отделами и ответственными.
6️⃣ Утвердите окончательный список статей для включения в бюджет.

Специфика и функции бюджетирования в подразделениях

Процесс бюджетирования делят по подразделениям. Это помогает посчитать:

🟣 сколько средств выделяется на каждый отдел или направление;
🟣 сколько ресурсов они используют;
🟣 какой вклад вносят в общий финансовый результат.

Подразделения разные. Они выполняют разные функции, имеют уникальные потребности в ресурсах и финансировании, разный уровень риска и ответственности. Поэтому сами подразделения делят на типы.

Типы подразделений

Основные подразделения

Отделы, управления, цеха и прочие части компании, которые производят товары или предоставляют услуги. Например, производственный отдел или отдел продаж. Они напрямую влияют на доходы компании.

Ключевые показатели основного подразделения — это объем продукции или услуг и прямые расходы.

Вспомогательные подразделения

Обеспечивают работу основных подразделений. Например: IT-отдел, бухгалтерия, отдел кадров, хозяйственный отдел.

Ключевой показатель — затраты на обеспечение деятельности отдела. Бюджеты этих подразделений менее детальные, чем у основных.

Функциональные подразделения

Организуют, контролируют и координируют работу предприятия. В этот тип входят отдел маркетинга, отдел стратегического развития, отделы исследований и разработок и т. п.

Функциональные подразделения, как и вспомогательные, оцениваются по затратам. Их бюджеты точно так же менее детализированы.

Пример бюджета подразделения

Бюджет может выглядеть по-разному.

Некоторые бюджеты показывают только доходы или только расходы. Некоторые учитывают и то и другое. Данные могут быть представлены не только в деньгах, но и в количестве товаров или часах работы.

Каждая компания выбирает свой формат бюджета. В отличие от налоговых и бухгалтерских форм формы бюджета не регламентированы. Главное, чтобы бюджет давал информацию для быстрого и эффективного принятия решений.

Самые простые бюджеты выглядят как таблицы.

Статья расходов 1-й квартал 2-й квартал 3-й квартал
Канцелярские товары 1345 1100 1455
Расходы на офисную технику 50 300 40 050 45 064
Расходы на офисную связь 5000 5000 5000
Итого расходов 56 645 46 150 51 519

Их можно создавать в табличных программах: Microsoft Excel и Google Sheets — особенно если организация небольшая и бюджет простой. Предприятия обычно используют продукты на платформе 1С.

В таблицах можно создать и простую аналитику, в том числе построить графики расходов для визуализации данных.

графики расходов по кварталам

Для работы с большими объемами данных используют либо аналитику 1С, либо специальные BI-инструменты.

Если вы хотите изучить инструменты аналитики и визуализации данных — эксперты профессии «Бизнес-аналитик» научат вас пользоваться ими всего за 12 месяцев. Преподаватели не просто дают теоретические знания, а учат решать реальные задачи реальными инструментами.

Сравнение бюджетирования и других финансовых практик

Обзор основных различий между бюджетированием и финансовым планированием

Финансовое планирование — это определение целей и мер по их достижению с учетом внешних обстоятельств. Оно помогает оценить будущее развитие, определить, сколько денег придется потратить, а инвестиций — привлечь, и выбрать направления роста.

Детальный финансовый план на определенный период времени называется бюджетом.

🔴 Финансовый план охватывает более длинные отрезки времени.
🔴 Он не предоставляет такой же степени контроля за финансами, как бюджет.
🔴 В финансовом планировании нет разделения ответственности.

То есть финансовое планирование — это более абстрактное средство прогнозирования будущего предприятия, чем бюджетирование.

Обзор основных различий между бюджетированием и аудитом

Бюджетирование должно делать работу эффективнее. Чтобы сохранять уверенность в бюджете, проводят аудит.

Аудит проверяет, насколько хорошо составлен бюджет.

🔴 Бюджетирование — непрерывный процесс. Аудит — однократная проверка.
🔴 Бюджетирование планируется на определенный срок, чаще всего на год. Аудит может охватывать бюджеты за несколько разных периодов времени.

Главное о бюджетировании

🟢 Бюджетирование — это планирование расходов и доходов. С его помощью организации следят за балансом финансов, продукции и сырья.

🟢 Операционные бюджеты делятся на бюджеты доходов и расходов, а еще по видам деятельности: на бюджеты продаж, производства, закупок и другие. Вместе они становятся основой для финансового бюджета, который показывает общее состояние доходов, расходов и движения денег.

🟢 Инвестиционные бюджеты показывают долгосрочные инвестиции и финансирование. Они не связаны с производством.

🟢 Бюджет продаж прогнозирует объемы, которые планирует продать компания. Бюджеты запасов контролируют объем материалов и сырья, которые нужны, чтобы произвести товары для продажи.

🟢 Трудовой бюджет планирует расходы на зарплаты и другие выплаты сотрудникам. Бюджет накладных расходов включает административные и хозяйственные расходы.

🟢 Центры финансовой ответственности составляют и исполняют бюджеты в своих областях.

🟢 Подходы к бюджетированию могут быть «сверху вниз» или «снизу вверх». При бюджетировании «сверху вниз» бюджеты составляет руководство и спускает сотрудникам. При бюджетировании «снизу вверх» бюджеты составляются отделами, цехами и другими структурными подразделениями.

🟢 Инкрементный метод бюджетирования считается традиционным. В рамках этого метода бюджет составляется с опорой на предыдущие периоды.

🟢 Современные методы не опираются на прошлые периоды. К ним относятся бюджетирование с нуля и бюджетирование на основе бизнес-процессов. Они в большей степени, чем традиционное бюджетирование, ориентируются на потребности основных подразделений.

🟢 Затраты нужно разделять на переменные и постоянные. Все бюджеты должны быть интегрированы в общий бюджет организации — это обеспечивает полное и комплексное финансовое планирование.

🟢 Бюджетирование отличается от финансового планирования и аудита. Бюджетирование — непрерывный и детализированный процесс. Финансовое планирование более абстрактное, а аудит только проверяет информацию в бюджетах.

Добавить комментарий