Как работать в Google таблицах

Google Таблица — удобный инструмент, чтобы работать с данными и автоматизировать расчеты. Редактировать файл могут сразу несколько пользователей. В статье расскажем, какие основные функции есть в гугл-таблицах и как ими пользоваться.

Что такое гугл-таблицы

Google Sheets — онлайн-приложение от Google, чтобы работать с таблицами. Это альтернатива MS Excel с некоторыми преимуществами. Например, доступы к таблицам можно получить через интернет, файлы автоматически сохраняются при изменении, а редактировать их могут несколько человек с разных устройств одновременно.

Работа с таблицами гугл

Перейдите на сайт Google Workspace, чтобы создать гугл-таблицу. Нажмите «Войти» в правом верхнем углу или внизу страницы.

Введите логин и пароль от гугл-почты или создайте аккаунт gmail. С ним вы сможете хранить документы в одном месте и получать к ним доступ в любое время.

После входа в аккаунт можно создать гугл-таблицу. Нажмите на «Пустая таблица».

Дайте название Google таблице: нажмите «Новая таблица» и переименуйте ее — без этого вы не сможете отправить ссылку или дать доступ к файлу другим пользователям.

Удаление. Во вкладке «Файл» выберите «Удалить».

Таблицу можно удалить и другим способом. На странице со всеми документами нажмите на три точки рядом и выберите «Удалить».

Восстановление. Удаленный файл можно восстановить в течение месяца. Потом система безвозвратно удалит его.
Откройте «Диск», в котором хранятся все ваши файлы. Перейдите в «Корзину» в меню слева.

Найдите удаленный файл и кликните «Восстановить».

Работа с данными

Разместите курсор в пустой ячейке Google таблиц и внесите данные. Если в ней уже есть информация, нажмите в область ячейки дважды и удалите или дополните ее.

Нажмите на ячейку один раз и начните печатать, если данные вам не нужны. Предыдущее автоматически удалится.

Используйте команды «Копировать», «Вставить», «Импортировать».

Импорт файлов и данных

В гугл-таблицах можно открывать и редактировать Excel-файлы. Наведите на «Файл», а после кликните «Импортировать», чтобы импортировать документ.

В меню «Импорт» появятся четыре источника для загрузки файла. Выберите, где хранится нужный Excel-файл, и выделите его. Нажмите «Выбрать» в левом нижнем углу.

Дальше выберите «Цель для импорта» и нажмите «Импортировать данные». Кликните «Открыть сейчас», чтобы просмотреть загруженный файл.

Основные элементы панели инструментов

Панель инструментов состоит из нескольких блоков. Рассмотрим каждый подробнее. Все инструменты описаны слева направо.

Блок 1:

• Поиск по меню. Помогает быстро найти нужное действие по ключевым словам.
• Отменить. Отменяет последнее (последние) действия в документе. Ограничений по количеству отмен нет.
• Повторить. Повторяет последний шаг.
• Печать. Отправляет документ в печать. Нужно выбрать параметры печати и сохранить их.
• Копировать форматирование. Скопируйте отформатированный элемент и выделите ячейки. Форматирование применится к выделенным ячейкам.

Блок 2:

• Масштаб — выбрать или вписать вручную нужное значение масштаба страницы.

Блок 3:

• Денежный формат. Содержимое ячейки переводится в денежное выражение.
• Процентный формат. Значение в ячейке переводится в процентное выражение.
• Уменьшить число знаков после запятой. Округляет число до нужного разряда.
• Увеличить число знаков после запятой. Приводит число к нужному разряду.
• Другие форматы. Тут можно выбрать разные форматы, чтобы перевести значение ячейки.

Блок 4:

• Шрифт. Можно выбрать стиль шрифта из библиотеки и загрузить новые.

Блок 5:

• Размер шрифта — сделать больше или меньше.

Блок 6 — форматирование текста:

• Полужирный текст. Выделенный текст станет жирным.
• Курсив. Шрифт выделенного текста станет более тонким и с наклоном вправо.
• Зачеркнутый. Весь выделенный текст будет зачеркнут.
• Цвет текста. Можно выбрать любой цвет из палитры.

Блок 7 — форматирование ячеек:

• Цвет заливки — выбрать любой цвет из палитры.
• Границы — сделать тонкими или толстыми, различной толщины по разнородным сторонам.
• Объединить ячейки — несколько ячеек в одну.

Блок 8 — выравнивание текста:

• По горизонтали — по левому, правому краю и по центру.
• По вертикали — по верхнему, нижнему краю и по центру.
• Перенос текста — установить перенос слов, перекрытие соседних ячеек и обрезку слов.
• Поворот текста — повернуть текст на 45 и 90 градусов в любую сторону или указать градус поворота.

Блок 9:

• Вставить ссылку — она перекинет на внешний сайт.
• Вставить комментарий, если нужно пояснение.
• Вставить диаграмму — наглядный график по данным из таблицы.
• Создать фильтр — отсортировать данные по нужным условиям.
• Функции — здесь собраны все функции, чтобы работать с данными.

Операции с ячейками

Гугл-таблицы настраиваются под ваши требования и упрощают работу. Вы можете:

• Объединить ячейки. Выделите требуемое число ячеек, перейдите в «Панель инструментов» и выберите «Объединить».
  
• Выделить границы. Выделите нужное количество ячеек и перейдите в «Границы». Потом выберите формат, цвет и стиль границы.
• Вставить и удалить ячейки. Кликните по нужной ячейке правой кнопкой мыши. В появившемся меню используйте функцию: «Вставить ячейки» или «Удалить ячейки».

Просмотр истории изменений ячейки

В гугл-таблицах можно посмотреть, какой пользователь и в какое время вносил изменения. Для этого перейдите во вкладку «Файл» и кликните «История версий», а затем — «Смотреть историю версий».

Еще вы можете отследить историю изменений отдельной ячейки. Кликните правой кнопкой мыши на выбранную ячейку, а после — «Показать историю изменений».

Настройка общего доступа

Работать с таблицей может несколько пользователей одновременно. Нажмите на «Настройки доступа» — так вы подключите команду. В появившемся окне выберите «Все, у кого есть ссылка».

Укажите роль пользователя:

• читатель — может только открывать и просматривать файл;
• комментатор — может оставлять комментарии, но не менять что-то в таблице;
• редактор — открыты все функции таблицы: может удалить, заменить, добавить новые данные, дать доступ другим.

Кликните «Готово» — так вы сохраните изменения. Нажмите «Копировать ссылку» и отправьте ее тем, кто будет работать с гугл-таблицей.

Сортировка и фильтры

Сортировка и фильтры в гугл-таблицах помогают быстро упорядочить и отобрать нужную информацию. Это особенно полезно, когда вы работаете с большим объемом данных.

Сортировка. Нажмите в меню «Данные», чтобы перейти к сортировке.

Пункт «Сортировать лист» группирует текст по алфавиту (от А до Я) и в обратном порядке (от Я до А) на всём листе. «Сортировать диапазон» упорядочивает выделенные данные — от А до Я и наоборот. Числа упорядочиваются по принципу от большего к меньшему и обратно.

Аналитики используют в своей работе и более сложные функции для обработки данных. Но основная программа аналитика — прототип гугл-таблиц: Excel. Изучить его функции можно на курсе Skypro «Аналитик данных». За несколько месяцев освоите все основные инструменты: сбора, очистки, обработки, анализа и визуализации данных. А центр карьеры поможет найти работу по новой профессии еще в процессе обучения.

Фильтрация. Фильтры подчеркнут один или несколько пунктов из множества в таблице. В меню «Данные» высвечиваются два пункта «Создать фильтр». С помощью первого вы накладываете фильтр, который будет виден и доступен всем пользователям. А второй создает временный фильтр только для вас, другие люди не смогут его использовать.

Вы можете использовать несколько режимов фильтрации, они сохраняются автоматически. Перейдите в «Данные» и выберите «Удалить фильтр», чтобы убрать его.

Работа со списками

Списки в гугл-таблицах помогают упорядочивать данные, создавать выпадающие меню и структурировать информацию. Выделите ячейки, где нужен список, нажмите «Вставка», а затем «Раскрывающийся список». Добавьте значения, которые должны быть в списке, и нажмите «Готово».

Формирование таблицы

Правильно оформленная таблица не только выглядит профессионально, но и значительно упрощает работу с данными, экономит время и снижает вероятность ошибок при анализе информации.

Сначала напишите названия колонок в первой строке. Например: «Товар», «Количество», «Цена». Сделайте заголовки жирными или закрасьте фон. Данные вводите со второй строки. Помните: в одной колонке должен быть один тип данных — либо только цифры, либо только слова.

Добавьте границы между ячейками — так будет проще следить за строками. Раскрасьте строки в разные цвета, если таблица большая. Подгоните ширину колонок и высоту строк, чтобы вся информация была хорошо видна. Можно растягивать их мышкой или позволить программе сделать это автоматически — просто дважды нажмите на линию ячейки.

Закрепление столбцов и строк

Порой важно закрепить строки с заголовками или даже несколько столбцов — так они всегда будут на виду.

Нажмите «Вид» в верхнем меню, выберите «Закрепить» и укажите количество строк или столбцов: 1, 2 или до выделенного столбца/строки.

Работа со ссылками

Ссылки в гугл-таблицах помогают быстро переходить на сайт и связывать данные между листами.

Вставить ссылку. Выделите ячейку, куда хотите добавить ссылку. Кликните на иконку ссылки на панели инструментов. Вставьте URL-адрес и нажмите «Применить».

Сделать ссылку из текста. Напишите текст, который должен стать ссылкой. Выделите этот текст прямо в ячейке, нажмите иконку ссылки, введите URL-адрес и нажмите «Применить».

Отредактировать ссылку. Кликните по ячейке со ссылкой, нажмите на текст ссылки правой кнопкой мыши, выберите «Изменить ссылку», введите новые данные и сохраните.

Удалить ссылку. Кликните по нужной ячейке правой кнопкой мыши, выберите «Удалить ссылку». Или выделите ячейку и нажмите иконку с перечеркнутой ссылкой.

Удаление пустых столбцов, пробелов и дублей

Пустые столбцы, лишние пробелы и дубликаты мешают анализировать данные и увеличивают размер таблицы.

Удалить столбец. Кликните правой кнопкой мыши по букве столбца, который нужно убрать. Выберите «Удалить столбец». Выделите несколько столбцов — так вы удалите их.

Удалить лишние пробелы. Выделите ячейки, где нужно убрать пробелы. Нажмите в меню «Данные», выберите «Очистка данных», а затем — «Удалить пробелы».

Удалить дубли. Выделите диапазон ячеек. Перейдите в «Данные», выберите «Очистка данных» и «Удалить повторы».

Конвертирование и отображение курсов валют

Гугл-таблицы помогают конвертировать валюты и отображать курсы. Это особенно полезно для тех, кто занимается международной торговлей или просто хочет следить за динамикой.

Получить актуальный курс. Используйте функцию GOOGLEFINANCE. Например, введите в ячейку формулу =GOOGLEFINANCE(«CURRENCY:USDEUR»), где USD — исходная валюта, а EUR — та, в которую нужно перевести. Курс будет обновляться автоматически.

Конвертировать валюту. Используйте формулу умножения. Например, если в ячейке A1 у вас сумма в долларах, а в ячейке B1 — курс доллара к рублю, то в ячейке C1 вы можете ввести формулу =A1*B1, чтобы получить сумму в рублях.

Отформатировать значение. Выделите ячейки с числами, нажмите в меню «Формат», перейдите в «Числа», затем в «Валюта» и установите, как будут выглядеть значения. Можно выбрать символ валюты, округлять числа или добавить знаки после запятой.

Проверка электронных адресов

Иногда электронные адреса содержат ошибки: например, пропущена точка или нет значка @. Используйте две формулы в гугл-таблицах, чтобы быстро найти неправильную почту.

Проверить формат. Введите формулу =REGEXMATCH(A2,»^[\w-\.]+@([\w-]+\.)+[\w-]{2,4}$»), если нужно точно проверить формат. Формула покажет TRUE для правильных адресов, а FALSE появится там, где есть ошибки.

Выделить цветом. Перейдите в меню «Формат» и выберите «Условное форматирование», если хотите автоматически подсвечивать ошибки. Укажите формулу =NOT(REGEXMATCH(A2,»^[\w-\.]+@([\w-]+\.)+[\w-]{2,4}$«) в разделе «Правила форматирования». Установите красный фон, чтобы неправильные адреса бросались в глаза.

Перевод текста

Гугл-таблицы умеют переводить слова и фразы автоматически с помощью специальной формулы GOOGLETRANSLATE.

Введите формулу =GOOGLETRANSLATE(A2,»en»,»ru»), когда хотите перевести текст из ячейки A2 с английского на русский. Меняйте коды языков, если нужно перевести на другие языки.

Растяните формулу вниз, когда требуется перевести много ячеек. Убедитесь, что в формуле правильно указаны коды исходного и целевого языков.

Исправляйте неточности вручную, если автоматический перевод получился неидеальным.

Создание макроса с кнопкой

Гугл excel таблица помогает автоматизировать повторяющиеся действия в таблице. Для этого создайте макрос и назначьте его на кнопку, чтобы выполнять сложные операции в один клик.

Откройте меню «Расширения», затем перейдите в «Макросы» и выберите «Записать макрос». Выполните нужные действия, которые хотите автоматизировать. Например, можно записать, как вы форматируете или сортируете данные.

Нажмите «Сохранить», когда закончите записывать действия. Дайте макросу понятное имя — так вы легче его найдете потом.

Перейдите в меню «Вставка» и выберите «Рисунок», чтобы добавить кнопку. Выберите подходящее изображение или нарисуйте простую кнопку с текстом, например «Запустить скрипт».

Щелкните правой кнопкой мыши по добавленному изображению, затем выберите «Назначить скрипт», когда нужно связать кнопку с макросом. Введите имя сохраненного макроса без скобок и кавычек.

Горячие клавиши

Горячие клавиши удобно использовать, чтобы что-то сделать в гугл-таблице быстро. Самые популярные:

• Ctrl + пробел — выделить столбец;
• Shift + пробел — выделить строку;
• Ctrl + ввод — заполнить диапазон;
• Ctrl + O — открыть.

Еще в гугл-таблице можно перейти во вкладку «Справка», выбрать пункт «Быстрые клавиши» и получить большой список комбинаций для удобной работы.

Работа с графиками и диаграммами

График и диаграмма в гугл-таблице — удобные инструменты, которые помогают визуализировать данные.

1. создайте таблицу с исходными показателями;
2. выделите всю таблицу и перейдите во «Вставка», выберите «Диаграмма»;
3. выберите «Тип диаграммы», выберите «График»;
4. в дополнительных настройках измените шрифт, цвет и текст содержимого;
5. измените тип графика во вкладке «Настройки» на любой из предложенных.

На курсе Skypro «Аналитик данных» учат строить простые графики и диаграммы. А еще студентам преподают основы Python, чтобы визуализация результатов работы была еще более информативной и данные из таблиц подгружались и обновлялись автоматически.

Интеграция с инструментами Google

В гугл-таблицах можно работать с другими инструментами.
Гугл-диск. Перейдите в «Диск» в приложении или на сайте и найдите ваш документ из гугл-таблиц в одном из пунктов слева.

Гугл-документы, или Doc. Перейдите в них через приложение или сайт и воспользуйтесь содержимым из гугл-таблиц при необходимости.

Остальные инструменты доступны на сайте с другими продуктами и сервисами Google.

Коротко о главном

• Гугл-таблицы — бесплатный инструмент, который упростит работу с данными, поможет обработать большой объем информации и представить ее визуально.
• Вводите данные, копируйте и вставляйте фрагменты, когда работаете с таблицей. Импортируйте файлы Excel, если нужно перенести информацию.
• Объединяйте ячейки, настраивайте границы и добавляйте новые ячейки, когда требуется изменить структуру таблицы.
• Настраивайте общий доступ, если хотите работать над таблицей вместе с другими. Выбирайте уровень доступа, чтобы ограничить возможности участников. Просматривайте историю изменений — так вы узнаете, кто и когда редактировал документ или отдельные ячейки.
• Сортируйте данные и применяйте фильтры, когда нужно упорядочить информацию. Создавайте выпадающие списки, чтобы было проще вводить данные.
• Закрепляйте строки и столбцы, если важно видеть заголовки при прокрутке.
• Удаляйте дубликаты и проверяйте имейл-адреса — так вы очистите данные от ошибок.
• Конвертируйте валюты и переводите текст автоматически, если работаете с международными данными.
• Записывайте макросы и назначайте их на кнопки, когда нужно автоматизировать повторяющиеся действия.
• Используйте горячие клавиши, чтобы работать быстрее.
• Стройте графики и диаграммы, если нужно наглядно показать данные.