Как работать в гугл-таблицах

Гугл-таблицы — это аналог Excel, но доступ к ним можно получить с любого устройства, подключенного к интернету. Они бесплатные: не нужно покупать лицензию — достаточно иметь gmail-почту. Еще одно преимущество — совместное использование. В таблицу могут одновременно вносить изменения несколько пользователей, видя свои и чужие изменения в реальном времени.

В статье расскажем, какие основные функции есть в гугл-таблицах и как ими пользоваться. 

Что такое гугл-таблицы

Google Sheets — онлайн-приложение от Google для работы с таблицами. Это альтернатива MS Excel с некоторыми преимуществами. Например, доступы к таблицам можно получить через интернет, файлы автоматически сохраняются при изменении, а редактировать их могут несколько человек с разных устройств одновременно. 

Работа с гугл-таблицами

Как создать гугл-таблицу. Перейдите на сайт Google Workspace. Нажмите «Начать здесь» в правом верхнем углу или внизу страницы.

Введите логин и пароль от гугл-почты. Если у вас нет почтового аккаунта gmail, создайте. С ним вы сможете хранить документы в одном месте и получать к ним доступ в любое время.

После входа в аккаунт можно создать гугл-таблицу. Нажмите на «Пустой файл».

Дайте название таблице: нажмите «Новая таблица» назовите ее— без этого действия вы не сможете «расшарить» ее другим пользователям.

Удаление. Во вкладке «Файл» выберите «Удалить».

Таблицу можно удалить, не заходя в файл. На странице со всеми таблицами нажмите на три точки рядом и выберите «Удалить».

Восстановление. Удаленный файл можно восстановить в течение месяца. Потом система безвозвратно удалит его.

Откройте «Диск», в котором хранятся все ваши файлы. Перейдите в «Корзину» в меню слева.

Найдите удаленный файл и кликните «Восстановить».

Импорт Excel-файла. В гугл-таблицах можно открывать и редактировать Excel-файлы. Чтобы импортировать в гугл-таблицу, наведите на «Файл», а после кликните «Импортировать».

В меню «Импорт» появятся четыре источника для загрузки файла. Выберите, где хранится нужный Excel-файл, и выделите его. Нажмите «Выбрать» в левом нижнем углу.

Дальше выберите «Цель для импорта» и нажмите «Импортировать данные». Чтобы просмотреть загруженный файл, кликните «Открыть сейчас».

Операции с ячейками. Гугл-таблицы можно настроить под свои требования: сделать их более простыми. 

Пользователям доступно: 

• Объединение ячеек. Выделите требуемое число ячеек, перейдите в «Панель инструментов» и выберите «Объединить».

• Выделение границ. Выберите желаемое количество ячеек и перейдите в «Границы». Вам предложат выбрать формат, цвет и стиль границы.

• Вставка и удаление ячейки. Выберите надлежащую ячейку, кликнув по ней правой кнопкой мыши. В появившемся меню используйте функцию: «Вставить ячейки» или «Удалить ячейки».

• Другие действия с ячейкой. Можно воспользоваться расширенными функциями с помощью опции «Показать другие действия с ячейкой» в меню.

Операции со столбцами. Для столбцов тоже можно применить несколько функций:

• Регулирование размера. Поставьте курсор на панель с буквами: A, B, C и т. д. Правой кнопкой мыши нажмите на линию, которая разделяет два столбца. Ведите в правую или левую сторону для регулирования размера.

• Удаление и добавление столбец. Выполните выделение столбца и нажмите на него правой кнопкой мыши. Вам откроются доп. функции.

• Другие действия со столбцом. Можно скопировать ссылку на выбранный столбец, запретить редактирование другим пользователям, перемешать ячейки диапазона.

Операции со строками. Для удобной работы используйте эти функции: 

• Регулирование размера. Наведите курсор на панель с числами слева. Нажмите линию разделения строк. Уменьшайте или увеличивайте размер строки движениями мыши вниз/вверх.

• Удаление или добавление строки. Аналогично операциям со столбцами и ячейками. 

• Другие действия со строкой.

Панель инструментов — состоит из нескольких блоков.

Рассмотрим каждый блок подробнее. Все инструменты описаны слева направо. 

Блок 1: 

• Отменить. Отменяет последнее (последние) действия в документе. Ограничений по количеству отмен нет. 
• Повторить. Повторяет последний шаг.
• Печать. Отправляет документ в печать. Нужно выбрать параметры печати и сохранить их. 
• Копировать форматирование. Скопируйте отформатированный элемент и выделите ячейки. Форматирование будет применено к выделенным ячейкам. 

Блок 2: 

• Изменить масштаб — выбрать или вписать вручную нужное значение масштаба страницы.

Блок 3: 

• Денежный формат. Содержимое ячейки переводится в денежное выражение.
• Процентный формат. Значение в ячейке переводится в процентное выражение.
• Уменьшить число знаков после запятой. Округляет число до нужного разряда. 
• Увеличить число знаков после запятой. Округляет число до нужного разряда. 
• Другие форматы. Тут можно выбрать разные форматы для перевода значения ячейки.

Блок 4: 

• Шрифт — сделать более удобным и читабельным. 

Блок 5: 

• Размер шрифта — сделать больше или меньше. 

Блок 6 — форматирование текста: 

• Полужирный текст. Выделенный текст станет жирным. 
• Курсив. Шрифт выделенного текста станет более тонким и с наклоном вправо. 
• Зачеркнутый. Весь выделенный текст будет зачеркнут. 
• Цвет текста. Можно выбрать любой цвет из палитры. 

Блок 7 — форматирование ячеек: 

• Цвет заливки — выбрать любой цвет из палитры. 
• Границы — сделать тонкими или толстыми, различной толщины по разнородным сторонам. 
• Объединить ячейки — несколько ячеек в одну.  

Блок 8 — выравнивание текста: 

• По горизонтали — по левому, правому краю и по центру. 
• По вертикали — по верхнему, нижнему краю и по центру. 
• Перенос текста — установить перенос слов, перекрытие соседних ячеек и обрезку слов.
• Поворот текста — повернуть текст на 45 и 90 градусов в ту или иную сторону, указать любой другой градус поворота. 

Блок 9: 

• Добавить ссылку — она перекинет на внешний сайт. 
• Добавить комментарий — если нужно пояснение. 
• Создать диаграмму — наглядный график по данным из таблицы.
• Создать фильтр — по нужным условиям. 
• Функции — для быстрого взаимодействия с таблицами. 

Блок 10: 

• Способы ввода — выбрать нужную клавиатуру. 

Просмотр истории изменений. В гугл-таблицах можно посмотреть, какой пользователь и в какое время вносил преобразования в таблицу. Чтобы увидеть — перейдите во вкладку «Файл» и кликните «История версий», а затем — «Смотреть историю версий».

Еще вы можете отследить историю изменений отдельной ячейки. Кликните правой кнопкой мыши на выбранную ячейку, а после «Показать историю изменений». 

Совместный доступ. Нажмите на «Настройки доступа». В появившемся окне выберите «Все, у кого есть ссылка».

Укажите роль юзеров: читатель, комментатор или редактор — и нажмите «Копировать ссылку». Кликните «Готово», чтобы сохранить изменения.

Работа с данными

Редактирование. Разместите курсор в пустой ячейке и внесите данные. Если в ней уже есть информация, нажмите в область ячейки дважды и удалите или дополните ее. 

Если данные вам не нужны, нажмите на ячейку один раз и начните печатать. Предыдущее автоматически удалится. 

Используйте команды «Копировать», «Вставить», «Импортировать».

Форматировать данные можно с помощью «Панели инструментов» в блоках 1–8, о которых писали выше. 

Условное форматирование. Настройка предполагает изменение цвета при заданной команде. 

1. Воспользуйтесь функцией «Формат» — «Условное форматирование».

2.  В появившемся окне «Один цвет» выберите интервал ячеек, задайте «Правила форматирования» и «Формат».

3. Перейдите в «Градиент» и отрегулируйте «Мин. точка», «Точки середины» и «Макс. точка». Выберите цвет заливки для каждой из точек.

Сортировка и фильтры. Чтобы воспользоваться функциями «Сортировка» и «Фильтрация», нажмите «Данные».

Сортировка. Пункт «Сортировать лист» группирует текст по алфавиту (от А до Я) и в обратном порядке (от Я до А) на всём листе. «Сортировать диапазон» упорядочивает выделенные данные — от А до Я и наоборот. Числа упорядочиваются по принципу от большего к меньшему и обратно. 

При сортировке нажмите «Данные со строкой заголовка», выберите нужный параметр и «Сортировать».

Фильтрация. Фильтры подчеркнут один или несколько пунктов из множества в таблице. 

Когда вы переходите в «Данные», высвечиваются два действия: «Создать фильтр» и «Режимы фильтрации». Например, вы работаете над одним документом совместно с кем-то и хотите выделить фильтр только для себя. Тогда используйте «Режимы фильтрации» и «Создать новый фильтр». Вы можете использовать несколько режимов фильтрации, они сохраняются автоматически. Можно выбрать «Удалить фильтр», перейдя в «Данные».

Проверка. Позволяет проверить соответствие данных в ячейке определенным параметрам. Например, вы задали числовой формат для одного столбца. Проверьте: перейдите в «Данные» — «Настройка проверки данных».

Сводная таблица. Это универсальный помощник при анализе данных. 

Допустим, вы продаете одежду в разных магазинах города. Ведете таблицу, чтобы следить: в каком из них получите больше прибыли за полгода. 

Выделите всю таблицу, перейдите в меню «Вставка» — «Сводная таблица» и выберите «Новый лист». В выпадающем меню в «Строках» выберите магазин, а в «Значениях» — прибыль за полгода и функцию «MAX». Вы увидите наибольшее значение прибыли за указанный срок.

Популярные функции 

Расчет длины строки. Формула: =длстр (строка) + Enter. Расчет покажет, сколько символов содержится в каждой из строк.

Удаление лишних пробелов из таблицы.

Для текста

Когда пишете текст в таблице, можете случайно поставить два пробела вместо одного или ввести пробел в ненужном месте (например, перед знаком препинания). Выделите текст в гугл-таблице и перейдите в меню, в раздел «Данные», выберите «Очистка данных» и «Удалить пробелы».

Для числовых значений

Сначала выделите диапазон чисел, затем нажмите на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl + H. В строке «Найти» введите пробел, а строку «Заменить на» оставьте без пробела. Проверьте выбранный диапазон, нажмите на «Заменить все» и выберите «Готово». 

Важно: способы для текстового и числового удаления пробелов разные и не заменяют друг друга.

Формулы

ВПР (VLOOKUP). Ее суть — найти значение в диапазоне. Предположим, у вас есть список товаров, их цена, наличие на складе и характеристика. Этот список может быть объемным, а вам нужно найти полную информацию о конкретном товаре.

Задайте искомое значение и перенесите строку с названиями столбцов из таблицы. В ячейке введите формулу: =VLOOKUP (искомое значение; весь диапазон таблицы; номер столбца; приблизительное/точное значение: 1 или 0) + Enter.

То же самое нужно повторить для других столбцов. Изменяйте при этом номер столбца в формуле.

ЕСЛИ (IF) — проверяет условие, при котором значение верно или неверно. 

Предположим, у вас в таблице есть значения от 1 до 22. Вам нужно поделить эти значения на две группы. Первая группа: от 1 до 11 включительно, вторая группа: с 11 до 22. 

Перейдите в ячейку и введите: = If (число < 11; «Меньше 11»; «Больше 11»). Данная формула проверяет условие, к какой группе чисел относится указанное в столбце число.

ЕСЛИОШИБКА. Введите нужные значения и проверьте их с помощью функции. Если расчет неправильный, формула выдает ошибку.

СУММЕСЛИ. Математическая функция, которая считает сумму значений при определенных заданных условиях.

Составляющие функции: диапазон ячеек, условие (будут суммироваться те числа, которые подходят под условие).

СЧЕТЕСЛИ. Введите: =СЧЕТЕСЛИ (диапазон ячеек; «условие»). Функция посчитает, сколько ячеек соответствуют заданному требованию.

СТРОЧН. Для изменения букв в конкретной ячейке: из верхнего регистра в нижний.

Вид: =СТРОЧН (значение ячейки).

ПРОПНАЧ. Текстовая функция, изменяет первую букву слова в прописную и другие буквы — в строчные.

Вид: =ПРОПНАЧ (значение ячейки).

ПРОПИСН. Преобразует буквы в прописные.

Вид: =ПРОПИСН (значение ячейки).

СОВПАД. Сравнивает данные в ячейках. При совпадении выдается «ИСТИНА», при несовпадении — «ЛОЖЬ».

Вид: =СОВПАД (значение первой ячейки; значение второй ячейки).

ЛЕВСИМВ. Возвращает первые значения (значение) строки исходя из заданного числа.

Вид: =ЛЕВСИМВ (значение ячейки; количество символов).

ИЛИ. Проверяет истинность или ложность значения. Истина возвращается, если хотя бы один элемент формулы имеет истинное значение. Ложь возвращается, если каждое введенное выражение ложно. 

Вид: =ИЛИ (значение ячейки < введенного числа; любое число < другого числа).

В формуле можно использовать любые числа и знаки «больше» и «меньше».

И. Функция схожа с «ИЛИ» и проверяет истину или ложь значения. Однако в функции «И» значение истинное только тогда, когда каждый аргумент функции верный.

Вид: =И (значение ячейки < введенного числа; любое число < другого числа).

Можно использовать любые числа и знаки «больше» и «меньше».

СЦЕПИТЬ. Позволяет объединить данные из нескольких ячеек в одну.

Вид: =СЦЕПИТЬ (значение ячейки 1; « »; значение ячейки 2).

Горячие клавиши 

Их удобно использовать при частых действиях в гугл-таблице. 

Самые популярные:

• Ctrl + пробел — выделить столбец.
• Shift + пробел — выделить строку.
• Ctrl + ввод — заполнить диапазон. 
• Ctrl + O — открыть.

Подробнее — в разделе быстрые клавиши в гугл-таблицах. 

Еще в гугл-таблице можно перейти во вкладку «Справка», выбрать пункт «Быстрые клавиши» и получить большой список комбинаций для удобной работы. Или нажмите сочетание Ctrl + /.

Работа с графиками и диаграммами

График и диаграмма в гугл-таблице — удобные инструменты, позволяющие визуализировать данные. 

1. Создайте таблицу с исходными показателями.
2. Выделите всю таблицу и перейдите во «Вставка», выберите «Диаграмма».
3. Выберите «Тип диаграммы», выберите «График». 
4. В дополнительных настройках измените шрифт, цвет и текст содержимого. 
5. Измените тип графика во вкладе «Настройки» на любой из предложенных.

Интеграция с инструментами Google

В гугл-таблицах можно работать с другими инструментами. 

Гугл-диск. Перейдите в «Диск» в приложении или на сайте и найдите ваш документ из гугл-таблиц в одном из пунктов слева.

Гугл-документы, или Doc. Перейдите в них через приложение или сайт и воспользуйтесь содержимым из гугл-таблиц при необходимости.

Остальные инструменты доступны на сайте с другими продуктами и сервисами Google.

Коротко о главном

Гугл-таблицы — бесплатный инструмент, который упростит работу с данными, поможет обработать большой объем информации и представить ее визуально. Они упростят работу и учебу. 

Гугл-таблицы подходят для вычислений, планирования бюджета, анализа или составления расписания. В них можно строить графики, изменять регистр букв, быстро редактировать и заполнять информацию.