Тайм-менеджмент — это про планирование и приоритеты. Чтобы успевать всё к сроку, можно составлять списки дел на бумаге или вести ежедневники. Но эффективнее делать это в специальных программах.
Чтобы выбрать подходящую — определите, зачем она вам: планировать время, управлять проектами, писать заметки. Подумайте, какие функции нужны. Например, составлять списки дел, добавлять фото и ссылки к задачам, делиться ими с другими пользователями.
Сервисы для планирования времени и задач
Возможности. Приложения Google синхронизируются между собой. Для этого нужно авторизоваться через гугл-аккаунт.
В «Google Календаре» расписывают задачи по дням и часам. К ним добавляют изображения и геокарты. Есть функция «Цели». Чтобы создать цель, укажите, сколько часов в неделю вы готовы уделять занятию. Далее система сама рассчитает оптимальное время.
Работает на мобильных устройствах и на десктопах.
Для чего подходит. Долгосрочного планирования на месяцы вперед. Можно ставить задачи команде: есть функция совместных календарей.
Плюсы. Понятный интерфейс. Автоматический импорт событий из Gmail. Например, если вы купили билет на самолет, в календаре появится напоминание о рейсе. Можно смотреть задачи без интернета, если сохраните данные на устройстве.
Минусы. Нельзя создавать списки без даты.
Цены. Бесплатно.
Интерфейс «Google Календаря»
Возможности. В программе удобно создавать списки дел и отслеживать выполнение. Есть возможность добавить к каждой задаче дополнительную информацию: дату, время, подзадачи. Пользователи сортируют списки по дате или в собственном порядке.
Работает на ПК, Android и iOS.
Для чего подходит. Небольших личных и рабочих задач.
Плюсы. Синхронизация с Gmail и «Google Календарем» на всех устройствах, работа в офлайн-режиме, легкое управление.
Минусы. Нельзя добавлять к задачам ссылки или картинки.
Цены. Бесплатно.
Пример задачи в Google Task
⏳ Any.do
Возможности. В инструментах есть списки дел и покупок, календарь, напоминания, ежедневник. Задачи можно создавать с помощью голосового ввода, прикреплять изображения, добавлять теги и подзадачи.
В премиум-аккаунте задачи выделяют цветом, выбирают темы для оформления, настраивают повторы, если задача ежедневная. Нет ограничений на размер вложений.
Есть на Windows, MacOS, Android, iOS.
Для чего подходит. Удобно использовать как для личных, так и бизнес-задач.
Плюсы. Много функций в одном сервисе. Синхронизация аккаунта на всех устройствах.
Минусы. Мешают рекламные баннеры с предложением купить платный аккаунт.
Цены. Базовая версия — бесплатная, премиум стоит $5,99 в месяц.
Интерфейс календаря Any.do
⏳ Todoist
Возможности. Автоматически выставляет приоритет задачам. Можно синхронизировать с Gmail и календарем. Есть функция быстрого добавления задачи, чтобы оперативно вставить важное дело в список.
В платных версиях несколько участников на одной доске, разнообразие тем для оформления и фильтры задач.
Работает на всех ПК и мобильных устройствах.
Для чего подходит. Личных дел и работы в команде. Например, можно создавать задачи и делегировать коллегам.
Плюсы. Командная работа. Интеграция больше чем с тридцатью сервисами по отслеживанию времени и продуктивности, управлению проектами и браузерами.
Минусы. Базовый функционал сильно ограничен.
Цены. Есть бесплатная версия. Pro — за $4 в месяц, бизнес — за $6 в месяц.
Интеграции с Todoist
Возможности. В нём создают напоминания, задачи и подзадачи. Составляют списки и делятся ими с другими пользователями. Можно выделять задания цветом. Сервис интегрируется с программами Office 365 и Outlook, поэтому можно управлять задачами с любого устройства.
Работает на MacOS, Windows, iOS, Android.
Для чего подходит. Работы с сервисами Microsoft.
Плюсы. Программа для планирования автоматически сортирует задачи по времени и составляет из них план на день.
Минусы. Проблемы с синхронизацией: информация обновляется на устройствах с запозданием.
Цены. Бесплатно.
Интерфейс Microsoft To Do
Возможности. В программе создают списки дел на день, регулярные задачи, напоминания о событиях. Еще управляют проектами: делегируют задачи прямо в приложении. Есть встроенный календарь, чтобы планировать дела в долгосрочной перспективе.
На платных тарифах данные хранят в облаке. Есть дополнительные опции для бизнеса, например чек-листы, поручение задач, совместный доступ.
Работает на смартфонах и компьютерах.
Для чего подходит. Рабочих и личных задач, планирования в команде.
Плюсы. Есть автономный режим, встроенная упрощенная CRM-система.
Минусы. Не подходит для крупных компаний.
Цены. Есть бесплатный тариф. Премиум — 249 ₽ в месяц, бизнес-тариф — 379 ₽.
Пример задачи в LeaderTask
Программы для управления проектами
📈 Trello
Возможности. Сервис выглядит как виртуальная доска с карточками. К каждой задают приоритет и срок, добавляют описание, ссылки, файлы, изображения и исполнителя. Когда человек закрывает задачу, переносит карточку в соответствующий столбец.
Работает в браузере, есть мобильное приложение.
Для чего подходит. Многоэтапных задач, работы в команде.
Плюсы. Простой интерфейс.
Минусы. Нет аналитики и отчетов о работе сотрудников.
Цены. Бесплатная версия подходит для личных целей. Тариф Standart — $5 в месяц, подходит для небольших проектов. Premium — $10 в месяц для команд до ста человек. Enterprise включает все функции сервиса. Его цена зависит от количества сотрудников. Для тысячи человек — $13 в месяц.
Пример доски Trello
📈 Basecamp
Возможности. Программа для управления проектами с понятным функционалом. Единое пространство для работы, где пользователи отслеживают задачи, обмениваются файлами, составляют списки дел. Есть встроенный чат и лента новостей. Календарь синхронизируется с аккаунтами Outlook и Google.
Работает на ПК и мобильных устройствах.
Для чего подходит. Бесплатная версия — для преподавателей и студентов. Платный тариф — для работы над бизнес-проектами.
Плюсы. В функционал входят все необходимые инструменты, не понадобятся другие программы.
Минусы. Нет интерфейса на русском языке.
Цены. Базовая версия работает бесплатно. Бизнес-тариф без ограничений — $99 в месяц.
Интерфейс Basecamp
Возможности. В приложении «Управление проектами» удобно отслеживать задачи, время работы сотрудников. Программа синхронизируется с другими продуктами «Битрикс24»: CRM, «Сотрудники», «Задачи и проекты». Доступна общая статистика по всем проектам. Для каждой задачи назначают ответственного и устанавливают сроки.
Работает на ПК и мобильных устройствах.
Для чего подходит. Работы в маленьких и больших командах.
Плюсы. Широкий функционал, встроенная CRM-система.
Минусы. Непростой интерфейс — нужно пройти обучение.
Цены. Есть бесплатная версия с хранилищем 5 Гб. Базовый тариф с диском на 24 Гб на пять пользователей стоит 1990 ₽ в месяц. Стандартный — на 100 Гб и 50 человек — 4790 ₽ в месяц. Профессиональный — на 1024 Гб для неограниченного числа сотрудников — 9590 ₽ в месяц.
Пример задач в «Битрикс24»
Возможности. Сервис для работы в команде и планирования. К каждой задаче добавляют описание, прикрепляют файлы, назначают исполнителя, задают приоритет и дедлайн. Дополнительную информацию указывают в комментариях карточки. В статистике анализируют временные затраты.
Работает только на компьютерах.
Для чего подходит. Работы в маленьких и больших командах.
Плюсы. Простой интерфейс.
Минусы. Нет мобильного приложения.
Цены. Если на проекте не больше пяти человек, сервис бесплатный. Стоимость программы для компаний до ста работников — 258 ₽ в месяц за одного пользователя. Для организаций, где 250 сотрудников и меньше, — 222 ₽ в месяц, если 250+ человек — 185 ₽.
Интерфейс «Яндекс.Трекера»
Возможности. Можно создавать несколько подзадач в одной задаче, делегировать коллегам, ограничивать доступ. Еще выбирать последовательность, устанавливать длительность и приоритет.
Работает на Windows, MacOS, Android, iOS.
Для чего подходит. Работы в маленьких и больших командах.
Плюсы. Записи сохраняются автоматически в «Черновики», поэтому вы их не потеряете. Есть синхронизация с «Google Календарем».
Минусы. Непростой интерфейс, нужно пройти обучение.
Цены. На бесплатном тарифе могут работать не более пяти человек. Версия «Профессионал» подходит для команды меньше ста пользователей и стоит 2 € в месяц за одного сотрудника. «Бизнес» — 255 человек и меньше — за 3,5 € в месяц. «Корпорация» рассчитана максимум на 5000 пользователей и стоит 5 € в месяц.
Пример задач в сервисе «ПланФикс»
Сервисы для заметок
📝 Notion
Возможности. Сочетает функционал Trello и Google Docs. В программе создают списки дел, хранят документы, планируют время, управляют проектами.
Приложение представляет собой блокнот. На каждую страницу можно добавлять текст, таблицы, видео, изображения, ссылки.
Работает на ПК и мобильных устройствах.
Для чего подходит. Работы, учебы и личных задач.
Плюсы. Сервис универсальный. Не нужно использовать другие программы: функционал включает все необходимые инструменты.
Минусы. Интерфейс только на иностранных языках.
Цены. Есть бесплатная версия и тариф Pro для личного пользования. Последний стоит $4 в месяц и предполагает неограниченное количество гостей аккаунта и загрузок файлов. Стоимость версии для работы в команде — $8 в месяц за одного пользователя.
Заметки в Notion
Возможности. Простая программа, где пользователи делают наброски от руки, пишут заметки, прикрепляют изображения и аудио, выделяют записи цветными стикерами.
Работает в веб-версии и мобильном приложении.
Для чего подходит. Личных заметок, когда нужно быстро что-то записать.
Плюсы. Программа синхронизируется со всеми сервисами Google через Gmail. Удобный интерфейс.
Минусы. Нет совместного доступа к приложению.
Цены. Бесплатно.
Пример заметки в Google Keep
Программы для блокировки отдельных сайтов
💻 Freedom
Возможности. Отключает социальные сети или мессенджеры. Для этого укажите часы блокировки программ или настройте регулярное ограничение.
Работает на MacOS, Windows, iOS, Android.
Для чего подходит. Концентрироваться на задаче, а не залипать в соцсетях, меньше времени тратить на переписки.
Плюсы. Удобный интерфейс.
Минусы. Нет русскоязычной версии.
Цены. Есть бесплатный пробный период. Далее — $2,5 в месяц за каждого пользователя.
Пример блок-листа во Freedom
💻 FocusMe
Возможности. Можно отключить работу сайтов, приложений, мобильных и компьютерных игр на несколько часов или насовсем. А еще — настроить таймер для небольших перерывов, чтобы они не превратились в часовые паузы. Есть функция полной блокировки интернета.
Работает на Windows, MacOS и Android.
Для чего подходит. Продуктивно работать и не отвлекаться на развлечения.
Плюсы. Работает бесплатно на устройствах Android.
Минусы. Высокая стоимость для других операционных систем.
Цены. Есть бесплатный пробный период. После — $7 в месяц.
Таймер для паузы в FocusMe
Главное про приложения для планирования дел
- Приложения для тайм-менеджмента помогают правильно расставлять приоритеты, вовремя выполнять задания, ничего не забывать. Это полезно в обычной жизни, например чтобы составить список продуктов. А еще — в работе и учебе: студенты продуктивнее готовятся к экзаменам, сотрудники вовремя выполняют поручения, руководители контролируют процессы и результаты.
- Лучшие сервисы для планирования времени и задач: «Google Календарь», «Google Задачи», Any.do, Todoist, Microsoft To Do, LeaderTask.
- Эффективные программы для управления проектами: Trello, Basecamp, «Битрикс24», «Яндекс.Трекер», «ПланФикс».
- Полезные приложения для заметок: Notion, Google Keep. А чтобы не отвлекаться на соцсети и мессенджеры, помогут программы блокировки отдельных сайтов — Freedom и FocusMe.
Добавить комментарий