Вебинары Разобраться в IT Реферальная программа
Программирование Аналитика Дизайн Маркетинг
18 Июн 2024
7 мин
43

Основы делового общения: правила и принципы успеха

Чем деловое общение отличается от повседневного, какие есть стратегии делового общения и основные навыки — рассказываем в материале.

Что такое деловое общение и его ключевые аспекты

У делового общения есть конкретные личные или общие цели: коммерческие, производственные или научные. Обычно оно связано с работой или хозяйственной деятельностью.

В отличие от обычного общения, у делового общения можно измерить эффективность: оно должно помогать в достижении конкретных задач.

Специалисты, которые работают вместе, должны уметь слушать, критиковать конструктивно, обсуждать проблему и искать ее решение вместе. Они должны понимать, что у каждой стороны — свои цели или понимание достижения общих целей, и стремиться к компромиссу.

Функции делового общения

У делового типа общения три основные функции:

🔵 Информационно-коммуникативная
Деловое общение — это в первую очередь обмен информацией. Для этого нужна концентрация внимания и заинтересованность обеих сторон, а сама информация должна быть полезной.

🔵 Интерактивная
Деловое общение предполагает равное участие сторон в диалоге. Только так каждая сторона может оценивать взгляды и действия партнера и донести свои собственные мысли, чтобы достичь компромисса. А он важен, потому что в деловом общении у каждой стороны есть прагматические цели.

🔵 Перцептивная
Если в деловом общении невнимательно слушать партнера, оно автоматически считается неуспешным. А вот правильное деловое общение помогает анализировать получаемую информацию и сопоставлять ее со своими представлениями и знаниями.

Формы и виды делового общения

У делового общения есть разные формы, например: переговоры, собеседования, переписка с подчиненными, телефонные разговоры. Есть разные виды: устный или письменный, диалог или монолог, между двумя людьми или перед аудиторией, напрямую или через посредника.

🟪 Например, в деловой беседе обмениваются информацией и опытом, чтобы достичь определенного результата или решить конкретную проблему.

🟪 Деловые переговоры помогают сторонам прийти к общему решению. В них участвуют люди, которые наделены особыми полномочиями.

🟪 На деловых совещаниях специалисты вместе открыто обсуждают проблемы.

🟪 Деловая переписка — это обмен письмами по профессиональным вопросам. Она может быть бумажной или электронной.

🟪 Деловое общение бывает прямым, когда люди общаются лично, или косвенным, когда используют переписку и технические средства связи.

Особенности делового общения

От привычных повседневных разговоров деловое общение отличается тем, что:

🔵 имеет цель;
🔵 нуждается в следовании нормам и правилам;
🔵 неудачи в общении могут привести к серьезным репутационным и экономическим потерям сторон.

Собеседование — стандартная ситуация делового общения. Неудачное собеседование — это потеря потенциального места работы или, с другой стороны, ценного сотрудника. Еще одна стандартная ситуация — деловые переговоры, неудача в которых может привести к расторжению контракта, потере поставщика или клиента.

Для успешного делового общения нужны:

🔵 обязательность;
🔵 организованность;
🔵 вежливость;
🔵 тактичность;
🔵 доброжелательность;
🔵 умение держать слово,
🔵 навыки вести переговоры и делать презентации.

Эффективные стратегии делового общения

Деловые переговоры станут более результативными, если использовать проверенные приемы.

🟩 Аргументация. Используйте логику и факты, чтобы убедить собеседника или показать реальную выгоду предложения, не давите на эмоции.

Особенно сложно найти баланс между простотой аргументации и ее точностью. Если вы хотите научиться переводить цифры на язык бизнеса, поступайте на курс «Аналитик данных» в Skypro. Наставники расскажут вам, как собирать данные, анализировать их и презентовать клиенту, убедить его, что вы предлагаете лучший вариант действий.

🟩 Поддержка партнера. Уважайте его интересы и покажите, что готовы к компромиссу, — это создаст атмосферу доверия.

🟩 Позиционирование. Четко объясняйте свою роль в переговорах и статус — это помогает установить равный баланс сил.

🟩 Выявление проблемных вопросов. Сосредоточьтесь на разрешении ключевых разногласий, не отвлекайтесь на детали.

Иногда при переговорах используют другие стратегии:

🟩 Разделение людей и проблем. Избегайте личных конфликтов и сосредоточьтесь на интересах сторон.

🟩 Совместный поиск вариантов. Обязательно пройдите этот этап до окончательного принятия решений, чтобы показать, что вам важны интересы другой стороны.

🟩 Объективные критерии при оценке предложений. Когда оценка опирается на справедливые стандарты, доверие укрепляется.

Эти стратегии ведут к конструктивному диалогу и делают деловые переговоры более эффективными.

В переговорах, в которых активно участвуют обе стороны, особенно пригодятся три основных навыка общения: активное слушание, уверенная речь и управление эмоциями.

Активное слушание

Выстраивает прочные отношения между партнерами и позволяет эффективно вести переговоры.

Чтобы стать хорошим слушателем:

🟩 сосредоточьтесь на собеседнике;
🟩 не перебивайте его;
🟩 не думайте об аргументах в процессе.

Поддерживайте зрительный контакт и показывайте, что внимательно слушаете:

🟩 используйте одобрительные слова и жесты;
🟩 задавайте уточняющие вопросы;
🟩 повторяйте за собеседником ключевые моменты.

Активное слушание создает атмосферу доверия и сотрудничества, уменьшает недоразумения и конфликты, делает взаимодействие более конструктивным.

Уверенная речь

Уверенная речь помогает создать авторитетный и компетентный образ. Помогает ясно доносить мысли до собеседника.

🟩 Говорите внятно, избегайте слов-паразитов и междометий вроде «эээ» и «ммм».
🟩 Используйте паузы, чтобы выделить важное.
🟩 Контролируйте скорость речи и интонацию, чтобы удержать внимание слушателей.
🟩 Поддерживайте уверенный и открытый язык тела, используйте жесты и мимику, но не переусердствуйте.
🟩 Говорите убежденно, но не агрессивно.
🟩 Оставляйте время для диалога и обратной связи.

Начните с подготовки: продумайте ключевые сообщения и аргументы, тренируйтесь перед зеркалом или с коллегами.

Управление эмоциями

Эмоциональная стабильность помогает сохранять ясность мысли и принимать взвешенные решения. Начните с осознания своих эмоций и их причин. Найдите стратегии для снижения стресса: дыхательные упражнения, короткие перерывы или медитации.

🟩 Научитесь контролировать свои реакции особенно в сложных переговорах.
🟩 Старайтесь сохранять спокойствие и профессионализм, даже если собеседник проявляет негативные эмоции.
🟩 Определите, что вызывает стресс, и работайте над снижением его влияния.

Очень важна эмпатия. Признавайте эмоции партнера и ищите конструктивные решения, чтобы помочь ему.

Управление эмоциями усиливает взаимопонимание и доверие, благодаря чему переговоры становятся более продуктивными. Этот навык помогает не только в деловом, но и в личном общении, чтобы строить гармоничные отношения.

Что почитать на тему

Советуем следующие книги:

🟩 «Деловое общение» Игоря Кузнецова. Книга описывает переговоры, публичные выступления, письменную коммуникацию и этикет. Доступна на Znanium и Rulit.

🟩 «Убедить дракона. Руководство по переговорам с огнедышащими и трехголовыми оппонентами» Леонида Кроля. Купить можно на Litres и в Лабиринте.

🟩 «Переговоры без поражения. Гарвардский метод» Уильяма Юри. Классика переговоров на основе принципов сотрудничества. Можно купить в Лабиринте.

🟩 «Как завоевывать друзей и оказывать влияние на людей» Дейла Карнеги. Книга научит строить отношения, убеждать и располагать к себе собеседников. Купить можно на Litres.

🟩 «Этикет. Полный свод правил светского и делового общения. Как вести себя в привычных и нестандартных ситуациях» Татьяны Белоусовой. Ответы на частые вопросы: как одеться на деловые переговоры и куда посадить гостей во время обеда с партнерами. Есть на Litres, в Лабиринте и на сайте Читай-Города.

Если вы ищете способы более эффективного управления командой, советов и книг может быть недостаточно. Полезные навыки вы получите на курсе «Веб-разработчик». Эксперты познакомят вас с инструментами и дадут опробовать их на реальных задачах: сразу три проекта можно будет положить в портфолио.

Главное об основах делового общения

🟦 Деловое общение — специфический тип коммуникации, который связан с работой и профессиональной деятельностью. Оно помогает достигать коммерческих, производственных или научных целей.

🟦 Деловое общение выполняет важные функции: передачу полезной информации, равное участие сторон и достижение компромисса, а также анализ информации в ходе разговора.

🟦 Деловое общение может быть как устным, так и письменным. Это может быть диалог или монолог, между двумя людьми или перед аудиторией. Деловое общение принимает форму переговоров, совещаний, бесед и переписок.

🟦 Особенности делового общения: наличие у него цели, его организованность и соблюдение норм. Неудачи могут привести к репутационным и экономическим потерям: увольнениям, разрыву экономических и дипломатических связей.

🟦 Для достижения целей в деловом общении применяются различные стратегии: аргументация, поддержка партнера, позиционирование и выявление проблемных вопросов. Стратегии переговоров включают разделение людей и проблем, совместный поиск вариантов и использование объективных критериев.

🟦 Эффективности делового общения способствуют три ключевых навыка: активное слушание, уверенная речь и управление эмоциями. Их можно превратить в короткие советы: слушайте собеседника, а не делайте вид, ясно передавайте свои мысли партнеру и сохраняйте эмоциональную стабильность, чтобы решения оставались взвешенными.

Добавить комментарий