Как правильно оформить работу на удаленке: заключаем договор и разбираемся с налогами

Какие законы регулируют удаленку

Если работаете не в офисе, а из дома, кафе или коворкинга, это считается дистанционной работой. По статье 312.1 ТК РФ, у вас нет закрепленного рабочего места и работодатель не следит за тем, где именно вы находитесь. Главное, чтобы задачи были выполнены.

Есть и другой вариант — надомный труд (статья 312 ТК РФ). Здесь всё четко — вы работаете из дома и даже можете привлекать к этому членов семьи.

Виды оформления трудоустройства

Можно выбрать один из трех форматов.

• Постоянная удаленка — на весь срок договора.
• Временная — например, на проект до полугода.
• Периодическая — часть задач из дома, часть в офисе.

Формат зависит от задач, а закон дает возможность гибко его подобрать. Главное — зафиксировать всё официально, чтобы не возникло вопросов в будущем.

Договор

Дистанционный трудовой договор фиксирует, кто что делает, в какие сроки, за какие деньги и с каким результатом. В нём можно указать всё: от формата общения до форс-мажоров. Это особенно важно, если работаете с клиентами, фрилансерами или подрядчиками.

Без договора любая устная договоренность держится на честном слове. А значит, в случае спора у вас не будет инструмента, чтобы защитить свои интересы.

Чаще всего договор — документ, в котором заказчик и исполнитель договариваются о взаимных обязательствах. Например, исполнитель оказывает услуги по настройке таргетированной рекламы, а заказчик оплачивает их.

Договор фиксирует ключевые договоренности между заказчиком и исполнителем: объем работы, сроки, стоимость, критерии качества. Это не формальность, а способ защитить обе стороны и избежать недопониманий.

Разберемся на примере. Алексей заказал у Ивана настройку таргетированной рекламы. Все условия обсудили устно в Zoom. Иван выполнил работу: сделал креативы, запустил рекламу. Но результат не устроил заказчика, он ожидал тысячу клиентов в день. Алексей отказался платить и даже потребовал компенсацию.

Без письменных договоренностей Ивану будет сложно доказать, что он выполнил задачу качественно и в срок. Нет ни четкого ТЗ, ни утвержденных KPI, ни сроков оплаты. Результат — конфликты, потерянные деньги и репутационные риски.

Вывод: даже если объем работ кажется небольшим, оформляйте договор. Это профессиональный стандарт и ваша подстраховка.

На курсе Skypro «Графический дизайнер» учат не только профессиональным навыкам, но и общению с заказчиками. Наставники и кураторы помогут собрать портфолио, разместить профиль на биржах фриланса и найти первых клиентов. А еще подскажут, на каких условиях заключать договор, как общаться, собирать бриф и презентовать результат.

Какие условия обязательно нужно указать в договоре:

• предмет: что вы делаете, в чём заключается услуга;
• стоимость услуги и порядок оплаты;
• сроки оказания услуги;
• ответственность сторон за неисполнение обязательств (например, штраф за неуплату в срок);
• порядок оказания услуг (как оказываете услугу, как и где общаетесь с заказчиком) и другие условия, которые важны конкретно для вашей ситуации.

Трудовой договор

Дистанционный трудовой договор — это официальный документ, в котором работодатель и сотрудник договариваются о правилах, кто чем занимается, сколько получает и какие права имеет. Такой договор помогает работать по закону, получать стаж, отпуск, больничный и другие соцгарантии.

Если говорить проще, трудовой договор — это как устная договоренность, только на бумаге: «Ты — маркетолог, работаешь с рекламой. Я твой работодатель, плачу тебе зарплату и даю оплачиваемый отпуск».

Многие думают, что трудовой договор — это только про офис и 9:00–18:00. Но это не так. Сегодня сотрудники могут работать из дома, кафе или даже с другого континента. Главное, чтобы в договоре это было прописано. Удаленная работа по трудовому договору — нормальная практика во многих компаниях, особенно в IT и креативных сферах.

Так выглядит трудовой договор

Дистанционный трудовой договор выгоден для сотрудника: он фиксирует все социальные гарантии из Трудового кодекса (ТК). Это значит, что вы можете взять декретный или учебный отпуск, не соглашаться на работу в выходные дни или получать за такую работу двойную оплату. Работодатель не может вас уволить просто так, а только по причинам, которые предусмотрены в ТК.

Удаленная работа по трудовому договору мало отличается от работы в офисе. У вас будут определенные обязанности и фиксированные часы работы. Пойти вместо работы в парк или делать проект для другой компании в рабочее время не получится. А вот вздремнуть 15 минут в обеденный перерыв — запросто.

Так работают сотрудники многих крупных IT-компаний. Получить востребованную профессию в этой сфере можно на курсах Skypro, например «Веб-разработчик». За несколько месяцев научитесь писать код, тестировать его и понимать чужой, а еще — взаимодействовать с командой программистов и решать сложные многоступенчатые задачи. Результаты курсовых положите в портфолио, чтобы найти работу по новой профессии еще до окончания учебы.

Текст дистанционного трудового договора для сотрудника на удаленке такой же, как и у офисного сотрудника, но в него добавляют пункты о дистанционной работе. Это может быть прописано в самом договоре или в дополнительном соглашении.

Если работаете по трудовому договору, его и все остальные кадровые документы оформит кадровик, а налоги рассчитает и оплатит бухгалтер.

По трудовому договору работодатель обязан выдать сотруднику технику, чтобы работать удаленно. Поэтому, если у сотрудника нет ноутбука, он вправе потребовать его для удаленной работы. Но если сотрудник вскоре решит уволиться, технику придется вернуть.

Договор ГПХ

Договор ГПХ — это договор гражданско-правового характера. Его заключают, когда исполнитель оказывает разовые или нерегулярные услуги. Вспомните пример выше про Алексея, Ивана и таргетированную рекламу: если бы мужчины заключили договор, то он был бы именно гражданско-правового характера, потому что услуга — разовая.

Так выглядит гражданско-правовой договор

Если работаете с разными заказчиками, лучше иметь договор со своими условиями. Вы можете скачать его в интернете, но в таком случае внимательно прочитайте и адаптируйте текст под себя. Или обратитесь к юристу, который составит договор под ваш случай. Например, вы всегда работаете по предоплате — укажите это в договоре. Или производите тяжелую мебель, но транспорта для доставки нет — напишите в договоре, что доставку заказчик организует и оплачивает самостоятельно.

Главное, чтобы все условия, которые касаются предмета договора — конкретной работы или услуги, порядка и размера оплаты, сроков выполнения, ответственности, были у вас под контролем. Если заказчик предлагает изменить их, проверяйте его условия и не соглашайтесь, если они нарушают ваши права или попросту невыгодны.

Допустим, для производства мебели вы берете предоплату 30%, чтобы закупить материалы. Заказчик предлагает работать без предоплаты, а заплатить вам в течение тридцати дней после получения готового изделия. Если согласитесь, то вам придется закупать материалы на свои деньги. Если такой возможности нет, настаивайте на предоплате или откажитесь от сотрудничества.

Предлагайте заказчикам заключать договор, даже если они говорят, что он им не нужен. Как вы уже знаете, договор — ваша защита в спорах.

Как платить налоги

Самый простой вариант — если работаете на удаленке по трудовому договору. В таком случае все налоги за вас платит работодатель. Но остальным нужно платить налоги самостоятельно.

Часто есть большой соблазн не платить налоги совсем, но это незаконно. Если ведете бизнес как частное лицо и не зарегистрированы как самозанятый или индивидуальный предприниматель (ИП), то подпадаете под статью о незаконной предпринимательской деятельности. Налоговая может узнать, что вы работаете и не платите налоги, и наложит штраф. Законом предусмотрена административная ответственность — штраф до 2000 ₽, и даже уголовная — штраф 300 000 ₽ или арест на полгода.

Чтобы не получить штраф, фрилансеры официально оформляют свою деятельность в налоговой инспекции как самозанятые или ИП.

Как самозанятому платить налог на профессиональный доход

Самозанятость, или налог на профессиональную деятельность (НПД), подойдет, если работаете один, без сотрудников и сумма дохода не превышает 2 400 000 ₽ в календарный год. Самозанятые фрилансеры платят налоги в государственном приложении «Мой налог» или в сервисе «Свое дело» от «Сбербанка». В приложениях простая регистрация — даже идти никуда не надо.

Так выглядит главный экран приложения «Мой налог». Видна выручка за текущий месяц, последние операции и сумма налога, которую нужно заплатить

Как платить налоги, когда вы самозанятый:

• получаете оплату за работу;
• заходите в приложение «Мой налог» и вводите новый платеж;
• дальше приложение формирует чек, который отправляете клиенту;
• приложение автоматически считает все платежи и раз в месяц выставляет счет на оплату налога;
• оплачиваете налог прямо в приложении.

И всё это — без бухгалтеров и отчетности.

Как платить налоги индивидуальному предпринимателю

Если у вас есть сотрудники или ваша деятельность подпадает под ограничения самозанятости, например перепродаете чужие вещи или продаете подакцизные товары (табак или алкоголь), нужно регистрировать ИП. Сейчас это сделать легко: собираете документы, выбираете систему налогообложения, подаете заявление в налоговую или МФЦ, оплачиваете госпошлину, открываете расчетный счет в банке — и готово.

ИП ведет бухгалтерию и платит налоги самостоятельно. Для этого можно нанять бухгалтера или воспользоваться сервисами онлайн-бухгалтерии, например «Контур.Эльба» или «Мое дело». В них уже есть все необходимые формы, которые нужно заполнить. Сервисы подсказывают, когда и какой отчет нужно сдать.

Подробная инструкция: как открыть ИП.

Как подписывать документы на расстоянии

Удаленщики постоянно обмениваются документами с заказчиками на расстоянии. Делают это тремя способами:

1. пересылают друг другу бумажные документы по почте;
2. обмениваются сканами документов, для этого способ обязательно прописывается в условиях договора.
3. подписывают документы с помощью электронной подписи. Такая подпись приравнивается к собственноручной.

Чтобы обменяться сканами документов, удаленщики распечатывают документ, подписывают его, ставят печать, сканируют и отправляют другой стороне со своей электронной почты. Дождитесь, чтобы контрагент прислал вам такой же скан, который он подписал.

Чтобы сканы документов были приравнены к оригиналам, включите в договор такой пункт

Подписывать документы электронной подписью надежнее. Почту могут взломать мошенники, а электронная подпись гарантирует, что документ подписан именно владельцем и в него не внесены изменения.

ИП и самозанятые получают электронную подпись по-разному.

ИП с 2022 года получают электронную подпись в налоговой бесплатно. Но нужно будет купить рутокен (специальную флешку для записи электронной подписи) и программу для шифрования «КриптоПро». Рутокен можете купить заранее в специализированных организациях, обычно он стоит от 900 ₽ до 1900 ₽. Лицензию продает разработчик на своем официальном сайте за 2200 ₽. В налоговую возьмите с собой паспорт, СНИЛС и рутокен.

Электронные подписи для самозанятых выдают удостоверяющие центры — специальные организации, у которых есть разрешение Минкомсвязи на выдачу электронных подписей. Например, подпись можно получить в центрах обслуживания компании «Контур». Стоимость подписи — 1000 ₽ на год.

Чтобы подписать документы электронной подписью, нужна специальная программа для шифрования документов. Обычно такие программы платные. Например, можно подписывать документы в платной версии Adobe Reader или в «КриптоАРМ». Но есть бесплатные онлайн-сервисы, где можно подписывать документы разных форматов и даже пакетом. Один из таких сервисов — «Контур.Крипто».

Чтобы подписать документ электронной подписью, нужно зайти на сайт со своей электронной подписью и нажать кнопку «Подписать». Система всё сделает сама и сохранит подписанный документ, который можно будет потом отправить по электронной почте.

Подробная инструкция: как подписывать документы электронной подписью.

Коротко о главном

• 🟩 Удаленка регулируется законом. Дистанционная и надомная работа закреплены в ТК РФ – это легальные форматы, которые можно оформить официально с разными графиками и условиями и трудовым договором дистанционного работника.
• 🟩 Трудовой договор дистанционного работника — ваша защита. Он фиксирует все ключевые условия: обязанности, сроки, оплату, формат общения. Без него сложно доказать свою правоту при споре с заказчиком.
• 🟩 Есть два вида договоров: трудовой и ГПХ. По трудовому — работодатель платит налоги, дает соцгарантии и оборудование. По ГПХ — больше гибкости, но обязанности нужно прописывать четко.
• 🟩 Налоги платить обязательно. Если работаете не по трудовому — оформитесь как самозанятый или ИП, чтобы избежать штрафов и вести деятельность официально.
• 🟩 Документы можно подписывать удаленно — через почту, сканы или электронную подпись. Главное, чтобы способ был закреплен в трудовом договоре дистанционного работника. ЭП — самый безопасный вариант.