Переход на электронную трудовую книжку: пошаговая инструкция

Для кого эта статья:

• Кадровики и HR-менеджеры, занимающиеся вопросами перехода на электронные трудовые книжки
• Руководители компаний, ответственные за кадровое делопроизводство и соблюдение законодательства

• Специалисты, заинтересованные в цифровизации процессов учета трудовой деятельности и повышении своей квалификации в области HR

  С 2020 года российский рынок труда переживает серьезную трансформацию — привычные бумажные трудовые книжки постепенно уступают место электронным. Для кадровиков и руководителей компаний этот переход означает необходимость перестройки многолетних процессов, освоения новых технологий и соблюдения обновленного законодательства. Что если бы существовала четкая, проверенная на практике инструкция, которая поможет избежать ошибок и штрафов при переходе на ЭТК? Именно такой алгоритм действий вы найдете в этом материале. 🔄

Хотите стать востребованным специалистом, способным уверенно внедрять электронный документооборот? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro даст вам актуальные знания по цифровизации кадровых процессов. Вы освоите не только теоретические аспекты перехода на ЭТК, но и практические инструменты, которые сделают вас ценным специалистом в любой организации. Инвестируйте в свои компетенции — станьте HR-профессионалом цифровой эпохи!

Электронная трудовая книжка: правовая база и преимущества

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой формат сведений о трудовой деятельности работников. Правовой фундамент для внедрения ЭТК был заложен Федеральным законом №439-ФЗ от 16.12.2019, внесшим изменения в Трудовой кодекс РФ. Этот закон установил январь 2020 года как точку отсчета для поэтапного перехода работодателей к электронному формату учета трудовой деятельности. 📑

ЭТК содержит ту же информацию, что и бумажный аналог: сведения о трудовом стаже, должностях, датах приема и увольнения, основаниях прекращения трудовых отношений. Принципиальное отличие заключается в форме хранения и способе обработки этих данных.

Преимущества электронной трудовой книжки очевидны для всех участников трудовых отношений:

• Для работодателей: сокращение административных расходов на ведение, хранение и учет бумажных трудовых книжек; минимизация риска потери или порчи документов; упрощение процесса отчетности перед контролирующими органами.
• Для работников: удобный и быстрый доступ к информации о трудовой деятельности через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте ПФР; возможность получения сведений о стаже в электронном виде для представления работодателю.
• Для государства: повышение прозрачности трудовых отношений; снижение нелегальной занятости; оптимизация процессов назначения пенсий и социальных выплат.

Елена Краснова, HR-директор

Я помню, как в 2020 году нас охватила настоящая паника. Компания с 500+ сотрудниками, и вся документация велась по старинке. Когда поступил приказ о переходе на ЭТК, мы собрали экстренное совещание. Руководство опасалось хаоса и санкций, а сотрудники боялись потерять данные о стаже. Я решила начать с малого — разработала пошаговый план на квартал вперед. Первым этапом стало информирование: провели собрания в каждом отделе, распространили памятки, запустили внутреннюю рассылку. Удивительно, но большая часть сотрудников выбрала электронный формат уже после первой волны информирования! Оставшиеся "консерваторы" присоединились, когда мы показали им личные кабинеты ПФР и Госуслуг, продемонстрировав, как легко получить выписки онлайн. К концу полугодия весь процесс был налажен, и ни один день стажа не был потерян. Теперь, когда нанимаем новых сотрудников, даже вопросов о бумажных книжках не возникает.

Подготовка к переходу: документация и информирование

Успешный переход на электронные трудовые книжки начинается с тщательной подготовительной работы. Важно понимать, что этот процесс затрагивает не только кадровые документы, но и локальные нормативные акты, а также требует широкого информирования сотрудников. 🗂️

Первый шаг — актуализация внутренней документации компании. Необходимо внести соответствующие изменения в:

• Правила внутреннего трудового распорядка
• Положение о кадровом учете
• Положение о защите персональных данных
• Коллективный договор (при наличии)
• Формы кадровых документов (приказы о приеме, переводе, увольнении)

Для внесения изменений в локальные нормативные акты рекомендуется использовать следующий алгоритм:

1. Разработка проектов изменений в документы
2. Согласование с руководством и юридической службой
3. Учет мнения профсоюза (при наличии)
4. Утверждение изменений соответствующим приказом
5. Ознакомление работников с обновленными документами под подпись

Параллельно с актуализацией документации необходимо провести информационную кампанию среди сотрудников. Работники должны быть проинформированы о переходе на электронные трудовые книжки до 30 июня 2020 года, однако эта обязанность сохраняется для всех новых сотрудников, принимаемых после этой даты.

Дмитрий Соколов, руководитель юридического отдела

В начале 2020 года ко мне обратился директор небольшой региональной компании с просьбой "быстренько оформить какие-то бумажки для перехода на электронные книжки". Подобное легкомысленное отношение меня насторожило. Проведя анализ, я обнаружил, что компания не только не уведомила сотрудников о переходе на ЭТК, но и продолжала вести бумажные книжки по старым правилам, игнорируя необходимость сдачи отчетности СЗВ-ТД. К тому моменту компания уже трижды нарушила сроки подачи сведений при приеме новых сотрудников! Мы экстренно провели информационные мероприятия, разработали шаблоны уведомлений и заявлений, организовали серию консультаций для работников. Однако из-за начальной задержки пришлось уплатить штраф в размере 50 000 рублей за несвоевременное предоставление сведений в ПФР. Этот случай показателен: пренебрежение подготовительным этапом может обернуться не только организационными проблемами, но и ощутимыми финансовыми потерями.

Важной частью информационной работы является подготовка и вручение уведомлений работникам. Уведомление должно содержать:

• Информацию об изменениях в законодательстве
• Право работника сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронный формат
• Сроки для подачи соответствующего заявления
• Последствия каждого из возможных решений

Помимо этого, рекомендуется разработать форму заявления работника о выборе способа ведения трудовой книжки. Заявление может быть одного из двух видов:

При подготовке к переходу необходимо также позаботиться о технической стороне процесса: обеспечить наличие необходимого программного обеспечения для формирования отчетности, настроить электронные подписи для ответственных лиц, обучить персонал работе с новыми формами и системами. 💻

Пошаговый алгоритм внедрения электронных трудовых книжек

Внедрение электронных трудовых книжек — процесс, требующий последовательных действий и внимания к деталям. Предлагаю четкий алгоритм, следуя которому вы сможете организовать переход максимально безболезненно и в рамках законодательства. 🔄

1. Шаг 1: Издание приказа о переходе на электронные трудовые книжки
   • Разработайте и утвердите приказ руководителя организации о начале процедуры перехода
   • В приказе укажите ответственных за реализацию изменений
   • Определите график мероприятий и контрольные точки процесса
2. Шаг 2: Подготовка уведомлений для работников
   • Составьте текст уведомления о праве работника сделать выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой
   • Разработайте формы заявлений для работников (о сохранении бумажной трудовой книжки или о переходе на электронную)
   • Подготовьте журнал учета выдачи уведомлений
3. Шаг 3: Информирование сотрудников
   • Проведите общее собрание коллектива или серию информационных встреч по отделам
   • Вручите каждому работнику под подпись уведомление о возможности выбора формата трудовой книжки
   • Организуйте консультационный пункт для ответов на вопросы сотрудников
4. Шаг 4: Сбор и регистрация заявлений от работников
   • Примите заявления от сотрудников о выбранном формате ведения трудовой книжки
   • Зарегистрируйте каждое заявление в журнале учета заявлений
   • Подшейте заявления в личные дела работников
5. Шаг 5: Внесение данных в систему персонифицированного учета
   • Сформируйте отчет СЗВ-ТД по каждому работнику, подавшему заявление
   • Укажите в форме сведения о последнем кадровом мероприятии (прием, перевод, увольнение и т.д.) и выбор работника
   • Направьте отчет в Пенсионный фонд в установленные законом сроки
6. Шаг 6: Выдача трудовых книжек сотрудникам, выбравшим электронный формат
   • Подготовьте бумажные трудовые книжки к выдаче
   • Оформите соответствующие записи в трудовых книжках
   • Выдайте трудовые книжки под подпись в журнале учета выдачи трудовых книжек
7. Шаг 7: Актуализация кадровых процессов
   • Внесите изменения в должностные инструкции сотрудников кадровой службы
   • Обновите формы приказов о приеме, переводе и увольнении
   • Разработайте регламент взаимодействия с новыми сотрудниками, не имеющими трудового стажа до 01.01.2021

Особое внимание следует уделить временным рамкам для каждого этапа: ⏱️

Для работников, которые впервые устраиваются на работу после 01.01.2021, трудовые книжки оформляются только в электронном виде — это требование закона, не предполагающее альтернатив. При приеме таких сотрудников необходимо проинформировать их об особенностях электронного учета трудовой деятельности и порядке получения сведений о трудовом стаже.

Планируете карьеру в HR или задумываетесь о смене профессии? Современный кадровик должен уверенно ориентироваться в цифровых системах и электронном документообороте. Тест на профориентацию от Skypro поможет определить, насколько вам подходит профессия HR-специалиста и какие компетенции стоит развивать для успешной работы с электронными трудовыми книжками и другими цифровыми инструментами. Пройдите тест и узнайте, готовы ли вы к вызовам современного рынка труда!

Отчетность и взаимодействие с ПФР при переходе

Ключевым аспектом перехода на электронные трудовые книжки является организация корректного взаимодействия с Пенсионным фондом России. Именно ПФР выступает государственным оператором электронных трудовых книжек, в его базах формируются и хранятся сведения о трудовой деятельности граждан. 📊

Основным инструментом взаимодействия с ПФР является форма СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности). Эта форма предназначена для передачи в ПФР информации о трудовой деятельности работника, включая сведения о приеме на работу, переводе на другую должность или работу, увольнении, а также о выборе работником формата ведения трудовой книжки.

Сроки предоставления отчетности СЗВ-ТД в 2025 году строго регламентированы:

• При приеме на работу или увольнении — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), документов, подтверждающих оформление трудовых отношений
• При переводе на другую постоянную работу, подаче заявления о выборе формата трудовой книжки — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место кадровые изменения или подача заявления
• При переименовании организации — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем переименования

Важно отметить, что с 01.01.2023 ПФР стал частью Социального фонда России (СФР), однако это не изменило порядок и формы отчетности по трудовым книжкам.

Для корректного формирования отчетности необходимо:

1. Настроить программное обеспечение для создания отчетов в нужном формате (1С, СБИС, Контур и др.)
2. Проверить наличие действующей электронной подписи для взаимодействия с ПФР
3. Организовать систему внутреннего контроля за своевременностью подачи сведений
4. Назначить ответственных за формирование и отправку отчетности

При заполнении формы СЗВ-ТД следует учитывать несколько важных особенностей:

• В отчете указываются только те работники, у которых в отчетном периоде произошли кадровые изменения или которые подали заявления о выборе формата трудовой книжки
• При первичном представлении сведений о работнике необходимо указать последнее кадровое мероприятие по состоянию на 01.01.2020
• Код выбора формата трудовой книжки указывается один раз при подаче соответствующего заявления работником
• При увольнении работника в графе "Причина увольнения" необходимо указать точную формулировку основания и статью ТК РФ

Технически отчет СЗВ-ТД может быть представлен в ПФР несколькими способами:

• В электронном виде через оператора электронного документооборота (обязательно для работодателей с численностью работников от 25 человек)
• В электронном виде через личный кабинет страхователя на сайте ПФР (для работодателей с любой численностью)
• В бумажном виде лично или по почте (для работодателей с численностью менее 25 человек)

За нарушение сроков представления или представление неполных/недостоверных сведений в СЗВ-ТД предусмотрена административная ответственность. Согласно ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ штраф составляет 500 рублей за каждого работника, по которому нарушены требования. 🚨

Помимо плановой отчетности, необходимо учитывать, что работники могут запрашивать у работодателя сведения о своей трудовой деятельности. В этом случае работодатель обязан выдать сведения в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления. Данные могут быть предоставлены в следующих формах:

• На бумажном носителе, заверенные надлежащим образом
• В форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при наличии у работодателя такой подписи)

Типичные ошибки и рекомендации для успешного внедрения

Переход на электронные трудовые книжки — процесс, сопряженный с рядом потенциальных рисков и ошибок. Проанализировав опыт множества организаций, я выделил наиболее распространенные проблемы и подготовил рекомендации по их предотвращению. ⚠️

Ошибка №1: Несоблюдение сроков информирования сотрудников Многие работодатели не уделяют должного внимания своевременному уведомлению работников о переходе на электронные трудовые книжки. Между тем, отсутствие уведомления или несвоевременное уведомление является нарушением трудового законодательства. Рекомендация: Разработайте четкий график информирования с контрольными точками. Для вновь принимаемых сотрудников включите уведомление о выборе формата трудовой книжки в пакет документов для заполнения при приеме на работу.

Ошибка №2: Некорректное оформление заявлений от сотрудников Часто заявления о выборе формата трудовой книжки оформляются неправильно: отсутствуют необходимые реквизиты, нечетко сформулирован выбор работника, нет подписи или даты. Рекомендация: Разработайте типовые формы заявлений с полями для всех необходимых данных. Проверяйте каждое заявление на соответствие требованиям перед принятием. Ведите реестр полученных заявлений с указанием выбранного формата.

Ошибка №3: Нарушение сроков подачи сведений в ПФР Особенно часто нарушаются сроки представления сведений СЗВ-ТД при увольнении и приеме на работу, когда отчет должен быть направлен не позднее следующего рабочего дня. Рекомендация: Внедрите систему автоматического уведомления ответственных лиц о необходимости подачи отчетности. Разработайте четкий регламент взаимодействия между кадровой службой и отделом, отвечающим за отчетность. Проводите регулярные проверки своевременности подачи сведений.

Ошибка №4: Неполное или некорректное заполнение формы СЗВ-ТД Многие работодатели допускают ошибки в кодах кадровых мероприятий, неточно указывают наименования должностей, не заполняют обязательные поля. Рекомендация: Используйте специализированное программное обеспечение с встроенными проверками корректности заполнения форм. Периодически проводите обучение сотрудников, ответственных за заполнение отчетности. Проверяйте отчеты перед отправкой с использованием программ проверки.

Ошибка №5: Выдача трудовых книжек без необходимых записей При выдаче трудовых книжек сотрудникам, выбравшим электронный формат, часто не делаются необходимые записи о выдаче на руки и причине выдачи. Рекомендация: Разработайте четкую инструкцию по оформлению записей в трудовых книжках при их выдаче. Проверяйте правильность записи перед выдачей. Обеспечьте фиксацию факта получения трудовой книжки работником в специальном журнале.

Ошибка №6: Недостаточная техническая готовность Многие организации сталкиваются с техническими проблемами при переходе на электронные трудовые книжки: устаревшее программное обеспечение, отсутствие электронной подписи, проблемы с передачей данных. Рекомендация: Заранее проведите аудит технического оснащения компании. Обновите программное обеспечение для кадрового учета до версий, поддерживающих электронные трудовые книжки. Оформите усиленную квалифицированную электронную подпись для ответственных лиц.

Ошибка №7: Игнорирование обязательств перед работниками, выбравшими бумажный формат Некоторые работодатели после перехода на электронные трудовые книжки перестают вести бумажные, несмотря на то, что часть работников выбрала сохранение бумажного формата. Рекомендация: Ведите реестр работников, выбравших сохранение бумажной трудовой книжки. Разработайте систему двойного контроля за внесением записей как в электронном, так и в бумажном формате. Регулярно сверяйте сведения в обоих форматах.

Ошибка №8: Отсутствие резервного копирования данных При переходе на электронный формат многие организации не уделяют достаточного внимания вопросам информационной безопасности и резервного сохранения данных. Рекомендация: Настройте систему автоматического резервного копирования кадровых данных. Внедрите политику информационной безопасности, включающую меры по защите персональных данных работников. Обеспечьте хранение архивных копий отчетов, направленных в ПФР.

Переход на электронные трудовые книжки представляет собой важный шаг в цифровизации кадрового делопроизводства. Следуя предложенному пошаговому алгоритму, вы сможете провести этот процесс максимально эффективно, избежав типичных ошибок и штрафных санкций. Помните, что главное в этом процессе — системный подход, своевременное информирование сотрудников и четкое соблюдение законодательных требований. Правильно организованный переход не только оптимизирует работу кадровой службы, но и существенно упростит взаимодействие с государственными органами в будущем.