Оформление записи в трудовой книжке о приеме на работу: пошаговая инструкция

Для кого эта статья:

• HR-специалисты и кадровики
• Руководители малых и средних предприятий

• Студенты и начинающие специалисты в области управления персоналом

  Правильное оформление трудовой книжки – гарантия спокойствия как работника, так и работодателя. Каждый HR-специалист рано или поздно сталкивается с необходимостью корректного внесения записи о приеме на работу. Невнимательность при заполнении этого документа может обернуться серьезными юридическими последствиями, вплоть до административной ответственности и штрафов до 50 000 рублей для организации. В этой статье я предлагаю пошаговую инструкцию, которая поможет избежать распространенных ошибок и оформить трудовую книжку в полном соответствии с актуальным законодательством 2025 года. 📝

Хотите стать экспертом в кадровом делопроизводстве и безошибочно оформлять любые трудовые документы? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro предлагает исчерпывающую программу с практическими кейсами по оформлению трудовых книжек и других кадровых документов. Вы освоите не только теоретическую базу, но и получите готовые шаблоны и алгоритмы, которые сэкономят ваше время и избавят от ошибок. Инвестируйте в свои профессиональные навыки уже сегодня!

Правовые основы оформления записи о приеме на работу

Прежде чем приступить к практическим аспектам заполнения трудовой книжки, необходимо четко понимать нормативно-правовую базу, регламентирующую этот процесс. Основополагающими документами в 2025 году являются:

• Трудовой кодекс РФ (статьи 66 и 66.1)
• Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»
• Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69

Важно понимать, что даже при переходе многих организаций на электронные трудовые книжки, бумажные версии остаются легитимными и требуют правильного оформления. По статистике 2025 года, более 40% работников предпочли сохранить бумажную трудовую книжку параллельно с электронной.

Знание этих нормативных актов — фундамент правильной работы с трудовыми книжками. Помните, что ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек может наступить по статье 5.27 КоАП РФ. 🧠

Елена Сергеева, главный специалист по кадровому делопроизводству

Однажды ко мне обратился руководитель небольшой ИТ-компании, которого оштрафовали на 35 000 рублей при проверке ГИТ. Причина была банальной — некорректные записи в трудовых книжках сотрудников. В частности, при оформлении приема на работу они не указывали основание внесения записи, ссылку на приказ. Кроме того, формулировки должностей не соответствовали штатному расписанию.

После этого случая мы разработали для них пошаговые чек-листы для каждого кадрового действия. В течение следующего года компания прошла еще одну проверку — уже без единого замечания. Это наглядно показывает, насколько важно соблюдать все формальности при работе с трудовыми книжками.

Подготовка трудовой книжки к внесению записи

Грамотная подготовка документа перед внесением записи — залог корректного оформления трудовой книжки. Рассмотрим последовательность действий, которые необходимо выполнить перед непосредственным заполнением.

1. Проверка подлинности трудовой книжки. Убедитесь, что документ соответствует установленному образцу, имеет необходимые степени защиты и не содержит признаков подделки.
2. Анализ предыдущих записей. Внимательно изучите ранее внесенные записи, обращая внимание на хронологию, корректность оформления, отсутствие исправлений.
3. Подготовка чернил. Для заполнения используйте перьевую, гелевую или шариковую ручку с черными, синими или фиолетовыми чернилами. Применение других цветов или карандашей недопустимо.
4. Проверка наличия всех необходимых документов. Перед внесением записи убедитесь в наличии и правильности оформления приказа о приеме на работу, заявления сотрудника, трудового договора.

Если сотруднику требуется оформить новую трудовую книжку (при первом трудоустройстве или утрате предыдущей), необходимо заполнить титульный лист. Это делается в присутствии работника, не позднее недельного срока со дня приема на работу.

На титульном листе указываются:

• Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращений)
• Дата рождения (число, месяц, год — цифрами)
• Образование (общее, среднее профессиональное, высшее)
• Профессия или специальность (при наличии)
• Дата заполнения
• Подпись владельца
• Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, с расшифровкой
• Печать организации (при наличии)

Исследования показывают, что около 15% ошибок при оформлении трудовых книжек связаны именно с неправильным заполнением титульного листа, поэтому к данному этапу следует отнестись с особым вниманием. 📊

Тест на профориентацию от Skypro может стать полезным инструментом не только для соискателей, но и для HR-специалистов. Результаты профориентационного тестирования помогут вам более точно сформулировать должности в штатном расписании, что напрямую влияет на корректность записей в трудовых книжках. Предложите этот тест сотрудникам при оформлении — это поможет избежать несоответствий между трудовыми функциями и официальными наименованиями должностей!

Алгоритм оформления записи о приеме на работу

Процесс внесения записи о трудоустройстве должен выполняться строго по определенному алгоритму. Небрежность на этом этапе может привести к серьезным последствиям, включая сложности при подтверждении стажа работника в будущем. 🕰️

1. Определение порядкового номера записи. Запись о приеме на работу вносится в графу 1 раздела «Сведения о работе». Номер указывается арабскими цифрами.
2. Указание даты приема. В графу 2 вносится дата приема на работу в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ (например, 01.02.2025).
3. Формулировка записи о приеме. В графе 3 указывается информация о трудоустройстве в следующем порядке:
   • Полное наименование организации-работодателя (без сокращений)
   • Запись «Принят(а)» или «Назначен(а)»
   • Структурное подразделение (если есть)
   • Должность/профессия/специальность с указанием квалификации
   • Характер работы (при наличии особенностей: временно, с испытательным сроком и т.д.)
4. Ссылка на документ-основание. В графу 4 вносится номер и дата приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Важно помнить, что запись в трудовую книжку вносится строго после издания соответствующего приказа, не позднее 5 рабочих дней с момента начала работы сотрудника. Статистика показывает, что нарушение этого срока — одно из самых распространенных нарушений, выявляемых при проверках ГИТ.

Особое внимание следует уделить оформлению записи при нестандартных ситуациях:

• При заключении срочного трудового договора — в графе 3 необходимо указать срок, на который работник принят.
• При приеме на работу по совместительству — обязательна запись "принят по совместительству".
• При приеме с испытательным сроком — испытание указывается только в трудовом договоре и приказе, но не в трудовой книжке.

Андрей Петров, HR-директор

В моей практике был случай, когда новый сотрудник отдела кадров при оформлении записи о приеме на работу целого отдела из 12 человек допустил серьезную ошибку. Он указал неверное название организации-работодателя, использовав устаревшую аббревиатуру, которая была изменена после реорганизации два года назад.

Проблема обнаружилась только через полгода, когда одному из сотрудников потребовалась выписка из трудовой книжки для ипотеки. Банк отказался принимать документы из-за несоответствия названия компании. Нам пришлось срочно исправлять ошибку во всех 12 трудовых книжках, оформляя каждое исправление отдельным приказом и заверяя печатью.

Этот случай стал для нас уроком — теперь у нас внедрен обязательный двойной контроль записей в трудовых книжках с использованием специального чек-листа.

Типичные ошибки при заполнении трудовой книжки

Даже опытные кадровики порой допускают ошибки при оформлении трудовых книжек. Знание наиболее распространенных из них поможет избежать непреднамеренных нарушений законодательства и последующих проблем как для работодателя, так и для работника. 🚫

Перечислим ключевые ошибки при оформлении записи о приеме на работу:

1. Неверное наименование организации. Часто используют сокращенное название вместо полного, указанного в учредительных документах.
2. Несоответствие наименования должности штатному расписанию или ЕТКС/профстандартам.
3. Отсутствие или неполная ссылка на приказ — не указан номер или дата распорядительного документа.
4. Использование аббревиатур и сокращений в записях без их предварительной расшифровки.
5. Нарушение хронологии внесения записей — дата трудоустройства раньше даты увольнения с предыдущего места работы.
6. Исправления без соблюдения установленного порядка — зачеркивания, использование корректора, отсутствие заверения исправлений.
7. Отсутствие печати организации при ее наличии — особенно критично при заверении титульного листа.
8. Внесение записей карандашом или ручкой неустановленного цвета.

Согласно статистике Федеральной службы по труду и занятости за 2024 год, почти 65% нарушений в сфере ведения трудовых книжек связаны именно с техническими ошибками при оформлении записей о приеме на работу.

Как правильно исправить ошибку, если она всё же была допущена? Запомните главное правило: зачеркивания, использование корректирующей жидкости или иные «кустарные» способы исправления категорически запрещены! ⚠️

Алгоритм исправления ошибки в записи о приеме на работу:

1. В разделе «Сведения о работе» отдельной строкой с новым порядковым номером указывается: «Запись за номером ... недействительна».
2. В следующей строке вносится правильная формулировка.
3. Исправление заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).

Важно помнить, что правильное внесение и исправление записей в трудовой книжке — это не просто формальность, а юридически значимое действие, которое может повлиять на трудовые права работника, его пенсионное обеспечение и социальные гарантии.

Образцы правильных записей для разных ситуаций

Для большей наглядности и практической пользы приведем примеры корректного оформления записей о приеме на работу в различных ситуациях. Эти образцы помогут избежать сомнений при заполнении трудовых книжек в нестандартных случаях. 📋

Пример 1: Стандартная запись о приеме на работу

• Графа 1: 12
• Графа 2: 03.04.2025
• Графа 3: Принят в Акционерное общество "Инновационные технологии" на должность начальника отдела маркетинга
• Графа 4: Приказ от 02.04.2025 №45-к

Пример 2: Прием на работу по совместительству

• Графа 1: 4
• Графа 2: 10.01.2025
• Графа 3: Принят в Общество с ограниченной ответственностью "Консалт-Эксперт" на должность бухгалтера-консультанта по совместительству
• Графа 4: Приказ от 09.01.2025 №3-п

Пример 3: Прием на работу в филиал

• Графа 1: 7
• Графа 2: 15.03.2025
• Графа 3: Принят в Московский филиал Акционерного общества "Финансовая группа" на должность финансового аналитика
• Графа 4: Приказ от 14.03.2025 №23

Пример 4: Прием на срочную работу

• Графа 1: 2
• Графа 2: 20.02.2025
• Графа 3: Принята в Общество с ограниченной ответственностью "Проектное бюро" на должность ведущего архитектора по срочному трудовому договору на период реализации проекта "Городской квартал"
• Графа 4: Приказ от 19.02.2025 №17-к

Пример 5: Прием в порядке перевода из другой организации

• Графа 1: 5
• Графа 2: 01.07.2025
• Графа 3: Принят в порядке перевода из Акционерного общества "Промтехнологии" в Общество с ограниченной ответственностью "Технопрогресс" на должность главного технолога
• Графа 4: Приказ от 30.06.2025 №67-к

При оформлении записей о приеме на работу необходимо учитывать особенности конкретной организации и трудовых отношений. Например, если в организации предусмотрено присвоение категорий или разрядов, это также должно быть отражено в трудовой книжке.

Важные нюансы, о которых часто забывают:

• При смене наименования организации в трудовую книжку вносится соответствующая запись, и только после этого можно вносить запись о кадровых изменениях с новым наименованием.
• При приеме на государственную службу указывается не только должность, но и группа/категория должностей.
• При приеме работника в микропредприятие с типовой формой трудового договора в графе 4 необходимо указать дату и номер трудового договора.
• При приеме на дистанционную работу этот факт не отражается в трудовой книжке.

Использование правильных формулировок и строгое соблюдение порядка заполнения трудовых книжек — залог юридической чистоты трудовых отношений и спокойствия как работодателя, так и работника. 💼

Наше погружение в тонкости оформления трудовых книжек демонстрирует, насколько значимым может быть правильное документирование трудовых отношений. От первой записи о приеме на работу зависит дальнейшая судьба трудового пути сотрудника. Представьте трудовую книжку как паспорт профессионального развития человека — любая неточность в этом документе создает риски для будущего. Скрупулезность в деталях, систематический подход и постоянное обновление знаний нормативной базы — вот три кита, на которых держится безупречное кадровое делопроизводство. Будьте ответственны — от вашей точности зависит трудовая история людей.