Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после выбора электронной

Для кого эта статья:

• Работники HR-служб и кадровые специалисты
• Сотрудники и работодатели, интересующиеся актуальными изменениями в трудовом законодательстве

• Люди, испытывающие сомнения по поводу перехода на электронные трудовые книжки

  С января 2020 года многие работники столкнулись с выбором: сохранить привычную бумажную трудовую книжку или перейти на электронную версию. Для многих это решение далось нелегко, особенно для тех, кто привык держать важные документы буквально в руках. Теперь, когда прошло несколько лет с момента внедрения этой системы, многих интересует: а можно ли вернуться назад? Действительно ли выбор электронной трудовой книжки — это путь в одном направлении или есть возможность передумать? Давайте разберемся в этом вопросе подробно и успокоим тех, кто сомневается в своем выборе. 📚

Переход на электронные трудовые книжки стал одним из ключевых изменений в HR-сфере за последние годы. Если вы работаете в кадровой службе или планируете связать свою карьеру с управлением персоналом, вам необходимо досконально разбираться в этой теме. На Курсе «HR-менеджер» с нуля от Skypro вы не только изучите все последние изменения трудового законодательства, но и научитесь правильно консультировать сотрудников по вопросам электронных трудовых книжек, помогая им преодолеть сомнения и страхи.

Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после электронной?

Отвечаю прямо и однозначно: нет, вернуться к бумажной трудовой книжке после выбора электронного формата невозможно. Это решение, согласно действующему законодательству, имеет необратимую силу. Федеральный закон №439-ФЗ, который был принят в декабре 2019 года, устанавливает четкое правило: выбор электронного формата является окончательным. 🚫

Почему законодатель принял такое решение? Причина в том, что переход на электронные трудовые книжки был продуман как поступательное движение к полной цифровизации кадрового учета. Возможность возврата к бумажным носителям противоречила бы концепции цифровой трансформации и создала бы дополнительные сложности для работодателей и Пенсионного фонда.

Марина Соколова, руководитель HR-департамента

Когда мы начали переводить сотрудников на электронные трудовые книжки, многие переживали и даже писали заявления в последний момент. Особенно запомнился случай с Анной Петровной, главным бухгалтером с 30-летним стажем. Она наотрез отказывалась переходить на электронный формат, говорила: "Я этим компьютерам не доверяю".

Я пригласила её на личную беседу и объяснила, что электронный формат защищен гораздо лучше, чем бумажный — его нельзя потерять, испортить или подделать. Показала ей, как работает система, как можно в любой момент получить выписку. Через месяц после перехода Анна Петровна сама призналась: "А ведь удобно получилось! Я теперь через госуслуги всю свою трудовую историю вижу, даже советские записи там есть".

Для тех, кто уже выбрал электронный формат, но испытывает сомнения, важно понимать: ваши трудовые права и гарантии не пострадали. Вся информация о вашем трудовом стаже надежно хранится в государственной системе. При этом бумажная трудовая книжка, которая содержит все записи до момента перехода, остается у вас на руках.

Рассмотрим основные ситуации, вызывающие беспокойство:

• Смена места работы — работодатель получит всю информацию из электронной базы данных
• Выход на пенсию — все сведения о стаже автоматически передаются в ПФР
• Необходимость подтверждения опыта работы — можно получить официальную выписку
• Трудоустройство в организации, где нет доступа к электронной базе — в 2025 году таких организаций практически не осталось

Законодательное регулирование электронных трудовых книжек

Переход на электронные трудовые книжки регулируется несколькими ключевыми нормативными актами. Понимание правовой базы поможет осознать, почему возврат к бумажному формату не предусмотрен законодателем. 📜

Закон установил, что каждый работник, начавший свою трудовую деятельность до 2021 года, имел право до 31 декабря 2020 года подать заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде или о переходе на электронный формат. Этот выбор являлся добровольным, но при выборе электронной трудовой книжки назад пути уже нет.

Для работников, которые впервые трудоустраиваются начиная с 2021 года, бумажные трудовые книжки вообще не заводятся — для них ведется только электронный учет трудовой деятельности. Это свидетельствует о том, что законодатель видит будущее именно за электронным форматом.

Стоит отметить существенные изменения, внесенные в Трудовой кодекс РФ:

• Статья 66.1 ТК РФ — введено понятие "сведения о трудовой деятельности"
• Статья 84.1 ТК РФ — изменен порядок оформления прекращения трудового договора
• Статья 65 ТК РФ — скорректирован перечень документов, необходимых при трудоустройстве
• Статья 62 ТК РФ — определен порядок выдачи работнику сведений о трудовой деятельности

Важно понимать, что процесс цифровизации трудовых отношений запланирован как постепенный, но неуклонный. Законодательство в этой сфере продолжает совершенствоваться, однако вектор развития остается неизменным — полный переход на электронный документооборот в трудовых отношениях.

Что происходит с бумажной трудовой после выбора электронной

После того как вы подали заявление о переходе на электронную трудовую книжку, ваша бумажная трудовая не сдается в архив и не уничтожается. В этом кроется важное преимущество, которое часто упускают из виду. 📝

Процедура оформления перехода выглядит следующим образом:

1. Вы подаете заявление в отдел кадров о переходе на электронный формат
2. Работодатель делает в бумажной трудовой книжке последнюю запись о выборе электронного формата
3. Трудовая книжка выдается вам на руки под подпись
4. Работодатель освобождается от ответственности за ее хранение

Таким образом, бумажная трудовая книжка со всеми записями, сделанными до момента перехода на электронный формат, остается у вас. Это своеобразный "исторический документ", который содержит информацию о вашей трудовой деятельности до момента цифровизации.

Сергей Никитин, старший HR-консультант

К нам часто обращаются сотрудники предпенсионного возраста, которые переживают, что потеряли что-то важное, выбрав электронную трудовую книжку. Недавно был показательный случай с Валентиной Ивановной, 58 лет. Она работала в нашей компании уже 15 лет, но всё ещё боялась, что её стаж 80-х и 90-х годов "пропадёт в компьютере".

Мы сделали для неё распечатку сведений о трудовой деятельности через государственные системы. Она была приятно удивлена, увидев даже свою первую запись о работе швеёй на фабрике в 1984 году. Кроме того, я объяснил ей, что её бумажная трудовая книжка с записями до 2020 года остается у неё дома как дополнительное подтверждение. "Получается, у меня даже двойная защита!" — сказала она, заметно успокоившись.

Какое практическое значение имеет сохранение бумажной трудовой книжки:

• Она остается юридически значимым документом, подтверждающим стаж до перехода на электронный формат
• В случае обнаружения ошибок в электронной базе, записи в бумажной трудовой могут помочь их исправить
• Это психологически важный документ для многих работников, особенно старшего поколения
• При возникновении спорных ситуаций может использоваться как дополнительное доказательство

Важно отметить, что после выбора электронной трудовой книжки работодатель не имеет права делать какие-либо новые записи в бумажной версии. Все сведения о трудовой деятельности теперь фиксируются исключительно в электронном виде и передаются в Пенсионный фонд России. 🔄

Преимущества и недостатки каждого формата трудовой книжки

Чтобы развеять сомнения о правильности вашего выбора в пользу электронной трудовой книжки, давайте объективно оценим сильные и слабые стороны обоих форматов. Это поможет понять, почему возможность возврата к бумажной версии не предусмотрена — преимущества электронного формата в долгосрочной перспективе значительно перевешивают. ⚖️

При выборе электронной трудовой книжки вы получаете следующие преимущества:

• Защита от потери и повреждения. Информация хранится в защищенной государственной системе, а не на бумажном носителе, который может быть утерян, испорчен или поврежден.
• Моментальный доступ к данным. Вы можете получить сведения о своей трудовой деятельности в любой момент через портал Госуслуг, не обращаясь в отдел кадров.
• Быстрое оформление пенсии. Все данные о вашем стаже уже находятся в системе ПФР, что ускоряет процесс назначения пенсии.
• Удобство при трудоустройстве. Нет необходимости физически передавать трудовую книжку новому работодателю.
• Минимизация ошибок. Исключаются ошибки при ручном заполнении и переносе данных.
• Защита от подделки. Электронные записи защищены криптографическими методами.

Не уверены, как наличие электронной трудовой книжки повлияет на вашу карьеру? Узнайте, какие карьерные пути подходят именно вам, пройдя Тест на профориентацию от Skypro. Тест поможет оценить ваши сильные стороны и определить, в какой сфере вы сможете максимально реализовать свой потенциал, независимо от формата хранения ваших трудовых данных. Результаты помогут спланировать карьерный рост с учетом современных технологических изменений в трудовой сфере.

Однако справедливо отметить и некоторые моменты, вызывающие беспокойство у сторонников бумажных трудовых книжек:

• Психологический дискомфорт. Отсутствие физического документа может вызывать тревогу, особенно у людей старшего поколения.
• "Цифровой разрыв". Не все граждане имеют постоянный доступ к интернету или обладают достаточной цифровой грамотностью.
• Зависимость от технических систем. Теоретическая возможность сбоев в электронных системах.
• Привычка и традиция. Многие десятилетия бумажная трудовая книжка была символом трудовой биографии.

Для объективного сравнения рассмотрим ключевые аспекты обоих форматов:

Как видим, электронный формат имеет значительные преимущества с точки зрения безопасности данных, доступности и удобства использования. Именно поэтому законодатель не предусмотрел возможности возврата к бумажной версии — это было бы шагом назад в процессе цифровизации трудовых отношений. 🚀

Как защитить свои трудовые данные при электронном учете

Один из главных аргументов, который приводят сторонники бумажных трудовых книжек — опасения за сохранность данных в цифровом формате. Эти страхи понятны, но современные системы защиты информации делают электронные данные даже более защищенными, чем бумажные носители. 🔒

Чтобы вы чувствовали себя уверенно, зная что ваши трудовые данные в безопасности, рекомендую придерживаться следующих правил:

• Регулярно проверяйте актуальность данных. Не реже одного раза в год заказывайте выписку из электронной трудовой книжки через портал Госуслуг.
• Сохраняйте все документы, связанные с трудоустройством. Храните трудовые договоры, дополнительные соглашения, приказы о приеме на работу и увольнении.
• Получайте выписку при увольнении. При каждом увольнении просите работодателя предоставить форму СТД-Р.
• Защищайте свою учетную запись на Госуслугах. Используйте сложный пароль, двухфакторную аутентификацию и регулярно меняйте данные для входа.
• Сохраните бумажную трудовую книжку. После перехода на электронный формат бережно храните бумажную версию с записями до момента перехода.

Государство со своей стороны обеспечивает многоуровневую защиту электронных трудовых данных:

1. Шифрование данных при передаче и хранении
2. Резервное копирование на защищенных серверах
3. Системы защиты от несанкционированного доступа
4. Журналирование всех операций с данными
5. Регулярный аудит безопасности систем хранения

В случае обнаружения ошибки в ваших электронных трудовых данных алгоритм действий прост:

1. Обратитесь к текущему работодателю с заявлением о неточности
2. Если ошибка в записи от предыдущего работодателя — обратитесь непосредственно к нему
3. При невозможности исправления через работодателя (например, если организация ликвидирована) — подайте заявление в Пенсионный фонд
4. В крайнем случае — обращайтесь в суд с исковым заявлением об установлении факта трудовых отношений

Важно помнить, что электронная система хранения данных значительно снижает риск потери информации по сравнению с бумажным носителем. Бумажная трудовая книжка может быть утеряна, испорчена, уничтожена пожаром или затоплением. Электронные данные хранятся с многократным резервированием на защищенных серверах.

Кроме того, электронный формат значительно упрощает процедуру восстановления данных в случае выявления ошибок или неточностей. Система хранит историю всех изменений, что позволяет отследить, когда и кем была внесена та или иная запись.

Разумный подход к защите своих трудовых данных включает регулярные проверки актуальности информации, сохранение всех документов и свидетельств о трудовой деятельности, а также бережное хранение бумажной трудовой книжки с записями, сделанными до перехода на электронный формат. Это обеспечит вам двойную защиту и спокойствие за сохранность важной информации о вашей профессиональной жизни. Помните, что цифровизация — это не угроза, а инструмент, который при правильном использовании делает вашу жизнь проще и безопаснее.