Можно ли иметь 2 трудовые книжки – законность и последствия по ТК РФ

Для кого эта статья:

• Работники, рассматривающие возможность параллельного трудоустройства или совмещения работ.
• Специалисты HR и кадрового учета, заинтересованные в соблюдении трудового законодательства.

• Юридические профессионалы и студенты права, изучающие трудовое право и его последствия.

  Вопрос о двух трудовых книжках возникает неспроста — многие сталкиваются с ситуациями, когда кажется, что вторая книжка могла бы решить проблемы с параллельным трудоустройством или скрыть нежелательную запись. Однако за кажущейся простотой решения скрывается юридическая ловушка, способная привести к серьезным последствиям для вашей карьеры и будущей пенсии. Разберемся, что говорит закон о возможности иметь две трудовые книжки, и какие альтернативные решения существуют для официального трудоустройства в нескольких местах. ????

Хотите стать экспертом в управлении персоналом и трудовой документацией? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro научит вас правильно оформлять трудовые документы, избегать юридических ошибок и эффективно управлять кадровыми процессами. Вы получите полное понимание трудового законодательства и практические навыки, которые помогут защитить интересы как компании, так и сотрудников. Инвестиция в профессиональные знания сегодня — ваша защита от штрафов и проблем завтра!

Можно ли иметь 2 трудовые книжки по законодательству РФ

Однозначный ответ: нет. Российское трудовое законодательство категорически запрещает оформление и ведение двух трудовых книжек одновременно для одного работника. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. На каждого сотрудника должна вестись только одна официальная трудовая книжка.

Наличие двух трудовых книжек рассматривается как нарушение закона и может повлечь серьезные правовые последствия. Инспекция труда, налоговые органы и Пенсионный фонд России регулярно проводят проверки и имеют инструменты для выявления подобных нарушений.

Марина Петрова, главный инспектор труда Недавно мы рассматривали случай с программистом Алексеем, который 5 лет одновременно использовал две трудовые книжки для работы в конкурирующих компаниях. Ситуация вскрылась при объединении компаний. В результате Алексей не только потерял обе работы, но и столкнулся с судебным разбирательством по иску одного из работодателей. Суд признал недействительными записи во второй трудовой книжке, что привело к потере части пенсионного стажа. Кроме того, возникли сложности с подтверждением опыта работы при последующем трудоустройстве.

Важно понимать разницу между незаконным ведением двух книжек и законными случаями, когда может быть оформлен дубликат:

В 2025 году действует система электронных трудовых книжек, но это не означает, что можно иметь две электронные версии – единственность документа сохраняется и в цифровом формате. Система персонифицированного учета позволяет органам контроля легко выявлять случаи двойного учета трудового стажа.

Правовые основания ведения трудовых книжек по ТК РФ

Трудовой кодекс РФ устанавливает четкие правила ведения трудовых книжек. Основными положениями, регулирующими данный вопрос, являются:

• Статья 66 ТК РФ – определяет трудовую книжку как основной документ о трудовой деятельности
• Статья 66.1 ТК РФ – регламентирует ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде
• Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003 – утверждает формы трудовой книжки и порядок ее ведения
• Приказ Минтруда России №320н от 19.05.2021 – устанавливает порядок ведения и хранения трудовых книжек

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа является для работника основной. При этом в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях.

С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек. Согласно изменениям в законодательстве, работники имеют право выбора формата ведения трудовой книжки – в бумажном или электронном виде. При выборе электронного формата бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки, и работодатель не несет ответственности за ее дальнейшее хранение и ведение.

Игорь Соколов, юрист по трудовому праву Клиентка Елена обратилась ко мне с вопросом о законности ведения двух трудовых книжек. Она работала в образовательном учреждении и одновременно хотела официально трудоустроиться в коммерческую организацию. Руководитель школы предложил ей "простое решение" – завести вторую трудовую книжку. Я объяснил, что это прямое нарушение закона, которое может иметь серьезные последствия. Вместо этого мы оформили работу в коммерческой организации как внешнее совместительство. В трудовом договоре указали соответствующий статус, а в основную трудовую книжку запись о совместительстве решили не вносить (что допускается законом). В результате оба работодателя делали отчисления в ПФР, и Елена легально получала два официальных дохода.

Законодательство предусматривает ответственность за нарушения в ведении трудовых книжек:

• Для работодателей – административный штраф от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ)
• Для должностных лиц – штраф от 1000 до 5000 рублей
• При повторном нарушении санкции ужесточаются вплоть до дисквалификации должностных лиц

Когда допускается оформление дубликата трудовой книжки

Существуют законные ситуации, когда оформление дубликата трудовой книжки не только допустимо, но и необходимо. Важно понимать: дубликат – это не вторая параллельно ведущаяся книжка, а замена утраченного или пришедшего в негодность оригинала. ???

Согласно действующему законодательству, дубликат трудовой книжки может быть выдан в следующих случаях:

• При утере трудовой книжки работником
• При порче или значительном повреждении книжки (например, если она стала нечитаемой)
• При обнаружении ошибок или неточных записей, если их невозможно исправить в установленном порядке
• При изменении фамилии, имени, отчества или даты рождения, когда требуется оформление нового документа
• При хищении трудовой книжки (при наличии подтверждающих документов)

Процедура оформления дубликата трудовой книжки строго регламентирована и включает следующие этапы:

Важно отметить, что при выдаче дубликата в него вносятся записи обо всех предыдущих местах работы на основании документов, подтверждающих стаж. При отсутствии таких документов работник может обратиться в Пенсионный фонд России для получения выписки из индивидуального лицевого счета застрахованного лица, которая с 2002 года содержит информацию обо всех официальных местах работы.

Готовы к карьерному росту или смене профессии? Чтобы сделать осознанный выбор и понять, куда двигаться дальше, пройдите Тест на профориентацию от Skypro. Это особенно полезно, если вы столкнулись с проблемами в текущей работе или задумываетесь о легальных способах совместительства. Детальный анализ ваших сильных сторон и предпочтений поможет найти идеальную сферу, где вы сможете реализовать свой потенциал без нарушения трудового законодательства. Всего 10 минут, и вы получите персональные рекомендации!

При оформлении дубликата трудовой книжки следует избегать типичных ошибок:

• Отсутствие отметки "Дубликат" на титульном листе
• Внесение информации только о текущем месте работы без восстановления предыдущего стажа
• Внесение сведений без подтверждающих документов или на основании устных заявлений
• Нарушение хронологии записей
• Отсутствие подписей ответственных лиц и печатей организации (для записей, сделанных до 2021 года)

С 2025 года процедура восстановления сведений о трудовой деятельности упрощается благодаря системе электронных трудовых книжек. Работник может получить полные сведения о своем трудовом стаже через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте ПФР, что существенно облегчает процесс оформления дубликата.

Последствия использования двух трудовых книжек

Использование двух трудовых книжек одновременно влечет за собой серьезные правовые, финансовые и карьерные последствия. Несмотря на кажущуюся незначительность нарушения, его последствия могут преследовать работника долгие годы. ????

Рассмотрим основные риски и последствия для всех участников этой схемы:

Для работника:

• Проблемы с учетом страхового стажа и последующим начислением пенсии
• Риск признания недействительными записей во второй трудовой книжке
• Возможность быть уволенным за предоставление подложных документов
• Потенциальные сложности при последующем трудоустройстве
• Административная ответственность (при доказанном умысле)

Для работодателя:

• Административная ответственность в виде штрафов от 30 000 до 50 000 рублей
• При повторных нарушениях – увеличение размера штрафов до 100 000 рублей
• Для должностных лиц – возможность дисквалификации на срок до 3 лет
• Репутационные риски при выявлении нарушений трудового законодательства

С точки зрения пенсионного обеспечения ситуация особенно критична. Если работник использует две трудовые книжки для одновременной работы в нескольких организациях как на основной работе, возникают следующие проблемы:

• Пенсионный фонд РФ при обнаружении двойного учета может исключить один из периодов из страхового стажа
• Возможно возбуждение административного дела по факту предоставления недостоверных сведений
• В некоторых случаях может потребоваться возврат излишне начисленных пенсионных выплат

Технически выявление факта использования двух трудовых книжек стало значительно проще с введением электронных систем учета. Современные информационные системы позволяют оперативно сопоставлять данные из различных источников:

• Персонифицированный учет в системе обязательного пенсионного страхования
• Данные налоговой службы о начислении НДФЛ
• Информация из Фонда социального страхования
• Сведения из электронных трудовых книжек

Практика показывает, что чаще всего факт двойного трудоустройства по двум трудовым книжкам выявляется при следующих обстоятельствах:

• При обращении за назначением пенсии
• В ходе плановых или внеплановых проверок инспекцией труда
• При объединении компаний или смене собственников бизнеса
• При запросе данных из Пенсионного фонда потенциальным работодателем
• При обращении работника за кредитом, когда банк проверяет трудоустройство

Как легально работать в нескольких местах с одной книжкой

Существуют полностью законные способы работать одновременно в нескольких организациях, сохраняя официальное трудоустройство и социальные гарантии. Российское трудовое законодательство предусматривает механизмы, позволяющие совмещать несколько работ без нарушения закона. ???

Рассмотрим основные легальные варианты совмещения работ:

Наиболее распространенным вариантом является внешнее совместительство. При этом важно знать следующие ключевые моменты:

• Трудовая книжка предоставляется только по основному месту работы
• На работе по совместительству запись в трудовую книжку вносится только по желанию работника
• Для оформления на работу по совместительству достаточно предъявить паспорт, СНИЛС, документ об образовании и справку о характере условий труда (при необходимости)
• Работодатель обязан указать в трудовом договоре, что работа является совместительством
• По совместительству можно работать у неограниченного числа работодателей, если это не противоречит трудовому договору по основному месту работы

Существуют категории работников, для которых установлены дополнительные ограничения на работу по совместительству:

• Руководители организаций могут работать по совместительству только с разрешения уполномоченного органа или собственника
• Несовершеннолетние работники не могут работать по совместительству
• Для работников вредных и опасных производств существуют ограничения по продолжительности работы
• Государственные и муниципальные служащие имеют специальные ограничения, установленные соответствующими законами

Альтернативным вариантом является оформление гражданско-правового договора или регистрация в качестве самозанятого. Эти варианты подходят для тех, кто хочет иметь большую гибкость в работе или выполняет разовые проекты.

При выборе формы дополнительной занятости следует учитывать не только юридические аспекты, но и налоговые последствия. При работе по трудовому договору работодатель выступает налоговым агентом и сам удерживает НДФЛ, а при самозанятости или работе по ГПД ответственность за уплату налогов в большей степени ложится на исполнителя.

Понимание особенностей трудового законодательства – залог успешной карьеры и защиты ваших трудовых прав. В современном мире законные формы совмещения работы дают возможность официально увеличить доход без рисков и нарушений. Помните, что единственно верное решение – строгое соблюдение закона, поскольку краткосрочная выгода от использования двух трудовых книжек никогда не компенсирует долгосрочные негативные последствия для вашей карьеры и пенсионного обеспечения. Знание своих прав и обязанностей — это сила, которая поможет вам построить успешную профессиональную траекторию в рамках правового поля.