Как взять на работу самозанятого: особенности оформления и нюансы

Для кого эта статья:

• HR-менеджеры и специалисты по управлению персоналом
• Владельцы и руководители компаний, заинтересованные в оптимизации расходов

• Юридические консультанты и специалисты по налогообложению

  Привлечение самозанятых специалистов становится всё более востребованным бизнес-решением для компаний разных масштабов. На рынке труда сегодня насчитывается более 7,5 млн самозанятых граждан, и это число продолжает расти. Для работодателей это открывает возможности оптимизации расходов без ущерба для качества работы, однако требует понимания правовых нюансов и особенностей оформления таких отношений. Разберем, как легально и эффективно интегрировать самозанятых в бизнес-процессы и избежать типичных ошибок, которые могут обернуться штрафами и репутационными рисками. 🧩

Если вы заинтересованы в профессиональном подходе к найму и интеграции самозанятых в свою компанию, Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro станет надёжным проводником. Программа включает актуальные модули по работе с различными категориями сотрудников, в том числе самозанятыми. Вы освоите юридические аспекты сотрудничества, научитесь составлять защищённые договоры и избегать рисков переквалификации отношений налоговыми органами. Инвестиция в профессиональные HR-знания окупается уже на первом правильно оформленном контракте!

Что нужно знать о самозанятых перед их привлечением

Самозанятый — это физическое лицо (включая ИП), которое применяет специальный налоговый режим "Налог на профессиональный доход" (НПД). Самозанятые платят 4% налога при работе с физическими лицами и 6% — с юридическими лицами и ИП. Принципиальное отличие от штатного сотрудника заключается в том, что самозанятый оказывает услуги или выполняет работы, а не вступает в трудовые отношения. 🔍

Перед привлечением самозанятых специалистов необходимо чётко понимать ограничения и возможности данного формата сотрудничества:

• Самозанятые могут привлекаться только для выполнения конкретных задач или проектов
• Они не подчиняются правилам внутреннего трудового распорядка
• Самозанятые не могут быть привлечены для постоянной работы с фиксированным графиком
• Годовой доход самозанятого не должен превышать 2,4 млн рублей (данные на 2025 год)
• Самозанятые не могут нанимать сотрудников

Важно также проверить наличие статуса самозанятого у потенциального исполнителя. Это можно сделать одним из следующих способов:

• Попросить справку о постановке на учёт в качестве плательщика НПД (формируется в приложении "Мой налог")
• Использовать специальный сервис ФНС для проверки статуса самозанятого с его согласия
• Добавить в договор пункт об обязательстве исполнителя поддерживать статус плательщика НПД в течение всего срока сотрудничества

Алексей Петров, HR-директор

В 2023 году наша компания решила оптимизировать расходы на бэк-офис и перевести часть функций на внешних специалистов. Встал вопрос о привлечении дизайнера, контент-менеджера и бухгалтера. При анализе кандидатов мы обнаружили, что многие уже работают как самозанятые. Решили, что это отличная возможность снизить налоговую нагрузку, но опасались рисков переквалификации.

Первое, что мы сделали — тщательно проработали должностные инструкции этих позиций и выделили задачи, которые можно передать на аутсорс без признаков трудовых отношений. С дизайнером и контент-менеджером всё прошло гладко: мы составили договоры с чётким описанием конкретных услуг, сроков их выполнения и критериев приемки. А вот с бухгалтером вышла заминка — функционал требовал регулярной работы с фиксированным графиком и подчинением финансовому директору. После консультации с юристами мы решили, что этот функционал нельзя передать самозанятому без рисков.

Ключевой вывод: прежде чем привлекать самозанятых, необходимо честно ответить на вопрос — действительно ли это оказание услуг, а не замаскированный трудовой договор? Бизнес сэкономил около 35% на налогах и взносах, но только там, где сотрудничество реально соответствовало гражданско-правовому характеру.

Правовые аспекты при оформлении самозанятого сотрудника

Юридически корректная формулировка — "самозанятый исполнитель" или "самозанятый специалист", но не "сотрудник", поскольку последнее указывает на трудовые отношения, которые с самозанятыми устанавливать нельзя. Правовое оформление взаимодействия должно базироваться на нормах Гражданского, а не Трудового кодекса. 📋

Основные правовые моменты, которые следует учесть:

• Оформление договора гражданско-правового характера (ГПХ) — договора подряда, оказания услуг или авторского заказа
• Исключение любых формулировок, указывающих на трудовые отношения
• Чёткое определение предмета договора и конкретных результатов работы
• Установление порядка сдачи-приёмки результатов через акты
• Определение конечной стоимости услуг или работ без привязки к ежемесячной оплате

Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ, регулирующий деятельность самозанятых, предписывает им самостоятельно формировать чеки на услуги и передавать их заказчикам. Для организации важно получать эти чеки и хранить их как финансовые документы, подтверждающие расходы.

Принципиально важные отличия договора с самозанятым от трудового договора:

• В договоре с самозанятым должны отсутствовать пункты о рабочем графике
• Нельзя включать положения о дисциплинарной ответственности
• Не должно быть требований о соблюдении корпоративных правил и распорядка
• Запрещено указывать служебную подчинённость и должность
• Нельзя включать пункты об обеспечении условий труда и предоставлении отпусков

Основное правило: договор должен подчёркивать самостоятельность исполнителя в организации своей работы и ориентацию на конечный результат, а не на процесс. 🔐

Документы и процедура взаимодействия с самозанятыми

Взаимодействие с самозанятыми требует определённого документооборота, который обеспечит юридическую защищённость обеих сторон и подтвердит обоснованность расходов для бухгалтерии и налоговой инспекции. 📝

Базовый пакет документов для оформления отношений с самозанятым включает:

• Договор ГПХ (подряда, оказания услуг, авторского заказа)
• Техническое задание (ТЗ) с детальным описанием работ или услуг
• Акт приёма-передачи выполненных работ/услуг
• Чек от самозанятого (формируется в приложении "Мой налог")
• Справка о статусе самозанятого (на дату заключения договора)

Процедура взаимодействия с самозанятыми обычно включает следующие этапы:

1. Проверка статуса самозанятого перед заключением договора
2. Согласование и подписание договора с прилагаемым ТЗ
3. Выполнение работ/оказание услуг самозанятым в соответствии с ТЗ
4. Приёмка результатов работы заказчиком
5. Подписание акта выполненных работ/услуг обеими сторонами
6. Получение чека от самозанятого
7. Оплата услуг по реквизитам, указанным в договоре

Важно отметить, что документооборот с самозанятыми может быть полностью электронным при наличии квалифицированной электронной подписи у обеих сторон. Это существенно упрощает взаимодействие с удалёнными исполнителями. 💻

Марина Соколова, финансовый директор

Наш первый опыт работы с самозанятыми был связан с маркетинговым проектом. Мы заключили договор с копирайтером на разработку материалов для сайта. Договор составили "на скорую руку", взяв за основу стандартный шаблон договора ГПХ, не особенно вникая в детали. Оплату проводили ежемесячно фиксированными суммами, как при зарплате.

Через полгода во время налоговой проверки инспектор обратил внимание на наши отношения с этим исполнителем. В договоре не было чётко прописано техническое задание, результаты работы не фиксировались актами, а выплаты были регулярными и одинаковыми. Налоговая усмотрела в этом признаки трудовых отношений.

Нам доначислили НДФЛ, страховые взносы и пени на сумму около 240 тысяч рублей. Кроме того, пришлось срочно перестраивать процессы взаимодействия с другими самозанятыми. Теперь мы строго придерживаемся правил: детальное ТЗ к каждому договору, подписание актов с конкретными результатами, нерегулярные выплаты, привязанные к конкретным объёмам работ, и обязательное получение чеков. Неприятный, но полезный опыт, заставивший нас выстроить правильный документооборот.

Налоговые преимущества при работе с самозанятыми

Одно из главных преимуществ привлечения самозанятых — значительное снижение налоговой нагрузки для компании-заказчика. Правильно оформленные отношения с самозанятыми позволяют оптимизировать бизнес-процессы без нарушения налогового законодательства. 💰

Основные налоговые преимущества при работе с самозанятыми в 2025 году:

• Освобождение от обязанности удерживать и перечислять НДФЛ (13-15%)
• Отсутствие необходимости делать отчисления в социальные фонды (≈30% от ФОТ)
• Возможность учесть расходы на услуги самозанятых для снижения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль
• Упрощённый документооборот и снижение административной нагрузки
• Возможность заключать краткосрочные контракты без дополнительных выплат при расторжении

Рассмотрим экономическую выгоду на примере:

При ежемесячной выплате сотруднику 100 000 рублей "на руки" структура затрат будет следующей:

• Штатный сотрудник: ≈ 169 000 рублей (100 000 руки + 15 000 НДФЛ + 54 000 взносы)
• Самозанятый: 106 000 рублей (100 000 + 6 000 налог, который самозанятый платит сам)

Экономия для компании при работе с самозанятым составляет около 37% от фонда оплаты труда. В годовом выражении для организации со штатом в 10 человек, замена которых на самозанятых юридически возможна, экономия может составить более 7,5 млн рублей. 📈

Однако стоит помнить, что налоговые органы внимательно следят за подобными схемами оптимизации. Для безопасного получения налоговых преимуществ необходимо строго соблюдать следующие правила:

• Не привлекать самозанятых для выполнения работ, относящихся к основной производственной деятельности компании
• Не оформлять как самозанятых бывших сотрудников сразу после их увольнения
• Не устанавливать жёсткий график работы и не требовать постоянного присутствия
• Оформлять гражданско-правовые договоры на каждый проект или комплекс услуг
• Вести подробную документацию по всем проектам с самозанятыми

Важно: Экономия на налогах не должна быть единственной или основной целью привлечения самозанятых. Главным критерием должно быть соответствие характера работы гражданско-правовому, а не трудовому формату. 🛡️

Ищете свое профессиональное призвание или размышляете о смене карьерного трека? Тест на профориентацию от Skypro поможет определить, подходит ли вам роль HR-специалиста или другого управленца, работающего с самозанятыми и внешними исполнителями. Тест анализирует ваши склонности и таланты, выявляя сильные профессиональные стороны. Возможно, именно вы обладаете необходимыми качествами для успешного управления современными формами занятости и построения эффективных бизнес-моделей с привлечением самозанятых специалистов!

Риски и способы их минимизации при найме самозанятых

Несмотря на привлекательность сотрудничества с самозанятыми, этот формат сопряжён с определёнными рисками, игнорирование которых может привести к серьёзным финансовым и репутационным потерям. Знание этих рисков и соблюдение превентивных мер — ключ к безопасной оптимизации бизнес-процессов. ⚠️

Основные риски при работе с самозанятыми:

1. Риск переквалификации отношений в трудовые — наиболее серьёзный риск, влекущий доначисление НДФЛ, страховых взносов, штрафов и пеней
2. Риск административной ответственности за привлечение самозанятых к работам, которые должны выполняться по трудовому договору (ст. 5.27 КоАП РФ)
3. Риск отказа в признании расходов на услуги самозанятых при исчислении налога на прибыль
4. Риск потери статуса самозанятого исполнителем в процессе сотрудничества (превышение лимита дохода, смена налогового режима)
5. Риск ненадлежащего качества работ из-за меньших возможностей контроля по сравнению со штатными сотрудниками

Как минимизировать риски:

• Детальная проработка договора — избегайте формулировок, характерных для трудовых отношений (должность, рабочее место, график)
• Ориентация на результат, а не процесс — четко фиксируйте конкретные результаты работы в ТЗ и актах
• Разработка внутреннего положения о порядке взаимодействия с самозанятыми
• Регулярная проверка статуса самозанятого через официальные сервисы ФНС
• Дифференциация оплаты — уход от регулярных выплат одинаковыми суммами
• Документирование фактической самостоятельности исполнителя (переписка, планирование работ)
• Отсутствие признаков интеграции самозанятого в организационную структуру компании

Чек-лист для безопасного сотрудничества с самозанятыми:

• ✅ Договор составлен с учётом специфики гражданско-правовых отношений
• ✅ Исполнитель сам определяет порядок и способы выполнения работы
• ✅ Оплата привязана к конкретным результатам, а не к отработанному времени
• ✅ Самозанятый не включён в штатное расписание и корпоративную почту
• ✅ Не требуется соблюдение внутреннего распорядка компании
• ✅ К каждой выплате получен и сохранён чек от самозанятого
• ✅ Компания не предоставляет самозанятому материалы и оборудование
• ✅ Отсутствуют признаки личной зависимости исполнителя от заказчика

При возникновении споров с налоговыми органами ключевое значение имеет не столько формальная сторона (наличие договора ГПХ), сколько фактическое содержание отношений. Поэтому важно, чтобы реальный характер взаимодействия соответствовал гражданско-правовому, а не трудовому формату. 🔍

Правильно выстроенное взаимодействие с самозанятыми открывает для компаний новые возможности гибкого управления ресурсами и оптимизации расходов. Ключевыми факторами успеха здесь выступают юридическая грамотность, внимание к деталям документооборота и понимание границы между гражданско-правовыми и трудовыми отношениями. Привлечение самозанятых специалистов — не просто способ сократить расходы, но и стратегический инструмент адаптации бизнеса к меняющимся рыночным условиям. Компании, которые научились правильно интегрировать самозанятых в свои бизнес-процессы, получают конкурентное преимущество в виде гибкой и оптимизированной организационной структуры.