Как правильно подать сведения в военкомат о новом работнике: порядок

Для кого эта статья:

• HR-специалисты и менеджеры по кадрам
• Руководители компаний и индивидуальные предприниматели

• Юристы и специалисты по соблюдению законодательства в области труда

  Воинский учет на предприятии — та процедура, от которой зависит не только соблюдение законности, но и финансовое благополучие компании. Некорректное оформление или несвоевременная подача сведений в военкомат о новых сотрудниках может обернуться штрафами до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностных лиц. Избежать этих неприятностей поможет четкое понимание алгоритма взаимодействия с военкоматом и строгое следование установленным процедурам. Рассмотрим пошагово, как корректно подать сведения в военкомат о принятых на работу военнообязанных в 2025 году. 📋

HR-специалисты, работающие с воинским учетом, сталкиваются с постоянными изменениями в законодательстве и документообороте. На Курсе «HR-менеджер» с нуля от Skypro вы получите не только базовые знания кадрового делопроизводства, но и практические навыки ведения воинского учета под руководством действующих экспертов. Выпускники курса умеют грамотно организовывать все этапы взаимодействия с военкоматами, избегая типичных ошибок и штрафов.

Законодательные основы подачи сведений в военкомат о работниках

Обязанность работодателей передавать данные о военнообязанных сотрудниках законодательно закреплена в целом ряде нормативных документов. Прежде чем приступить к процедуре, необходимо четко понимать правовой фундамент этих требований. 📜

Основными нормативными актами, регулирующими порядок подачи сведений в военкомат, являются:

• Федеральный закон №53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе" от 28.03.1998 (с изменениями и дополнениями)
• Постановление Правительства РФ №719 "Об утверждении Положения о воинском учете" от 27.11.2006 (в актуальной редакции)
• Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях (утв. Генштабом ВС РФ)
• Приказ Министра обороны РФ №495 "Об утверждении Инструкции по обеспечению функционирования системы воинского учета" от 18.07.2014

Согласно п. 32 Положения о воинском учете, руководители организаций обязаны в двухнедельный срок сообщать в военные комиссариаты сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету и принятию (поступлению) или увольнению (отчислению) их с работы (из образовательных организаций).

Елена Кравцова, главный HR-специалист

В 2022 году наша компания расширилась и открыла филиал в соседнем регионе. Мы наняли 15 сотрудников, среди которых было 9 военнообязанных. По незнанию, я полагала, что достаточно направить данные только в военкомат по юридическому адресу головного офиса. На плановой проверке выяснилось, что это грубое нарушение — сведения о работниках должны подаваться в военкоматы по месту их воинского учета. Организации назначили штраф 30 000 рублей, а мне как ответственному лицу — 3 000 рублей. После этой ситуации мы разработали четкий алгоритм подачи сведений и автоматизировали контроль сроков, чтобы исключить подобные промахи в будущем.

Важно отметить, что требования законодательства применимы ко всем организациям независимо от их формы собственности и размера. Даже индивидуальные предприниматели, нанимающие работников-военнообязанных, должны соблюдать установленный порядок информирования военкоматов.

Кого и когда нужно ставить на воинский учет: обязанности работодателя

Часто HR-специалисты сталкиваются с вопросом: о каких именно сотрудниках необходимо подавать сведения в военкомат? Далеко не все работники подлежат воинскому учету, и потому важно четко разграничивать категории персонала. 🔍

На воинский учет в организации подлежат постановке:

• Призывники — граждане мужского пола в возрасте от 18 до 27 лет, подлежащие призыву на военную службу
• Военнообязанные — граждане, пребывающие в запасе Вооруженных Сил РФ:
• Мужчины в возрасте до 50 лет (рядовой и сержантский состав)
• Мужчины в возрасте до 60 лет (офицерский состав)
• Женщины, имеющие военно-учетные специальности (до 45-50 лет в зависимости от звания)

Определить, подлежит ли сотрудник воинскому учету, можно по документам, которые он предъявляет при трудоустройстве:

Обязанности работодателя при приеме на работу военнообязанного:

1. Проверить наличие и достоверность документов воинского учета
2. Сделать копии документов воинского учета для личного дела
3. Занести данные в личную карточку работника (форма Т-2)
4. Сообщить в военкомат о приеме на работу в двухнедельный срок
5. Вести картотеку личных карточек военнообязанных

При этом нужно помнить, что отсутствие у работодателя правильно организованной системы воинского учета может повлечь серьезную административную ответственность. В 2025 году штрафы для юридических лиц за нарушение порядка воинского учета выросли и составляют от 30 000 до 50 000 рублей. ⚠️

Пошаговый порядок подачи сведений в военкомат о новом сотруднике

Процесс подачи сведений в военкомат о новом работнике состоит из нескольких логических этапов. Правильная последовательность действий — залог соблюдения законодательства и избавления от лишних проверок. Рассмотрим пошаговый алгоритм для HR-специалиста. 📝

Шаг 1. Проверка и копирование документов воинского учета

При приеме на работу нового сотрудника необходимо:

• Запросить документ воинского учета (военный билет или удостоверение призывника)
• Проверить наличие всех необходимых отметок и записей
• Удостовериться, что документ содержит отметку о постановке на воинский учет в военкомате по месту жительства
• Изготовить копии документа для личного дела

Не уверены в своих навыках работы с кадровыми вопросами? Пройдите Тест на профориентацию от Skypro и узнайте, подходит ли вам карьера в HR. Специально разработанная методика определит ваши склонности к управлению персоналом, в том числе к ведению воинского учета. Результаты помогут понять, стоит ли развиваться в данном направлении или сфокусироваться на других аспектах HR-управления.

Шаг 2. Заполнение раздела II личной карточки Т-2

После приема сотрудника на работу необходимо:

• Заполнить раздел II "Сведения о воинском учете" в личной карточке Т-2
• Указать в карточке категорию запаса, воинское звание, военно-учетную специальность, наименование военного комиссариата по месту жительства
• Получить подпись работника, подтверждающую правильность внесенных сведений

Шаг 3. Подготовка уведомления в военкомат

После заполнения документов необходимо подготовить уведомление в военкомат о приеме на работу:

• Составить уведомление по утвержденной форме (в соответствии с Приложением №9 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета)
• Указать все необходимые данные о сотруднике: ФИО, дату рождения, воинское звание, должность в организации, серию и номер военного билета
• Заверить документ подписью руководителя организации и печатью (при наличии)

Шаг 4. Направление сведений в военный комиссариат

Подготовленное уведомление необходимо направить в военный комиссариат:

• По месту жительства/пребывания сотрудника (не по месту нахождения организации)
• В двухнедельный срок с момента подписания трудового договора
• Способом, позволяющим подтвердить факт и дату отправки (заказным письмом с уведомлением, электронными каналами связи с ЭЦП или лично с отметкой о получении)

Шаг 5. Получение подтверждения и регистрация

Заключительный этап процедуры:

• Получить подтверждение о доставке уведомления (уведомление о вручении, отметка на копии)
• Зарегистрировать направленное уведомление и полученное подтверждение в журнале учета исходящей корреспонденции
• Подшить копию уведомления с подтверждением отправки в соответствующее дело

Антон Воробьев, специалист по кадровому учету

В мою практику попал сложный случай: мы приняли на работу сотрудника-иностранца, получившего российское гражданство всего месяц назад. В его документах отсутствовали отметки о постановке на воинский учет, хотя по возрасту и состоянию здоровья он подлежал призыву. Я обратился в военкомат за консультацией и получил четкие инструкции. Оказалось, что работодатель обязан не только уведомить военкомат о приеме такого сотрудника, но и направить гражданина для первоначальной постановки на воинский учет в течение двух недель. После выполнения этой процедуры мы получили все необходимые документы и смогли корректно заполнить личную карточку Т-2. Этот случай показал, как важно быть в контакте с военкоматом даже в нестандартных ситуациях.

Правила заполнения формы для подачи сведений о военнообязанных

Корректное заполнение формы уведомления — залог того, что военкомат примет документ с первого раза и не вернет его на доработку. Разберем ключевые аспекты заполнения формы для подачи сведений о военнообязанных сотрудниках. 📄

Форма уведомления о приеме военнообязанного на работу должна содержать следующие обязательные элементы:

• Полное наименование организации-работодателя с указанием организационно-правовой формы
• Адрес организации (юридический и фактический)
• ИНН и КПП организации
• Персональные данные сотрудника:
• Фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращений)
• Дата рождения (в формате ДД.ММ.ГГГГ)
• Место рождения (как указано в паспорте)
• Образование (уровень и специализация)
• Сведения из документов воинского учета:
• Воинское звание
• Категория запаса
• Военно-учетная специальность (ВУС)
• Серия и номер военного билета (удостоверения гражданина, подлежащего призыву)
• Наименование военного комиссариата по месту жительства
• Трудоустройство:
• Должность/специальность в организации
• Дата приема на работу (номер и дата приказа)
• Форма работы (основная работа или совместительство)
• Подпись руководителя организации или уполномоченного лица
• Печать организации (при наличии)
• Исходящий номер и дата уведомления

При заполнении формы следует учитывать несколько важных нюансов:

1. Разборчивость. Документ должен быть заполнен четко и разборчиво, без помарок и исправлений. При машинном заполнении используйте читаемый шрифт не менее 12 пунктов.
2. Точность данных. Все сведения должны строго соответствовать документам воинского учета и паспорту сотрудника. Недопустимо сокращать имена или названия.
3. Полнота информации. Все поля формы должны быть заполнены. Если какие-то данные отсутствуют, в соответствующих графах ставится прочерк.
4. Актуальность. Указывайте актуальный адрес военного комиссариата. Если сотрудник недавно сменил место жительства, может потребоваться информация о военкомате по предыдущему месту регистрации.

Помимо базовой информации, в некоторых военкоматах могут запросить дополнительные данные — например, семейное положение сотрудника, номер контактного телефона или адрес фактического проживания. Рекомендуется заранее уточнить требования конкретного военного комиссариата. 🔖

Сроки и способы передачи данных в военкомат: избегаем штрафов

Соблюдение сроков и выбор правильного способа передачи сведений — ключевые моменты, позволяющие избежать административных штрафов за нарушение порядка воинского учета. Рассмотрим нормативные требования и практические рекомендации по этому вопросу. ⏰

Установленные законодательством сроки подачи сведений:

• Для уведомления о приеме на работу военнообязанного: в течение 14 дней с момента заключения трудового договора
• Для уведомления об увольнении военнообязанного: в течение 14 дней с даты прекращения трудового договора
• Для уведомления об изменениях в учетных данных военнообязанного: в течение 14 дней с момента внесения изменений
• Для ежегодной сверки сведений о военнообязанных: в соответствии с графиком, установленным военкоматом (обычно в период с октября по декабрь)

Способы передачи данных в военный комиссариат:

1. Личная передача документов

   • Преимущества: возможность получить отметку о принятии на копии, проконсультироваться по спорным вопросам
   • Недостатки: временные затраты, необходимость личного присутствия
   • Особенности: необходимо подготовить документы в двух экземплярах, один из которых остается в военкомате, а второй с отметкой о принятии возвращается в организацию

2. Почтовое отправление (заказное письмо с уведомлением)

   • Преимущества: нет необходимости лично посещать военкомат, наличие документального подтверждения отправки
   • Недостатки: временная задержка доставки, риск утери
   • Особенности: необходимо сохранять квитанцию об отправке и уведомление о вручении, формировать опись вложения

3. Электронная передача данных (через систему межведомственного электронного взаимодействия)

   • Преимущества: оперативность, отсутствие бумажного документооборота
   • Недостатки: доступно не во всех регионах, требует наличия квалифицированной электронной подписи
   • Особенности: перед использованием данного способа необходимо уточнить техническую готовность конкретного военкомата к приему электронных документов

Ответственность за нарушение сроков подачи сведений:

• Для должностных лиц (HR-менеджер, руководитель): штраф от 1 000 до 5 000 рублей
• Для юридических лиц: штраф от 30 000 до 50 000 рублей
• При повторном нарушении размеры штрафов увеличиваются

Практические рекомендации по соблюдению сроков:

1. Внедрите систему напоминаний и контрольных сроков в HR-календаре компании
2. Определите конкретное ответственное лицо за взаимодействие с военкоматами
3. Создайте подробную инструкцию по воинскому учету для внутреннего пользования
4. Ведите журнал учета отправленных уведомлений с указанием дат и способов отправки
5. При приближении срока подачи отчетности за 2-3 дня связывайтесь с военкоматом для уточнения формата приема документов
6. При отправке почтой закладывайте 3-4 дня на доставку письма (не отправляйте в последний день срока)

Для эффективного управления процессом многие компании внедряют специализированные программные решения, интегрированные с HR-системами, которые автоматически формируют уведомления и контролируют сроки их отправки. Такой подход позволяет минимизировать человеческий фактор и снизить риски нарушений. 💻

Грамотно выстроенная система подачи сведений в военкоматы о военнообязанных сотрудниках — не просто формальное требование законодательства, а важный элемент корпоративной культуры соблюдения правовых норм. Организовав четкий алгоритм взаимодействия с военкоматами, вы не только избежите штрафных санкций, но и повысите авторитет компании как ответственного работодателя. Помните, что основная цель воинского учета — обеспечение мобилизационной готовности страны, и ваша компания вносит в это свой вклад, своевременно и корректно предоставляя необходимую информацию.