Как правильно написать заявление на отпуск – образец и примеры

Для кого эта статья:

• Сотрудники, желающие правильно оформить заявление на отпуск
• Новички в трудовой сфере и HR-менеджеры

• Люди, готовящиеся к отпуску и нуждающиеся в рекомендациях по его оформлению

  Планирование отпуска — радостный момент, но сначала нужно пройти через формальную процедуру заявления. Многие сотрудники, особенно новички, теряются в нюансах этого процесса: как правильно составить документ, какие элементы обязательны, в какие сроки подать? Неправильно оформленное заявление может привести к задержкам в согласовании и даже отказу в предоставлении отпуска. В этой статье мы рассмотрим пошаговую инструкцию по составлению заявления на отпуск, приведем образцы и разберем типичные ошибки, чтобы ваш отдых начался точно по плану. 📝✈️

Стремитесь к профессиональному росту в HR-сфере? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro поможет вам освоить все аспекты кадрового делопроизводства, включая правильное оформление отпусков. Вы научитесь не только составлять безупречные документы, но и разрабатывать эффективные HR-процессы в компании. Наши выпускники получают не просто знания, а готовые инструменты для немедленного применения в работе!

Что нужно знать перед составлением заявления на отпуск

Прежде чем приступать к написанию заявления, необходимо разобраться в типах отпусков и сроках их предоставления. Согласно Трудовому кодексу РФ, существует несколько видов отпусков, каждый из которых имеет свои особенности оформления. 🗓️

Важно помнить о следующих ключевых моментах:

• Согласно ст. 122 ТК РФ, заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск подается минимум за две недели до предполагаемой даты начала отпуска.
• Отпуск за первый год работы может быть предоставлен по истечении 6 месяцев работы у данного работодателя.
• График отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года.
• При желании разделить отпуск на части, одна из частей должна быть не менее 14 дней.
• Некоторым категориям работников отпуск предоставляется в удобное для них время (например, родителям детей до 14 лет, ветеранам).

Елена Ковалева, HR-директор Помню случай с нашим новым сотрудником Алексеем, который планировал поездку на юг с семьей через месяц после трудоустройства. Он подошел ко мне с вопросом о возможности взять отпуск, явно нервничая, так как билеты уже были куплены. Я объяснила, что по закону он имеет право на отпуск только через 6 месяцев работы, но есть исключения, которые может одобрить руководство компании. Мы составили грамотное заявление с подробным объяснением ситуации, приложили копии билетов, и генеральный директор одобрил его отпуск. Этот случай показывает, насколько важно знать нюансы трудового законодательства и правильно составлять заявление, особенно в нестандартных ситуациях.

Перед составлением заявления также рекомендуется выполнить следующие действия:

1. Проверить свой отпускной баланс (сколько дней отпуска у вас осталось).
2. Согласовать даты отпуска с непосредственным руководителем.
3. Ознакомиться с локальными нормативными актами компании, регулирующими порядок предоставления отпусков.
4. Учесть производственную необходимость и возможность замещения на период отсутствия.
5. Проверить, не совпадает ли ваш планируемый отпуск с отпуском коллег из вашего отдела.

Структура и обязательные элементы заявления на отпуск

Заявление на отпуск имеет определенную структуру, соблюдение которой обеспечит его быстрое рассмотрение и одобрение. Документ должен выглядеть профессионально и содержать все необходимые элементы. 📋

Обязательные элементы заявления на отпуск:

1. Шапка документа — указывается должность и ФИО руководителя в дательном падеже, от кого подается заявление (ФИО заявителя, должность, отдел).
2. Наименование документа — слово «Заявление» по центру листа.
3. Текст заявления — официальная просьба о предоставлении отпуска с указанием его вида, продолжительности и конкретных дат.
4. Основание (при необходимости) — для учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и др.
5. Дата составления заявления.
6. Подпись заявителя с расшифровкой.

Пример структуры заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск:

Генеральному директору ООО "Компания" Иванову И.И. от менеджера отдела продаж Петрова Петра Петровича

ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней с 01.06.2025 по 14.06.2025 включительно. 15.05.2025 Петров П.П.

Для разных видов отпусков текст заявления будет отличаться. Рассмотрим ключевые формулировки:

Важные рекомендации по оформлению:

• Заявление пишется на листе формата А4.
• Текст должен быть лаконичным и ясным, без лишних деталей.
• Даты указываются полностью (число, месяц, год).
• Если отпуск предоставляется с последующим увольнением, это необходимо указать в тексте заявления.
• При переносе отпуска указывается ссылка на предыдущий период.
• При запросе отпуска вне графика рекомендуется указать причину.

Образцы заявлений для разных видов отпусков

Для упрощения процесса составления заявления предлагаем готовые образцы для различных ситуаций. Вы можете использовать их как шаблон, адаптируя под конкретные обстоятельства. 📝

Образец заявления на очередной оплачиваемый отпуск

Генеральному директору ООО "Сфера" Смирнову С.С. от бухгалтера Ивановой Анны Петровны

ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 10.07.2025 по 06.08.2025 включительно в соответствии с графиком отпусков. 20.06.2025 Иванова А.П.

Образец заявления на отпуск с разделением на части

Директору ЗАО "Технологии" Федорову А.В. от инженера Козлова Сергея Николаевича

ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне часть ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 14 календарных дней с 15.05.2025 по 28.05.2025 включительно. Оставшуюся часть отпуска (14 дней) планирую использовать в октябре 2025 года. 28.04.2025 Козлов С.Н.

Образец заявления на отпуск без сохранения заработной платы

Руководителю ИП Волков М.М. от менеджера Сидоровой Елены Игоревны

ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам продолжительностью 5 календарных дней с 12.04.2025 по 16.04.2025 включительно. 05.04.2025 Сидорова Е.И.

Образец заявления на учебный отпуск

Директору ООО "Альфа" Морозову А.И. от специалиста отдела логистики Кузнецова Дмитрия Владимировича

ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне учебный отпуск с сохранением среднего заработка для прохождения промежуточной аттестации в Московском государственном университете продолжительностью 20 календарных дней с 10.01.2025 по 29.01.2025 включительно. Справку-вызов из учебного заведения прилагаю. 25.12.2024 Кузнецов Д.В.

Образец заявления на отпуск по уходу за ребенком

Генеральному директору ПАО "Глобус" Петрову В.Н. от менеджера по персоналу Николаевой Ольги Сергеевны

ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет с 15.03.2025 по 14.03.2028 включительно. Копию свидетельства о рождении ребенка прилагаю. 10.03.2025 Николаева О.С.

Андрей Соколов, HR-менеджер В нашей компании был случай с сотрудницей Мариной, которая подала заявление на отпуск по семейным обстоятельствам буквально за день до планируемой даты. Когда я получил документ, сразу заметил, что в нём не указана причина, а это критично для отпуска без сохранения зарплаты. Более того, она запрашивала 15 дней, хотя наша внутренняя политика ограничивает такие отпуска 5 днями без дополнительного обоснования. Я связался с Мариной, объяснил ситуацию и помог переоформить заявление правильно — с указанием семейных обстоятельств (болезнь матери) и приложением подтверждающих документов. Благодаря корректному оформлению руководство одобрило все запрошенные 15 дней. Этот случай демонстрирует, как важна каждая деталь в заявлении и насколько своевременная консультация может ускорить процесс согласования.

Частые ошибки при оформлении отпускного заявления

При составлении заявления на отпуск сотрудники нередко допускают ошибки, которые могут привести к задержке рассмотрения документа или даже к его отклонению. Проанализировав типичные проблемы, мы составили список наиболее распространенных ошибок и способы их избежать. 🚫

• Неправильное указание руководителя — заявление должно адресоваться тому руководителю, который имеет право подписывать приказы о предоставлении отпуска (обычно это генеральный директор или руководитель организации).
• Отсутствие точных дат — всегда указывайте конкретные даты начала и окончания отпуска с формулировкой "включительно".
• Ошибки в расчете продолжительности отпуска — количество указанных дней должно соответствовать периоду между датами начала и окончания отпуска.
• Неверное указание вида отпуска — четко определите, какой именно отпуск вы запрашиваете (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения зарплаты и т.д.).
• Отсутствие необходимых приложений — для некоторых видов отпусков требуются подтверждающие документы (справка-вызов из учебного заведения, свидетельство о рождении ребенка и т.д.).
• Несвоевременная подача заявления — соблюдайте сроки подачи заявления (как правило, за 2 недели до начала отпуска).
• Отсутствие визы непосредственного руководителя — во многих организациях требуется предварительное согласование с непосредственным начальником перед подачей заявления.
• Неразборчивый почерк при рукописном заявлении — пишите четко или используйте печатную форму.

Пример сравнения неправильного и правильного оформления заявления:

Важные рекомендации для избежания ошибок:

1. Используйте готовые шаблоны заявлений, принятые в вашей организации.
2. Проконсультируйтесь с сотрудником отдела кадров перед составлением заявления в нестандартной ситуации.
3. Проверяйте правильность указания должности и ФИО руководителя.
4. Внимательно пересчитывайте количество дней отпуска с учетом выходных и праздников.
5. Сохраняйте копию заявления с отметкой о принятии.

Задумываетесь о профессиональном развитии в сфере HR? Пройдите Тест на профориентацию от Skypro и узнайте, насколько вам подходит карьера в управлении персоналом. Тест поможет определить, какие профессиональные компетенции у вас развиты лучше всего и в каком направлении стоит двигаться. Особенно полезно для тех, кто часто сталкивается с кадровыми вопросами и хочет превратить эти навыки в полноценную карьеру!

Порядок подачи и согласования заявления на отпуск

Правильно составленное заявление — это только первый шаг. Не менее важно соблюдать установленный порядок его подачи и согласования, который может иметь особенности в зависимости от организации. 🔄

Стандартный порядок подачи и согласования заявления на отпуск:

1. Предварительное согласование дат отпуска с непосредственным руководителем (устно).
2. Составление заявления по установленной форме.
3. Передача заявления на визирование непосредственному руководителю — он должен поставить резолюцию "Согласовано" или "Не возражаю" с подписью.
4. Регистрация заявления в секретариате или через систему электронного документооборота (при наличии).
5. Передача заявления в отдел кадров/HR для проверки корректности оформления и наличия отпускных дней.
6. Передача заявления на утверждение руководителю организации.
7. Подготовка приказа о предоставлении отпуска на основании утвержденного заявления.
8. Ознакомление сотрудника с приказом под подпись.
9. Расчет и выплата отпускных — не позднее чем за 3 дня до начала отпуска.

Важные сроки, которые необходимо соблюдать:

• Заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск подается не позднее чем за 14 календарных дней до его начала.
• Для отпуска без сохранения заработной платы срок подачи заявления может быть более коротким, но рекомендуется также придерживаться 14-дневного периода.
• Учебный отпуск оформляется сразу после получения справки-вызова из учебного заведения.
• Отпуск по беременности и родам оформляется на основании больничного листа в день его получения.

Особенности процесса в разных организациях:

• В крупных компаниях часто используются электронные системы учета отпусков и подачи заявлений.
• Некоторые организации требуют заполнения дополнительных форм, например, служебной записки о передаче дел на период отсутствия.
• В компаниях с большим штатом может требоваться дополнительное согласование с руководителем департамента или директором по персоналу.
• Некоторые работодатели требуют указания контактной информации для связи в период отпуска.

Рекомендации по взаимодействию с HR-отделом:

1. При наличии сомнений в правильности оформления заявления обратитесь к HR-специалисту до его подачи.
2. Запросите информацию о текущем состоянии вашего отпускного баланса перед планированием отпуска.
3. После подачи заявления уточните, когда будут начислены отпускные.
4. Сохраняйте копию заявления с отметкой о принятии для себя.
5. В случае изменения планов своевременно уведомите HR-отдел и оформите новое заявление.

Правильно оформленное заявление на отпуск — это гарантия того, что ваш отдых начнется без задержек и неприятных сюрпризов. Следуя рекомендациям этой статьи, вы сможете без труда составить корректное заявление для любого вида отпуска и провести процесс его согласования максимально эффективно. Помните, что своевременная подача заявления и соблюдение всех формальностей — это проявление профессионализма, которое положительно оценивается работодателем. Планируйте свой отдых заранее, оформляйте документы правильно, и ваш отпуск пройдет именно так, как вы запланировали!