Как отправить уведомление о приеме бывшего госслужащего: инструкция
Пройдите тест, узнайте какой профессии подходите
Для кого эта статья:
- HR-менеджеры и специалисты по кадровому учету
- Руководители и владельцы компаний, нанимающих бывших госслужащих
Юристы и консультанты в области трудового законодательства
Прием на работу бывшего госслужащего несет в себе юридические обязательства, о которых многие работодатели узнают только после получения штрафа. 76% организаций допускают ошибки при оформлении уведомлений о трудоустройстве экс-чиновников, что ежегодно приводит к многомиллионным штрафам. От правильно составленного уведомления и своевременной отправки зависит не только репутация компании, но и ее финансовое благополучие. Разберемся, как безошибочно пройти этот процесс и обезопасить организацию от административных санкций. 📝
Хотите быть уверены в правильном оформлении всех кадровых процедур? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro поможет освоить все нюансы работы с документами при приеме бывших госслужащих. Вы получите практические шаблоны уведомлений, разберете типичные ошибки и научитесь выстраивать безопасные HR-процессы. Наши выпускники экономят компаниям до 500 000 рублей на предотвращении штрафов ежегодно!
Обязанность работодателя по отправке уведомления о госслужащем
Обязанность информировать о приеме на работу бывшего государственного или муниципального служащего закреплена статьей 64.1 Трудового кодекса РФ и частью 4 статьи 12 Федерального закона №273-ФЗ «О противодействии коррупции». Эти нормы обязывают работодателя уведомлять предыдущее место службы сотрудника в течение 10 дней с даты заключения трудового договора. ⚖️
Данное требование распространяется на случаи, когда:
- С момента увольнения с госслужбы прошло менее 2 лет
- Бывший госслужащий занимал должность, включенную в специальный перечень*
- Заключается трудовой договор или гражданско-правовой договор стоимостью более 100 000 рублей в месяц
*Специальный перечень должностей утвержден Указом Президента РФ от 21.07.2010 №925 и включает должности, при замещении которых служащие обязаны представлять сведения о доходах и имуществе.
Ирина Петрова, руководитель отдела кадрового администрирования:
Прошлым летом наша компания приняла на должность коммерческого директора бывшего сотрудника Налоговой службы. Я была уверена, что уведомление нужно отправлять только для высокопоставленных чиновников, и мы пропустили этот шаг. Через два месяца к нам пришла проверка, и компания получила штраф в размере 150 000 рублей. Мы пытались оспорить его, доказывая отсутствие умысла, но суд остался непреклонен. Теперь у нас разработан четкий чек-лист для найма бывших госслужащих — мы проверяем каждого нового сотрудника по базе должностей и строго соблюдаем сроки отправки уведомлений.
Категория госслужащих | Необходимость уведомления | Нормативное обоснование |
---|---|---|
Госслужащие, занимавшие должности из специального перечня | Обязательно | ФЗ №273, ст.12, Указ Президента №925 |
Госслужащие, не входящие в перечень, но с обязанностью предоставлять сведения о доходах | Обязательно | ФЗ №273, ст.12, ТК РФ ст.64.1 |
Госслужащие, уволенные более 2 лет назад | Не требуется | ФЗ №273, ст.12, п.2 |
Муниципальные служащие, входящие в специальный перечень | Обязательно | ФЗ №273, ст.12, ТК РФ ст.64.1 |
Примечательно, что обязанность по отправке уведомления лежит полностью на работодателе, вне зависимости от того, предоставил ли сам бывший госслужащий информацию о своем предыдущем месте работы. Проверка кандидата — это ответственность компании, и незнание о предыдущем месте службы не освобождает от ответственности.

За что грозит штраф при найме бывшего госслужащего
Несоблюдение требований об уведомлении влечет административную ответственность по статье 19.29 КоАП РФ. Штрафы за нарушение порядка трудоустройства бывших госслужащих достаточно существенны и могут серьезно ударить по бюджету организации. 💰
Размеры штрафов в 2025 году:
- Для должностных лиц (руководителей, HR-директоров) — от 20 000 до 50 000 рублей
- Для индивидуальных предпринимателей — от 20 000 до 50 000 рублей
- Для юридических лиц — от 100 000 до 500 000 рублей
Важно понимать, что штраф может быть наложен за каждый случай нарушения. Если компания приняла нескольких бывших госслужащих и не отправила уведомления, штрафы суммируются за каждого сотрудника отдельно.
Основные нарушения, за которые налагаются штрафы:
Нарушение | Типичные ошибки работодателей | Последствия |
---|---|---|
Несоблюдение сроков | Отправка уведомления позже 10-дневного срока | Штраф в полном объеме |
Неполная информация | Отсутствие обязательных сведений в уведомлении | Штраф + требование исправить |
Отправка в неверный орган | Уведомление направлено не по последнему месту службы | Штраф в полном объеме |
Полное отсутствие уведомления | Уведомление не направлено вообще | Максимальный штраф |
Неверно оформленное уведомление | Использование устаревших форм, ошибки в данных | Штраф + требование исправить |
Пройдите бесплатный Тест на профориентацию от Skypro, чтобы оценить свои склонности к HR-администрированию. Правильно оформленные документы требуют внимания к деталям и правовой грамотности. Тест поможет понять, насколько вам подходит роль HR-специалиста, ответственного за кадровые процедуры, и какие навыки нужно развивать, чтобы безукоризненно выполнять требования законодательства в сфере найма госслужащих.
Срок давности привлечения к административной ответственности по статье 19.29 КоАП составляет 6 лет с момента нарушения. Это означает, что даже спустя несколько лет после приема госслужащего компания может быть оштрафована, если факт неуведомления будет выявлен.
Пошаговая инструкция: как отправить уведомление правильно
Процедура уведомления о приеме бывшего госслужащего требует четкого соблюдения последовательности действий. Предлагаю пошаговый алгоритм, который минимизирует риски нарушений. 📋
Шаг 1: Идентификация госслужащего
- При собеседовании и приеме на работу запросите у кандидата трудовую книжку или выписку из электронной трудовой книжки
- Проверьте, работал ли кандидат в государственных/муниципальных органах в течение последних 2 лет
- Уточните должность, которую занимал кандидат на госслужбе
- Проверьте, входит ли эта должность в специальный перечень (можно сделать запрос в ведомство, где работал кандидат)
Шаг 2: Сбор необходимой информации для уведомления
- Полное наименование последнего места госслужбы
- Полное наименование должности с указанием структурного подразделения
- Дата увольнения с госслужбы
- Реквизиты компании-работодателя, включая контактные данные
- Информация о должности, на которую принимается бывший госслужащий
- Сумма оплаты труда по договору (для ГПХ должна превышать 100 000 рублей в месяц)
Шаг 3: Заполнение формы уведомления
- Используйте актуальную форму, утвержденную Постановлением Правительства №700 от 21.01.2015 (с изменениями на 2025 год)
- Заполните все поля формы без сокращений
- Укажите реквизиты заключенного договора (номер, дату)
- Пропишите подробное описание должностных обязанностей
- Проверьте корректность заполнения перед подписанием
Шаг 4: Подписание уведомления уполномоченным лицом
- Уведомление должно быть подписано руководителем организации или лицом, имеющим соответствующие полномочия
- При подписании по доверенности, приложите копию доверенности
- Поставьте печать организации (при ее наличии)
Шаг 5: Отправка уведомления в государственный орган
- Определите точный адрес для отправки (последнее место службы)
- Отправьте уведомление заказным письмом с уведомлением о вручении или иным способом, позволяющим подтвердить факт отправки
- Сохраните доказательство отправки (квитанция, опись вложения) в кадровых документах сотрудника
Шаг 6: Документирование процесса
- Создайте копию отправленного уведомления
- Заведение журнала учета отправленных уведомлений
- Храните все подтверждающие документы не менее 3 лет
Способы отправки уведомления в государственный орган
Законодательство не устанавливает строгих требований к способу доставки уведомления, главное — обеспечить его получение государственным органом в установленный срок и иметь возможность это подтвердить. Рассмотрим наиболее распространенные и надежные способы отправки. ✉️
1. Почтовое отправление — самый распространенный способ:
- Отправка заказным письмом с уведомлением о вручении
- Обязательно оформление описи вложения, где указывается отправляемый документ
- Сохранение квитанции об отправке и копии уведомления о вручении
- Преимущество: наличие юридически значимого доказательства получения
- Недостаток: длительность доставки (учитывайте при расчете 10-дневного срока)
2. Личная доставка — самый надежный способ:
- Доставка уведомления представителем работодателя лично в канцелярию госоргана
- Получение отметки о принятии на втором экземпляре (дата, подпись, печать)
- Преимущество: мгновенное документальное подтверждение
- Недостаток: требует временных затрат и возможности личного посещения
3. Электронная отправка — современный способ:
- Использование официального электронного документооборота (если доступен в данном госоргане)
- Отправка через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ)
- Использование электронной почты (если такой способ согласован с госорганом)
- Преимущество: скорость доставки
- Недостаток: не все госорганы принимают такой способ; требуется дополнительное подтверждение получения
4. Курьерская доставка — быстрый и надежный способ:
- Отправка через коммерческую курьерскую службу с получением подтверждения доставки
- Оформление заказа с услугой отчета о доставке
- Преимущество: скорость и надежность
- Недостаток: более высокая стоимость по сравнению с почтовым отправлением
Дмитрий Соколов, HR-директор:
После проверки Роструда наша компания была оштрафована на 200 000 рублей. Причина — мы отправили уведомление по электронной почте, но не получили подтверждения о его доставке. С тех пор мы используем только комбинированный подход: отправляем уведомление заказным письмом с описью вложения и параллельно направляем электронную копию. Дополнительно звоним в канцелярию госоргана, чтобы убедиться в получении документа. Такой трехступенчатый подход кажется излишним, но он позволил нам избежать новых штрафов за последние три года, несмотря на то, что мы приняли еще 5 бывших госслужащих.
Сроки и особенности уведомления о приеме госслужащих
Соблюдение сроков при отправке уведомлений — критически важный аспект процедуры, который часто становится причиной административных штрафов. Давайте разберемся с ключевыми временными интервалами и особенностями процесса. ⏱️
- 10 календарных дней — основной срок для отправки уведомления с момента заключения трудового или гражданско-правового договора
- 2 года — период после увольнения с госслужбы, в течение которого работодатель обязан отправлять уведомления
- 100 000 рублей — пороговая сумма ежемесячного вознаграждения по гражданско-правовому договору, при превышении которой требуется отправка уведомления
Важные нюансы, связанные со сроками:
- Срок исчисляется со следующего дня после заключения договора
- Если последний день срока приходится на нерабочий, датой окончания считается ближайший следующий рабочий день
- Для почтовых отправлений датой уведомления считается день сдачи письма в отделение связи, а не день получения госорганом
Ситуация | Срок отправки уведомления | Примечание |
---|---|---|
Заключение трудового договора | 10 дней с даты заключения | Независимо от даты фактического начала работы |
Заключение ГПХ > 100 000 руб. | 10 дней с даты заключения | Важна сумма ежемесячного вознаграждения, а не общая сумма договора |
Изменение условий договора | Новое уведомление не требуется | Если только изменения не касаются должностных обязанностей бывшего госслужащего |
Продление срочного договора | 10 дней с даты продления | Требуется отправка нового уведомления |
Трудоустройство по внутреннему совместительству | 10 дней с даты заключения договора о совместительстве | Требуется отдельное уведомление, даже если основной договор уже был уведомлен |
Особые случаи, требующие внимания:
- Реорганизация госоргана: уведомление направляется правопреемнику
- Ликвидация госоргана: уведомление направляется в вышестоящую организацию
- Несколько мест госслужбы за 2 года: уведомления направляются в каждый из госорганов, где служил сотрудник
- Перевод внутри компании: новое уведомление требуется, если меняются должностные обязанности
При определении необходимости отправки уведомления важно учитывать не только должность бывшего госслужащего, но и функции, которые он будет выполнять в вашей организации. Если новые обязанности связаны с его прежней деятельностью на госслужбе (например, взаимодействие с тем же ведомством), это может потребовать дополнительного согласования с комиссией по соблюдению требований к служебному поведению.
Соблюдение порядка уведомления о приеме бывшего госслужащего — не просто формальность, а важный элемент комплаенс-политики компании и профилактики коррупционных рисков. Правильно выстроенный процесс уведомления защищает не только организацию от штрафов, но и ее репутацию от возможных скандалов. Внедрите автоматические проверки кандидатов на предмет работы в госорганах, разработайте четкий алгоритм действий для HR-отдела и периодически проводите аудит соблюдения этих процедур — это инвестиция в устойчивое развитие вашего бизнеса.