Получить профессию в Skypro
Как отправить трудовую книжку по почте: пошаговая инструкция
Для кого эта статья:
- Работодатели и HR-специалисты, занимающиеся кадровым делопроизводством
- Юристы и специалисты по трудовому праву
Студенты и начинающие HR-менеджеры, интересующиеся законодательством и практическими аспектами работы с трудовыми книжками
Отправка трудовой книжки по почте — это процедура, которая требует соблюдения строгих юридических норм и грамотного документального оформления. Неправильная отправка может обернуться серьезными последствиями для работодателя: от административных штрафов до судебных исков от бывших сотрудников. Каждый шаг этого процесса имеет значение — от момента подготовки документа до получения подтверждения о его доставке. Давайте разберем, как отправить трудовую книжку безопасно и в соответствии с законодательством 2025 года. ????
Если вы часто сталкиваетесь с кадровыми вопросами и хотите превратить это в профессию с достойным доходом, Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro — идеальное решение. Вы научитесь не только правильно оформлять документы при увольнении, но и освоите все аспекты кадрового делопроизводства, от найма до развития персонала. Курс включает практические кейсы по оформлению документов и работе с трудовым законодательством.
Законодательные требования к отправке трудовых книжек
Законодательство России четко регламентирует процедуру выдачи трудовой книжки при увольнении. Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку сотруднику в день прекращения трудового договора. Если сделать это невозможно из-за отсутствия работника или его отказа получить трудовую книжку на руки, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление её по почте. ??
После получения согласия работника (письменного) работодатель должен отправить трудовую книжку по почте не позднее 3 рабочих дней с даты получения такого согласия. Важно отметить, что отправка должна осуществляться только заказным письмом с уведомлением о вручении.
| Нормативный акт | Требования к отправке трудовой книжки | Сроки |
|---|---|---|
| ТК РФ, ст. 84.1 | Выдача трудовой книжки в день увольнения | День прекращения трудового договора |
| ТК РФ, ст. 84.1 | Направление уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой | Незамедлительно после факта невозможности выдачи в день увольнения |
| ТК РФ, ст. 84.1 | Отправка трудовой книжки по почте после получения согласия | Не позднее 3 рабочих дней с даты получения согласия |
| Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003 | Использование заказного письма с уведомлением о вручении | Обязательное требование к способу отправки |
Важно понимать, что работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки только в случае, если он направил работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на её отправку по почте. Факт направления такого уведомления должен быть задокументирован. ??
Марина Петрова, HR-директор
В 2024 году мы столкнулись с непростой ситуацией: сотрудник из регионального филиала уволился дистанционно и отказался приезжать за трудовой книжкой. Мы отправили официальное уведомление с предложением двух вариантов: приехать лично или дать согласие на почтовую отправку. После получения письменного согласия по электронной почте (с последующим получением оригинала) мы отправили трудовую книжку заказным письмом с уведомлением.
Через месяц бывший сотрудник обратился в трудовую инспекцию с жалобой на несвоевременную выдачу документа. Благодаря тому, что мы строго следовали законодательным требованиям и сохранили все подтверждающие документы, включая копию письма с уведомлением о вручении, жалоба была отклонена. Это ещё раз доказало важность строгого соблюдения процедуры отправки трудовых книжек.
Дополнительно стоит учесть, что если работник в день увольнения отсутствует на работе (например, находится на больничном), работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на её отправку по почте в тот же день.
- Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки
- Согласие на отправку трудовой книжки по почте должно быть оформлено в письменном виде
- Работодатель не вправе по собственной инициативе отправлять трудовую книжку по почте без согласия работника
- Расходы на отправку трудовой книжки несет работодатель
Подготовка трудовой книжки к почтовой отправке
Перед отправкой трудовой книжки по почте необходимо правильно подготовить документ, чтобы обеспечить его сохранность и соблюсти все юридические формальности. ??
Прежде всего, убедитесь, что все записи в трудовой книжке сделаны корректно. Последняя запись должна содержать информацию об увольнении с указанием причины и ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса. Все записи должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).
- Проверьте правильность заполнения всех разделов трудовой книжки
- Убедитесь в наличии всех необходимых подписей и печатей
- Сделайте копию трудовой книжки для хранения в личном деле работника
- Подготовьте сопроводительное письмо с указанием причины отправки
Для обеспечения сохранности документа рекомендуется использовать плотный конверт или специальный пакет для отправки документов. Трудовую книжку следует обернуть в чистый лист бумаги или поместить в файловую папку перед упаковкой в конверт. Это защитит документ от возможных повреждений при транспортировке. ???
Тест на профориентацию от Skypro поможет определить, подходит ли вам карьера в HR и кадровом делопроизводстве. Если вы часто сталкиваетесь с отправкой важных документов, включая трудовые книжки, и вам нравится внимательная работа с официальными бумагами — возможно, это ваше призвание. Пройдите бесплатный тест и получите персональные рекомендации по развитию карьеры в сфере HR!
Важной частью подготовки является также составление описи вложения. Хотя это не обязательное требование, наличие описи значительно упрощает процесс в случае возникновения споров о содержимом отправления.
| Этап подготовки | Действия | Примечания |
|---|---|---|
| Проверка заполнения | Проверить правильность всех записей, особенно последней записи об увольнении | Обратите внимание на даты, формулировки и ссылки на статьи ТК РФ |
| Заверение записей | Проставить подписи ответственных лиц и печать организации | С 2021 года печать необязательна, если это не предусмотрено уставом организации |
| Копирование | Сделать копию трудовой книжки для архива работодателя | Рекомендуется заверить копию надлежащим образом |
| Упаковка | Поместить трудовую книжку в защитную упаковку и конверт | Конверт должен быть плотным и подходящего размера |
| Подготовка описи | Составить опись вложения с указанием трудовой книжки и сопроводительных документов | Рекомендуется, но не обязательно по закону |
Необходимо также подготовить сопроводительное письмо, в котором указывается основание для отправки трудовой книжки, перечень прилагаемых документов и контактная информация для обратной связи. Рекомендуется указать просьбу к получателю подтвердить получение трудовой книжки. ??
Алексей Соколов, юрист по трудовому праву
Клиент обратился ко мне после того, как получил трудовую книжку по почте в повреждённом состоянии — несколько страниц были помяты, а одна запись стала трудночитаемой. Работодатель отправил документ в обычном бумажном конверте без дополнительной защиты.
В результате возник спор: клиент требовал восстановить трудовую книжку и компенсировать моральный вред, а компания утверждала, что повреждения возникли по вине почтовой службы. Суд встал на сторону работника, указав, что работодатель обязан обеспечить сохранность документа при отправке.
После этого случая я всегда рекомендую своим клиентам-работодателям использовать специальные пластиковые пакеты для документов или картонные конверты с пометкой "Не сгибать", а также вкладывать трудовую книжку в файл или картонную папку перед упаковкой. Это простая мера предосторожности, которая помогает избежать серьезных юридических последствий.
При подготовке трудовой книжки к отправке также стоит учесть следующие рекомендации:
- Не используйте скрепки или степлеры для крепления документов внутри конверта
- Пишите адрес получателя четко и разборчиво, желательно печатными буквами
- Указывайте полный почтовый адрес с индексом
- На конверте укажите пометку "Трудовая книжка" для привлечения дополнительного внимания почтовых работников
- Сохраняйте квитанцию об оплате почтовых услуг до получения подтверждения о вручении отправления
Как правильно оформить заказное письмо с уведомлением
Оформление заказного письма с уведомлением о вручении — критический этап процесса отправки трудовой книжки, который имеет юридическое значение. Правильное оформление такого отправления защищает работодателя от возможных претензий и обеспечивает документальное подтверждение факта отправки. ??
Для оформления заказного письма с уведомлением о вручении необходимо обратиться в отделение Почты России или использовать электронные сервисы для подготовки почтовых отправлений. При личном посещении почтового отделения вам потребуется:
- Конверт с упакованной трудовой книжкой и сопроводительными документами
- Бланк описи вложения (форма 107) — заполняется при необходимости
- Бланк уведомления о вручении (форма 119)
- Документ, удостоверяющий личность отправителя
При заполнении почтовых форм необходимо указывать полные и точные данные как отправителя, так и получателя. Особое внимание следует уделить почтовому адресу получателя — он должен соответствовать адресу, указанному в согласии работника на отправку трудовой книжки. ??
Бланк уведомления о вручении (форма 119) заполняется в двух экземплярах. В нем указываются:
- ФИО и полный почтовый адрес получателя
- ФИО и полный почтовый адрес отправителя
- Вид и категория почтового отправления (заказное письмо)
- Номер почтового отправления (присваивается при оформлении)
При использовании описи вложения (форма 107) необходимо перечислить все документы, вложенные в конверт, с указанием их наименования и количества листов. Например: "Трудовая книжка серия АТ-I №1234567 — 1 шт., сопроводительное письмо — 1 лист".
После заполнения всех необходимых форм и оплаты услуг почтовой связи вам выдадут чек и квитанцию с уникальным трек-номером отправления. Этот номер позволяет отслеживать движение письма на сайте Почты России или через мобильное приложение. ??
В 2025 году Почта России предлагает также дополнительные услуги, которые могут быть полезны при отправке трудовых книжек:
- Электронное уведомление о вручении — позволяет получить уведомление по электронной почте
- SMS-уведомление о вручении — информирует о доставке письма через SMS
- Опция "Осторожно" — обеспечивает более бережное обращение с отправлением
- Объявленная ценность — страхование отправления на определенную сумму
Стоимость отправки заказного письма с уведомлением о вручении зависит от веса отправления и выбранных дополнительных услуг. В 2025 году базовая стоимость такого отправления начинается от 300 рублей. ?
Важно помнить, что расходы на отправку трудовой книжки по почте несет работодатель, и эти расходы не могут быть возложены на работника.
Документальное подтверждение отправки трудовой книжки
После отправки трудовой книжки по почте необходимо организовать правильное хранение документов, подтверждающих факт отправки. Это критически важно для защиты интересов работодателя в случае возникновения споров или претензий со стороны бывшего сотрудника. ??
К документам, подтверждающим факт отправки трудовой книжки, относятся:
- Письменное согласие работника на отправку трудовой книжки по почте
- Копия сопроводительного письма к трудовой книжке
- Квитанция об оплате почтовых услуг
- Чек с указанием трек-номера отправления
- Копия описи вложения (если оформлялась)
- Уведомление о вручении (после его возврата)
Все эти документы рекомендуется хранить в личном деле работника. Срок хранения документов, связанных с трудовыми отношениями, составляет не менее 50 лет, согласно приказу Росархива от 20.12.2019 №236. ??
Особое значение имеет уведомление о вручении, которое возвращается отправителю после доставки письма адресату. Этот документ является основным доказательством получения трудовой книжки работником. На уведомлении о вручении содержится подпись получателя и дата вручения отправления.
| Документ | Значение для работодателя | Срок хранения |
|---|---|---|
| Согласие работника на отправку трудовой книжки | Доказывает правомерность отправки документа по почте | 50 лет |
| Квитанция об оплате и чек с трек-номером | Подтверждает факт отправки и позволяет отслеживать отправление | 5 лет |
| Копия описи вложения | Доказывает содержимое почтового отправления | 5 лет |
| Уведомление о вручении | Доказывает факт получения трудовой книжки работником | 50 лет |
| Сопроводительное письмо | Подтверждает намерения работодателя и содержание отправления | 5 лет |
Помимо физического хранения документов, рекомендуется создавать их электронные копии. Это обеспечит дополнительную защиту в случае утери или повреждения бумажных оригиналов. Электронные копии документов следует хранить в защищенном хранилище с ограниченным доступом. ??
Для отслеживания статуса отправления можно использовать официальный сайт Почты России или мобильное приложение. Рекомендуется делать скриншоты страницы отслеживания, особенно когда статус меняется на "Вручено". Эти скриншоты также могут служить дополнительным доказательством доставки отправления.
В кадровой документации необходимо сделать соответствующую запись о направлении трудовой книжки по почте с указанием даты отправки, номера почтового отправления и даты получения работником (после получения уведомления о вручении).
Действия при неполучении трудовой книжки адресатом
Несмотря на тщательную подготовку и соблюдение всех правил отправки, иногда возникают ситуации, когда трудовая книжка не доходит до адресата или возвращается отправителю. В таких случаях работодателю необходимо предпринять определенные действия, чтобы минимизировать юридические риски. ??
Основные причины возврата трудовой книжки отправителю:
- Отсутствие адресата по указанному адресу
- Истечение срока хранения в почтовом отделении (обычно 30 дней)
- Отказ адресата от получения отправления
- Неверно указанный адрес
- Смерть адресата
Если трудовая книжка возвращается отправителю, необходимо сохранить конверт с отметкой почтовой службы о причине возврата. Этот конверт является важным доказательством того, что работодатель предпринял все необходимые меры для доставки документа.
После получения возвращенной трудовой книжки работодателю следует:
- Зафиксировать факт возврата в журнале учета движения трудовых книжек
- Уведомить работника о возврате трудовой книжки (если есть возможность связаться с ним)
- Предложить работнику другие варианты получения трудовой книжки: личное получение, отправка по новому адресу, передача через доверенное лицо
- Оформить акт о невозможности вручения трудовой книжки, если связаться с работником невозможно
Важно помнить, что работодатель обязан хранить невостребованные трудовые книжки в течение 50 лет. При этом работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки, если докажет, что предпринял все необходимые меры для её доставки. ??
В ситуации, когда работник утверждает, что не получал трудовую книжку, но почтовая служба подтверждает факт доставки, работодателю следует:
- Проверить статус отправления по трек-номеру
- Запросить в почтовом отделении детализированную информацию о вручении отправления
- Предоставить работнику копии документов, подтверждающих отправку и доставку
- При необходимости оформить дубликат трудовой книжки (если оригинал действительно утерян)
Если работник обратился в суд с требованием о выплате компенсации за задержку выдачи трудовой книжки, работодателю необходимо представить все имеющиеся доказательства соблюдения процедуры отправки: согласие работника, квитанцию об отправке, уведомление о вручении или информацию о причинах возврата отправления.
В некоторых случаях работодателю приходится сталкиваться с недобросовестными действиями бывших сотрудников, которые намеренно уклоняются от получения трудовой книжки, чтобы затем требовать компенсацию. В таких ситуациях особенно важно иметь полный комплект документов, подтверждающих все предпринятые меры по отправке и доставке документа. ???
Отправка трудовой книжки по почте — процедура, требующая внимания к деталям и строгого соблюдения юридических норм. Следуя описанной пошаговой инструкции, работодатель защищает себя от возможных претензий и обеспечивает законность передачи документа бывшему сотруднику. Помните, что ключевыми моментами являются получение письменного согласия работника, использование заказного письма с уведомлением о вручении и сохранение всех подтверждающих документов. Соблюдение этих правил гарантирует не только юридическую безопасность, но и уважительное отношение к трудовым правам работников.