Как настроить доступ в Figma: 5 способов защиты проекта

Для кого эта статья:

• Дизайнеры, использующие Figma
• Менеджеры проектов и команд, работающих в сфере дизайна

• Специалисты, стремящиеся улучшить свою эффективность в совместной работе и управлении доступом в цифровых проектах

  Представьте: вы только что закончили впечатляющий прототип в Figma, и настал момент показать его команде. Но тут возникает вопрос — как эффективно поделиться проектом, чтобы одни могли только просматривать, другие — комментировать, а избранные — полноценно редактировать? Figma предлагает гибкую систему настройки доступа, которая часто остается неизученной даже опытными дизайнерами. Правильное управление доступом не только защищает ваши проекты от нежелательных изменений, но и выстраивает четкую структуру рабочего процесса всей команды. 🔒✨

Хотите освоить Figma на профессиональном уровне? Курс веб-дизайна от Skypro научит вас не только основам интерфейсного дизайна, но и продвинутым техникам совместной работы в Figma. Вы научитесь создавать эффективные рабочие процессы, настраивать сложные системы доступа и взаимодействовать с разработчиками — навыки, которые выделят вас среди других дизайнеров и значительно повысят вашу ценность на рынке труда.

Базовые принципы совместной работы в Figma

Прежде чем погружаться в технические детали, важно понять философию совместной работы в Figma. В отличие от традиционных графических редакторов, Figma изначально создавалась как облачная платформа для командной работы. Это означает, что несколько человек могут одновременно работать над одним проектом в режиме реального времени — видеть курсоры друг друга, мгновенно обмениваться комментариями и вносить изменения без необходимости сохранения и отправки файлов. 🌐

Ключевые принципы, которые необходимо знать перед настройкой доступа:

• Иерархия доступа: Figma разделяет доступ на организационном уровне, на уровне команд и на уровне конкретных файлов
• Режимы доступа: от простого просмотра до полного редактирования
• Организация файлов: правильная структура папок и проектов значительно упрощает управление доступом
• Командная культура: даже при наличии технических возможностей важно установить правила работы с общими файлами

Важно понимать, что в Figma действует принцип каскадного наследования прав — если у пользователя есть доступ к команде или проекту, он автоматически получает доступ к файлам внутри (если не установлены отдельные ограничения). Это создает гибкую систему, но требует осознанного подхода к настройке.

Марина Соколова, UX-дизайнер

Когда наша студия только переходила с Adobe XD на Figma, мы столкнулись с хаосом в файловой структуре. Макеты дублировались, версионность терялась, а права доступа выдавались бессистемно. Я предложила реорганизацию: создали отдельные команды для каждого направления (веб, мобильные приложения, маркетинговые материалы), внутри которых разместили проекты по клиентам.

Ключевым решением стало создание матрицы ролей: дизайнеры получали полный доступ только к своим проектам, арт-директора — права на просмотр и комментирование всех проектов, а клиентам давали ссылки только на финальные версии без доступа к исследовательским материалам. Через два месяца такого подхода наша эффективность выросла на 40%, а количество "потерянных" файлов сократилось практически до нуля.

Предоставление доступа по ссылке для быстрого шеринга

Самый быстрый способ поделиться проектом Figma — создать ссылку. Этот метод идеален для ситуаций, когда нужно оперативно показать дизайн клиенту, получить обратную связь от коллеги или представить концепцию руководству. 🔄

Для создания ссылки выполните следующие шаги:

1. Откройте нужный файл в Figma
2. Нажмите на кнопку "Share" в правом верхнем углу экрана
3. В открывшемся диалоговом окне выберите настройки доступа по ссылке
4. Скопируйте ссылку нажатием кнопки "Copy link"
5. Отправьте ссылку через любой удобный канал коммуникации

При создании ссылки вы можете настроить несколько важных параметров доступа:

• Уровень доступа: просмотр, комментирование или редактирование
• Ограничение по домену: можно разрешить доступ только для пользователей с определенным доменом электронной почты (например, только сотрудникам вашей компании)
• Срок действия: установка временного ограничения на действие ссылки

Обратите внимание, что при изменении настроек доступа по ссылке все существующие ссылки на файл также изменят свой режим доступа. Если вы ранее поделились ссылкой с правами на редактирование, а затем изменили настройки на "только просмотр", все предыдущие получатели ссылки тоже будут ограничены в просмотре.

При создании ссылки важно помнить о безопасности. Если вы выбрали режим "Anyone with the link can edit", любой, кто получит эту ссылку (даже случайно), сможет изменять ваш дизайн. Для важных проектов рекомендуется использовать более ограниченные режимы доступа или включать дополнительную защиту в виде ограничения по домену. 🛡️

Отправка приглашений по email с разными правами доступа

Когда нужно предоставить доступ конкретным людям с четко определенными правами, лучше использовать персональные приглашения по email. Этот способ более структурирован и безопасен, чем обычная ссылка, поскольку вы точно знаете, кто именно получает доступ к вашему проекту. 📧

Процесс приглашения пользователей по email включает следующие шаги:

1. Откройте нужный файл и нажмите "Share" в верхнем правом углу
2. В диалоговом окне введите email-адреса приглашаемых пользователей
3. Выберите уровень доступа для каждого пользователя (просмотр, комментирование, редактирование)
4. При необходимости добавьте сообщение с пояснениями
5. Нажмите "Invite" для отправки приглашений

Преимущество этого метода в том, что вы можете индивидуально настроить права для каждого участника. Например, дизайнерам предоставить полный доступ, менеджерам — возможность комментирования, а клиентам — только просмотр.

Дополнительные возможности при отправке приглашений:

• Уведомление о доступе: приглашенные пользователи получат email с уведомлением и ссылкой на файл
• Расширенные права: для некоторых пользователей можно установить статус "может управлять доступом", что позволит им приглашать других
• Групповые приглашения: можно отправить приглашения сразу нескольким адресатам с одинаковым уровнем доступа
• Изменение прав: в любой момент вы можете изменить уровень доступа для любого участника

Дмитрий Корнеев, Product Designer

Мы работали над крупным проектом для финтех-стартапа, где требовалось сотрудничество между дизайнерами, разработчиками и представителями клиента. Изначально я настраивал доступ хаотично: кому-то отправлял ссылку в мессенджер, кого-то приглашал по email, и быстро потерял контроль над тем, кто имеет какие права.

Это привело к казусу: представитель клиента случайно удалил несколько ключевых экранов, думая, что работает в своей копии. Мы потратили целый день на восстановление. После этого я разработал строгий протокол: менеджеры проекта получали доступ на комментирование, дизайнеры — на редактирование, а клиентам создавались специальные презентационные файлы с режимом "только просмотр". Для каждого нового участника я заполнял небольшую форму с обоснованием уровня доступа. Эта система не только предотвратила дальнейшие инциденты, но и создала четкую документацию о том, кто отвечает за каждую часть проекта.

Управление командами и организация совместной работы

Для крупных проектов или постоянно сотрудничающих групп специалистов оптимальным решением является создание команд (Teams) в Figma. Этот подход позволяет структурировать работу на более высоком уровне, организуя пользователей в логические группы с определенными правами доступа. 👥

Преимущества организации работы через команды:

• Масштабируемость: легко добавлять новых участников к проектам, не настраивая доступ к каждому файлу отдельно
• Централизованное управление: возможность изменять права доступа на уровне команды
• Организация файлов: структурированное хранение файлов в проектах и папках
• Библиотеки компонентов: создание общих библиотек UI-элементов для всей команды
• Совместный биллинг: упрощенное управление подписками для группы пользователей

Для настройки команды в Figma выполните следующие шаги:

1. На домашнем экране Figma нажмите "+" рядом с секцией Teams
2. Введите название команды и выберите план подписки
3. Добавьте участников, указав их email-адреса
4. Определите роли для каждого участника (viewer, editor, admin)
5. Создайте структуру проектов внутри команды

Важный аспект при работе с командами — это правильное распределение ролей. В Figma существует три основные роли для участников команды:

• Владелец (Owner): имеет полный контроль над командой, включая биллинг и администрирование
• Администратор (Admin): может управлять участниками и проектами, но не имеет доступа к биллингу
• Редактор (Editor): может создавать и редактировать файлы в соответствии с предоставленным доступом
• Наблюдатель (Viewer): может только просматривать файлы и оставлять комментарии

Для эффективной организации работы рекомендуется создавать логичную структуру проектов внутри команды. Например, можно разделить проекты по клиентам, продуктам или функциональным направлениям. Внутри проектов используйте папки для дальнейшей категоризации файлов (исследования, прототипы, финальные макеты и т.д.).

Помните, что в Figma действует иерархический принцип доступа: если пользователь имеет определенный уровень доступа к команде или проекту, он автоматически получает такой же уровень доступа ко всем файлам внутри, если не указано иное. Это упрощает управление, но требует осмысленного подхода к организации структуры. 🗂️

Безопасность и ограничение доступа к приватным проектам

При работе с конфиденциальными проектами вопрос безопасности выходит на первый план. Figma предлагает набор инструментов для защиты ваших дизайн-проектов от несанкционированного доступа и случайных изменений. 🔐

Основные методы обеспечения безопасности в Figma:

• Двухфакторная аутентификация (2FA): активируйте эту функцию для всех участников команды
• Ограничения по домену: настройте доступ только для пользователей с корпоративными email-адресами
• Управление версиями: регулярно создавайте версии файлов для возможности восстановления
• Приватные проекты: размещайте конфиденциальные материалы в специально защищенных проектах
• Политика истечения ссылок: настройте автоматическое истечение срока действия ссылок
• Мониторинг активности: регулярно проверяйте историю действий и список пользователей с доступом

Для создания приватного проекта с повышенным уровнем безопасности рекомендуется следующий подход:

1. Создайте отдельную команду в Figma с ограниченным составом участников
2. Включите ограничение по домену для этой команды
3. Отключите возможность создания публичных ссылок
4. Установите требование 2FA для всех участников
5. Настройте регулярные аудиты доступа и активности

При работе с особо конфиденциальными проектами стоит помнить, что даже при всех мерах безопасности Figma остается облачным сервисом. Если ваш проект требует абсолютной секретности, рассмотрите вариант использования Enterprise-плана с дополнительными функциями безопасности или локальных решений для наиболее чувствительных частей проекта.

Важно также регулярно проводить "аудит доступа" — проверку того, кто имеет доступ к вашим файлам. Особенно это актуально после завершения проектов или ухода сотрудников из компании. В Figma вы можете просмотреть и отозвать доступ через панель настроек доступа к файлу:

1. Откройте файл и нажмите кнопку "Share"
2. Просмотрите список всех пользователей, имеющих доступ
3. Для отзыва доступа нажмите на значок "х" рядом с именем пользователя
4. Для изменения уровня доступа выберите нужный уровень из выпадающего списка

Дополнительным уровнем защиты может служить практика создания презентационных версий файлов для внешних участников. Вместо предоставления доступа к рабочим файлам создавайте отдельные презентационные версии с ограниченным набором информации и делитесь только ими с клиентами или внешними консультантами. Это защитит ваши исходные файлы и конфиденциальную информацию проекта. 🛡️

Грамотно настроенный доступ к проектам в Figma — это не просто технический вопрос, а стратегический подход к организации рабочих процессов. Используя различные способы шеринга — от быстрых ссылок до структурированных команд с четкой иерархией доступа — вы создаете основу для продуктивной работы и защищаете свои проекты от нежелательных изменений. Помните, что система доступа должна эволюционировать вместе с вашей командой: то, что работало для трех человек, может оказаться неэффективным для тридцати. Регулярно пересматривайте свой подход к управлению доступом, адаптируйте его под текущие задачи и не бойтесь экспериментировать с различными структурами организации файлов.

Читайте также

• Эволюция UX/UI дизайна: от перфокарт до нейроинтерфейсов
• Гайд по эффектам стекла в Figma: пошаговое создание дизайна
• Refactoring UI: как улучшить дизайн интерфейсов без дизайнера
• UI исследования: 7 методов превращения интерфейса в науку
• UI дизайн сайта: эффективное взаимодействие с пользователем
• Принципы UX/UI дизайна: чек-лист для создания интерфейсов
• От идеи к интерфейсу: как прототипирование меняет дизайн-процесс
• User Flow и User Story: два ключевых инструмента UX дизайна
• Метод аналогии в дизайне: как находить нестандартные решения
• Проектирование взаимодействия: ключевые принципы эффективного UX