Умение успешно управлять проектом — ценный навык для любого бизнеса. Но новичкам часто бывает сложно разобраться, какие шаги предпринять и с чего начать, чтобы добиться успеха. В статье рассмотрим, как управлять проектом, типы, инструменты, участников и ключевые этапы управления проектами, которые помогут сделать стартап успешным.
Что значит управлять проектом и почему это важно
Управление проектом — это планирование, организация и контроль работы определенной задачи или проекта. Всё это поможет добиться поставленных целей в срок и с ограниченными ресурсами. Например, руководство школы организовывает школьный выпускной. Они выбирают, когда и где он пройдет, придумывают тему праздника и выбирают, кто будет отвечать за музыку, еду и декорации. Нужно всё грамотно спланировать и правильно координировать — так вечеринка пройдет весело и всем понравится. Главное — правильно организовать шаги, чтобы никто не забыл о своих обязанностях и всё прошло гладко.
Координация проекта помогает организовать работу и сосредоточиться на своих задачах всем участникам проекта. Так можно избежать неожиданных проблем и успешно завершить задуманное.
Типы управления
Есть несколько типов управления проектами, и каждый из них подходит для разных ситуаций.
- Классическое (водопадное) управление
Работа над проектом идет последовательно. Например, компания разрабатывает новое приложение. Сначала она анализирует, что нужно пользователям, и обсуждает идеи с заинтересованными сторонами, разрабатывает детальный план проекта. После планирования команда разработчиков начинает создавать интерфейс. Потом приложение тестируют и запускают продукт на рынки. Такой тип управления подходит для разработки проектов с четкими требованиями. - Гибкое (Agile) управление
Работа проходит в несколько итераций и может меняться по ходу выполнения. Например, компания разрабатывает мобильное приложение. Сначала она создает базовую версию и постепенно добавляет новые функции, учитывая отзывы пользователей. Это хорошо подходит для стартапов, где требования могут меняться. - Критический путь
Такой тип сосредоточен на определении важных задач, от которых зависит успешное завершение проекта. Например, классный руководитель организует школьный спектакль. Он выбирает сценарий, подбирает актеров и делает декорации. Если не закончить последнее, то спектакль не состоится, даже если всё остальное будет готово. - Scrum
Этот тип часто используют в разработке программного обеспечения. Работу разбивают на небольшие части, которые называются спринтами, и команда создает каждую часть в течение короткого периода времени, обычно две-четыре недели. Например, сначала команда работает над интерфейсом, а потом функционалом. Это помогает быстро реагировать на изменения и повышает продуктивность.
Участники управления
Для успешного ведения проекта нужны разные специалисты. Каждый выполняет свои задачи и вносит вклад в успех.
- Менеджер проекта — специалист, который отвечает за всю работу. Он планирует, организует и контролирует, как выполняют задачи. Например, менеджер разрабатывает сайт для местного кафе. Он определяет сроки и какие страницы нужно создать за это время, собирает команду, следит, чтобы все задачи были выполнены вовремя, проводит регулярные встречи и проверяет, как продвигается работа.
- Команда проекта — группа людей, которые работают над конкретными задачами. Например, команда, которая организовывает музыкальный фестиваль, состоит из звуковых инженеров, дизайнеров и волонтеров — они оформляют площадку и организуют гостей праздника.
- Заказчик или доверитель — организует работу и задает цели. Например, школа хочет провести день открытых дверей, чтобы привлечь новых учеников. Руководство школы — это заказчик, который определяет, что нужно для успешного мероприятия. Решают пригласить минимум 100 семей, в программе должны быть экскурсии по школе и демонстрации лабораторных классов, согласовывают бюджет, определяют дату и время мероприятия.
- Спонсоры — люди или организации, которые финансируют мероприятие. Например, в организации спортивного турнира для школьников спонсором может быть спортивный магазин, который закупит спортивный инвентарь. Местная пиццерия может предлагать бесплатную пиццу всем участникам и волонтерам. Или спортивная школа, которая предоставит площадку и оборудование для мероприятия.
- Консультанты — эксперты, которые помогают команде с особыми задачами. Например, если компания разрабатывает новое приложение, она может попросить помощи консультанта по программированию, который даст советы по технологии.
- Пользователи — те, для кого разрабатывают проект. Например, компания создает веб-сайт для местной библиотеки. Пользователи — это посетители библиотеки, студенты, школьники, родители и сотрудники библиотеки, которые будут отвечать на вопросы читателей, добавлять новые книги в каталог и размещать информацию о новинках и культурных мероприятиях.
Стать одним из участников проекта и освоить ведение одного проекта можно в онлайн-университете Skypro на курсе «Менеджер проектов». Потратив всего два часа в день, вы научитесь контролировать все этапы проекта и приводить его к успеху. Изучите основы проектного менеджмента, диаграммы Ганта, разные интерфейсы, таск-трекеры и сервисы, основы успешных переговоров, научитесь планировать бюджет и разовьете лидерские качества. Через шесть месяцев освоите одну из самых востребованных профессий в 2024 году, получите диплом и сможете стать менеджером продуктов или руководителем проектов.
Инструменты для управления проектами
Для управления проектами нужно использовать разные инструменты и методики. Это поможет успешно планировать, организовывать и контролировать все этапы работы.
- Таблицы
Microsoft Excel, Google Sheets — создавать списки задач, отслеживать прогресс и бюджет. Например, можно сделать таблицу и указать, какие задачи нужно выполнить, кто за них отвечает и сроки их выполнения. - Программное обеспечение
Asana, Monday.com — эти инструменты помогают визуально организовывать задачи, устанавливать сроки и отслеживать выполнение. Например, в Asana удобный и понятный интерфейс, в котором можно добавить новый проект, расписать задачи, сроки, ответственных и отслеживать процесс. Если какой-то элемент задачи нужно доработать, можно создать подзадачи или оставить комментарии, чтобы обсудить детали. - Диаграммы Ганта
Microsoft Project, GanttProject — это графические диаграммы, которые показывают временные рамки проекта и последовательность выполнения задач. С помощью диаграмм Ганта можно увидеть, какие задачи делают одновременно, а какие зависят друг от друга. Это помогает лучше планировать ресурсы и время. - Календарные приложения
Google Календарь, Outlook — используют, когда планируют встречи, дедлайны и другие важные события проекта. Например, можно создать календарь и прописать все ключевые даты проекта: встречи с командой, сроки сдачи отчетов и многое другое. - Инструменты для общения
Slack, Microsoft Teams — эти платформы помогают командам оставаться на связи и обмениваться информацией в режиме реального времени. Например, в Slack можно создать отдельные каналы, чтобы обсуждать разные аспекты проекта. Это помогает избежать путаницы и упрощает поиск информации. - Системы хранения данных
Google Диск, Dropbox — эти инструменты помогают хранить и делиться файлами с командой. Например, можно создать папку на Google Диск — так хранить все документы проекта будет удобнее, и каждый участник легко получит доступ к актуальной версии. - Инструменты для оценки рисков
RiskWatch — помогает анализировать потенциальные проблемы и разрабатывать планы по их предотвращению или минимизации. Например, можно создать список возможных рисков проекта и оценить, как они повлияют на сроки и бюджет. - Разные методологии
Scrum, Kanban, Agile — подходы, которые помогают организовать работу команды, быстро реагировать на изменения и улучшать процесс доработки проекта. Например, в Scrum команда проекта делит работу на короткие циклы, в конце каждого — обсуждает, что сделано, что еще осталось, и строит планы на следующий этап.
Управление этапами проекта от начала до конца
В регулировании проектов есть несколько ключевых этапов, от начала до завершения проекта. У каждого — свои цели, задачи и результаты.
Этап 1. Начало проекта
Сначала определяют саму идею проекта и его цель. Формируют команду и обсуждают основные требования. Например, компания решила создать веб-сайт для бизнеса — привлечь больше клиентов. Она определяет цель: это должен быть коммерческий сайт, который будет рассказывать о продуктах и услугах.
Этап 2. Планирование проекта
На этом этапе разрабатывают подробный план, в котором расписаны все детали проекта: график работ, распределение ресурсов, бюджет, потенциальные риски и способы их минимизации. Например, компания разрабатывает план: определяет структуру сайта, сколько будет страниц и какие разделы, выбирает технологии разработки, например CMS, составляет бюджет на хостинг и дизайн. Планирует, сколько времени нужно на каждую задачу.
Этап 3. Исполнение проекта
На этом этапе план воплощают в жизнь. Программисты, дизайнеры и копирайтеры начинают работать над сайтом. Дизайнеры создают макеты страниц, программисты кодируют, а копирайтеры пишут тексты. Члены команды активно сотрудничают — так реализация будет идти по плану.
Этап 4. Контроль и мониторинг
Процесс работы над проектом нужно контролировать, чтобы убедиться, что всё идет по плану. Если возникают непредвиденные проблемы, план работы корректируют. Например, руководство компании постоянно проводит встречи с командой — так они узнают, на какой стадии находится каждая задача. Если дизайнер не успевает разработать макет, менеджер проекта выясняет, чем можно помочь, чтобы завершить проект вовремя.
Этап 5. Завершение проекта
Когда сайт готов, его тестируют, проводятся финальные доработки. После этого проект закрывают, и команда подводит итоги. Тестировщики проверяют все ссылки, функционал форм и совместимость с разными браузерами. После успешного тестирования сайт запускают. Менеджер собирает отзывы от пользователей и анализирует, что можно улучшить в будущем.
Главное о ведении проекта от начала до конца
- Ведение проекта — это организация и контроль всех этапов работы. Оно помогает планировать, распределять ресурсы, контролировать выполнение задач, решать возникающие проблемы и добиваться определенных целей в установленные сроки и в рамках бюджета.
- Есть несколько типов управления проектом: классическое, гибкое, критический путь, Scrum. Любому типу управления проектами нужен менеджер, команда, заказчик, спонсор, консультант и те, для кого создается проект.
- Для успешного управления проектом пригодятся некоторые инструменты: таблицы, диаграммы Ганта, ПО, календари, мессенджеры, системы хранения данных и инструменты для оценки рисков.
- Добиться успеха в управлении проектами поможет соблюдение нескольких ключевых этапов. Сначала нужно определить цель, разработать подробный план и расписать все детали работы. Потом постепенно начать реализовывать проект и постоянно контролировать, что всё идет по плану. После завершения подвести итоги, собрать отзывы и проанализировать, что получилось сделать, а что нужно улучшить.
Добавить комментарий