Управление IT-проектами: что это такое, зачем оно нужно и популярные методологии

IT-проекты — это сложные проекты, требования к ним постоянно меняются. Поэтому очень важно эффективно ими управлять — планировать, распределять ресурсы, контролировать работу. Подробнее о каждом этапе и методологиях управления рассказываем в статье.

Зачем нужно управление IT-проектами

Управлять IT-проектами нужно, чтобы достигать целей в рамках заданных ограничений по времени, бюджету и качеству. Так команда проекта эффективно реализует его, снижает риски и удовлетворяет требования заинтересованных сторон. Рассмотрим подробнее, почему важно управлять проектами.

• Достигать четко поставленных целей. Без управления проектом трудно понять, чего команда должна достичь. Если вы разрабатываете новое мобильное приложение, то должны четко представлять, какие ожидания у заказчика и какие функции нужны. Благодаря управлению проектами команда может согласовать цели работы с заказчиком.
• Соблюдать сроки. Проекты часто сложно реализовать технически, а еще нужно следить за меняющимися требованиями заказчика. Поэтому возникают задержки. Грамотное управление IT-проектами помогает составить реалистичный график работы и повысить шанс на сдачу проектов в срок.
• Управлять бюджетом. На разработку, тестирование и инфраструктуру нужно много инвестиций. Управление IT-проектами позволяет грамотно распределить бюджет, избежать перерасхода средств и вложить их эффективно. Еще планирование помогает заранее в рамках бюджета предусмотреть возможные дополнительные траты, например на оборудование или лицензии.
• Эффективно управлять рисками. В ходе реализации проекта часто возникают технические сбои, задержки из-за нехватки ресурсов или изменения в законодательстве. Менеджмент помогает обнаружить такие риски на ранних стадиях.
• Координировать команду. Менеджер правильно распределяет роли и задачи в команде, при этом избегает конфликтов и неравномерной нагрузки. Четкие цели и поддержка со стороны менеджера помогают сотрудникам работать эффективнее и чувствовать себя частью общей цели.
• Удовлетворить требования заказчика. Менеджеры общаются с клиентами, чтобы понять их потребности и перевести эти потребности в технические задачи для команды разработчиков.
• Повысить гибкость и адаптацию. В IT-проектах нужно привыкнуть к меняющимся в ходе работы требованиям. Это могут быть изменения в рамках бюджета или в технических требованиях. Менеджмент помогает быстро адаптироваться к новым условиям и не потерять в эффективности.
• Повысить прозрачность работы. С помощью инструментов управления процессы становятся прозрачными для всех участников проекта. Так проще отслеживать, на каком этапе находится работа. Компании используют регулярные отчеты и встречи, чтобы держать заказчика в курсе происходящего и своевременно решать возникающие вопросы.
• Повысить качество конечного продукта. В управлении IT-проектами важно проводить контроль качества. Продукт тестируют на каждом этапе разработки — так количество ошибок снижается. Еще менеджер помогает избежать хаотичной работы: создает структурированный процесс, который ведет к лучшему результату.
• Оптимизировать ресурсы. Рабочее время сотрудников компании равномерно распределяют, и получается избежать простоев или перегрузки.

Учитесь на менеджера проектов в Skypro. Научитесь контролировать все этапы проекта и приводить его к успеху.

Участники команды проекта

Состав проектной команды зависит от типа и масштаба IT-проекта. Некоторые роли могут объединять или, наоборот, делить на более узкие специализации. Вот какие участники команды проекта обычно задействованы:

Главные этапы управления проектами

Вот основные этапы, которые помогают организовать и успешно завершить любой проект.

• Инициация. С этого этапа начинается жизненный цикл проекта. Здесь формируют общее представление о нём и его целях. Менеджер с заказчиком и командой определяет, что именно нужно создать или чего достичь. В ходе инициации собирают начальные требования от заинтересованных сторон, оценивают жизнеспособность проекта и подготавливают документ, который формально утверждает запуск работы. Этот этап критически важен, чтобы заказчик и команда понимали, стоит ли проект времени и ресурсов.
• Планирование проекта. Цель этапа — сформировать четкое понимание, как достичь целей проекта в рамках заданных ограничений. Здесь создают подробную дорожную карту, определяют задачи, сроки и распределяют ресурсы. В результате командной работы разрабатывают план проекта, включают в него диаграммы Ганта и определяют бюджет. Еще на этом этапе управляют рисками: команда оценивает потенциальные проблемы и разрабатывает стратегии их предотвращения.
• Реализация проекта. Команда выполняет задачи, которые описаны в плане проекта, а проектный менеджер координирует процесс и распределяет ресурсы. Важная часть реализации — управление изменениями: в ходе работы часто возникают новые требования или корректировки. Регулярные встречи и отчеты дают возможность отслеживать прогресс и синхронизировать всех участников проекта.
• Контроль и мониторинг. Их проводят параллельно с реализацией проекта. В процессе постоянно отслеживают, как выполняются задачи, сравнивают текущее состояние проекта с планом и управляют рисками, которые могут появиться. На этом этапе оценивают качество выполненных работ и вносят корректировки в случае необходимости. Цель контроля и мониторинга — убедиться, что проект идет в правильном направлении, и выявить потенциальные проблемы на ранних стадиях.
• Завершение проекта. Когда основные задачи выполнены, проект формально завершается. Команда проверяет, соответствует ли конечный продукт изначальным требованиям, и передает его заказчику или пользователю. На завершающем этапе анализируют эффективность проекта, подводят итоги, передают документацию и освобождают ресурсы.

На что еще обратить внимание при управлении IT-проектами

В управлении IT-проектами есть процессы, которые нельзя оставить на каком-то одном этапе. Им нужно уделять внимание на протяжении всей работы.

• Управление рисками. Это процесс, который позволяет находить, анализировать и оценивать потенциальные угрозы или негативные последствия для проекта и управлять ими. На этапе планирования составляют список рисков, оценивают их вероятность и влияние на проект. Вместе с ними разрабатывают план, как предотвратить риск или как реагировать на него, если он случился.
• Управление качеством. Цель — сделать конечный продукт качественным. Для этого разрабатывают критерии качества, тестируют и проверяют продукт на всех этапах работы. На основе результатов тестирования исправляют ошибки и улучшают продукт.
• Управление коммуникациями. На этапе планирования разрабатывают стратегию общения: регулярные встречи, отчеты и список инструментов для обмена информацией — Telegram, Slack или Jira. Хорошо выстроенная коммуникация делает общение прозрачным и ясным.
• Управление ресурсами. Этот процесс нужен, чтобы распределить все доступные ресурсы: людей, оборудование, материалы, деньги. Важно назначить роли и распределить обязанности внутри команды проекта. Еще проектный менеджер должен следить за тем, насколько оптимально используют технические ресурсы, и предотвращать конфликты. Как итог — растет эффективность командной работы.

Методологии управления IT-проектами

Методологии управления IT-проектами — это все методы, принципы и подходы, которые компании используют в ведении проекта для его успешной реализации. Ниже описали самые популярные методологии.

Agile

Agile-методология — это гибкая методология, в основе которой — итеративный подход к разработке. Проект разбивают на короткие циклы, или итерации, в течение которых создают части продукта.
Главные принципы методологии Agile:

• Работу выполняют небольшими частями, регулярно демонстрируют клиенту, как постепенно достигают целей проекта.
• Адаптивность — можно изменить требования проекта в течение разработки.
• Участники проектной команды постоянно взаимодействуют друг с другом и с заказчиком.
• Продукт должен быть полезен клиенту уже на ранних стадиях.

Agile-методология подходит для:

• Проектов с неопределенными или быстро меняющимися требованиями.
• Разработки программного обеспечения, где важно быстро получать обратную связь.
• Малых и средних команд, где ключевая роль — в сотрудничестве.

Интересно управлять проектами? Учитесь профессии в Skypro. Вы можете найти новую работу уже через шесть месяцев. На курсе вы узнаете, как управлять командой, бюджетом, вести переговоры. Много практики с реальными задачами.

Scrum

Scrum — это популярный фреймворк в рамках Agile, который ориентирован на управление IT-проектами. В Scrum работу делят на короткие циклы, которые называют спринтами. Они длятся обычно от одной до четырех недель. После каждого спринта демонстрируют результат — это позволяет быстро реагировать на изменения.

Главные принципы методологии:

• Команда работает над достижением конкретной цели в ограниченный период.
• Есть ежедневные встречи, которые помогают проектной команде синхронизировать работу.
• После каждого спринта проводится анализ, чтобы улучшить процессы.

Scrum подходит для:

• Проектов, где важно быстро получать обратную связь.
• Средних и крупных проектов, где нужно четко организовать работу.
• Разработки цифровых продуктов, где нужно уметь быстро адаптироваться.

Waterfall

Waterfall — это традиционный линейный подход к управлению проектами. Каждый этап — планирование, разработку, тестирование — нужно закончить до перехода к следующему. Здесь нет места меняющимся требованиям — их определяют заранее, и изменения в ходе проекта нежелательны.

Главные принципы методологии:

• Каждый этап строго следует за предыдущим.
• Требования проекта не меняют совсем или корректируют минимально.

Waterfall подходит для:

• Проектов с четко определенными требованиями и конкретным конечным результатом.
• Крупных корпоративных проектов, где нужна строгая отчетность.
• Проектов, где изменения стоят компании больших денег.

Kanban

Kanban — это визуальная методология управления проектами. Ее цель — оптимизировать рабочие процессы и минимизировать время выполнения задач. Основа — канбан-доска, где задачи перемещают между столбцами, которые отражают стадии их выполнения.

Главные принципы методологии:

• Использовать визуальную доску, чтобы отслеживать задачи.
• Контролировать количество одновременно выполняемых задач.
• Постоянно анализировать и оптимизировать рабочие процессы.

Kanban подходит для:

• Проектов с постоянным потоком задач, например в сфере обслуживания или поддержки.
• Маленьких команд, где требуется распределять нагрузку.
• Процессов, где очень важна прозрачность.

Lean — бережливое управление проектами

Цель Lean — снизить потери и повысить уровень ценности для клиентов. В процессе работы постоянно оптимизируют процессы, убирают избыточные этапы и стараются эффективно использовать ресурсы.

Главные принципы методологии:

• Исключить ненужные действия, которые не добавляют ценности для клиентов.
• Регулярно анализировать и улучшать процессы.
• Уделять максимум внимания к потребностям конечного пользователя.

Методология Lean подходит для:

• Стартапов, когда ресурсы ограничены и нужно быстро создавать работающие продукты.
• Разработки минимально жизнеспособного продукта — MVP.
• Процессов, где критически важно снизить затраты.

Самое важное об управлении IT-проектами

• Управление IT-проектами — процесс планирования, координации и контроля работы для успешной реализации и сдачи проектов в срок.
• Управлять проектами нужно, чтобы достигать поставленных целей, соблюдать сроки, эффективно работать с бюджетом и рисками, координировать команду, повысить гибкость в работе и в конечном итоге сделать лучший продукт.
• Есть пять главных этапов управления IT-проектами, которые помогают достичь цели проекта: инициация — формируют общее представление о проекте; планирование — разрабатывают четкий план для эффективной работы; реализация — сама работа над проектом; контроль и мониторинг — отслеживают, насколько эффективно выполняют задачи; завершение — анализируют проект, передают продукт заказчику. Этапы повышают шанс на сдачу проекта в срок.
• На протяжении всего проекта нужно управлять ресурсами, рисками, коммуникациями и качеством.
• Есть разные методологии управления — наборы правил. Они помогают эффективнее добиться цели проекта. Самые популярные — Scrum, Agile-методология, Kanban, Waterfall.