Макросы в Excel: полное руководство

Узнайте, как эффективно работать с макросами в Excel. Подробные инструкции, примеры и советы для автоматизации задач и повышения продуктивности. Подходит для начинающих и опытных пользователей.

Excel — удобная программа для обработки данных. Но при ежедневном ее использовании больше шансов ошибиться и потратить ценное время. С этим помогут макросы. Они оптимизируют повторяющиеся задачи и повышают продуктивность. В статье рассмотрим, как создать и применить макрос.

Что такое макрос в Excel

Это записанная последовательность действий на компьютере. Например, если каждый день делать одни и те же действия — открывать определенный файл, вводить одинаковую информацию, форматировать таблицы. Если записать макрос, то не нужно будет это делать вручную — просто запускаете его, и всё.

Зачем нужен макрос

Макросы помогают автоматизировать сложные или рутинные процессы:

• Макросы работают быстрее людей, экономят время и уменьшают вероятность ошибок.
• Если автоматизировать сложные вычисления и анализ данных, то человек без специальных знаний сможет выполнять эту работу.
• Макросы работают и с другими программами и сервисами, например, автоматически отправляют отчеты по электронной почте.
• Пользователи настраивают макросы под свои потребности, это делает работу удобной и интуитивно понятной.

Кто обычно пользуется макросами

Макросы полезны в разных отраслях:

🟡 Бухгалтерия: для автоматизации ежемесячной отчетности. Например, макрос автоматически собирает данные из разных таблиц и формирует сводный отчет.

🟡 Аналитика: для предварительной обработки данных перед анализом. Макрос очищает данные от ошибок, приводит числа к нужному формату и удаляет дубликаты.

🟡 Маркетинг: управляют базами данных клиентов. Макросы автоматически разделяют клиентов по разным критериям для целевых маркетинговых кампаний.

🟡 HR: автоматизируют процессы, которые связаны с учетом рабочего времени и отпусков сотрудников. Макросы нужны для расчета и обновления данных.

Если нравится работать с макросами, освойте новую профессию и будете пользоваться ими постоянно. В онлайн-университете Skypro как раз есть курс «Аналитик данных». Научитесь работать с SQL, Excel, Google Sheets и Python. После учебы сможете прогнозировать экономические показатели бизнеса, автоматизировать обработку больших массивов данных и переводить цифры на язык бизнес-решений.

Как создать и запустить макрос в Excel

Есть два способа.

Кнопкой меню Excel

Этот способ подойдет для новичков. Просто выполняете действия, а макрос всё запишет и потом повторит. Для этого:

Добавьте в Excel вкладку «Разработчик»

1. Щелкните правой кнопкой мыши на вкладке «Главная» и нажмите «Настройка ленты».
   Изображение 1
   

   Источник: micro-solution.ru

2. Появится диалоговое окно «Параметры Excel». Справа на панели «Основные вкладки» поставьте галочку «Разработчик» и нажмите «ОК».
   

   Источник: micro-solution.ru

3. Появится вкладка «Разработчик».
   

   Источник: micro-solution.ru

Запишите макрос в Excel

1. На вкладке «Разработчик» нажмите «Запись макроса».
   

   Источник: micro-solution.ru

2. В окне укажите имя макроса. Можно оставить «Макрос 1» и поменять только цифры или придумать любое другое. В названии нельзя использовать пробелы: если нужно разделить слово — ставьте нижнее подчеркивание. Например, «Макрос_1».
   
3. Настройте сочетание горячих клавиш, если нужно. Это сочетание отменит ранее установленные горячие клавиши. Например, если зададите сочетание Ctrl + C, копировать с ним не выйдет — будет запускаться макрос.
   
4. В поле «Сохранить в»: всегда должно быть «Эта книга». Значит макрос — часть книги. Даже если закрыть, а потом открыть документ или отправить, макрос будет работать.
   
5. Укажите описание макроса, если нужно. Например, что конкретно он делает.
   
6. Нажмите «ОК» и начнется запись. На панели задач появится кнопка «Остановить запись».
   
   Например, вы форматируете таблицу. Делаете строки в шапке больше, а шрифт — полужирным. Макрос всё это время записывает ваши действия, чтобы потом их воспроизвести.
   
   
7. После того как вы завершили процесс, нажмите «Остановить запись».Макрос создан — теперь его можно использовать для других таблиц и не только.

Запустите макрос

Перейдите на второй лист — там хранится неотформатированная таблица. Запустите макрос горячими клавишами или на вкладке «Разработчик» нажмите «Макросы».

Источник: skillbox.ru

В открывшемся окне выберите нужный макрос и нажмите «Выполнить».

Макрос отформатировал таблицу на втором листе, и сделать это можно с любым количеством таблиц. Только для форматирования использовать не обязательно — достаточно один раз ввести данные, а в следующий все вставится автоматически.

В онлайн-университете Skypro на курсе «Аналитик данных» все преподаватели — специалисты с опытом. Они совмещают преподавание с основной работой над реальными задачами. В чате постоянно на связи куратор, наставник и одногруппники — задавайте им любые вопросы. Уроки проходят онлайн — вы сами выбираете, когда удобно учиться: утром, днем, ночью или на выходных.

Кодом VBA

Способ для продвинутых пользователей.

Например, у вас есть список покупок в Excel. Откройте окно Visual Basic и вручную пропишите:

Sub HighlightShoppingList()
‘ Выберите диапазон ячеек, где лежит список покупок
Range(«A1:A10»).Select
‘ Сделайте текст полужирным
Selection.Font.Bold = True
‘ Установите зеленый цвет фона
Selection.Interior.Color = RGB(0, 255, 0)
End Sub

Что дальше:

• Откройте редактор VBA — нажмите Alt + F11.
• Добавьте новый модуль через меню «Вставка» — «Модуль».
• Пропишите код в открывшемся окне модуля.

• Закройте редактор VBA и вернитесь в Excel.
• Запустите макрос кнопкой на вкладке «Разработчик» или горячими клавишами.

Макрос автоматически выделит список полужирным шрифтом и покрасит в зеленый фон.

Всегда сохраняйте данные перед запуском макросов. Так вы не потеряете данные, если в коде вылезет ошибка.

Что не может делать макрос

Макросы — мощный и полезный инструмент. Но есть вещи, с которыми они не справятся.

❌ Напрямую управлять другими программами: Word, PowerPoint или базами данных. Макрос работает только с данными и функциями, которые доступны в Excel. Он не может автоматически открывать и редактировать документ Word — для этого нужны дополнительные настройки и разрешения.

❌ Самостоятельно соединяться с внешними источниками данных: базами данных или веб-сайтами. Он работает только с информацией, которая уже есть в документе Excel. Например, без специальных настроек или инструментов макрос не может скачать данные с интернет-сайта и вставить их в таблицу.

❌ Заменить сложные аналитические инструменты: Power Query или Power Pivot. Макрос хорош для простых задач, но для серьезного статистического анализа и сложных прогнозных моделей лучше использовать специализированные программы.

❌ Создавать сложные диалоговые окна с разными элементами: полями ввода, выпадающими списками и кнопками. Это продвинутые разработки, и для них нужны другие инструменты. Например, языки программирования.

❌ Обрабатывать большое количество данных. Если данных, которые обрабатывает макрос, становится слишком много, он работает медленно или выдает ошибки. Например, если макрос попытается обработать миллионы строк, он зависнет.

Макросы в Excel — полезный инструмент. Они проще и быстрые обрабатывают рутинные задачи.

Главное, что нужно знать о макросах

🟢 Макросы — набор команд, которые записывают кодом программирования VBA (Visual Basic for Applications). Они помогают упростить и автоматизировать рутинные процессы. Это удобно, когда нужно выполнять одни и те же процессы каждый день. Запишете макрос — сможете быстро повторять их в будущем и экономить время.

🟢 Настройте макрос по инструкции из этой статьи — производительность увеличится, а количество ошибок снизится при повторяющихся задачах. Сохраните файл с поддержкой макросов, например .xlsm, — так всё будет работать, даже если вы закроете Excel. Макросы выполняют простые действия и не могут создавать сложные пользовательские окна.