Канбан: всё, что вам нужно знать о методологии

Рассказываем, что такое канбан-метод и как его внедрить в команду.

Что такое канбан-метод — максимально коротко

Kanban — это метод управления проектами, который повышает продуктивность работы за счет визуализации процесса.

Идея Kanban возникла в 1950-х годах на японских заводах Toyota, где компания хотела ускорить процесс создания автомобилей. Путем внедрения системы карточек, через которые передавалась информация о необходимых деталях, удалось значительно ускорить производственный процесс. Это позволило избежать лишней логистики и оптимизировать изготовление запчастей.

Дэвид Андерсон в начале 2000-х предложил использовать принципы бережливого производства в сфере разработки программного обеспечения. Он предложил способ наглядно представить этапы работы над задачами с использованием досок со столбцами. Разработчики брали на себя задачу, выполняли и передавали дальше. Постоянно пересматривая задачи и устанавливая приоритеты, команда точно определяла, над чем нужно работать в первую очередь. С 2007 года этот метод стал популярным и нашел применение в организации проектов.

Ценности метода

Kanban включает девять ключевых ценностей:

1. Прозрачность. Всем сотрудникам данные о процессе доступны и открыты.
2. Баланс. Нагрузка на сотрудников распределяется равномерно.
3. Сотрудничество. Участники работают вместе, чтобы достичь общих целей.
4. Фокус на заказчике. Продукция или услуги соответствуют потребностям и ожиданиям заказчиков.
5. Поток. Работа выполняется непрерывно и плавно.
6. Лидерство. Каждый участник проявляет лидерство в своей области.
7. Понимание. Участники понимают задачи и цели процесса.
8. Согласие. Участники согласны с целями и методами работы.
9. Уважение. Участники уважают друг друга и ценят вклад каждого в общее дело.

Принципы метода

Kanban помогает оптимизировать рабочие процессы, контролировать выполнение задач и улучшать коммуникацию между участниками команды.

В этом помогают принципы метода.

• Используйте то, что уже есть.
  Не пытайтесь изобретать что-то новое, просто примените Kanban к своим текущим процессам.
• Улучшайте рабочие процессы.
  Kanban поможет увидеть все этапы работы и определить, где возникают проблемы.
• Поощряйте инициативу.
  Если вы заметили проблему, ваша команда увидит ее на доске и исправит.
• Контролируйте, визуализируйте и актуализируйте.
  Не создавайте хаос на доске, следите за продвижением задач и двигайте их по мере выполнения.

Канбан-методология — это эффективный подход к управлению проектами, который оптимизирует рабочие процессы, повышает производительность и улучшает качество результатов. Аналитики играют ключевую роль в применении этой методологии. В онлайн-университете Skypro вы можете пройти курс «Аналитик данных». После завершения учебы сможете работать удаленно по свободному графику и зарабатывать на своей внимательности.

Инструменты метода Kanban

Инструменты визуализации

Доски Kanban — специальные доски, на которых отображаются задачи для выполнения. Задачи представлены в виде карточек или стикеров.

Карточки Kanban — небольшие карточки или стикеры, на которых отображается информация о задачах. Для обозначения типов задач цвета и размеры карточек варьируются.

Инструменты ограничения количества задач в работе

Лимиты на количество задач — ограничения, которые устанавливаются для каждого сотрудника.

Приоритизация задач — важные задачи выполняются в первую очередь.

Инструменты постоянного улучшения процессов

Анализ процессов — изучение процессов для выявления проблем и их улучшения.

Внесение изменений — внедрение изменений в процессы для устранения проблем и повышения эффективности.

Инструменты измерения и анализа результатов

Отчетность о результатах — процесс сбора и анализа данных результата работы. Отчетность помогает понять, какие изменения нужно внести в процессы.

Эти инструменты помогают соблюдать принципы метода Kanban и повышать производительность, качество продукции или услуг и удовлетворенность сотрудников.

Правила работы с карточками

Канбан-доска состоит из колонок и карточек. Карточки — это задачи для выполнения, а колонки — это этапы выполнения задачи.
Каждая колонка соответствует одному этапу выполнения задачи. Когда задача переходит с одного этапа на другой, карточка с задачей передвигается из одной колонки в другую. Когда этапы выполнены, карточка попадает в последнюю колонку — это значит, что задача выполнена.

Колонки канбан-доски

🟣 Бэклог — это все задачи на доске. Они сортируются по приоритетам.

🟣 В процессе — здесь находятся задачи, над которыми в текущий момент работает команда. Эта колонка имеет несколько подразделов в зависимости от этапов работы над задачей.

🟣 Приостановлено — это колонка для задач, которые не могут быть выполнены сейчас, но к которым необходимо вернуться.

🟣 Готово — это колонка для завершенных задач.

В канбан-методе карточки содержат информацию о сроках, задачах и приоритетах. Вот несколько типов содержания карточек:

1. Описание задачи: опишите в одной или двух фразах, что нужно сделать.
2. Сроки выполнения: укажите дедлайн для задачи или временные рамки, в которых она должна быть завершена.
3. Приоритет задачи: укажите, насколько важна задача, используя метки или цветные стикеры.
4. Ответственный: укажите имя члена команды, который отвечает за выполнение задачи.
5. Ссылки и прикрепленные файлы: при необходимости прикрепите ссылки на дополнительные материалы или файлы.

В методе Kanban задачи бывают различной продолжительности:

• Короткие задачи — их выполняют за короткий промежуток времени, обычно от нескольких минут до нескольких часов. Например, ответить на электронные письма.
• Среднесрочные задачи — требуют больше времени для выполнения, обычно от нескольких дней до нескольких недель. Например, провести тестирование или подготовить презентацию.
• Долгосрочные задачи — для их выполнения нужно значительное количество времени, обычно несколько недель или месяцев. Например, внедрить новую систему или провести исследование.
• Повторяющиеся задачи — регулярно возвращаются и требуют выполнения на регулярной основе. Например, ежедневные обновления данных или еженедельные отчеты.

Нельзя начинать новую задачу, пока не закончена предыдущая. Если задача не может быть выполнена, ее перемещают в колонку «Приостановлено».

В Kanban используют четыре класса обслуживания:

Ускоренный — задачи с высокой стоимостью задержки, например штрафы для заказчика.

С фиксированной датой — приоритет и стоимость возрастают в конкретный день. Пример: тестирование обновлений, результаты которого влияют на последующие задачи разработчиков.

Стандартный — задачи с увеличивающимся приоритетом.
Пример — список тем для статьи: чем дольше над ним работают, тем выше приоритет.

Нематериальный — для информационных или виртуальных задач без четкого срока выполнения и стоимости. Пример: улучшение процессов, учеба новых сотрудников, обновление стандартов качества.

Чем Kanban отличается от Scrum

Kanban и Scrum — это два разных подхода. Kanban подходит проектам, где задачи выполняются непрерывно и нет жестких сроков. Scrum подходит проектам с четкими сроками, и результаты работы представлены в конце каждого спринта.

Достоинства и недостатки подхода

Плюсы Kanban:

• Простота — Kanban не требует сложных программ или систем управления.
• Гибкость — команды могут адаптировать процесс под изменения в требованиях и приоритетах.
• Эффективность — помогает избегать ситуаций, когда работы слишком много или слишком мало.

Минусы:

• Ограничения для больших команд или сложных проектов — Kanban может не подойти для команд с большим количеством участников или для проектов со сложными задачами.
• Неэффективность при строгом соблюдении сроков или контроле качества — в некоторых случаях Kanban может не обеспечить достаточный контроль над сроками выполнения задач или качеством работы.

Ритм работы команды

При использовании метода Kanban команды следуют четко организованному ритму работы, который обеспечивает эффективную координацию и контроль над процессами. Встречи на уровне команды происходят ежедневно и направлены на обсуждение текущих задач и их статуса. Эти встречи обычно занимают небольшое количество времени, помогают оперативно реагировать на изменения и выявлять проблемы.

Еще периодически проводят встречи на уровне компании, на которых обсуждают общие стратегические вопросы и планы развития. Эти встречи имеют более длительный формат, их цель — выработать общее видение и выявить приоритеты для всей компании. Они помогают согласовать действия и выстроить общую стратегию развития.

Как внедрить Kanban в работу

1.  Создайте канбан-доску. Начните с создания доски, на которой будут отображены все задачи и этапы выполнения. Разделите доску на колонки для каждого этапа работы.
2.  Визуализируйте задачи. Запишите каждую задачу на отдельной карточке и поместите их в соответствующие колонки в зависимости от их текущего статуса.
3.  Ограничьте незавершенные задачи. Установите лимит на количество задач, которые могут быть в работе одновременно, чтобы избежать перегрузки команды.
4.  Организуйте встречи. Установите регулярные собрания, чтобы обсуждать прогресс, перераспределять задачи и выявлять проблемы.
5.  Обучите команду. Проведите обучение по принципам канбан-метода, чтобы каждый участник понимал, как эффективно использовать доску.
6.  Постоянно совершенствуйте процесс. Проверяйте работу метода регулярно, чтобы находить способы улучшить и оптимизировать рабочий процесс.

Когда и кому нужен Kanban

Канбан-система полезна, если у команды есть такие проблемы:

• Команда выполняет однотипные задачи и хочет ускорить процесс.
• Участники команды перегружены, им не хватает времени на улучшение своих рабочих процессов.
• Регулярно срываются сроки.
• Исполнитель не понимает задачи и их приоритеты.

Канбан-система применима в любой отрасли, где можно разбить работу на этапы и типы.

Главное о методе Kanban

• Kanban — это метод управления проектами, который впервые внедрили на заводах Toyota в Японии в 1950-х годах.
• Kanban основан на простых принципах: использовать текущие процессы, постоянно улучшать их, поощрять инициативу и контролировать задачи на доске.
• Канбан-доска представляет собой структуру из колонок и карточек, где каждая колонка соответствует этапу выполнения задачи.
• Kanban и Scrum — разные методы организации работы. Kanban подходит для непрерывных проектов без жестких сроков, а Scrum эффективен в проектах с определенными временными рамками и регулярными итерациями.
• Канбан-система помогает оптимизировать рабочие процессы, повысить эффективность и улучшить коммуникацию между участниками команды.