Как составить отчет о проделанной работе с образцами и примерами

Отчет о работе обычно требует работодатель, чтобы оценить объемы и качество работы. Поэтому любым работникам нужно знать, как составлять отчеты: и в штате, и фрилансерам. В этой статье расскажем, кто и как использует эти отчеты, как писать их максимально полезно и какие есть виды отчетов.

Для чего нужен отчет о проделанной работе

Отчет пригодится всем членам команды.

Руководству — чтобы контролировать, как выполняется проект, обосновать размер зарплаты сотрудников перед вышестоящим руководством.

Работникам — объяснить, почему задерживаются сроки или используются корпоративные ресурсы.

Если у проекта есть заказчик, отчет показывает ему, что сделал исполнитель и в какие сроки. Так заказчику проще понимать, что уже сделали исполнители.

Больше всего отчеты нужны менеджерам проектов. Они показывают, где у проекта или отдела «бутылочное горлышко», которое тормозит работу, например: плохой тайм-менеджмент в команде или нет инструментов для ведения задач.

Без такой отчетности нельзя эффективно управлять проектами. По статистике ProofHub, 12% организаций теряют из-за этого 12% ресурсов компании. В основном — потому что менеджеры проектов не знают, что именно в работе отдела или компании нужно менять, или не могут доказать это руководству в цифрах.

Какие бывают отчеты о проделанной работе

Отчеты могут отличаться по детализации и по периоду, за который отчитывается исполнитель.

Ежедневный

Это отчет в формате «сегодня сделал(а) это, завтра сделаю вот это». Всегда понятно, чем был занят сотрудник, но сами отчеты не очень полезны:

• далеко не все задачи можно выполнить за день — отчеты становятся слишком детальными, а руководитель рискует заниматься микроменеджментом;
• Очень часто появляются «влетающие», срочные задачи, тогда планы на день неизбежно сдвигаются.

В основном отчеты о проделанной работе за день пишут удаленные сотрудники в компаниях — это самый простой ответ на вопрос, как отслеживать нагрузку.

Еще этот формат полезен для оперативного контроля, особенно если вы менеджер проектов и хотите синхронизировать команду конкретного проекта.

Еженедельный

Более абстрактный отчет с информацией о прогрессе за неделю. Кроме выполненных задач в него можно вписать потенциальные риски и прогнозируемые проблемы, которые менеджер проектов может забрать для разбора.

В таком отчете фактический результат реже отличается от планов, особенно если менеджер оставил сотрудникам время для срочных задач.

Это самый подробный вид отчета. С одной стороны, период времени достаточно большой, чтобы исполнитель не описывал несущественные мелочи. С другой — не такой большой, чтобы составление отчета занимало много времени.

Такие отчеты могут требовать в компаниях, где есть система спринтов, или от сотрудников, которые находятся в длительной командировке.

За месяц

Дает общее представление о проделанной за месяц работе. В этот тип отчета попадают еще и метрики, достижения и выполненные KPI.

Обычно он нужен руководителю, чтобы сравнить планы с результатами, подумать над мотивацией сотрудников и над тем, эффективно ли расходуются ресурсы.

За квартал и год

Как и в отчете за месяц, здесь не описываются конкретные задачи — пишут про достижения и метрики.

Квартальные и годовые отчеты — стратегические: по ним руководство сопоставляет долгосрочные цели с реальными результатами работы и принимает решение, как развивать компанию или отдел дальше.

Как написать отчет о проделанной работе

Нет единой правильной формы отчета. Формат, детализацию и объемы отчета устанавливает компания, менеджер проектов, руководитель или даже сам исполнитель.

Есть несколько элементов, которые сделают любой отчет прозрачнее и понятнее:

1. Вводные данные: укажите название проекта, дату или период отчета, свои имя и должность. Так будет сразу понятно, чей это отчет, по каким проектам и за какой период.
2. Закрытые задачи и достижения. Лучше всего писать конкретно, например: «написан модуль авторизации», «создан макет новой веб-страницы».
3. Проблемы и их возможное решение. Если вы боитесь просрочить задачу из-за того, что нет материалов, укажите это. Опишите шаги, которые предприняли, чтобы получить материалы быстрее. Если вы не согласны с оценкой задачи, внесите это в отчет, например: «Нужно дополнительно шесть часов, чтобы закончить обработку фото- и видеоматериалов от заказчика: предлагаю растянуть ее выполнение на следующий спринт».
4. Добавьте, чему вас научила работа над проектом. Например, если вы написали инструкцию «для себя», упомяните об этом, поделитесь ссылкой. Если вы нашли способ автоматизировать свою работу и ускорить процессы, поделитесь им и зарекомендуйте себя как ценного эксперта.
5. Добавьте другие выводы: что удалось сделать, что не удалось и почему.

В отчеты за крупные периоды обязательно добавьте метрики, ссылки на документы и материалы (отчеты тестирования, скриншоты, диаграммы).

Язык отчета должен быть простым и понятным:

• Пишите кратко, от главной мысли к второстепенным, подкрепляйте слова наблюдениями, цифрами и фактами. Но не перегружайте отчет цифрами до такой степени, что его станет трудно читать.
• Не пишите абстрактно. Вместо «сделали много задач» перечислите конкретные достижения: «построили систему аналитики в Power BI, настроили передачу заявок с почты в CRM». Не пишите «ускорили работу отдела» — вместо этого укажите, что вы «сократили средний срок производства на день».
• Сделайте текст проще для восприятия. Делите его на абзацы, списки, таблицы.
• Пишите так, как объясняли бы вслух коллеге: просто, по существу, без оборотов и сложных конструкций.

Что нужно для составления отчета

Отчет о проделанной работе сложно сделать без дополнительных инструментов: систем отслеживания задач и аналитики. Причем это касается любых сотрудников.

Если вы линейный работник и не фиксируете время работы над задачами — не сможете оценить, сколько времени было потрачено, и, например, доказать, что сумели сократить среднее время работы.

Если вы SMM-менеджер, то без системы аналитики не сможете показать, что продажи увеличились именно за счет вашего канала, а не просто потому, что продающие менеджеры хорошо поработали.

Если вы менеджер проектов, а все задачи передаются в чатах, то вы не знаете:

• сколько задач ваша команда взяла в работу,
• на какой они стадии выполнения.

А значит не сможете контролировать процесс и понять, какой сотрудник перегружен, а какой, наоборот, свободен.

Это одна из основных причин, почему компании ведут задачи в системах отслеживания задач, CRM, используют телефонию и систему сквозной аналитики.

Кроме того, в некоторых решениях есть встроенные отчеты. Например, Asana и Trello поддерживают подключаемые модули (Power-Ups). Они генерируют отчеты автоматически и экспортируют данные в CSV или PDF. Сводить статусы задач вручную не нужно — достаточно нажать пару кнопок. А Power BI строит отчеты, дашборды и визуализации, куда данные подтягиваются сами.

Для быстрого старта достаточно универсальных инструментов: любого текстового редактора и Microsoft Excel/Google Sheets для создания диаграмм и подсчетов.

Образцы и примеры отчета о проделанной работе

Форма отчета о проделанной работе может быть любой.

Например, ежедневный отчет о проделанной работе можно представить в виде текста:

«Сегодня по проекту “Разработка мобильного приложения” настроили экраны регистрации и входа, подключили к ним API, написали тесты для модуля авторизации. Были проблемы с базой данных — обсудили схему с командой и всё исправили. Завтра приступим к модулю “Профиль пользователя” и проведем проверку кода по авторизации».

Или в виде таблицы:

Форма еженедельного отчета о проделанной работе может ничем не отличаться от формы ежедневного. Не забудьте четко указывать период и проект, за который вы отчитываетесь.

Период: 6–12 мая
Проект: Разработка мобильного приложения

1. 1. Что сделали за неделю.
      Закончили интеграцию платежного SDK: успешно провели внутренние тесты и проверили сценарии оплаты.Доработали экран «Корзина»: улучшили логику обработки пустой корзины и добавили анимацию кнопки «Оплатить».Провели рефакторинг модуля навигации: уменьшили дублирование кода на 30%.Закрыли 15 багов по списку приоритетных ошибок (ID 45–59).
   2. С какими сложностями столкнулись.Замедленная сборка приложения из-за устаревших библиотек — обновили три зависимости и устранили конфликты.Несовместимость с Android 13 в модуле авторизации — добавили условный код и протестировали на эмуляторе.
   3. Что планируем на следующую неделю.
      1. Начать разработку экрана «Профиль пользователя» (верстка и базовая логика).
      2. Написать unit-тесты для модуля корзины.
      3. Провести нагрузочное тестирование платежного потока.

Этот же отчет можно представить в виде таблицы:

Главное в любом отчете — его прозрачность и понятность.

Если вы хотите получить еще больше инструментов, которые помогают отслеживать работу ваших сотрудников, — поступайте на курс Skypro «Менеджер проектов». Эксперты научат вас пользоваться системами отслеживания задач, правильно ставить задачи, понимать загрузку сотрудников и добиваться того, чтобы никто не выгорал.

Главное

• Отчет помогает контролировать ход работы, видеть прогресс и объяснять задержки или успехи. Он нужен как руководству, так и исполнителям, а больше всего — менеджерам проектов.
• Существуют разные виды отчетов: ежедневные, еженедельные, ежемесячные, квартальные и годовые. Чем длиннее период, тем меньше деталей, но больше внимания к результатам и метрикам.
• В ежедневных отчетах много мелочей и рисков срыва планов из-за срочных задач. Еженедельные — самые сбалансированные: есть время на работу и место для анализа.
• Любой отчет должен содержать: период, задачи, проблемы, выводы, достижения. Для отчетов за месяц и больше добавляют метрики, ссылки, графики.
• Писать нужно просто, понятно, конкретно. Не использовать абстрактные формулировки — указывать факты, цифры и примеры.
• Для отчетности полезны трекеры задач, CRM и аналитические инструменты. Даже простой Excel или Google Docs подойдут для старта.
• Есть разные форматы отчетов: текст, таблица, структура по пунктам.
• Главное, чтобы отчет был ясным и полезным для читателя.