Как эффективно делегировать полномочия: советы и стратегии

Что такое делегирование полномочий и зачем оно нужно

При делегировании специалист передает часть своих задач другому. Чаще всего имеется в виду ситуация, когда руководитель ставит задачи сотрудникам.

Но быть руководителем для этого необязательно: специалист команды, который отвечает за определенную часть проекта, может передать свои полномочия другому:

• на время отпуска или больничного;
• чтобы побыть его наставником;
• если считает, что у другого сотрудника более подходящая экспертиза.

Что дает делегирование обязанностей

Управлять компанией в одиночку сложно, и чем крупнее она становится, тем сложнее это делать. Если руководитель заранее выделяет сотрудников, которые могут подхватить его обязанности, бизнес впоследствии сможет расти и развиваться быстрее.

Когда руководитель передает задачи и обязанности, он:

• оптимизирует свое рабочее время;
• развивает сотрудников;
• масштабирует бизнес.

Какие задачи можно делегировать, а какие нет

Руководитель передает не ключевые, а рутинные, повторяющиеся задачи.

По умолчанию сотрудникам передают задачи, где не нужно постоянное участие руководителя: общаться с клиентами, вести документацию, обновлять информацию и мониторить рынок. Но руководитель может поручить сотрудникам и другие задачи:

• отправить документы,
• заказать билеты,
• загрузить изображения или текстовое описание к карточкам товара,
• сделать отчет.

Бывают задачи, где нужны особые знания:

• настроить программное обеспечение,
• обучить сотрудника,
• создать дизайн для презентации,
• исследовать конкурента или новый продукт.

Также можно делегировать срочные задачи тем сотрудникам, у которых есть подходящий опыт, а не пытаться выполнить задачи самому. Например, лучше поручить обработать срочный заказ сотруднику со знанием продукта, а взамен разгрузить его от других обязанностей.

Еще сотрудникам можно поручать несрочные задачи, которые могут мотивировать их: создать учебные материалы, организовать мероприятие, разработать новый продукт.

Какие задачи не стоит делегировать

Некоторые вопросы не стоит перепоручать другим ни при каких условиях.

1. Стратегическое планирование. Только руководитель определяет миссию компании и продумывает долгосрочные цели.
2. Контроль проектов и промежуточный контроль делегированных задач. Руководитель проверяет ключевые этапы проекта, контролирует качество работы и встречается с командой.
3. Постановка целей и задач для команды. Тот, кто делегирует задачи, также устанавливает показатели эффективности, распределяет обязанности, устанавливает сроки выполнения.
4. Нестандартные процессы, требующие опыта руководителя. Ответственность руководителя, которую нельзя передать, — это обязанность принимать решения в кризисных ситуациях, вести переговоры на высоком уровне, управлять изменениями в компании.
5. Управленческие функции высокого уровня. Руководитель проводит кадровые перестановки, утверждает бюджет и разрабатывает корпоративную политику.
6. Решения о крупных финансовых тратах. Руководитель согласовывает новые проекты, покупку дорогостоящего оборудования и новые крупные контракты.

Принципы передачи обязанностей

При делегировании нужно ориентироваться на принципы, чтобы понимать: можно ли делегировать задачу, кому ее делегировать, как сделать так, чтобы задачу выполнили правильно и в срок.

Этапы делегирования

Правильный процесс делегирования проходит через ряд стандартных этапов. Следуйте им, чтобы задачи, которые вы передали другим людям, действительно выполнялись — и в срок.

Подберите задачи, которые можно передать

Сначала выберите, какие задачи можно передать другим. Четко сформулируйте: что вы хотите получить в результате и сколько времени отводите на выполнение. Срок выполнения, чтобы он был реалистичным, лучше обсудить с исполнителем.

Найдите того, кому можно передать задачи

Оцените нагрузку сотрудников и их компетенцию, чтобы выбрать исполнителя. Он должен разобраться в задаче, которую вы ему поручите, и при этом располагать нужным временем. Если сотрудник занят основными обязанностями, разгрузите его и передайте его рутинные задачи другому.

Разработайте инструкции и ознакомьте с ними исполнителя

Составьте пошаговые инструкции для выполнения задачи. Это поможет избежать ошибок. Перечислите все важные моменты и обсудите их с исполнителем.

Предоставьте исполнителю свободу действий

Не вмешивайтесь в процесс выполнения задачи без необходимости. Дайте сотруднику свободу, чтобы он мог проявить инициативу.

Оповестите других коллег

Сообщите другим членам команды, кто теперь отвечает за задачу или проект. Так не будет путаницы.

Организуйте обратную связь

Запланируйте регулярные встречи с исполнителем, если на выполнение задачи или работу с проектом отведен большой срок. Так вы сможете контролировать процесс, не вмешиваясь большую часть времени.

Чтобы лучше разобраться с тем, как делегировать задачи, контролировать их выполнение и главное — какие инструменты можно использовать для этого, поступайте на курс «Менеджер проектов» в Skypro. Специалисты научат вас экономить время, грамотно распределять имеющийся рабочий ресурс сотрудников и поделятся шаблонами и гайдами работы.

Почему делегировать так трудно

Руководители часто не хотят делегировать задачи, потому что сомневаются в навыках своих подчиненных и не думают, что кто-то сможет выполнить работу так же качественно, как они.

Совет: если вы не начнете делегировать задачи сотрудникам, они никогда не приобретут нужной квалификации. Чтобы быть уверенным, что сотрудник сможет выполнить задачу, убедитесь еще раз, что у него есть все нужные полномочия и ресурсы.

Еще одна причина — это неумение делегировать задачи. Возможно, вы уже попробовали передать часть полномочий или обязанностей сотруднику, а он не справился с ними. Теперь вы живете по принципу «Если хочешь что-то сделать правильно — сделай сам!».

Совет: скорее всего, проблема в том, как была поставлена задача. Подумайте: объяснили ли вы цели задачи, описали ожидаемый результат? Точно ли выбрали подходящего сотрудника?

Другая причина — лень. Руководитель думает, что быстрее было бы сделать все самому, чем тратить время на постановку задачи и обучение сотрудника.

Совет: может быть, вы и экономите время, если это разовая ситуация. Но подумайте, сколько времени вы могли бы сэкономить в перспективе, если задача рутинная и повторяющаяся.

Как мотивировать сотрудников при передаче полномочий

Делегируйте так, чтобы сотрудники не ощущали, что им отдают то, чем лень заниматься.

1. Делегируйте важные задачи. Новые задачи и полномочия помогают сотрудникам учиться и расти в профессии. Они постараются выполнить их, потому что знают: это будет хорошо смотреться в резюме.
2. Признавайте и поощряйте успехи. Даже словесная похвала — не говоря уже о материальном вознаграждении — замотивирует сотрудника стараться и дальше.
3. Создайте атмосферу доверия. Если сотрудник боится брать ответственность и делать ошибки, он не сможет учиться и эффективно работать.

Главное про делегирование

1. Делегирование оптимизирует время и развивает команду.
2. Делегирование задач упрощает управление компанией, развивает сотрудников и способствует росту компании.
3. Рутинные и специализированные задачи можно передавать, но стратегические решения и контроль должны оставаться у руководителя.
4. Делегировать задачи нужно правильно: подбирать исполнителя, помогать ему инструкциями, контролировать задачу на каждом этапе.
5. Основные этапы делегирования — это выбор задачи, поиск исполнителя, подготовка инструкций, предоставление свободы действий и регулярная обратная связь.
6. Руководители часто сомневаются в способностях подчиненных и потому избегают делегирования. Это тормозит развитие команды: сотрудники не приобретают нужных навыков.
7. Давайте важные и мотивирующие задачи, признавайте успехи и создавайте доверительную атмосферу.