Работа в Excel с формулами и таблицами для начинающих

Excel — одна из самых популярных программ для работы с таблицами. Ежедневно миллионы людей по всему миру используют Excel, чтобы быстро считать, анализировать данные и решать задачи. В 2024 году на GdeJob было больше 26 000 вакансий для специалистов, которые умеют работать в Excel. Это показывает, насколько важно знать эту программу.

В статье разберем, с чего начать работать с формулами и как профессионально использовать Excel.

Кому важно знать Excel и где выучить основы

Excel полезен многим специалистам:

• бухгалтерам — вести финансовые документы и таблицы;
• экономистам — рассчитывать цены и анализировать данные компании;
• менеджерам — отслеживать клиентов и задачи;
• аналитикам — проверять гипотезы и работать с данными.

Можно начать с простого — читать статьи и смотреть видео в интернете. Так освоите базовые функции и формулы. Но если хотите разобраться в сложных задачах, например в том, как строить прогнозы или проводить бизнес-расчеты, то лучше пройти курсы: получите структурированные знания и много практики.

В онлайн-университете Skypro на курсе «Аналитик данных» научитесь пользоваться базовыми формулами Excel, работать с разными данными и статистикой. Кроме Excel, изучите Metabase, SQL, Power BI и язык программирования Python. Курс подходит даже тем, кто совсем новичок и кто не любит математику.

Из чего состоит формула в Excel

Формула в Excel — это команда для вычислений. Рассмотрим основные элементы.

Основные знаки:

• = — с него всегда начинается формула;
• ( ) — выделяют части формулы;
• ; — разделяет данные или команды в формуле;
• : — показывает диапазон ячеек, например A1:A5.

Математические знаки:

• + — сложение;
• − — вычитание;
• * — умножение;
• / — деление;
• ^ — возведение в степень.

Знаки сравнения:

• = — равно;
• < — меньше; > — больше;
• <= — меньше или равно; >= — больше или равно;
• <> — неравенство.

Основные виды

Формулы в Excel бывают простые, сложные и комбинированные. Можно вводить их самостоятельно или использовать встроенные.

Простые

Используют, когда нужно выполнить одно действие. Например, сложить или умножить число.

• СУММ — складывает числа. Можно указать отдельные ячейки или целый диапазон.
  =СУММ(А1;В1) — сложит два значения в ячейках A1 и B1.
  =СУММ(А1;С1;H1) — сложит значения из выбранных ячеек.
  =СУММ(А1:Е1) — сложит все ячейки от A1 до E1.
  

  Сумма всех чисел в ячейках от А1 до Е1

• ПРОИЗВЕД — умножает числа из выбранных ячеек или диапазона.
  =ПРОИЗВЕД(А1;В1) — умножает A1 на B1.
  =ПРОИЗВЕД(А1;С1;H1) — умножает три выбранные ячейки.
  =ПРОИЗВЕД(А1:Е1) — умножает все ячейки от A1 до E1.
  

  Произведение всех чисел в ячейках от А1 до Е1

• ОКРУГЛ — округляет число до целого.
  =ОКРУГЛВВЕРХ(А1;0) — округляет A1 в большую сторону.
  =ОКРУГЛВНИЗ(А1;0) — округляет A1 в меньшую сторону.
  

  Округление в меньшую сторону

• ВПР — ищет данные в таблице по известному значению:
  =ВПР(С1;А1:В6;2).
  С1 — записано то, что ищем, например код цвета.
  A1:В6 — диапазон таблицы. Ищем название цвета по коду.
  2 — номер столбца, откуда брать результат, например название цвета.
  

  Формула вычислила, какой цвет соответствует коду

• СЦЕПИТЬ — объединяет текст или числа из ячеек. Можно добавить пробелы.
  =СЦЕПИТЬ(А1;В1;С1) — без пробелов.
  =СЦЕПИТЬ(А1;» «;В1;» «;С1) — с пробелами.
  

  Формула объединила три слова в одно предложение

• КОРЕНЬ — находит квадратный корень числа:
  =КОРЕНЬ(А1).
  

  Квадратный корень числа в ячейке А1

• ПРОПИСН — делает весь текст большими буквами:
  =ПРОПИСН(А1:С1).
  

  Формула преобразовала строчные буквы в прописные

• СТРОЧН — делает весь текст маленькими буквами:
  =СТРОЧН(А2).
• СЧЕТ — считает, сколько ячеек с числами в диапазоне:
  =СЧЕТ(А1:В5).
  

  Формула вычислила, что в диапазоне А1:В5 четыре ячейки с числами

• СЖПРОБЕЛЫ — удаляет лишние пробелы в тексте:
  =СЖПРОБЕЛЫ(А1).
  

  Формула удалила двойные и тройные пробелы

Сложные

Подходят для более сложных расчетов, чтобы обрабатывать большие объемы данных, анализировать информацию и создавать отчеты.

• ПСТР — «вытаскивает» часть текста из ячейки:
  =ПСТР(А1;9;5).

1. Напишите =ПСТР.
2. Выберите ячейку с текстом, откуда нужно взять часть.
3. Укажите, с какого символа начать. Считайте и пробелы.
4. Укажите, сколько символов нужно взять. Например, если в слове 5 букв, напишите 5.
   

   Формула удалила двойные и тройные пробелы

• ЕСЛИ — проверяет условие и выводит результат:
  =ЕСЛИ(A1>25;«больше 25»;«меньше или равно 25»).
  Здесь A1 — ячейка с числом, 25 — условие, «больше 25» — вывод, если условие верно,
  «меньше или равно 25» — вывод, если условие неверно.
  

  В ячейке А1 формула выделила 5 символов начиная с 9

• СУММЕСЛИ — считает сумму только тех чисел, которые соответствуют условию:
  =СУММЕСЛИ(В2:В5;«>10»).
  Здесь В2:В5 — ячейки с числами, «>10» — складывает только те, что больше 10.
  

  Число 8 меньше указанного в условии, поэтому оно не вошло в сумму

• СУММЕСЛИМН — складывает числа по нескольким условиям:
  =СУММЕСЛИМН(D2:D6;C2:C6;«сувениры»;B2:B6;«ООО ХY»).
  Здесь D2:D6 — откуда брать числа, C2:C6 — столбец с категориями, «сувениры» — нужная категория, B2:B6 — столбец с названиями компаний, «ООО ХY» — нужная компания.
  Складывает только те числа, где совпадают оба условия.
  

  Под условия подошли только ячейки D3 и D6: их сумму и вывела формула

Комбинированные

В Excel можно объединять несколько функций в одной формуле.

Например, нужно сложить два числа. Если сумма больше 65, умножаем на 1,5, если меньше 65, то на 2.

Формула:

=ЕСЛИ(СУММ(A1;B1)<65;СУММ(A1;B1)*1,5;СУММ(A1;B1)*2).

Что делает формула: если сумма A1 и B1 меньше 65 — умножает на 1,5, если сумма больше или равна 65 — умножает на 2.

Сумма в А1 и В1 больше 65, поэтому формула посчитала по второму условию: умножила на 2

Встроенные

Удобно использовать, если не хотите писать формулы вручную.

1. Кликните на ячейку, где будет результат.
2. Нажмите Shift + F3 — откроется список функций.
3. Выберите нужную формулу и нажмите ОК.
4. В появившемся окне введите данные. Например, ячейки с числами для сложения.

Ищите формулу по алфавиту или тематике, выбирайте любую из тех, что использовали недавно

Если хотите быстро освоить Excel и научиться работать с данными, пройдите курс «Excel для работы» в Skypro. Разберетесь в таблицах и научитесь работать с ними быстрее. В конце курса сделаете калькулятор юнит-экономики и покажете работодателю, что умеете считать прибыль бизнеса..

Как скопировать

Если нужно применить одну формулу к разным строкам:

1. Напишите формулу в ячейке.
2. Кликните по этой ячейке.
3. Наведите курсор на правый нижний угол — появится крестик.
4. Зажмите левую кнопку мыши и протяните вниз или вбок.
5. Отпустите кнопку — формула скопируется, появится результат.

Посчитали сумму ячеек в трех строках

Как обозначить постоянную ячейку

Это нужно, чтобы формула всегда брала данные из одной и той же ячейки, даже если скопируете ее в другие места.

1. Выберите ячейку с формулой.
2. Кликните на нужную ссылку (ячейку).
3. Нажмите F4 — ссылка станет вида $A$1.

Теперь, если протянуть формулу, ссылка на $A$1 останется той же.

Как поставить «плюс», «равно» без формулы

Если хотите ввести «+10 °C», а не считать, тогда:

1. Кликните правой кнопкой по ячейке.
2. Выберите «Формат ячеек».
3. Отметьте «Текстовый» и нажмите ОК.
4. Впишите + или =, потом число.
5. Нажмите Enter.

Как сделать фильтр по столбцам в Google Sheets

Фильтр помогает быстро найти нужные строки. Например, клиентов, кому до 30 лет и кто живет в Москве или Казани.

Фильтр скрывает лишние данные и оставляет только то, что нужно проанализировать.

Таблица Excel. Работа с фильтром

Выделите любую ячейку в таблице и нажмите «Создать фильтр». Потом откройте фильтр в столбце «Город», выберите только Москву и Казань. Нажмите ОК.

Теперь откройте фильтр в столбце «Возраст». Выберите «Фильтровать по условию» — «Меньше или равно» и введите 30. Нажмите ОК.

Чтобы вернуть таблицу в изначальный вид, просто кликните по значку и выключите фильтр.

Как создать сводную таблицу в Google Sheets

Сводная таблица объединяет данные и считает итоговые значения. Например, можно узнать, сколько продаж было в каждом отделе мебельного магазина.

Сводная таблица в Google Sheets

Выделите ячейку A1, чтобы гугл-таблицы поняли, с какими данными работать. Вверху нажмите «Вставка» и «Создать сводную таблицу». Откроется меню. Диапазон обычно подставляется сам, если выбрали ячейку с данными. Если выбрали пустую ячейку, введите диапазон вручную. Решите, где будет сводная таблица: на текущем листе или на новом.

Сводная таблица в Google Sheets

Создайте сводную таблицу на новом листе. В списке полей выберите «Отдел» и «Сумма». Таблица сразу покажет, сколько продаж было в каждом отделе.

Ошибки при составлении формул в редакторе Excel

Иногда формулы не работают. Вот самые распространенные причины:

• Забыли знак «=» — формула должна начинаться с этого знака, иначе Excel не поймет, что считать.
• Неправильные ссылки на ячейки — например, если забыли $, то при копировании формула смещается не туда.
• Ошибки в скобках — пропущенная или лишняя скобка ломает формулу.
• Неверный разделитель — в формулах нужно ставить точку с запятой (;), а не запятую или другие знаки.
• Пробелы и лишние символы — иногда Excel не считает, если внутри формулы есть пробелы или лишние знаки.
• Текст вместо чисел — если вместо числа написать слово, формула не посчитает.
• Опечатки в названии функции — например, написали СУМ вместо СУММ.

Если появилась ошибка, проверьте эти моменты — чаще всего проблемы в этом.

Аналитики — одни из самых нужных специалистов. На курсе «Аналитик данных» в Skypro сможете освоить эту профессию с нуля и найти работу уже во время учебы. Преподаватели — опытные аналитики «Т-Банка», «МТС» и других крупных компаний. Материалы курса останутся навсегда, а программа будет обновляться. После курса получите диплом о профессиональной переподготовке и устроитесь на новую работу.

Главное о формулах в Excel

• 🟩 Формула в Excel — это набор знаков для вычислений. Она всегда начинается со знака «=» и включает скобки (), точку с запятой (;) или двоеточие (:).
• 🟩 Простые формулы помогают быстро складывать, умножать, округлять числа или находить корень.
• 🟩 Для текста есть формулы, которые ищут слова, меняют большие и маленькие буквы, убирают лишние пробелы.
• 🟩 Сложные и комбинированные формулы полезны, если нужно выполнить сразу несколько условий. Сводные таблицы и фильтры в Excel помогают быстро считать и удобно работать с данными.
• 🟩 Неправильные ссылки, пробелы, неверные разделители, опечатки — самые частые причины, почему формулы не срабатывают.