Формулы в таблицах Excel используют, когда данных очень много. Например, чтобы посчитать сумму нескольких чисел быстрее, чем на калькуляторе. Преимуществ много, поэтому работодатели часто указывают эту программу в требованиях. В конце ноября 2023 года больше 110 000 вакансий на хедхантере содержали формулировки вроде «уверенный пользователь Excel», «работа с формулами в Excel».
Кому важно знать Excel и где выучить основы
Excel нужен бухгалтерам, чтобы вести учет в таблицах. Экономистам, чтобы делать перерасчет цен, анализировать показатели компании. Менеджерам — вести базу клиентов. Аналитикам — строить и проверять гипотезы.
Программу можно освоить самостоятельно, например по статьям в интернете. Но это поможет понять только основные формулы. Если нужны глубокие знания — как строить сложные прогнозы, собирать калькулятор юнит-экономики, — пройдите курсы.
На онлайн-курсе Skypro «Аналитик данных» научитесь владеть базовыми формулами Excel, работать с нестандартными данными, статистикой. Кроме Excel вы изучите Metabase, SQL, Power BI, язык программирования Python. Программа подойдет даже тем, у кого совсем нет опыта в анализе и кто не любит математику. Вас ждут живые вебинары, мастер-классы, домашки с разбором, помощь наставников.
Урок из курса «Аналитик данных» в Skypro
Из чего состоит формула в Excel
Основные знаки:
= с него начинают любую формулу;
( ) заключают формулу и ее части;
; применяют, чтобы указать очередность ячеек или действий;
: ставят, чтобы обозначить диапазон ячеек, а не выбирать всё подряд вручную.
В таблицах Excel работают с простыми математическими действиями:
сложением +
вычитанием —
умножением *
делением /
возведением в степень ^
Еще в таблицах Excel используют символы сравнения:
равенство =
меньше <
больше >
меньше либо равно <=
больше либо равно >=
не равно <>
Основные виды
Все формулы в таблицах Excel делятся на простые, сложные и комбинированные. Их можно написать самостоятельно или воспользоваться встроенными.
Многие помнят их с уроков информатики в школе. Но даже если вы совсем не знакомы с таблицами Excel, на курсе Skypro «Аналитик данных» обучение начинают с основ. Не нужны глубокие знания математики и навыки работы с программами для анализа данных.
Простые
Применяют, когда нужно совершить одно простое действие, например сложить или умножить.
✅ СУММ. Складывает несколько чисел. Сумму можно посчитать для нескольких ячеек или целого диапазона в таблице.
=СУММ(А1;В1) — для соседних ячеек;
=СУММ(А1;С1;H1) — для определенных ячеек;
=СУММ(А1:Е1) — для диапазона.
Сумма всех чисел в ячейках от А1 до Е1
✅ ПРОИЗВЕД. Умножает числа в соседних, выбранных вручную ячейках или диапазоне таблицы.
=ПРОИЗВЕД(А1;В1)
=ПРОИЗВЕД(А1;С1;H1)
=ПРОИЗВЕД(А1:Е1)
Произведение всех чисел в ячейках от А1 до Е1
✅ ОКРУГЛ. Округляет дробное число до целого в большую или меньшую сторону. Укажите ячейку таблицы с нужным числом, в качестве второго значения — 0.
=ОКРУГЛВВЕРХ(А1;0) — к большему целому числу;
=ОКРУГЛВНИЗ(А1;0) — к меньшему.
Округление в меньшую сторону
✅ ВПР. Находит данные в таблице или определенном диапазоне.
=ВПР(С1;А1:В6;2)
- С1 — ячейка, в которую выписывают известные данные. В примере это код цвета.
- А1 по В6 — диапазон ячеек в таблице. Ищем название цвета по коду.
- 2 — порядковый номер столбца таблицы для поиска. В нём указаны названия цвета.
Формула вычислила, какой цвет соответствует коду
✅ СЦЕПИТЬ. Объединяет данные диапазона ячеек таблицы, например текст или цифры. Между содержимым ячеек можно добавить пробел, если объединяете слова в предложения.
=СЦЕПИТЬ(А1;В1;С1) — текст без пробелов;
=СЦЕПИТЬ(А1;» «;В1;» «С1) — с пробелами.
Формула объединила три слова в одно предложение
✅ КОРЕНЬ. Вычисляет квадратный корень числа в ячейке таблицы.
=КОРЕНЬ(А1)
Квадратный корень числа в ячейке А1
✅ ПРОПИСН. Преобразует текст в верхний регистр, то есть делает буквы заглавными.
=ПРОПИСН(А1:С1)
Формула преобразовала строчные буквы в прописные
✅ СТРОЧН. Переводит текст в нижний регистр, то есть делает из больших букв маленькие.
=СТРОЧН(А2)
✅ СЧЕТ. Считает количество ячеек таблицы с числами.
=СЧЕТ(А1:В5)
Формула вычислила, что в диапазоне А1:В5 четыре ячейки с числами
✅ СЖПРОБЕЛЫ. Убирает лишние пробелы. Например, когда переносите текст из другого документа и сомневаетесь, правильно ли там стоят пробелы.
=СЖПРОБЕЛЫ(А1)
Формула удалила двойные и тройные пробелы
Сложные
✅ ПСТР. Выделяет определенное количество знаков в тексте, например одно слово.
=ПСТР(А1;9;5)
- Введите =ПСТР.
- Кликните на ячейку таблицы, где нужно выделить знаки.
- Укажите номер начального знака: например, с какого символа начинается слово. Пробелы тоже считайте.
- Поставьте количество знаков, которые нужно выделить из текста. Например, если слово состоит из пяти букв, впишите цифру 5.
В ячейке А1 формула выделила 5 символов, начиная с 9-го
✅ ЕСЛИ. Анализирует данные по условию. Например, когда в таблице нужно сравнить одно с другим.
=ЕСЛИ(A1>25;"больше 25";"меньше или равно 25")
В формуле указали:
- А1 — ячейку с данными;
- >25 — логическое выражение;
- больше 25, меньше или равно 25 — истинное и ложное значения.
Первый результат возвращается, если сравнение истинно. Второй — если ложно.
Число в А1 больше 25. Поэтому формула показывает первый результат — больше 25.
✅ СУММЕСЛИ. Складывает числа, которые соответствуют критерию. Обычно критерий — числовой промежуток или предел.
=СУММЕСЛИ(В2:В5;">10")
В формуле указали:
- В2:В5 — диапазон ячеек таблицы;
- >10 — критерий, то есть числа меньше 10 не будут суммироваться.
Число 8 меньше указанного в условии, то есть 10. Поэтому оно не вошло в сумму.
✅ СУММЕСЛИМН. Складывает числа, когда условий несколько. В формуле указывают диапазоны — ячейки таблицы, которые нужно учитывать. И условия — содержание подходящих ячеек. Например:
=СУММЕСЛИМН(D2:D6;C2:C6;"сувениры";B2:B6;"ООО ХY")
- D2:D6 — диапазон, из которого суммируем числа;
- C2:C6 — диапазон ячеек таблицы для категории;
- сувениры — условие, то есть числа другой категории учитываться не будут;
- B2:B6 — диапазон ячеек таблицы для компании;
- ООО XY — условие, то есть числа другой компании учитываться не будут.
Под условия подошли только ячейки D3 и D6: их сумму и вывела формула
Комбинированные
В таблицах Excel можно комбинировать несколько функций: сложение, умножение, сравнение и другие. Например, вам нужно найти сумму двух чисел. Если значение больше 65, сумму нужно умножить на 1,5. Если меньше — на 2.
=ЕСЛИ(СУММ(A1;B1)<65;СУММ(A1;B1)*1,5;(СУММ(A1;B1)*2))
То есть если сумма двух чисел в А1 и В1 окажется меньше 65, программа посчитает первое условие — СУММ(А1;В1)*1,5. Больше 65 — Excel задействует второе условие — СУММ(А1;В1)*2.
Сумма в А1 и В1 больше 65, поэтому формула посчитала по второму условию: умножила на 2
Встроенные
Используйте их, если удобнее пользоваться готовыми формулами, а не вписывать вручную.
- Поместите курсор в нужную ячейку таблицы.
- Откройте диалоговое окно мастера: нажмите клавиши Shift + F3. Откроется список функций.
- Выберите нужную формулу. Нажмите на нее, затем на «ОК». Откроется окно «Аргументы функций».
- Внесите нужные данные. Например, числа, которые нужно сложить.
Ищите формулу по алфавиту или тематике, выбирайте любую из тех, что использовали недавно
Если вы хотите освоить Excel с нуля и эффективно работать с данными, пройдите в онлайн-университете Skypro специальный курс. Он идет всего два с половиной месяца — этого будет достаточно, чтобы узнать всё о таблицах и ускорить работу с ними.
В конце курса сможете создать калькулятор юнит-экономики и показать работодателю, что умеете считать прибыльность бизнес-модели.
Как скопировать
Если для разных ячеек таблицы нужны однотипные действия, например сложить числа не в одной, а в нескольких строках, скопируйте формулу.
- Впишите функцию в ячейку таблицы и кликните на нее.
- Наведите курсор на правый нижний угол — курсор примет форму креста.
- Нажмите левую кнопку мыши, удерживайте ее и тяните до нужной ячейки таблицы.
- Отпустите кнопку. Появится итог.
Посчитали сумму ячеек в трех строках
Как обозначить постоянную ячейку
Это нужно, чтобы, когда вы протягивали формулу, ссылка на ячейку таблицы не смещалась.
- Нажмите на ячейку таблицы с формулой.
- Поместите курсор в нужную ячейку таблицы и нажмите F4.
- В формуле фрагмент с описанием ячейки таблицы приобретет вид $A$1. Если вы протянете формулу, то ссылка на ячейку $A$1 останется на месте.
Как поставить «плюс», «равно» без формулы
Когда нужна не формула, а данные, например +10 °С:
- Кликните правой кнопкой по ячейке таблицы.
- Выберите «Формат ячеек».
- Отметьте «Текстовый», нажмите «ОК».
- Поставьте = или +, затем нужное число.
- Нажмите Enter.
Как сделать фильтр по столбцам в Google Sheets
Фильтрация данных — это процесс выделения из набора строк и столбцов только тех, которые подходят определенным, заранее установленным условиям. Благодаря этому пользователям проще анализировать конкретные части данных и работать с ними.
Представим, что перед нами задача — собрать данные о клиентах: возраст до тридцати лет, из Москвы и Казани. Для этого нужно будет поработать с фильтром.
Таблица Excel. Работа с фильтром
Перейдите на любую ячейку таблицы, кликните «Создать фильтр».
Щелкните по выпадающему списку столбца «Город» и отметьте галочками только Москву и Казань. Нажмите «ОК».
Дальше точно так же кликните по выпадающему списку столбца «Возраст» и выберите опцию «Фильтровать по условию». Выберите в списке «Меньше или равно», а затем выставьте значение «30». Нажмите «ОК».
Если нужно вернуть исходный вид данных, можно сбросить настройки таблицы. Для этого перейдите по значку фильтра.
В онлайн-университете Skypro вы можете за пару месяцев пройти курс по Excel и получить востребованный навык для аналитики. Программа курса состоит из важнейших блоков: первичная обработка информации, работа со сложными данными и прогнозирование. Еще вы создадите проект по анализу бизнес-метрик.
Как создать сводную таблицу в Google Sheets
С помощью сводной таблицы можно объединять данные из разных таблиц и листов, чтобы посчитать общее значение.
Представим, что вам нужно посчитать, сколько продаж было в каждом отделе сети мебельных магазинов.
Сводная таблица в Google Sheets
Выделяем ячейку А1. Так программа поймет, c какими значениями нужно работать.
В верхнем меню «Вставка» выбираем «Создать сводную таблицу».
Откроется меню сводной таблицы. Выберите нужный диапазон и место. Из-за того что курсор стоит в ячейке с данными, поле диапазона заполнится автоматически. Если курсор — в пустой ячейке, нужно прописать диапазон вручную. Вы можете сделать сводную таблицу на этом же листе или на другом.
Сводная таблица в Google Sheets
На новом листе сформируем таблицу, которая покажет данные продаж по каждому отделу. В списке полей сводной таблицы нужно выбрать столбцы «Отдел» и «Сумма». Получаем итоги по каждому отделу.
Аналитики — одни из самых востребованных специалистов на рынке труда. Освоить профессию с нуля можно на курсе Skypro «Аналитик данных» и найти работу уже в процессе учебы. Преподаватели — эксперты в аналитике из топовых компаний: Skyeng, «Авито», «СберМаркет» и других. У вас будет вечный доступ к материалам и регулярным обновлениям программы, а еще гарантия трудоустройства: найдем вам работу или вернем деньги за курс.
Главное о формулах в Excel
- Формула состоит из математических знаков. Чтобы ее вписать, используют символы = ( ) ; : .
- С помощью простых формул числа складывают, умножают, округляют, извлекают из них квадратный корень. Чтобы отредактировать текст, используют формулы поиска, изменения регистра, удаления лишних пробелов.
- Сложные и комбинированные формулы помогают делать объемные вычисления, когда нужно соблюдать несколько условий.
- Значительно упростит жизнь аналитика возможность создавать сводную таблицу для расчетов и фильтровать данные по столбцам
Добавить комментарий