Как правильно написать email на английском языке

Для кого эта статья:

• Лица, желающие улучшить навыки бизнес-английского и деловой переписки
• Студенты и молодые профессионалы, стремящиеся к международной карьере и сотрудничеству
• Русскоговорящие, сталкивающиеся с трудностями в написании деловых писем на английском языке

Первое впечатление формируется не только при личной встрече, но и при чтении вашего электронного письма. Написание профессионального email на английском языке — это навык, который может открыть двери к международному сотрудничеству, учебе за рубежом или карьерному росту. Одно грамотно составленное письмо способно выделить вас среди десятков других кандидатов, в то время как ошибки могут мгновенно подорвать вашу репутацию, даже если ваш разговорный английский находится на высоком уровне. 📧

Хотите освоить все тонкости деловой переписки на английском? Курс «Деловой английский язык» от Skyeng — это практический интенсив, где вы не только изучите правила составления email-сообщений, но и отработаете реальные бизнес-кейсы под руководством экспертов с опытом международной коммуникации. Всего 8 недель — и ваша деловая переписка будет звучать так, словно английский — ваш родной язык!

Структура делового письма на английском языке

Грамотно структурированное деловое письмо на английском языке следует определённой формуле, которая сразу сигнализирует получателю о вашем профессионализме. В отличие от русскоязычной деловой переписки, англоязычная коммуникация имеет свои особенности, которые необходимо учитывать при составлении письма.

Классическая структура делового email на английском включает следующие компоненты:

• Subject line (Тема письма) — краткая и информативная строка, точно отражающая суть сообщения
• Salutation (Приветствие) — формальное обращение к получателю
• Introduction (Вступление) — представление себя и цели письма
• Body (Основная часть) — изложение сути вопроса
• Request/Action point (Просьба/Призыв к действию) — четкое указание, что ожидается от получателя
• Closing (Заключение) — вежливое завершение письма
• Signature (Подпись) — ваша контактная информация

Рассмотрим каждый элемент подробнее:

Subject line должна быть конкретной и лаконичной, не более 5-7 слов. Например, вместо расплывчатого «Information» лучше написать «Meeting Request: Project X Discussion».

Introduction должна быть краткой, но информативной. Если вы пишете незнакомому человеку, необходимо представиться и объяснить причину обращения:

«My name is Ivan Petrov, and I am writing to inquire about the position of Marketing Manager advertised on your website.» (Меня зовут Иван Петров, и я пишу, чтобы узнать о вакансии менеджера по маркетингу, размещенной на вашем сайте.)

Body письма должен быть разделен на логические абзацы, каждый из которых содержит одну основную мысль. В деловой переписке на английском ценится прямолинейность и конкретика — избегайте длинных предложений и чрезмерных деталей.

Важно помнить, что англоязычная деловая культура ценит ясность и эффективность. Письмо должно быть структурировано так, чтобы получатель мог быстро понять суть вопроса и требуемые действия. 🔍

Анна Соловьёва, преподаватель бизнес-английского

Когда я только начинала карьеру переводчика в международной компании, меня попросили написать письмо потенциальным партнёрам из Великобритании. Будучи уверенной в своём уровне английского, я составила, как мне казалось, идеальное письмо — с длинными витиеватыми предложениями и подробным описанием наших достижений. Ответа мы не получили. Позднее мой руководитель показал мне, как нужно структурировать деловое письмо: короткие предложения, чёткое разделение на абзацы и ясный призыв к действию в конце. Когда я переписала письмо по этим принципам, ответ пришёл в течение суток! Тогда я поняла, что в англоязычной деловой коммуникации ценится не красота слога, а ясность и конкретика.

Формальные приветствия и прощания в английских email-письмах

Выбор правильного приветствия и прощания в деловом письме на английском языке может существенно повлиять на восприятие вашего сообщения. В английской деловой переписке существует чёткая градация формальности, и ошибка в этом компоненте может создать неправильное впечатление о вашем профессионализме.

Приветствия в английских письмах варьируются от строго формальных до дружеских. Выбор зависит от ваших отношений с получателем и контекста коммуникации:

• Официально-деловой стиль: «Dear Mr./Ms./Dr. [Фамилия]», «Dear Sir/Madam» (если вы не знаете имя получателя)
• Стандартный деловой стиль: «Dear [Имя]», «Dear [Имя и Фамилия]»
• Менее формальный стиль: «Hello [Имя]», «Hi [Имя]» (для коллег, с которыми вы уже установили контакт)

При выборе приветствия важно учитывать культурные особенности. В британском английском чаще используются более формальные приветствия, в то время как в американском варианте допустим более неформальный подход даже в деловой среде.

Прощания также имеют свою иерархию формальности:

• Высокая степень формальности: «Yours faithfully» (используется с «Dear Sir/Madam»), «Yours sincerely» (используется с «Dear Mr./Ms. [Фамилия]»)
• Стандартная формальность: «Kind regards», «Best regards», «Regards»
• Менее формальные варианты: «Best wishes», «All the best», «Thanks»

Интересный факт: в англоязычной деловой переписке после приветствия может стоять как запятая, так и двоеточие. В американском английском чаще используется двоеточие, а в британском — запятая. 📝

Примеры правильных комбинаций приветствий и прощаний:

• «Dear Mr. Johnson, … Kind regards, [Ваше имя]» — стандартный деловой формат для общения с человеком, с которым вы знакомы по имени
• «Dear Sir/Madam, … Yours faithfully, [Ваше имя]» — формальное обращение, когда вы не знаете имя получателя
• «Hello Sarah, … Best wishes, [Ваше имя]» — неформальный деловой стиль для коллег, с которыми у вас установлены рабочие отношения

Ключевые фразы и выражения для деловой переписки

Владение ключевыми фразами и выражениями для различных коммуникативных целей значительно повысит эффективность вашей деловой переписки. В английском языке существуют устоявшиеся выражения для каждой части делового письма, и их правильное использование создаст впечатление плавной и профессиональной коммуникации.

Рассмотрим наиболее полезные выражения, разделенные по коммуникативным задачам:

Начало письма и объяснение цели

• «I am writing to inquire about…» (Я пишу, чтобы узнать о…)
• «I am writing in reference to…» (Я пишу в отношении…)
• «I am contacting you regarding…» (Я обращаюсь к вам по поводу…)
• «I would like to follow up on our previous discussions about…» (Я хотел бы продолжить наше предыдущее обсуждение о…)
• «This email is to confirm…» (Это письмо для подтверждения…)

Запрос информации

• «Could you please provide me with information on…» (Не могли бы вы предоставить мне информацию о…)
• «I would be grateful if you could send me…» (Я был бы признателен, если бы вы могли отправить мне…)
• «Would it be possible for you to let me know…» (Было бы возможно для вас сообщить мне…)
• «I am interested in receiving further details about…» (Я заинтересован в получении дополнительной информации о…)

Предоставление информации

• «I’m pleased to inform you that…» (Я рад сообщить вам, что…)
• «Please find attached…» (К письму прилагается…)
• «As requested, I’m sending you…» (Как вы просили, я отправляю вам…)
• «I would like to provide you with an update on…» (Я хотел бы предоставить вам обновленную информацию о…)

Извинения

• «I apologize for the delay in responding…» (Приношу извинения за задержку с ответом…)
• «I’m sorry for any inconvenience caused…» (Извините за причиненные неудобства…)
• «Please accept my apologies for…» (Пожалуйста, примите мои извинения за…)

Завершение письма и призывы к действию

• «I look forward to hearing from you soon.» (С нетерпением жду вашего ответа.)
• «Please do not hesitate to contact me if you require any further information.» (Пожалуйста, не стесняйтесь связаться со мной, если вам потребуется дополнительная информация.)
• «Could you please confirm receipt of this email?» (Не могли бы вы, пожалуйста, подтвердить получение этого письма?)
• «I would appreciate your response by [date].» (Я был бы признателен за ваш ответ до [дата].)

Особое внимание стоит уделить выбору модальных глаголов, которые серьезно влияют на тон сообщения. Например, «could you» звучит более вежливо, чем «can you», а «I would appreciate» создает более уважительный тон, чем прямое «I want». 🔤

Максим Воробьев, международный HR-менеджер

После перехода в компанию с британским руководством я столкнулся с культурным шоком в деловой переписке. Мои прямолинейные письма в стиле "Please send me the report by Monday" вызывали недоумение. Менеджер из Лондона мягко посоветовал мне использовать более дипломатичные формулировки. Я начал заменять прямые просьбы на "I was wondering if you might be able to send me the report by Monday" и "It would be most helpful if the report could be submitted by Monday". Поначалу эти фразы казались мне излишне вежливыми и даже неискренними, но вскоре я заметил, что результативность моей коммуникации значительно выросла. Британские коллеги стали воспринимать меня как более профессионального и культурно подкованного специалиста. Этот опыт научил меня, что в английской деловой переписке тон и формулировки зачастую важнее самого содержания сообщения.

Типичные ошибки русскоговорящих при составлении email

Русскоговорящие пользователи часто переносят речевые конструкции и культурные особенности родного языка в англоязычную деловую переписку, что может привести к недопониманию или созданию непрофессионального впечатления. Рассмотрим наиболее распространенные ошибки и способы их исправления.

1. Чрезмерная формальность или неформальность

Русскоязычная деловая переписка часто либо излишне формальна и наполнена канцеляризмами, либо, наоборот, неоправданно фамильярна. В английском существует золотая середина — профессиональный, но дружелюбный тон.

• Ошибка: «Hereby I am writing to inform you that…» (Излишне формально)
• Исправление: «I am writing to let you know that…»
• Ошибка: «Hi! How are you? Long time no see!» (Слишком неформально для первого делового контакта)
• Исправление: «Dear Mr. Smith, I hope this email finds you well.»

2. Прямой перевод русских идиом и выражений

Дословный перевод русских идиоматических выражений может вызвать недопонимание или даже неловкость.

• Ошибка: «I wait for your answer as five fingers on the hand» (от «жду как пять пальцев на руке»)
• Исправление: «I’m looking forward to your prompt reply»
• Ошибка: «Let me steal a minute of your time» (от «украсть минутку вашего времени»)
• Исправление: «May I have a moment of your time?»

3. Проблемы с артиклями и предлогами

Поскольку в русском языке нет артиклей, а система предлогов отличается, это часто приводит к ошибкам:

• Ошибка: «I sent report on email» (пропущен артикль, неправильный предлог)
• Исправление: «I sent the report by email»
• Ошибка: «I work in company for five years» (пропущены артикли)
• Исправление: «I have been working for the company for five years»

4. Неправильное использование времен

Русскоговорящие часто испытывают затруднения с выбором правильного времени в английском языке:

• Ошибка: «I am working in this position since 2020» (неправильное время)
• Исправление: «I have been working in this position since 2020»
• Ошибка: «I already sent the files» (в формальном контексте)
• Исправление: «I have already sent the files»

5. Длинные, сложные предложения

Русская традиция деловой переписки допускает длинные, сложные предложения, что не характерно для экономичного английского стиля:

• Ошибка: «I would like to kindly ask you to consider the possibility of rescheduling our meeting, which was originally planned for Monday morning, to a later date due to unforeseen circumstances that have arisen in connection with the project implementation timeline changes.»
• Исправление: «Due to changes in our project timeline, I’d like to reschedule our Monday morning meeting. Would a later date work for you?»

6. Неправильная пунктуация

Правила пунктуации в русском и английском языках различаются:

• Ошибка: «Dear Mr. Brown, I hope, that you received my previous email.»
• Исправление: «Dear Mr. Brown, I hope that you received my previous email.»

Избегание этих типичных ошибок значительно повысит качество вашей англоязычной деловой коммуникации. Регулярная практика и внимание к деталям помогут со временем выработать естественный стиль письма, соответствующий англоязычным деловым стандартам. 🚫

Не уверены в своём уровне английского для деловой переписки? Пройдите тест на уровень английского от Skyeng и получите детальную оценку ваших навыков. По результатам теста вы получите персональные рекомендации по развитию именно тех аспектов языка, которые критичны для грамотной деловой коммуникации. Тест займёт всего 15 минут, а результаты помогут составить эффективный план обучения!

Шаблоны успешных email-писем для разных ситуаций

Готовые шаблоны писем на английском языке помогут вам быстро и профессионально справиться с типичными коммуникативными ситуациями в деловой среде. Используйте их как основу, адаптируя под конкретную ситуацию и добавляя персональные детали.

Запрос информации:

Subject: Information Request: [Конкретный запрос]

Dear [Имя получателя],

I hope this email finds you well. My name is [Ваше имя], and I am [ваша должность] at [название организации].

I am writing to inquire about [предмет запроса]. Specifically, I would like to know [конкретные вопросы].

This information will help us [объясните, зачем вам нужна эта информация].

I would appreciate your response by [дата]. If you need any clarification, please do not hesitate to contact me.

Thank you in advance for your assistance.

Kind regards,

[Ваше полное имя]
[Должность]
[Контактная информация]

Бронирование встречи:

Subject: Meeting Request: [Тема встречи] — [Предлагаемая дата]

Dear [Имя получателя],

I hope you are doing well. I am writing to request a meeting to discuss [тема встречи].

Would you be available on [дата] at [время]? The meeting would take approximately [продолжительность] and could be held [место/онлайн-платформа].

The agenda for our discussion would include:

• [Пункт 1]
• [Пункт 2]
• [Пункт 3]

If this time doesn’t work for you, please let me know what would be more convenient.

I look forward to your response.

Best regards,

[Ваше полное имя]
[Должность]
[Контактная информация]

Отправка документов:

Subject: [Тип документа] for [Проект/Цель] — [Дата]

Dear [Имя получателя],

Please find attached the [название документа] for [цель/проект].

The document includes [краткое описание содержания]. The key points are:

• [Ключевой момент 1]
• [Ключевой момент 2]
• [Ключевой момент 3]

If you have any questions or require any changes, please let me know by [дата].

Could you please confirm receipt of this document?

Thank you for your time.

Kind regards,

[Ваше полное имя]
[Должность]
[Контактная информация]

Письмо-извинение:

Subject: Apology for [причина извинения]

Dear [Имя получателя],

I am writing to sincerely apologize for [причина извинения]. I understand that this has caused [последствия для получателя].

The situation occurred due to [краткое объяснение причины, без оправданий]. I take full responsibility for this error and understand its impact on [проект/отношения/др.].

To address this issue, I am [действия, которые вы предпринимаете для исправления ситуации]. I am also implementing [меры для предотвращения подобных ситуаций в будущем].

Once again, I apologize for any inconvenience caused. I value our professional relationship and am committed to ensuring such incidents do not recur.

Sincerely,

[Ваше полное имя]
[Должность]
[Контактная информация]

Ответ на жалобу клиента:

Subject: Response to Your Concern about [предмет жалобы]

Dear [Имя клиента],

Thank you for bringing your concerns about [предмет жалобы] to our attention. We take all customer feedback seriously and appreciate the opportunity to address this issue.

After investigating the situation, we found that [выводы вашего расследования]. We would like to [предложение решения проблемы].

As a token of our appreciation for your patience and to make amends for any inconvenience, we would like to offer you [компенсация, если применимо].

We are also taking steps to prevent similar issues in the future by [превентивные меры].

Please do not hesitate to contact me directly if you have any further concerns.

Best regards,

[Ваше полное имя]
[Должность]
[Контактная информация]

При использовании шаблонов помните о необходимости адаптации под конкретную ситуацию. Обращайте внимание на культурный контекст — письмо британскому партнеру может требовать более формального тона, чем письмо американскому коллеге. Также учитывайте историю ваших взаимоотношений с получателем — со временем тон может становиться менее формальным. ✉️

Владение искусством деловой переписки на английском языке выходит далеко за рамки знания грамматики и словарного запаса. Это понимание тонкостей культуры общения, умение выбрать правильный тон и структуру сообщения, а также способность убедительно и лаконично изложить свою мысль. Мастерство составления email-сообщений — это инвестиция в ваш профессиональный имидж и эффективность коммуникации, которая окупится многократно в виде успешных деловых отношений и карьерных возможностей.