Как написать деловую записку на английском языке

Для кого эта статья:

• Специалисты, работающие в международных компаниях
• Студенты и аспиранты, изучающие бизнес-английский
• Профессионалы, желающие улучшить свои навыки деловой переписки на английском языке

Деловая записка на английском языке — это не просто формальное сообщение. Это ваша профессиональная визитная карточка, которая может либо открыть двери к международному сотрудничеству, либо захлопнуть их перед вашим носом. Умение четко, лаконично и по существу изложить свои мысли в memo (так часто называют деловые записки в англоязычной среде) требует знания определенных правил и тонкостей. Неправильно составленная записка может привести к недопониманию, срыву сроков и даже финансовым потерям. Давайте разберемся, как писать деловые записки, которые достигают цели и производят нужное впечатление. 🚀

Хотите свободно составлять деловые записки, вести переговоры и переписываться с партнерами на английском? Курс Деловой английский язык от Skyeng погружает в реальные бизнес-ситуации и фокусируется на практических навыках. Вы научитесь не только правильно оформлять деловую документацию, но и уверенно общаться в международной бизнес-среде. Курс разработан экспертами с опытом в международном бизнесе.

Основные принципы деловой переписки на английском языке

Эффективная деловая переписка на английском языке основывается на четырех ключевых принципах: clarity (ясность), conciseness (лаконичность), correctness (правильность) и courtesy (вежливость). Эти «4C» образуют фундамент для любого делового сообщения, которое вы пишете.

Принцип ясности требует, чтобы ваше сообщение было понятным с первого прочтения. Избегайте двусмысленности, сложных конструкций и жаргона. Например, вместо «We’ll touch base regarding this matter in due course» (Мы свяжемся по этому вопросу в должное время) лучше написать «I will email you about this by Friday» (Я напишу вам об этом по электронной почте до пятницы).

Лаконичность означает, что вы уважаете время получателя. В деловой среде ценится умение передать суть в минимальном количестве слов. Исключайте лишние слова и повторения. Например, вместо «At this point in time, we are not in a position to provide you with the information you requested» (В настоящий момент мы не в состоянии предоставить вам запрашиваемую информацию) просто напишите «We cannot provide the requested information now» (Мы не можем предоставить запрашиваемую информацию сейчас).

Правильность подразумевает грамматическую точность, отсутствие опечаток и проверку фактов. Даже одна ошибка может подорвать ваш профессиональный имидж. Всегда перечитывайте текст перед отправкой.

Вежливость — это соблюдение делового этикета и проявление уважения к адресату. Используйте «please» и «thank you», обращайтесь к людям по имени и должности правильно.

Помимо этих принципов, следует понимать контекст коммуникации. Деловые письма в США обычно более прямолинейны и неформальны, чем в Великобритании. В британском варианте часто используются более вежливые и сложные конструкции. Например, американцы могут написать «Let me know when you’re free» (Дай знать, когда ты свободен), а британцы предпочтут «I would be grateful if you could inform me of your availability» (Я был бы признателен, если бы вы могли сообщить о своей доступности).

Важно также учитывать межкультурные аспекты. В некоторых культурах (например, японской или арабской) ценится более формальный и подробный подход к деловой переписке, в то время как в других (скандинавской) предпочитают прямоту и краткость.

• Всегда учитывайте, кто ваш адресат и адаптируйте стиль соответственно
• Используйте активный залог вместо пассивного для большей ясности
• Структурируйте информацию логически, от общего к частному
• Указывайте четкую цель вашего сообщения в начале
• Завершайте письмо конкретным призывом к действию (call-to-action)

Структура и формат деловой записки

Деловая записка (memo) имеет строго определенную структуру, которая сразу сигнализирует о типе документа. В отличие от делового письма, записка не требует обращения «Dear» и подписи в конце. Ее формат более компактный и ориентирован на внутреннюю коммуникацию.

Стандартная структура деловой записки включает следующие элементы:

1. Header (Заголовок) — содержит служебную информацию: TO (Кому), FROM (От кого), DATE (Дата), SUBJECT (Тема)
2. Introduction (Введение) — краткое изложение цели записки
3. Body (Основная часть) — детали, факты, аргументы
4. Conclusion (Заключение) — итоги, необходимые действия, следующие шаги

Вот пример оформления заголовка деловой записки:

MEMORANDUM

TO: John Smith, Sales Department
FROM: Jane Doe, Marketing Manager
DATE: May 15, 2025
SUBJECT: Q3 Marketing Campaign Proposal

Важно, чтобы тема (subject) была информативной и конкретной. Вместо «Meeting» (Встреча) напишите «Budget Meeting for Q2 2025 Projects» (Встреча по бюджету проектов на 2-й квартал 2025 года). Это помогает адресату сразу понять суть и важность документа. 📋

Во введении сразу переходите к сути вопроса без длительных предисловий. Например: «This memo outlines our marketing strategy for the third quarter of 2025 and requests approval for the proposed budget of $50,000» (В этой записке изложена наша маркетинговая стратегия на третий квартал 2025 года и запрашивается одобрение предлагаемого бюджета в размере 50 000 долларов).

Основная часть должна быть хорошо структурирована. Используйте подзаголовки, маркированные списки и короткие абзацы для улучшения читабельности. Каждый абзац должен содержать одну главную мысль. Если документ длинный, включите краткое резюме в начале.

Елена Соколова, руководитель отдела международных продаж

Когда я начала работать с американскими партнерами, мои memo вызывали недоумение. Я писала длинные, витиеватые тексты со множеством деталей, как меня учили на родине. Однажды мой американский коллега Джон деликатно спросил, нельзя ли "get to the point faster" (быстрее переходить к сути). Это стало для меня откровением. Я переработала свой подход: стала начинать с главного вывода, затем кратко излагать обоснование и заканчивать конкретными шагами. Результат не заставил себя ждать: мои записки стали получать быстрые ответы, а идеи — одобрение. Я поняла, что в англоязычной бизнес-культуре ценится не красноречие, а эффективность коммуникации.

Заключение должно содержать четкий вывод и, что особенно важно, указание на ожидаемые действия (action points). Например: «Please review the proposal and provide your feedback by May 20. The campaign materials must be finalized by June 1 to meet our production deadline» (Пожалуйста, рассмотрите предложение и предоставьте отзыв до 20 мая. Материалы кампании должны быть доработаны к 1 июня, чтобы соответствовать нашему производственному сроку).

В современном бизнес-сообществе формат деловых записок эволюционировал. Если раньше они печатались на фирменных бланках, то сейчас часто отправляются по электронной почте. Тем не менее, структура остается неизменной, даже если записка отправляется в теле электронного письма.

Тон и стиль: как сохранить профессионализм

Правильный тон и стиль в деловой записке — это баланс между формальностью и доступностью. Слишком формальный язык может звучать холодно и создавать дистанцию, тогда как чрезмерная неформальность рискует выглядеть непрофессионально. 🎯

В современных деловых коммуникациях на английском языке наблюдается тенденция к более непринужденному стилю, особенно в технологических компаниях и стартапах. Однако это не означает полный отказ от профессионализма. Даже в неформальной записке необходимо соблюдать грамматические правила и избегать сленга.

Вот несколько ключевых аспектов, определяющих тон деловой записки:

• Уровень формальности — зависит от корпоративной культуры, отношений с адресатом и цели сообщения
• Позитивность — даже при передаче негативных новостей старайтесь сохранять конструктивный тон
• Директивность — баланс между четкими указаниями и вежливостью
• Объективность — фокус на фактах, а не эмоциях

Для сохранения профессионального тона избегайте:

• Эмоциональных высказываний («I’m extremely frustrated with the delay»)
• Обвинений («You failed to deliver the report on time»)
• Повелительного наклонения без смягчающих фраз («Send me the report immediately»)
• Преувеличений и абсолютных утверждений («This always happens», «Everyone agrees»)

Вместо этого используйте:

• Нейтральные формулировки («The project is currently behind schedule»)
• Фокус на решении, а не на проблеме («To meet our deadline, we need the report by Friday»)
• Вежливые просьбы («Could you please send the report by Friday?»)
• Точные и конкретные утверждения («The last three reports were submitted after the deadline»)

Один из способов сделать тон более профессиональным — использование модальных глаголов и условных конструкций:

• «Could you review this proposal?» вместо «Review this proposal»
• «It would be helpful if you could provide feedback» вместо «Give me feedback»
• «We might consider postponing the meeting» вместо «Let’s postpone the meeting»

Андрей Климов, бизнес-консультант по международным отношениям

Работая с британской компанией, я долго не мог понять, почему мои предложения не получают достаточного внимания. В моих memo я напрямую выражал мысли: "We need to change our strategy" или "This approach is wrong". Мой британский ментор Питер однажды объяснил, что в их культуре такие высказывания воспринимаются как излишне категоричные и даже грубые. Он показал, как переформулировать те же идеи: "It might be worth considering alternative strategies" или "Perhaps we could explore different approaches". Для меня это было откровением — мои мысли оставались теми же, но их принятие кардинально изменилось. Британцы ценят некую "мягкость" в формулировках, что не означает неуверенность, а лишь проявление уважения к мнению собеседника.

Активный залог обычно звучит более четко и прямо, чем пассивный. Однако в некоторых ситуациях пассивный залог может быть предпочтительнее, особенно когда вы хотите смягчить критику или когда исполнитель действия неизвестен или не важен.

Сравните:

• Активный залог: «You missed the deadline» (Вы пропустили срок)
• Пассивный залог: «The deadline was missed» (Срок был пропущен)

Обратите внимание на использование личных местоимений. «I» и «we» создают более личный тон, в то время как безличные конструкции звучат более формально:

• Личное: «I believe this approach will improve our results» (Я полагаю, что этот подход улучшит наши результаты)
• Безличное: «This approach is expected to improve results» (Ожидается, что этот подход улучшит результаты)

Наконец, помните о культурных различиях. В американской бизнес-культуре ценится прямота и энтузиазм, в то время как британцы предпочитают более сдержанный стиль с использованием преуменьшений (understatement). Азиатские деловые культуры часто ценят гармонию и избегание конфликтов, что отражается в более непрямом стиле коммуникации.

Частые ошибки и способы их избежать

Даже опытные специалисты допускают ошибки при составлении деловых записок на английском языке. Знание типичных промахов поможет значительно повысить качество вашей коммуникации. 🔍

Одна из самых распространенных ошибок — неправильный уровень формальности. Многие русскоговорящие специалисты либо пишут слишком формально и витиевато, либо, напротив, используют слишком разговорный стиль. Как определить правильный тон? Ориентируйтесь на корпоративную культуру компании и характер ваших отношений с адресатом.

Другая частая ошибка — излишняя многословность. В русской деловой традиции часто ценится подробное изложение с множеством деталей, тогда как в англоязычной бизнес-среде предпочтение отдается краткости и четкости.

Еще одна ошибка — неправильное использование формальных фраз и клише. Многие переводят устаревшие русские канцеляризмы на английский язык, что звучит неестественно. Например, фраза «в ответ на ваш запрос» не должна переводиться буквально как «in answer to your request», лучше использовать «regarding your request» или «in response to your inquiry».

Серьезной проблемой является также непонимание культурных различий в деловой коммуникации. Например, в русской деловой переписке нормально звучат фразы вроде «Вам необходимо срочно предоставить отчет», но прямой перевод «You need to urgently provide the report» может восприниматься англоязычными коллегами как грубый или слишком директивный. Более приемлемым будет «Could you please provide the report by [deadline]?» или «We would appreciate receiving the report by [deadline]».

Многие допускают ошибки в форматировании и оформлении деловых записок. Вот несколько типичных проблем и способы их устранения:

• Проблема: Неинформативная тема записки
  Решение: Используйте конкретную и содержательную тему, например «Request for Budget Approval for Project X» вместо просто «Budget»
• Проблема: Отсутствие структуры в тексте
  Решение: Разбивайте текст на логические блоки с подзаголовками
• Проблема: Слишком длинные абзацы
  Решение: Ограничьте абзацы 3-5 предложениями
• Проблема: Отсутствие четкого призыва к действию
  Решение: Всегда указывайте в конце, что именно вы ожидаете от получателя

Грамматические ошибки также снижают профессиональное впечатление от вашей записки. Вот наиболее распространенные:

• Неправильное использование артиклей (особенно их пропуск)
• Ошибки в согласовании времен
• Неверное использование предлогов
• Путаница с исчисляемыми/неисчисляемыми существительными

Для минимизации таких ошибок рекомендуется:

• Использовать инструменты проверки грамматики (Grammarly, ProWritingAid)
• Дать текст на проверку носителю языка, если это возможно
• Перечитывать текст вслух перед отправкой
• Отложить финальную проверку на некоторое время, чтобы взглянуть на текст свежим взглядом

Улучшите свой деловой английский прямо сейчас! Пройдите наш Тест на уровень английского от Skyeng и узнайте, насколько вы готовы к международной бизнес-коммуникации. Тест займет всего 10 минут, но даст вам понимание ваших сильных и слабых сторон в языке. По результатам вы получите персональные рекомендации по развитию навыков делового английского, которые помогут вам составлять безупречные деловые записки и вести эффективную коммуникацию с зарубежными партнерами.

Полезные фразы и выражения для деловой записки

Владение стандартными фразами и выражениями значительно упрощает процесс составления деловой записки и делает ее более профессиональной. В зависимости от цели вашего сообщения вы можете использовать различные речевые формулы. 📝

Для начала записки и объяснения ее цели:

• «This memo outlines…» (В этой записке излагается…)
• «The purpose of this memo is to…» (Цель этой записки…)
• «I am writing to inform you about…» (Я пишу, чтобы проинформировать вас о…)
• «This is to update you on…» (Это для информирования вас о…)
• «This memo serves as a reminder that…» (Эта записка служит напоминанием о том, что…)

Для представления информации:

• «Please note that…» (Обратите внимание, что…)
• «I would like to draw your attention to…» (Я хотел бы обратить ваше внимание на…)
• «For your information…» (Для вашего сведения…)
• «As you may be aware…» (Как вам, возможно, известно…)
• «The data indicates/suggests that…» (Данные указывают/предполагают, что…)

Для структурирования информации:

• «First… Second… Finally…» (Во-первых… Во-вторых… Наконец…)
• «With regard to…» (В отношении…)
• «Concerning the matter of…» (Касательно вопроса о…)
• «In addition to the above…» (В дополнение к вышесказанному…)
• «Furthermore…» (Более того…)

Для запроса действий:

• «Please review/consider/approve…» (Пожалуйста, рассмотрите/примите во внимание/утвердите…)
• «Your prompt attention to this matter would be appreciated.» (Ваше оперативное внимание к этому вопросу будет высоко оценено.)
• «Please provide your feedback by [date].» (Пожалуйста, предоставьте ваш отзыв к [дата].)
• «Action required: [specific action]» (Требуется действие: [конкретное действие])
• «I would appreciate your input on…» (Я был бы признателен за ваш вклад в…)

Для завершения записки:

• «Should you have any questions, please do not hesitate to contact me.» (Если у вас возникнут вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.)
• «Thank you for your attention to this matter.» (Спасибо за ваше внимание к этому вопросу.)
• «I look forward to your response.» (С нетерпением жду вашего ответа.)
• «Please let me know if you require any clarification.» (Пожалуйста, дайте мне знать, если вам потребуются какие-либо разъяснения.)
• «Further updates will be provided as they become available.» (Дальнейшие обновления будут предоставлены по мере их появления.)

При составлении деловой записки важно также использовать правильные связующие слова и фразы (connectors), которые помогают сделать текст логичным и последовательным:

• Для добавления информации: «moreover», «in addition», «furthermore»
• Для противопоставления: «however», «nevertheless», «on the other hand»
• Для указания причины: «because», «since», «as a result of»
• Для указания следствия: «therefore», «consequently», «thus»
• Для подведения итогов: «in conclusion», «to summarize», «in summary»

Обратите внимание на различные способы смягчения категоричных утверждений или просьб, что особенно важно в англоязычной деловой культуре:

• Вместо «You must attend the meeting» -> «It would be beneficial if you could attend the meeting»
• Вместо «I need your report» -> «I would appreciate receiving your report»
• Вместо «This is wrong» -> «There might be room for improvement here»

При необходимости сообщить отрицательную информацию, используйте буферные фразы, которые смягчают удар:

• «While we value your proposal, we have decided to pursue a different approach.»
• «Unfortunately, we are unable to accommodate your request at this time.»
• «I understand your concerns, however, the policy remains in effect.»

Для различных типов деловых записок существуют специфические фразы:

• Для информационных записок: «This is to inform all staff…», «Please be advised that…»
• Для директивных записок: «Effective immediately, all employees are required to…», «The following procedure will be implemented…»
• Для записок-запросов: «I am seeking approval for…», «Your authorization is requested for…»
• Для ответных записок: «In response to your inquiry…», «Regarding your request dated…»

Помните, что успешная деловая записка должна быть не только грамматически правильной, но и соответствовать ожиданиям адресата в плане стиля и тона. Использование подходящих фраз и выражений значительно повышает шансы на то, что ваше сообщение будет правильно понято и получит нужную реакцию.

Советы для улучшения навыков письма на английском языке

Совершенствование навыков делового письма на английском — это непрерывный процесс, требующий практики, наблюдательности и постоянного обучения. Вот несколько эффективных стратегий, которые помогут вам писать более профессиональные деловые записки. 🌟

Прежде всего, создайте собственный банк шаблонов. Когда вы видите хорошо составленную деловую записку (или любой другой бизнес-документ), сохраните ее как образец для будущего использования. Организуйте эти шаблоны по категориям: запросы, информационные сообщения, предложения, отчеты и т.д. Со временем у вас будет солидная коллекция проверенных формулировок, которые можно адаптировать под свои нужды.

Читайте профессиональную литературу на английском языке. Особенно полезны бизнес-издания и проверенные онлайн-ресурсы. Обращайте внимание на то, как формулируются мысли, какие слова и выражения используются, как структурируется текст. The Economist, Harvard Business Review, The Financial Times — отличные источники для изучения делового английского высокого уровня.

Практикуйте активное наблюдение. Анализируйте деловую коммуникацию, которую вы получаете от англоязычных коллег или партнеров. Что делает их письма эффективными? Какие фразы они используют? Как они структурируют информацию? Создайте файл с полезными фразами и выражениями, которые вы можете использовать в своих документах.

Получайте обратную связь. Если у вас есть возможность, просите англоговорящих коллег или преподавателей проверить ваши тексты и дать конструктивную критику. Не расстраивайтесь из-за исправлений — каждая ошибка это возможность для роста.

Используйте технологии. Современные инструменты значительно упрощают процесс написания качественных текстов на английском языке:

• Grammarly — помогает исправить грамматические, пунктуационные ошибки и улучшить стиль
• ProWritingAid — предлагает глубокий анализ текста и стилистические улучшения
• Hemingway Editor — помогает сделать текст более читабельным и лаконичным
• Thesaurus — онлайн-словарь синонимов для обогащения вашего словарного запаса

Работайте над точностью выражения мыслей. Деловой английский ценит precision (точность) и clarity (ясность). Это означает использование точных терминов и избегание расплывчатых формулировок. Например, вместо «soon» используйте конкретные даты: «by May 15»; вместо «a lot of» указывайте точные цифры: «154 participants».

Развивайте навык revision (пересмотра). Никогда не отправляйте деловую записку сразу после написания. Отложите ее, затем вернитесь и прочитайте критическим взглядом. Задайте себе вопросы: Понятна ли главная мысль? Есть ли логический порядок? Все ли важные детали включены? Нет ли лишней информации?

Изучайте тонкости межкультурной коммуникации. Если вы регулярно работаете с представителями определенных культур, ознакомьтесь с их предпочтениями в деловом общении. Например, американцы ценят прямоту и неформальность, британцы — вежливость и определенную сдержанность, японцы — уважение к иерархии и непрямое выражение несогласия.

Управляйте тоном сообщения. Тон может сильно влиять на восприятие вашего сообщения. При составлении критических или потенциально негативных сообщений, используйте правило «сэндвича» — начните с позитивного комментария, затем предоставьте конструктивную критику, и закончите на позитивной ноте или конструктивном предложении.

Наконец, помните о важности практики. Регулярно пишите на английском языке, даже если это не требуется по работе. Ведите профессиональный блог, участвуйте в англоязычных форумах или социальных сетях, связанных с вашей отраслью, переписывайтесь с коллегами на английском. Чем больше вы практикуетесь, тем естественнее становится процесс.

Помните: мастерство деловой переписки на английском языке — это не просто инструмент коммуникации, это ваше профессиональное преимущество в глобальном бизнес-пространстве. Каждая правильно составленная деловая записка — это шаг к укреплению вашей профессиональной репутации и развитию международных отношений. Практикуйтесь регулярно, анализируйте успешные примеры и не бойтесь совершенствоваться — эти навыки окупятся многократно в вашей карьере.