Что такое управление проектами и чем занимается проджект-менеджер

Деятельность любой компании можно представить как череду проектов. Продукты и услуги требуют четких целей, сроков, ресурсов и команды, где у каждого сотрудника свои обязанности.

Особую роль в этом процессе играет менеджер, который отвечает за соблюдение сроков и бюджета и распределяет задачи. Рассказываем, чем занимается проджект-менеджер, как эффективно управлять проектами, какие методы и подходы использовать.

Что такое проект

Что мы понимаем под словом «проект»? Есть множество широких и узких определений. Наиболее точное дает справочное издание PMBOK — Project Management Body of Knowledge. Это руководство, где можно найти стандарты управления, методы и подходы.

Проект — это «временное предприятие, которое направлено на создание уникального продукта, услуги или результата».

Характеристики проекта

В определении можно выделить несколько ключевых характеристик проекта:

• Цель — новый, уникальный результат. Это может быть продукт, услуга или техническое улучшение. Результаты зависят от сферы и задач компании.
• Проекты ограничены во времени. Не так важно, длится работа месяц или пять лет. Главное, чтобы были четкие начало и конец.
• Проекты реализуются поэтапно и проходят несколько стадий. Основные шаги планируют и описывают на старте.

Кто такой проджект-менеджер

Проджект-менеджер, или менеджер по проектам, — это специалист, который отвечает за проект. Он контролирует весь жизненный цикл проекта: от постановки целей до сдачи заказчику.

Почему проджект-менеджер важен для команды

Проджект-менеджер делает так, чтобы проект завершился качественно и в срок. Специалист должен не только ориентироваться в специфике работы, но и общаться с заказчиком, планировать бюджет и следить за ним, координировать работу команды.

Менеджер помогает исполнителям проекта находить нужную информацию, распределять задачи по приоритету, решать командные вопросы.

Что должен уметь проджект-менеджер

В основном профессия строится на мягких универсальных навыках. Но организовать работу команды не получится, если нет и некоторых твердых навыков.

Мягкие навыки

Проджект-менеджер обычно умеет:

• Выстраивать коммуникацию с клиентом.
• Решать конфликты и находить компромиссы внутри команды.
• Искать нужных специалистов, объяснять им цели и задачи, мотивировать и поддерживать в ходе работы.
• Грамотно планировать процесс работы: сроки и бюджет, приоритетность и последовательность задач.
• Адаптироваться к изменениям и сохранять концентрацию в стрессовых условиях.

Твердые навыки

Например, в сфере образования проджект-менеджеру важно знать:

• Основы педагогической работы: как общаться с учениками, составлять учебные планы.
• Современные образовательные технологии: методики обучения, инструменты дистанционной работы.
• Законодательство в сфере образования: нормативные акты, которые регулируют образовательную деятельность.

Чем занимается проджект-менеджер

Если коротко, то управляет проектом на всех этапах реализации. Обычно менеджер по проектам:

• Встречается с заказчиком, обсуждает задачи и цели проекта.
• Планирует проект: устанавливает основные этапы, организует команду, обозначает конкретные сроки и бюджет.
• Анализирует возможные риски и придумывает способы их уменьшить.
• Распределяет задачи, следит за их выполнением.
• Поддерживает производительность команды и старается создать здоровую атмосферу.
• Принимает готовые задачи, дает обратную связь.
• Подводит итоги проекта — сверяет результаты работы с требованиями заказчика.
• Передает проект заказчику.

Можно выделить и дополнительные обязанности проджект-менеджера:

• Помощь клиенту в постановке целей и задач.
• Контроль документации и подготовка отчетов по проекту.
• Проведение командных мероприятий.

Сферы работы проджект-менеджера

Специалисты по управлению проектами нужны в разных компаниях. Сферы, где наиболее востребованы проджект-менеджеры:

• IT-компании.
• Строительство.
• Маркетинговые агентства.
• Финансовые компании.
• Консалтинговые фирмы.
• Государственные организации.
• Образовательные учреждения.
• Медицина и здравоохранение.
• Логистика и транспорт.

Освоить профессию «Проджект-менеджера» можно в онлайн-университете Skypro. На занятиях научитесь собирать и обновлять портфель проектов и освоите стандарты управления. Поймете, как применять разные методологии, мотивировать команду и выстраивать коммуникацию.

Что такое управление проектами

В издании PMBOK управление проектом определяется как «приложение знаний, навыков, инструментов и методов к работам проекта для удовлетворения требований, которые предъявляют к проекту».

Управление портфелем проектов изучается в научной литературе, и даже разрабатываются стандарты управления. Один из них представлен в руководстве PMBOK. Стандарт обозначает принципы, методы и подходы в работе над проектами.

Например, для менеджеров руководство предлагает 12 принципов управления проектами:

• Быть исполнительным, уважительным и заботливым управляющим.
• Создавать среду для сотрудничества между участниками команды проекта.
• Вовлекать заинтересованные стороны.
• Концентрироваться на ценности.
• Распознавать, оценивать взаимодействия в системе и реагировать на них.
• Демонстрировать лидерские качества.
• Учитывать контекст.
• Обеспечивать качество в процессах и результатах.
• Работать в сложных условиях.
• Оптимизировать реакции на риски.
• Принимать концепции адаптируемости и устойчивости.
• Способствовать изменениям для достижения результата.

Для чего нужно управление проектами

Грамотное управление проектами помогает достичь поставленных целей, добиться нужного качества и сэкономить бюджет компании. Так, по одному из исследований, средства, которые выделены на проект, очень часто перерасходуются.

Управление проектами помогает:

• Определить цели и задачи проекта.
• Разработать план, в котором будут шаги, ресурсы и временные рамки.
• Контролировать прогресс и качество работы.
• Управлять изменениями и рисками.
• Обеспечивать коммуникацию между участниками.
• Анализировать результаты и проводить оценку эффективности.

Плюсы и минусы проектного управления

В работе по принципу проектов есть и плюсы, и минусы.

Плюсы

• Четкая постановка целей и задач.
• Гибкое решение задач.
• Возможность быстро реагировать на изменения.
• Высокий уровень контроля над проектом.
• Высокая эффективность ресурсов.
• Возможность сократить время на реализацию проекта.

Минусы

• Дополнительные затраты на обучение персонала.
• Риск ошибок при планировании и управлении.
• Возможность конфликтов внутри команды.
• Ограниченный контроль над внешними факторами.
• Необходимость четко определить роли и ответственность участников проекта.

Этапы управления проектом

Путь реализации проекта — это его жизненный цикл. «Жизнь» проекта включает в себя ряд этапов: от идеи до анализа результатов.

Инициирование проекта

Запуск проекта исходит из конкретной проблемы, которую нужно решить. На этом этапе определяют предварительные цели и задачи, срок и бюджет проекта.

Планирование

Когда проект обозначен в общих чертах, нужно прописать конкретный план действий, средства и временные рамки. На этом этапе очень важно тщательно обговорить цели и задачи, желаемый результат и требования к работе. Для этого можно ответить на несколько вопросов:

• Какая цель проекта?
• Какие ключевые показатели эффективности?
• Кто входит в команду и какие задачи выполняет?
• Какие будут контрольные точки?

Выполнение проекта

На этом этапе проводится основная работа. В разных сферах операции будут различаться, но у каждого сотрудника есть свои обязанности и сроки.

Мониторинг

Проджект-менеджер не просто выдает задание в начале проекта и забирает готовый результат. Он следит за всем жизненным циклом проекта. Проверяет, соблюдается ли план по срокам и бюджету, всё ли понятно команде, приближается ли проект к финальному виду. Проводит регулярные встречи и командные мероприятия. Старается улучшить рабочие показатели и поддержать здоровую атмосферу в команде.

Завершение и анализ результатов

Когда работа по проекту завершена, важно доработать детали и проанализировать результаты. Для этого можно провести ретроспективу по проекту и подготовить финальный отчет. Важно определить, что получилось сделать лучше, а что — хуже, и понять, какие были допущены ошибки и как их исправить в следующих проектах.

Правильно проанализировать и оценить финансовые показатели проекта могут аналитики данных. На курсе в Skypro вы можете освоить профессию «Аналитик данных». Научитесь обрабатывать большие массивы данных, строить гипотезы на основе объективной информации и прогнозировать показатели бизнеса.

Подходы к управлению проектами

Есть несколько подходов к управлению проектами. У каждого из них свои особенности, плюсы и минусы. Рассмотрим три основных подхода: предиктивный, итеративный и гибкий.

Предиктивный подход

Предиктивный, или традиционный, подход предполагает тщательное планирование всех этапов проекта до начала работ. Этот метод используют для крупных проектов, где важно точно определить бюджет, сроки и ресурсы. Проект разбивается на отдельные задачи, и для каждой из них устанавливаются конкретные сроки выполнения и ресурсы.

Итеративный подход

Этот подход предполагает, что проект разбивают на итерации, или составные части. Внутри каждой итерации — все основные этапы проекта: от планирования до завершения.

Основные принципы итеративного подхода:

• Разделение проекта на небольшие части — итерации.
• Работа над одной частью за раз.
• Тестирование и оценка каждой итерации.
• Корректировка планов на основе обратной связи.

Гибкий подход

Гибкий подход, или Agile-подход, тоже основан на итерациях. Но тут акцент — на взаимодействии команды с заказчиком. Идея в том, чтобы демонстрировать клиентам работающий продукт на ранних стадиях и получать обратную связь.

Принципы гибкого подхода:

• Ускоренная разработка и развертывание.
• Частое обновление требований и улучшений.
• Фокус на взаимодействии между командой и клиентом.
• Работа короткими циклами — итерациями.

Методы управления проектами

Методы управления проектами — это комплексы принципов, практик и инструментов, которые используют менеджеры для эффективного управления. Существует несколько классификаций методов управления проектами. По одной из них все методологии можно разделить на классические и гибкие.

Waterfall

Один из классических методов — это «Водопад», или каскадная модель. Эту методологию раньше использовали для проектов по разработке программного обеспечения. Сейчас «Водопад» активно применяют в финансах, медицине и других сферах.

Методология Waterfall соотносится с предикативным, или традиционным, подходом к управлению командой. Основной принцип — последовательная работа по строго определенному плану. Каждый этап проекта продумывают на старте — так проще избежать непредвиденных ситуаций и корректировок плана.

Для этого метода важно, чтобы все требования к проекту были известны заранее. Минус методологии Waterfall — неспособность быстро адаптироваться к новым условиям.

Метод критического пути

Критический путь представляет собой самую длинную последовательность задач, которые нужно сделать, чтобы закрыть проект в срок. Это цепочка действий, которые обязательно должны быть завершены последовательно. Так, если одна задача выходит за временные рамки, сдвигается и срок всего проекта.

Рассмотрим пример критического пути проекта по созданию веб-сайта. Допустим, есть следующие задачи:

• Анализ потребностей клиента.
• Разработка дизайна сайта.
• Верстка HTML/CSS.
• Программирование функционала.
• Тестирование.
• Публикация сайта.
• Обучение сотрудников использованию сайта.
• Поддержка и обслуживание.

Эти задачи образуют критический путь: их нельзя выполнять параллельно или переставлять местами — иначе общий срок проекта сразу увеличится.

В современных условиях только классических методов и стандартов управления не хватает. Быстро реагировать на изменения, более тесно сотрудничать с клиентами и оперативнее находить проблемы помогают гибкие методы управления проектами. Эти методологии применяют при Agile-подходе к управлению.

Scrum

Scrum — это одна из самых популярных методологий гибкого управления проектами. Ее разработали Кен Швабер и Джефф Сазерленд в начале 1990-х годов. Изначально ее применяли для разработки программного обеспечения, но сейчас используют в разных сферах деятельности.

В этой методологии работа над проектом разбивается на отрезки времени — спринты. Обычно это периоды от двух до четырех недель. За каждый спринт команда создает демоверсию продукта и показывает заказчику. Обратная связь помогает постоянно улучшать проект, а сам процесс становится открытым.

Эта методология помогает быстро адаптировать проект к изменениям, корректировать сроки и бюджет, оперативно исправлять ошибки и реагировать на замечания заказчика. Здесь особенно важно взаимодействие специалистов внутри команды и с внешним заказчиком.

Kanban

Kanban использует визуальные карты, чтобы отслеживать состояние задач. Это улучшает координацию команды и снижает потери времени.

Все задачи делятся на несколько категорий и выносятся на доску:

• Запланированы.
• В процессе работы.
• Отложены.
• Готовы.

Задачи постепенно передвигаются из одного статуса в другой. Это помогает наглядно отслеживать прогресс, определять приоритетные задачи, ограничивать количество задач «в процессе работы» и избегать перегрузки.

Такие доски можно создать в сервисах Shtab, Trello, Wrike.

Главное: что такое управление проектами

• Главные черты проекта — это производство уникального, нового результата и ограниченность во времени.
• Проджект-менеджер — это специалист, который ведет проекты от начала до конца. Отвечает за сроки, бюджет, работу команды.
• Управление проектами — это работа, при которой руководитель применяет разные навыки, знания, методы и инструменты. Так он завершает проект в срок и достигает нужного качества.
• Есть множество стандартов, которые определяют принципы и подходы к управлению проектами. Наиболее авторитетный представлен в руководстве PMBOK. Новейший стандарт содержит 12 принципов управления проектами для менеджеров.
• Проект обычно разбивают на пять этапов: от инициации до завершения.
• Есть множество подходов и методов управления проектами. Обычно их делят на классические и гибкие. Классические методы помогают строго определить план работы, сроки и бюджет.
• Гибкие методы лучше подходят для адаптации к изменениям и тесного взаимодействия с заказчиком.