Что такое управление проектами и чем занимается проджект-менеджер

Деятельность любой компании можно представить как череду проектов. Чтобы создавать продукты и услуги, нужны четкие цели, сроки, ресурсы и команды, где у каждого сотрудника свои обязанности.

Особую роль в этом процессе играет менеджер, который отвечает за соблюдение сроков и бюджета и распределяет задачи. Рассказываем, чем занимается проджект-менеджер, что такое управление проектами, какие методы и подходы использовать.

Что такое проект

Проект — это временная деятельность, цель которой — создать уникальный продукт, услугу или результат. У проекта есть конкретная цель и ограниченные ресурсы — время, деньги, люди. Проект проходит определенные этапы от начала до завершения.

Например, вы решили построить дом. У вас есть план — что нужно сделать, срок — время до зимы, а еще ресурсы — деньги, материалы, рабочие. Это и есть проект. Когда дом будет готов, проект завершится.

Теперь рассмотрим, что такое проект в IT:

• Проект: разработка мобильного приложения для доставки еды.
• Цель: создать приложение, где пользователи смогут заказывать еду из ресторанов.
• Сроки: 6 месяцев на разработку и запуск.
• Ресурсы: команда из разработчиков, дизайнеров, тестировщиков и менеджера и бюджет на разработку и рекламу.

Когда приложение готово и его запустили, проект считается завершенным.

И создание сайта Skypro, и разработка каждого курса — это отдельные проекты

Характеристики проекта

Проект отличается от обычной работы несколькими ключевыми признаками.

• Конкретная цель. Проект создают, чтобы достичь определенного результата. Например, разработать новый сайт, выпустить мобильное приложение.
• Ограниченные сроки. У проекта есть начало и конец.
• Ограниченные ресурсы. Время, бюджет, люди, технологии — всё это ограничено и требует планирования.
• Уникальность. Проект — это что-то новое, даже если уже есть похожие проекты. Например, редизайн сайта — новый проект, даже если компания делала это раньше.
• Риск и неопределенность. В ходе реализации проекта могут возникнуть непредвиденные трудности, из-за которых придется скорректировать план.
• Этапность. Проект проходит через несколько фаз: планирование, выполнение, контроль и завершение.
• Командная работа. В большинстве проектов участвуют люди с разными компетенциями — разработчики, дизайнеры, тестировщики и менеджеры.

Кто такой проджект-менеджер

Проджект-менеджер — PM, Project manager — это специалист, который отвечает за планирование, выполнение и успешное завершение проекта. Он управляет ресурсами, сроками, задачами команды и рисками, чтобы достичь поставленных целей.

Проще говоря, проджект-менеджер — это человек, который следит за тем, чтобы проект был выполнен вовремя, в рамках бюджета и с нужным качеством.

Почему проджект-менеджер важен для команды

Без проджект-менеджера проект может столкнуться с хаосом: задачи не распределят, дедлайны сорвут, а ресурсы потратят впустую. PM помогает команде работать эффективно и решает ключевые проблемы.

• Держит команду в фокусе. Распределяет задачи и следит, чтобы все шли к общей цели.
• Планирует и управляет сроками. Составляет четкий план работ, чтобы избежать задержек.
• Решает проблемы и снижает риски. Предугадывает возможные трудности и ищет решения.
• Выступает посредником между заказчиком и командой. Переводит требования бизнеса в понятные задачи для разработчиков, дизайнеров и других специалистов.
• Контролирует бюджет. Следит за тратами, чтобы проект не вышел за рамки бюджета.

Что должен уметь проджект-менеджер

Проджект-менеджер сочетает в себе управленческие, аналитические и коммуникативные навыки. Он должен планировать, работать с рисками, общаться с клиентами, руководством и командой, базово понимать технологии, знать методологии управления проектами.

Хороший проджект-менеджер не просто контролирует задачи, а помогает команде работать слаженно, убирает препятствия и ведет проект к успеху.

Мягкие навыки

Мягкие навыки — это личные качества и умения, которые помогают эффективно взаимодействовать с людьми, решать проблемы и управлять командой. Они не зависят от конкретной профессии и важны в любой сфере.

• Коммуникация. Проджект-менеджер ежедневно взаимодействует с командой, заказчиками, руководством и другими участниками проекта. Важно четко формулировать мысли, понимать собеседника, уметь договариваться и предотвращать конфликты.
• Лидерство. Хороший проджект-менеджер не просто распределяет задачи, а ведет команду к результату, мотивирует и поддерживает ее. Он умеет принимать сложные решения и брать на себя ответственность.
• Эмоциональный интеллект. Проекты — это всегда работа с людьми. Эмоциональный интеллект помогает понимать чувства команды, правильно реагировать на стрессовые ситуации и поддерживать хорошую атмосферу.
• Стрессоустойчивость. Проектная работа часто связана с сжатыми сроками, изменением требований и непредвиденными проблемами. Проджект-менеджер может работать под давлением дедлайнов и должен помогать команде не паниковать.
• Гибкость и адаптивность. Даже если у проекта есть четкий план, обстоятельства могут меняться. Корректируются приоритеты, технологии, требования клиентов. Проджект-менеджер должен уметь быстро перестраивать стратегию.
• Критическое мышление. Проектный менеджмент — это постоянный анализ информации. Нужно видеть слабые места, замечать риски и находить решения.

Твердые навыки

Твердые навыки — это технические знания и инструменты, которые можно изучить, измерить и подтвердить. Они зависят от специальности и напрямую влияют на выполнение работы.

Управление проектами. PM должен разбираться в методологиях и подходах к управлению проектами. Разные проекты требуют разных стратегий:

• Agile — гибкая разработка, работа короткими циклами.
• Scrum — управление задачами с помощью спринтов.
• Kanban — визуализация работы с помощью доски задач.
• Waterfall — последовательное выполнение этапов.

Планирование и тайм-менеджмент. Проект ограничен сроками, и проджект-менеджер отвечает за их соблюдение. Он создает план работ с четкими дедлайнами, умеет оценивать реальные сроки, за которые можно выполнить задачи.

Финансовый контроль. У проектов всегда есть бюджет, и PM должен правильно его распределить — рассчитать затраты на нужные ресурсы, предотвратить перерасход, найти решения, чтобы оптимизировать расходы.

Работа с инструментами. Проджект-менеджер работает с системами управления проектами и аналитики. Например, Trello — управление задачами, Confluence — ведение документации.

Jira — инструмент для работы менеджера проекта

Риск-менеджмент. Проектная работа связана с рисками: не хватает ресурсов, не соблюдаются дедлайны, изменяются требования. PM должен заранее предвидеть возможные проблемы и быстро на них реагировать.

Чем занимается проджект-менеджер

Если коротко, то управляет проектом на всех этапах реализации. Обычно менеджер по проектам:

• Встречается с заказчиком, обсуждает задачи и цели проекта.
• Планирует проект: устанавливает основные этапы, организует команду, обозначает конкретные сроки и бюджет.
• Анализирует возможные риски и придумывает способы их уменьшить.
• Распределяет задачи, следит за их выполнением.
• Поддерживает производительность команды и старается создать здоровую атмосферу.
• Принимает готовые задачи, дает обратную связь.
• Подводит итоги проекта — сверяет результаты работы с требованиями заказчика.
• Передает проект заказчику.

Можно выделить и дополнительные обязанности проджект-менеджера:

• Помогает клиенту поставить цели и задачи.
• Контролирует ведение документации и подготавливает отчеты по проекту.
• Проводит командные мероприятия.

Сферы работы проджект-менеджера

Проджект-менеджеры востребованы во многих сферах, где нужно управлять процессами, ресурсами и командами.

• IT и разработка программного обеспечения. Менеджер управляет проектами по созданию мобильных приложений, веб-сайтов, корпоративных систем и другой цифровой продукции.
• Маркетинг и реклама. PM организует рекламные кампании, работает с digital-проектами.
• Строительство и девелопмент. Менеджер контролирует возведение зданий, управляет подрядчиками, бюджетами и сроками.
• Финансовый сектор. Менеджер помогает запускать новые банковские продукты, внедрять цифровые решения в финтех-компаниях.
• Производство и логистика. PM координирует производственные процессы, управляет поставками и складскими системами.
• Медицина и фармацевтика. Менеджер курирует разработку медицинских продуктов и организует клинические исследования.
• Образование. Специалист помогает создавать онлайн-курсы, управляет образовательными проектами.

Освоить профессию «Проджект-менеджер» можно в онлайн-университете Skypro. На занятиях научитесь собирать и обновлять портфель проектов и освоите стандарты управления. Поймете, как применять разные методологии, мотивировать команду и выстраивать коммуникацию. Во время учебы вы выполните несколько проектов, которые можно добавить в портфолио. Карьерные консультанты помогут составить резюме, искать работу и проходить собеседования.

Что такое управление проектами

В издании PMBOK управление проектом определяют как «приложение знаний, навыков, инструментов и методов к работам проекта для удовлетворения требований, которые предъявляют к проекту».

Как управлять портфелем проектов, изучают в научной литературе. Даже разрабатывают стандарты управления. Один из них представлен в руководстве PMBOK. Стандарт обозначает принципы, методы и подходы в работе над проектами.

Например, для менеджеров руководство предлагает 12 принципов управления проектами:

• Быть исполнительным, уважительным и заботливым управляющим.
• Создавать среду для сотрудничества между участниками команды проекта.
• Вовлекать заинтересованные стороны.
• Концентрироваться на ценности.
• Распознавать, оценивать взаимодействия в системе и реагировать на них.
• Демонстрировать лидерские качества.
• Учитывать контекст.
• Обеспечивать качество в процессах и результатах.
• Работать в сложных условиях.
• Оптимизировать реакции на риски.
• Принимать концепции адаптируемости и устойчивости.
• Способствовать изменениям для достижения результата.

Для чего нужно управление проектами

Грамотное управление проектами помогает достичь поставленных целей, добиться нужного качества и сэкономить бюджет компании. Так, судя по одному из исследований, оказывается, что средства, которые выделены на проект, очень часто перерасходуются.

Управление проектами помогает:

• Определить цели и задачи проекта.
• Разработать план, в котором будут шаги, ресурсы и временные рамки.
• Контролировать прогресс и качество работы.
• Управлять изменениями и рисками.
• Обеспечивать коммуникацию между участниками.
• Анализировать результаты и проводить оценку эффективности.

Плюсы и минусы проектного управления

В работе по принципу проектов есть достоинства и недостатки.

Этапы управления проектом

Путь реализации проекта — это его жизненный цикл. «Жизнь» проекта включает в себя ряд этапов: от идеи до анализа результатов.

Инициирование проекта

На этом этапе принимают решение начать проект, формулируют его основные параметры и оценивают целесообразность. Для этого:

• Определяют цели проекта — что именно нужно сделать и для чего.
• Определяют ключевые заинтересованные стороны — заказчиков, пользователей, инвесторов.
• Оценивают сроки, ресурсы, возможные ограничения.
• Определяют предварительный бюджет.

Например, компания решает создать мобильное приложение для доставки еды. На этапе инициирования анализируют рынок, оценивают, нужен ли проект, определяют цели и основные параметры работы.

Планирование

Когда проект утвердили, начинают детальную проработку всех аспектов работы: что, когда и кто будет делать. На этом этапе:

• Разбивают проект на этапы и задачи.
• Назначают ответственных лиц на каждый этап.
• Разрабатывают график работ.
• Оценивают затраты на людей, технологии, инструменты.
• Определяют возможные риски и стратегии их предотвращения.
• Выбирают методологию управления проектом — Agile, Scrum, Waterfall и др.

Например, проджект-менеджер разбивает разработку мобильного приложения на этапы: проектирование интерфейса, программирование, тестирование, маркетинговый запуск. Для каждой задачи назначаются исполнители и сроки.

Выполнение проекта

Это основной этап, на котором команда начинает работать над проектом. Здесь менеджер распределяет задачи, контролирует выполнение работ и сроков, взаимодействует с командой, обеспечивает ее ресурсами и устраняет проблемы.

Например, если разрабатывают приложение, разработчики пишут код, дизайнеры создают интерфейс, тестировщики проверяют работоспособность приложения. Проджект-менеджер следит за тем, чтобы процесс шел по плану.

Мониторинг

Этот этап идет параллельно с выполнением проекта — в него входят контроль и корректировка работы. Менеджер проекта анализирует статус проекта, контролирует сроки, бюджет и качество работ, отчитывается перед заказчиками и заинтересованными сторонами.

Например, если при тестировании приложения выявили критические ошибки, проджект-менеджер корректирует график работы и выделяет время на исправление.

Завершение и анализ результатов

Когда проект подходит к концу, важно подвести итоги и зафиксировать полученный опыт. Главные задачи:

• Провести финальное тестирование продукта и передать работу заказчику.
• Сдать проект в эксплуатацию. Например, выпустить приложение в App Store и Google Play.
• Оценить выполнение задач: удалось ли уложиться в сроки и бюджет, соответствуют ли результаты целям.
• Проанализировать ошибки и успехи — что можно улучшить в будущем.

Стандарты управления проектами

Стандарты управления проектами — это общепринятые методологии, правила и практики, которые помогают организовать работу, снизить риски и добиться эффективности в реализации проектов. Их разработали международные организации.

PMBOK — Project Management Body of Knowledge. Это свод знаний по управлению проектами, который содержит методологии, процессы и лучшие практики. Он не предлагает конкретную методику, а дает инструменты для адаптации под разные проекты.

Основные принципы PMBOK:

• Определить цели и ограничения проекта.
• Управлять ресурсами, сроками, бюджетом и рисками.
• Выстраивать четкие процессы и документацию.

PRINCE2 — PRojects IN Controlled Environments. Это процессно-ориентированная методология, которая предлагает четкую структуру управления проектами. В отличие от PMBOK, это готовая система, где есть строгие роли, контрольные точки и последовательность действий.

Основные принципы PRINCE2:

• Проект разбивают на контролируемые этапы.
• Определяют роли и обязанности участников.
• Четко документируют все процессы.

ISO 21500 — Международный стандарт управления проектами. Это глобальный стандарт, который описывает основные принципы, процессы и области знаний в управлении проектами. Он схож с PMBOK, но больше ориентирован на универсальное применение в разных странах и отраслях.

Основные принципы ISO 21500:

• Общая структура управления проектами.
• Гибкость в применении.
• Совместимость с другими стандартами, например с PMBOK, PRINCE2.

Agile — гибкие методологии управления проектами. Agile — это не стандарт, а подход к управлению проектами, который делает акцент на гибкость, быструю адаптацию и взаимодействие с заказчиком.

Ключевые принципы Agile:

• Итеративная работа — продукт разрабатывают короткими циклами.
• Приоритет — ценность для клиента, а не жесткие процессы.
• Гибкость — требования могут измениться в процессе работы.

Подходы к управлению проектами

Есть несколько подходов к управлению проектами. У каждого из них свои особенности, плюсы и минусы. Рассмотрим три основных подхода: предиктивный, итеративный и гибкий.

Предиктивный подход

Предиктивный, или традиционный, подход предполагает тщательное планирование всех этапов проекта до начала работ. Этот метод используют для крупных проектов, где важно точно определить бюджет, сроки и ресурсы. Проект разбивают на отдельные задачи, для каждой из них устанавливают конкретные сроки выполнения и ресурсы.

Итеративный подход

Этот подход предполагает, что проект разбивают на итерации, или составные части. Внутри каждой итерации — все основные этапы проекта: от планирования до завершения.

Основные принципы итеративного подхода:

• Проект разделяют на небольшие части — итерации.
• Работают над одной частью за раз.
• Тестируют и оценивают каждую итерацию.
• Корректируют планы на основе обратной связи.

Гибкий подход

Гибкий подход, или Agile-подход, тоже основан на итерациях. Но здесь акцент — на взаимодействии команды с заказчиком. Идея в том, чтобы демонстрировать клиентам работающий продукт на ранних стадиях и получать обратную связь.

Принципы гибкого подхода:

• Ускоренная разработка и развертывание.
• Частое обновление требований и улучшений.
• Фокус на взаимодействии между командой и клиентом.
• Работа короткими циклами — итерациями.

Методы управления проектами

Методы управления проектами — это комплексы принципов, практик и инструментов, которые используют менеджеры для эффективного управления. Есть несколько классификаций методов управления проектами. По одной из них все методологии можно разделить на классические и гибкие.

Waterfall

Один из классических методов — это «Водопад», или каскадная модель. Эту методологию раньше использовали для проектов по разработке программного обеспечения. Сейчас «Водопад» активно применяют в финансах, медицине и других сферах.

Методология Waterfall соотносится с предикативным, или традиционным, подходом к управлению командой. Основной принцип — последовательная работа по строго определенному плану. Каждый этап проекта продумывают на старте — так проще избежать непредвиденных ситуаций и корректировок плана.

Для этого метода важно, чтобы все требования к проекту были известны заранее. Минус методологии Waterfall — неспособность быстро адаптироваться к новым условиям.

Метод критического пути

Критический путь — самая длинная последовательность задач, которые нужно сделать, чтобы закрыть проект в срок. Это цепочка действий, которые обязательно нужно завершить последовательно. Так, если одна задача выходит за временные рамки, сдвигается и срок всего проекта.

Рассмотрим пример критического пути проекта по созданию веб-сайта. Допустим, есть следующие задачи:

• Проанализировать потребности клиента.
• Разработать дизайна сайта.
• Сверстать HTML/CSS.
• Спрограммировать функционал.
• Протестировать.
• Опубликовать сайт.
• Научить сотрудников пользоваться сайтом.
• Поддерживать и обслуживать сайт.

Эти задачи образуют критический путь: их нельзя выполнять параллельно или переставлять местами — иначе общий срок проекта сразу увеличится.

В современных условиях только классических методов и стандартов управления не хватает. Быстро реагировать на изменения, более тесно сотрудничать с клиентами и оперативнее находить проблемы помогают гибкие методы управления проектами. Эти методологии применяют в Agile-подходе к управлению.

Scrum

Scrum — это одна из самых популярных методологий гибкого управления проектами. Ее разработали Кен Швабер и Джефф Сазерленд в начале 1990-х годов. Изначально ее применяли для разработки программного обеспечения, но сейчас используют в разных сферах деятельности.

В этой методологии работу над проектом разбивают на отрезки времени — спринты. Обычно это периоды от двух до четырех недель. За каждый спринт команда создает демоверсию продукта и показывает заказчику. Обратная связь помогает постоянно улучшать проект, а сам процесс становится открытым.

Эта методология помогает быстро адаптировать проект к изменениям, корректировать сроки и бюджет, оперативно исправлять ошибки и реагировать на замечания заказчика. Здесь особенно важно взаимодействие специалистов внутри команды и с внешним заказчиком.

Kanban

Kanban использует визуальные карты, чтобы отслеживать состояние задач. Это улучшает координацию команды и снижает потери времени.

Все задачи делятся на несколько категорий и выносятся на доску:

• Запланированы.
• В процессе работы.
• Отложены.
• Готовы.

Задачи постепенно передвигаются из одного статуса в другой. Это помогает наглядно отслеживать прогресс, определять приоритетные задачи, ограничивать количество задач «в процессе работы» и избегать перегрузки.

Такие доски можно создать в сервисах Shtab, Trello, Wrike.

Самое важное об управлении проектами

• Проект — это временная деятельность, для которой четко определены сроки, цели, ресурсы.
• Проджект-менеджер — специалист, который следит за выполнением проекта. Он планирует и управляет сроками, держит команду в курсе дела, решает проблемы и снижает риски, контролирует бюджет.
• Менеджер проекта должен быть стрессоустойчивым, коммуникабельным и гибким лидером. Он должен иметь аналитическое мышление и эмоциональный интеллект. Для эффективной работы должен научиться планировать, управлять рисками, работать с бюджетом и пользоваться специальными программами для управления проектом.
• Менеджеры проекта нужны практически в любой сфере — в IT, строительстве, медицине, образовании, финансовом секторе.
• Есть несколько стандартов управления проектами. Самые известные — PMBOK, международный стандарт управления проектами и Agile. Стандарты — это общепринятые методики и правила, которые помогают организовать работу.
• Есть несколько подходов к управлению проектами. Предиктивный — важно заранее тщательно планировать все этапы. Итеративный — когда проект разбирают на составные части. Гибкий подход — важно показывать заказчику продукт на ранних стадиях и получать обратную связь.