Адженда — что это значит?

Адженда — полезный инструмент, который помогает планировать и проводить встречи, выполнять рабочие и личные задачи. В статье подробно рассказываем, что это такое, зачем она нужна и как ее составить.

Что такое адженда

Адженда (от англ. agenda) — повестка дня, план или список вопросов, тем, задач, которые нужно обсудить, решить или выполнить в рамках встречи, совещания, мероприятия или личного плана. Адженда помогает участникам подготовиться к встрече, структурировать время, направить обсуждения в нужное русло. Благодаря ей с большей вероятностью получится обсудить все важные вопросы. Ее используют в разных сферах: деловые встречи, образовательные мероприятия или личное планирование.

Вот какая адженда может быть в разных ситуациях:

Если вам нравится составлять планы, проводить встречи, управлять людьми, вы можете стать успешным менеджером проектов. В Skypro вы освоите эту профессию всего за шесть месяцев.

Зачем нужна адженда

Представьте: вы собираетесь на рабочее совещание с коллегами, где нужно обсудить несколько важных вопросов по текущим проектам, распределить задачи и принять решения по срокам. Если у вас нет четкой адженды — плана встречи, обсуждения могут быстро выйти из-под контроля. Вы начнете отвлекаться на второстепенные вопросы, тратить больше времени на мелочи, а ключевые вопросы останутся нерешенными. В итоге встреча будет непродуктивной, а задачи не решатся.

Теперь представим тот же пример, но с заранее подготовленной аджендой. Перед совещанием вы рассылаете всем участникам список тем для обсуждения, четко распределяете время на каждый пункт и назначаете ответственных за выполнение задач. В ходе встречи все участники следуют плану, избегают бессмысленных обсуждений. В итоге все успеют подготовиться к встрече, совещание проходит эффективно, решения принимаются и участники четко понимают, что делать дальше.

Отсюда следуют основные причины составлять адженду.

Эффективно распределить время

Адженда помогает правильно распределить время, чтобы не тратить его на неважные темы, и сосредоточиться на главных вопросах. Это особенно важно для встреч, где нужно обсудить несколько тем. По адженде на каждый вопрос выделяется определенное время, и встреча не затягивается.

Обсуждать главные вопросы

Адженда помогает участникам направить внимание на важные темы и задачи. Так проще избежать бессмысленных разговоров и не отклоняться от главных целей встречи. С аджендой главные темы обсуждают в первую очередь, а значит, выше шанс решить основные задачи.

Подготовить участников

Когда адженду представляют заранее, участники могут подготовиться к встрече, собрать информацию или предложить свои решения. Так встреча становится более продуктивной и осмысленной.

Например, если участники совещания знают, что им предстоит обсуждать финансовые вопросы, они могут подготовить отчеты и данные заранее. Без адженды они могут быть не готовы и обсуждение замедлится.

Не отклоняться от обсуждения

В основе адженды — четкая структура обсуждений. Она позволяет держать переговоры в рамках темы. Это важно, чтобы встреча не превратилась в хаотичный поток идей, где трудно достичь реальных результатов.

Ставить и распределять задачи

В конце встречи важно не только обсудить темы, но и назначить ответственных за выполнение задач. Адженда помогает зафиксировать, кто за что отвечает и в какие сроки задачи должны быть выполнены.

Лучше понимать цели встречи

Адженда дает участникам возможность ясно видеть цели встречи. Когда каждый знает, что именно нужно обсудить и какие результаты ожидаются, вероятность успеха намного выше.

Повысить качество коммуникации

С аджендой проще построить эффективную коммуникацию между участниками. Она задает структуру, в которой можно задать вопросы, внести предложения или обсудить решения. Адженда дает каждому участнику возможность высказывать свое мнение в четком порядке, без путаницы.

Адженда: как правильно составить

Правильно составленная адженда — первый шаг к эффективной организации времени и достижению целей.

Определите цель встречи

Прежде чем составлять адженду, нужно четко понять, зачем нужна встреча. Цель встречи — это основа для составления адженды, она помогает сформировать список тем и задач, которые необходимо обсудить.

Например, целью совещания могут быть:

• обсуждение стратегии маркетинговой кампании;
• разработка плана проекта;
• принятие решения по бюджету на следующий квартал.

Поэтому четко формулируйте цель, чтобы участники встречи знали, чего от них ждут.

Составьте темы для обсуждения

На основе цели встречи составьте вопросы для обсуждения. Темы должны быть логично связаны с целями встречи и охватывать все важные аспекты. Постарайтесь не перегружать адженду слишком большим количеством тем — сосредоточьтесь на главном.

Например, если встреча посвящена маркетинговой стратегии, темы могут быть следующими:

• Обзор текущих показателей маркетинговых кампаний.
• Определение целевой аудитории.
• Обсуждение бюджетных ограничений.
• Планирование рекламных каналов.

Расставляйте темы по приоритету — сначала обсудите самые важные вопросы, а затем менее значимые.

Распределите время на каждый пункт

Установите время для каждого пункта адженды, чтобы встреча не затягивалась и каждый вопрос обсудили в нужных пределах. Это поможет участникам быть более сосредоточенными и дисциплинированными.

Например:

• Обзор текущих показателей маркетинговых кампаний — 10 минут.
• Определение целевой аудитории — 15 минут.
• Обсуждение бюджетных ограничений — 20 минут.
• Планирование рекламных каналов — 15 минут.

Будьте реалистичны в оценке времени, нужного для обсуждения каждой темы. Не забывайте выделить несколько минут на вопросы и дискуссии.

Назначьте ответственных за каждую тему

На все вопросы для обсуждения назначьте ответственного участника, который будет представлять информацию по данной теме. Так адженда помогает участникам повысить уровень ответственности и подготовки.

Например:

• Обзор текущих показателей маркетинговых кампаний — аналитик Алексей.
• Определение целевой аудитории — менеджер по маркетингу Мария.
• Обсуждение бюджетных ограничений — финансовый директор Иван.
• Планирование рекламных каналов — рекламный менеджер Екатерина.

Убедитесь, что ответственные лица знают об этом и подготовят необходимую информацию или презентации.

Покажите адженду участникам встречи заранее

Отправьте ее на почту или в мессенджере, чтобы участники могли подготовиться, собрать необходимые данные и подумать о своих предложениях. Это увеличит продуктивность встречи и позволит лучше структурировать обсуждения.

Дайте участникам минимум один-два дня на подготовку, чтобы они успели ознакомиться с аджендой и подготовить материалы. Если совещание планируется на утро пятницы, адженду можно разослать в среду или четверг. В письме укажите, что участники могут предложить свои изменения или дополнения к адженде, если они считают, что какие-то темы важны для обсуждения.

Добавьте в адженду время для вопросов и обратной связи

В конце встречи важно оставить время, чтобы обсудить вопросы и получить обратную связь от участников. Это поможет выявить потенциальные проблемы или уточнить моменты, которые не были детально обсуждены.

На курсе по профессии «Менеджер проектов» вы научитесь эффективно выстраивать коммуникацию, обсуждать планы, вести переговоры. Учеба по большей части состоит из практики, а в портфолио будет от одиннадцати до девятнадцати проектов.

Оставьте время, чтобы подвести итоги и сформулировать задачи

Заканчивайте встречу подведением итогов. Это позволит всем участникам четко понять, какие решения приняли и какие задачи нужно выполнить. Точно определите, кто за что отвечает, и установите сроки выполнения задач.

Например:

• Алексей подготовит детализированный отчет по аналитике до следующего совещания.
• Мария обновит описание целевой аудитории на основе обсуждения до понедельника.
• Иван перерассчитает бюджет до конца недели.
• Екатерина соберет список рекламных каналов до следующего совещания.

Убедитесь, что все участники понимают свои задачи и знают сроки их выполнения.

Адженда: самое важное по теме

• Адженда простыми словами — это повестка дня или план, по которому пройдет встреча.
• Адженда — это не только обсуждения по работе. Она может быть, например, политической или личной.
• Адженда помогает эффективно распределить время на обсуждения, сфокусироваться на главных вопросах, дает возможность подготовиться участникам к встрече, ставить и распределять задачи, улучшить качество коммуникации.
• Определите цель встречи, составьте список тем для обсуждения, распределите время по каждой теме, назначьте ответственных за каждый пункт. А в конце оставьте время на вопросы и постановку задач. Так получится провести эффективное собрание.