Выписка из табеля учета рабочего времени – образец заполнения

Для кого эта статья:

• Специалисты по кадровому делопроизводству
• Руководители отделов кадров

• Сотрудники, занимающиеся документацией в организациях

  Запутались в кадровой документации и не знаете, как правильно составить выписку из табеля учета рабочего времени? ?? Эта проблема знакома многим специалистам, особенно когда требуется срочно подготовить документ для сотрудника или проверяющих органов. Неправильно оформленная выписка может привести к серьезным последствиям: от задержки выплат до штрафов при проверках. В этой статье я разберу каждый элемент документа, предоставлю готовый образец заполнения и шаблоны, которые избавят вас от головной боли и сэкономят драгоценное время.

Работа с кадровой документацией требует внимательности и знания формул для расчетов. Если вы хотите автоматизировать процесс создания выписок из табеля и других документов, освойте Курс «Excel для работы» с нуля от Skypro. За 3 месяца вы научитесь создавать автоматические формы, настраивать формулы для расчета рабочего времени и формировать отчеты одним кликом — навыки, которые сделают вашу работу с табелями и выписками в разы эффективнее.

Что такое выписка из табеля учета рабочего времени

Выписка из табеля учета рабочего времени — это официальный документ, содержащий выборочную информацию из основного табеля. Она отражает данные о фактически отработанном времени конкретного сотрудника за определенный период. В отличие от полного табеля, выписка является индивидуальным документом, созданным по запросу и содержащим только релевантную информацию.

Выписка имеет юридическую силу при наличии необходимых реквизитов: подписей ответственных лиц, печати организации и корректных данных из первоисточника — табеля учета рабочего времени (форма Т-12 или Т-13).

Елена Сергеева, главный специалист по кадровому делопроизводству Однажды к нам обратился бывший сотрудник с просьбой выдать справку о его графике работы за последний год для предоставления в суд. Дело было срочным, а полный табель содержал данные о всех 120 сотрудниках. Вместо того чтобы распечатывать огромную таблицу, я подготовила выписку, выделив только его данные за нужный период. Документ занял всего одну страницу вместо 24 листов полного табеля. Судья принял выписку без вопросов, а мы сэкономили время и ресурсы. С тех пор я всегда рекомендую использовать выписки вместо полных табелей при работе с индивидуальными запросами.

Важно отметить, что выписка не является самостоятельным документом — это извлечение из первичного документа (табеля), поэтому она должна содержать ссылку на источник информации и сохранять его структуру.

Когда и кому нужна выписка из табеля учета

Выписка из табеля учета рабочего времени может понадобиться в различных ситуациях. Понимание этих случаев поможет своевременно подготовить документ и избежать ненужных проблем. ??

Основные случаи, когда требуется выписка:

• Для сотрудников — при необходимости подтвердить фактически отработанное время для получения кредита, визы, пособия или для предоставления в суд
• Для проверяющих органов — при проверках трудовой инспекции, налоговой службы или иных контролирующих организаций
• Для расчета компенсаций — при увольнении сотрудника, расчете больничных, отпусков или иных выплат
• Для внутреннего контроля — при анализе эффективности использования рабочего времени в разрезе конкретных сотрудников
• Для архивных целей — при необходимости предоставить историческую информацию по конкретному работнику

Выписка может быть предоставлена следующим лицам:

1. Самому сотруднику (по его заявлению)
2. Руководителям структурных подразделений
3. Представителям государственных органов (при наличии официального запроса)
4. Судебным органам (по запросу суда)
5. Уполномоченным лицам организации для внутреннего использования

Не знаете, какое направление в HR выбрать? Кадровое делопроизводство — только одно из многих. Пройдите Тест на профориентацию от Skypro и узнайте, к чему у вас есть склонность: к работе с документами, управлению персоналом или, возможно, к другой специализации. Тест покажет ваши сильные стороны и поможет выбрать карьерный путь, на котором вы будете расти и развиваться. Результаты включают подробные рекомендации по professions и необходимым навыкам.

Срок предоставления выписки из табеля зависит от запрашивающей стороны:

• Для сотрудника — в течение 3 рабочих дней со дня обращения (согласно ст. 62 ТК РФ)
• Для государственных органов — в сроки, указанные в запросе
• Для внутреннего использования — согласно внутреннему регламенту организации

Максим Петров, руководитель отдела кадров В прошлом году наша компания столкнулась с проверкой трудовой инспекции. Инспектор запросил данные о работе сотрудников с вредными условиями труда за предыдущие 12 месяцев. Вместо того чтобы собирать все табели и перелистывать сотни страниц, я подготовил выписки по 15 сотрудникам, работающим во вредных условиях. В выписках были четко видны все переработки, ночные смены и работа в выходные. Инспектор высоко оценил такой подход, отметив удобство проверки и прозрачность данных. Благодаря этому проверка прошла быстро, без штрафов, а наш метод с выписками даже рекомендовали другим организациям как пример правильного документооборота.

Структура и обязательные элементы выписки из табеля

Правильно оформленная выписка из табеля учета рабочего времени должна содержать определенный набор элементов, гарантирующих ее юридическую силу и достоверность предоставляемой информации. Рассмотрим обязательную структуру документа. ??

Основные блоки выписки из табеля:

1. Шапка документа — содержит наименование организации, название документа
2. Идентификационная информация — сведения о сотруднике, периоде, подразделении
3. Таблица учета времени — основная часть с данными об отработанных днях и часах
4. Условные обозначения — расшифровка кодов, используемых в таблице
5. Подписи ответственных лиц — заверение документа

Обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в выписке:

Важно помнить, что выписка должна в точности повторять структуру оригинального табеля в части учета времени, сохраняя систему кодировок и условных обозначений. Любое несоответствие может поставить под сомнение достоверность документа.

Пошаговое заполнение выписки с образцом

Корректно заполненная выписка из табеля учета рабочего времени — это гарантия избежать недопонимания и претензий со стороны сотрудников и проверяющих органов. Рассмотрим пошаговый процесс заполнения документа с примерами и пояснениями. ??

Шаг 1. Заполнение шапки документа

• Укажите полное наименование организации, включая организационно-правовую форму
• Напишите название документа: "Выписка из табеля учета рабочего времени"
• Присвойте регистрационный номер документу (например, №15/В-2025)
• Укажите дату составления выписки (например, 15.03.2025)

Шаг 2. Заполнение идентификационной информации

• Введите данные о периоде, за который составляет выписка (например, "за март 2025 года")
• Укажите табельный номер сотрудника (например, 000123)
• Внесите полные ФИО работника (например, Иванов Иван Иванович)
• Укажите должность сотрудника согласно штатному расписанию
• Добавьте название структурного подразделения

Шаг 3. Формирование таблицы учета времени

Таблица должна содержать следующие данные:

• Числа месяца (с 1 по 31, в зависимости от календаря)
• Отметки о явках и неявках с использованием кодов
• Количество отработанных часов за каждый день
• Суммарные показатели за первую половину месяца
• Суммарные показатели за вторую половину месяца
• Итоговые показатели за весь месяц

Пример заполнения таблицы для сотрудника со стандартным рабочим графиком (5/2, 8-часовой рабочий день) за март 2025 года:

Шаг 4. Расшифровка условных обозначений

Обязательно укажите расшифровку использованных в таблице кодов:

• Я — явка (с указанием часов работы)
• Н — неявка по невыясненным причинам
• В — выходной день
• К — командировка
• ОТ — ежегодный оплачиваемый отпуск
• Б — больничный
• ОД — отпуск без сохранения заработной платы
• РВ — работа в выходной день
• С — сверхурочная работа

Шаг 5. Подписание и заверение документа

• Должность, подпись и расшифровка подписи лица, ответственного за ведение табеля
• Должность, подпись и расшифровка подписи руководителя подразделения
• При необходимости — оттиск печати организации

Особые случаи в заполнении выписки:

1. Неполный месяц: если сотрудник работал не весь месяц (был принят или уволен), указывайте только фактический период работы
2. Сменный график: для сотрудников со сменным графиком указывайте фактически отработанные часы по каждому дню
3. Совместители: для внешних совместителей отмечайте только дни фактической работы
4. Дистанционные работники: используйте код "ДР" (дистанционная работа)

Пример правильно оформленной выписки можно скачать по ссылке ниже и использовать в качестве шаблона, адаптировав под конкретные нужды вашей организации.

Готовые шаблоны для скачивания и редактирования

Чтобы сэкономить ваше время и минимизировать риск ошибок, я подготовил несколько готовых шаблонов выписок из табеля учета рабочего времени, адаптированных под различные ситуации и графики работы. ??

Доступны следующие варианты шаблонов для скачивания:

1. Стандартный шаблон — для сотрудников с графиком 5/2 и 8-часовым рабочим днем
2. Шаблон для сменного графика — для работников со сменным режимом работы
3. Шаблон для суммированного учета — для сотрудников с суммированным учетом рабочего времени
4. Упрощенный шаблон — минималистичный вариант с основными полями
5. Расширенный шаблон — с дополнительными полями для детального учета

Преимущества использования готовых шаблонов:

• Экономия времени на создание документа с нуля
• Гарантия наличия всех необходимых реквизитов
• Соответствие актуальным требованиям законодательства (2025 год)
• Встроенные формулы для автоматического расчета итоговых показателей (в Excel-версиях)
• Возможность быстрой адаптации под нужды конкретной организации

Рекомендации по использованию шаблонов:

1. Выберите подходящий шаблон в зависимости от графика работы сотрудника и цели составления выписки
2. Скачайте файл в удобном формате (Word, Excel или PDF)
3. Внесите данные вашей организации в шапку документа
4. Заполните информацию о сотруднике и периоде
5. Внесите данные об отработанном времени из оригинального табеля
6. Проверьте корректность всех внесенных данных
7. Распечатайте, подпишите и заверьте документ

Важные нюансы при использовании шаблонов:

• В Excel-версиях шаблонов не удаляйте формулы в ячейках с итоговыми показателями
• При необходимости адаптируйте условные обозначения под те, которые используются в вашей организации
• Перед выдачей документа сотруднику или предоставлением в госорганы внимательно проверьте соответствие данных оригинальному табелю
• Сохраняйте копии выданных выписок для внутреннего учета

Для организаций со специфическими требованиями рекомендуется создать собственный шаблон на основе предложенных, добавив необходимые поля и атрибуты, соответствующие внутренним регламентам.

Грамотно составленная выписка из табеля учета рабочего времени — это не просто формальность, а важный документ, защищающий интересы как работодателя, так и сотрудника. Используйте предложенные образцы и рекомендации, чтобы обеспечить точность учета и соответствие нормативным требованиям. Помните, что правильное ведение кадровой документации — залог успешного прохождения проверок и отсутствия конфликтных ситуаций с персоналом.