Расчет отпускных при неполном месяце работы: формула и примеры

Для кого эта статья:

• Бухгалтеры и финансовые специалисты
• Работодатели и HR-менеджеры

• Студенты и начинающие специалисты в области бухгалтерского учета и права труда

  Расчет отпускных всегда вызывает вопросы у бухгалтеров, но ситуация с неполным месяцем работы превращает эту задачу в настоящий вызов. Ошибки в начислениях могут привести к санкциям от трудовой инспекции или недовольству сотрудников. По статистике, каждый третий бухгалтер сталкивается с трудностями при расчете отпускных в случаях, когда сотрудник отработал месяц не полностью: был на больничном, брал отпуск за свой счет или только устроился в компанию. ?? Разберем формулы и на конкретных примерах покажем, как избежать ошибок и выполнить расчет безупречно.

Точный расчет отпускных требует внимания к деталям и профессионального владения Excel. Ошибки стоят дорого: штрафы, недовольство сотрудников и бесконечные пересчеты. На Курсе «Excel для работы» с нуля от Skypro вы научитесь создавать автоматизированные таблицы для расчета отпускных с учетом неполных месяцев, больничных и других нюансов. Формулы, функции и точные расчеты без стресса — всё это доступно после курса даже новичкам.

Как изменяется расчет отпускных при неполном месяце работы

При стандартном расчете отпускных мы берем полностью отработанные месяцы за расчетный период, обычно это 12 месяцев. Но что делать, если в каком-то из этих месяцев сотрудник работал не полностью? Здесь и начинаются сложности.

Если месяц отработан не полностью, его нельзя просто исключить из расчета (как многие делают по ошибке). Вместо этого мы должны учесть фактически отработанное время и заработанные в этот период деньги. При этом средний дневной заработок рассчитывается с учетом всех календарных дней в не полностью отработанных месяцах — пропорционально отработанному времени.

Елена Петрова, главный бухгалтер

В мае мы приняли нового сотрудника на должность аналитика — Сергея. Он отработал всего 10 дней до конца месяца, а уже в июле запросил недельный отпуск. Я допустила классическую ошибку — просто исключила май из расчетного периода как неполный месяц. Трудовая инспекция при проверке выявила, что отпускные были занижены. Нам пришлось не только доплатить сотруднику разницу, но и заплатить штраф.

С тех пор я всегда делаю расчет по формуле: (Заработок за неполный месяц / Количество отработанных в месяце календарных дней) ? Количество календарных дней в месяце. Это дает нам скорректированный заработок за этот месяц, который мы включаем в общий расчет среднего дневного заработка.

Ключевые отличия расчета при неполном месяце работы:

• Учитывается не весь месяц, а только фактически отработанные дни
• Заработок за неполный месяц пересчитывается с использованием коэффициента
• Необходимо учитывать причину неполной отработки месяца (больничный, отпуск, прогул и т.д.)
• Некоторые периоды могут полностью исключаться из расчета вместе с начисленными за них суммами

В 2025 году в соответствии с актуальным трудовым законодательством расчет отпускных при неполном месяце работы выполняется строго по Положению об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденному Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (с последующими изменениями).

Законодательная база для расчета отпускных в неполных месяцах

Начнем с правовой основы. Для корректного расчета отпускных необходимо руководствоваться следующими нормативными документами:

• Трудовой кодекс РФ (статьи 114, 139)
• Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы"
• Письма Министерства труда и социальной защиты РФ с разъяснениями по спорным вопросам

Согласно пункту 5 Положения (утв. Постановлением №922), при определении среднего заработка из расчетного периода исключаются время и начисленные за эти периоды суммы, если:

• За работником сохранялся средний заработок по закону (командировки, предыдущие отпуска)
• Работник получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам
• Работник не работал из-за простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника
• Работник не участвовал в забастовке, но не имел возможности выполнять работу
• Работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства
• Работник был освобожден от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты

Важно помнить, что в 2025 году действует обновленная версия Положения с учетом последних изменений, внесенных Постановлением Правительства РФ.

Андрей Соколов, юрист по трудовому праву

Ко мне обратилась Марина, бухгалтер небольшой компании. Сотрудник взял отпуск после 4 месяцев работы, при этом в первый месяц он отработал только 2 недели. Марина не знала, как правильно рассчитать отпускные.

Я объяснил ей, что согласно п. 6 Положения №922, если работник отработал менее календарного месяца, то средний заработок определяется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы на количество фактически отработанных им дней и умножения на количество рабочих дней по календарю 5-дневной (6-дневной) рабочей недели. Мы вместе рассчитали отпускные, и Марина поняла, что правильный расчет при неполном месяце — это не просто пропорция, а применение специальной методики, предусмотренной законодательством.

Давайте рассмотрим ключевые положения, применимые к расчету отпускных при неполном месяце работы:

Формула расчета отпускных при неполном отработанном периоде

Для расчета отпускных при неполном отработанном периоде используется следующая базовая формула:

Отпускные = Средний дневной заработок ? Количество календарных дней отпуска

При этом средний дневной заработок рассчитывается по формуле:

Средний дневной заработок = Сумма учитываемых выплат за расчетный период / 12 месяцев / 29,3

Где 29,3 — среднемесячное число календарных дней.

Однако когда в расчетном периоде есть неполные месяцы, формула усложняется:

Средний дневной заработок = Сумма учитываемых выплат за расчетный период / (Количество полных месяцев ? 29,3 + Сумма календарных дней по каждому неполному месяцу)

Для расчета календарных дней в неполном месяце используется формула:

Календарные дни в неполном месяце = 29,3 / Количество календарных дней в месяце ? Количество отработанных календарных дней

Давайте разберем каждый элемент формулы:

• Сумма учитываемых выплат — все выплаты сотруднику за расчетный период, которые предусмотрены системой оплаты труда, за исключением выплат, перечисленных в п. 5 Положения №922
• Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором начинается отпуск
• Количество полных месяцев — месяцы, полностью отработанные сотрудником
• Календарные дни по каждому неполному месяцу — рассчитываются с учетом фактически отработанного времени

Хотите избежать ошибок в расчетах и строить успешную карьеру в финансовой сфере? Неправильный расчет отпускных может привести к штрафам и потере доверия сотрудников. Тест на профориентацию от Skypro поможет определить, подходит ли вам работа с цифрами и финансовыми расчетами. Всего за 5 минут вы узнаете свои сильные стороны и получите рекомендации по развитию навыков для успешного продвижения в бухгалтерии или финансах. Точные расчеты начинаются с правильного выбора профессии! ??

Алгоритм расчета отпускных при неполном месяце работы:

1. Определите расчетный период (обычно 12 месяцев до начала отпуска)
2. Выявите неполные месяцы в расчетном периоде
3. Рассчитайте количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в каждом неполном месяце
4. Суммируйте все учитываемые выплаты за расчетный период
5. Вычислите средний дневной заработок
6. Умножьте средний дневной заработок на количество дней отпуска

Важно помнить, что в 2025 году при расчете отпускных необходимо учитывать МРОТ и индексацию заработной платы, если она производилась в расчетном периоде. ??

Частые случаи неполных месяцев и их влияние на отпускные

На практике существует несколько типичных ситуаций, приводящих к неполному отработанному месяцу. Каждая из них имеет свои особенности расчета. Рассмотрим основные случаи:

• Больничный лист — период нетрудоспособности и соответствующие выплаты полностью исключаются из расчета
• Отпуск (ежегодный, учебный, без сохранения зарплаты) — дни отпуска и выплаты за этот период исключаются
• Командировка — если за работником сохранялся средний заработок, этот период исключается
• Прием на работу или увольнение в середине месяца — учитываются только фактически отработанные дни
• Простой по вине работодателя — исключается из расчета
• Забастовка — дни участия в забастовке исключаются

Разберем, как каждый из этих случаев влияет на расчет отпускных:

1. Больничный лист

Если сотрудник болел в расчетном периоде, дни болезни и выплаченное пособие полностью исключаются из расчета. Например, если в месяце 30 календарных дней, а сотрудник болел 10 дней, то количество учитываемых календарных дней будет: 29,3 ? (20 / 30) = 19,53.

2. Отпуск

Аналогично больничному, дни отпуска и отпускные выплаты исключаются из расчета. Это касается всех видов отпусков: ежегодного оплачиваемого, учебного, без сохранения заработной платы и т.д.

3. Прием на работу или увольнение в середине месяца

Если сотрудник отработал месяц не полностью из-за приема на работу или увольнения, учитываются только фактически отработанные дни. Например, если сотрудник принят на работу 15 января 2025 года, то за январь будут учтены только 17 календарных дней (с 15 по 31 января). Количество учитываемых календарных дней: 29,3 ? (17 / 31) = 16,07.

4. Простой

Период простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника, исключается из расчетного периода вместе с начисленными за это время суммами.

В таблице ниже представлены типичные ситуации и их влияние на количество учитываемых календарных дней в месяце:

Важно помнить, что если в расчетном периоде нет фактически отработанных дней или фактически начисленной заработной платы, либо этот период состоит полностью из исключаемых периодов, то средний заработок рассчитывается исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчетному. ??

Практические расчеты отпускных с учетом разных ситуаций

Теперь применим полученные знания на практике и рассмотрим несколько типичных ситуаций с подробными расчетами. Это поможет лучше понять, как правильно рассчитывать отпускные при неполном месяце работы.

Пример 1: Сотрудник устроился на работу в середине месяца

Иванов А.П. принят на работу 15 января 2025 года с окладом 60 000 рублей. В августе 2025 года он идет в отпуск на 14 календарных дней.

Расчетный период: август 2024 — июль 2025 (12 месяцев)

Заработная плата за расчетный период:

• Январь 2025: 30 000 руб. (за 17 дней)
• Февраль-июль 2025: 60 000 руб. ? 6 месяцев = 360 000 руб.

Расчет количества учитываемых дней:

• Полные месяцы: 6 месяцев ? 29,3 = 175,8 дней
• Январь (неполный): 29,3 ? (17 / 31) = 16,07 дней

Общее количество учитываемых дней: 175,8 + 16,07 = 191,87 дней

Средний дневной заработок: (30 000 + 360 000) / 191,87 = 2 032,73 руб.

Отпускные: 2 032,73 ? 14 = 28 458,22 руб.

Пример 2: Сотрудник был на больничном

Петрова Е.А. работает в компании с окладом 75 000 рублей. В марте 2025 года она была на больничном 12 дней. В мае 2025 года она идет в отпуск на 14 календарных дней.

Расчетный период: май 2024 — апрель 2025 (12 месяцев)

Заработная плата за расчетный период:

• Май 2024 — февраль 2025: 75 000 руб. ? 10 месяцев = 750 000 руб.
• Март 2025 (с больничным): 75 000 ? (19 / 31) = 45 967,74 руб.
• Апрель 2025: 75 000 руб.

Расчет количества учитываемых дней:

• Полные месяцы: 11 месяцев ? 29,3 = 322,3 дней
• Март (неполный): 29,3 ? (19 / 31) = 17,96 дней

Общее количество учитываемых дней: 322,3 + 17,96 = 340,26 дней

Средний дневной заработок: (750 000 + 45 967,74 + 75 000) / 340,26 = 2 558,85 руб.

Отпускные: 2 558,85 ? 14 = 35 823,9 руб.

Пример 3: Сотрудник был в отпуске за свой счет

Сидоров В.К. работает в компании с окладом 90 000 рублей. В феврале 2025 года он взял отпуск без сохранения заработной платы на 7 дней. В июне 2025 года он идет в ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней.

Расчетный период: июнь 2024 — май 2025 (12 месяцев)

Заработная плата за расчетный период:

• Июнь 2024 — январь 2025: 90 000 руб. ? 8 месяцев = 720 000 руб.
• Февраль 2025 (с отпуском за свой счет): 90 000 ? (21 / 28) = 67 500 руб.
• Март — май 2025: 90 000 руб. ? 3 месяца = 270 000 руб.

Расчет количества учитываемых дней:

• Полные месяцы: 11 месяцев ? 29,3 = 322,3 дней
• Февраль (неполный): 29,3 ? (21 / 28) = 21,98 дней

Общее количество учитываемых дней: 322,3 + 21,98 = 344,28 дней

Средний дневной заработок: (720 000 + 67 500 + 270 000) / 344,28 = 3 071,63 руб.

Отпускные: 3 071,63 ? 14 = 43 002,82 руб.

При расчете отпускных необходимо учитывать следующие важные моменты:

• Все расчеты производятся с учетом календарных, а не рабочих дней
• Если расчетный период отработан не полностью, необходимо учитывать только фактически отработанное время
• Некоторые периоды и суммы полностью исключаются из расчета
• Полученная сумма отпускных подлежит налогообложению НДФЛ
• Выплата отпускных должна быть произведена не позднее чем за три дня до начала отпуска

При возникновении сложных ситуаций, например, когда весь расчетный период состоит из исключаемых периодов или когда сотрудник работает неполный рабочий день, рекомендуется обратиться к специалисту или использовать специализированное программное обеспечение для расчета. ??

Правильный расчет отпускных при неполном месяце работы — не просто формальность, а гарантия законности ваших действий как работодателя. Формулы могут показаться сложными, но следуя пошаговому алгоритму и учитывая особенности каждой ситуации, вы сможете безошибочно рассчитать отпускные в любом случае. Главное — помнить о необходимости учета фактически отработанного времени и правильного определения количества календарных дней в неполных месяцах. Точный расчет — залог финансового благополучия и компании, и сотрудника.