Работник не вышел на работу: законные действия работодателя по ТК РФ

Для кого эта статья:

• Руководители и менеджеры по персоналу
• Юристы и специалистов в области трудового права

• HR-менеджеры и кадровики

  Отсутствие сотрудника на рабочем месте — ситуация, с которой сталкивается практически каждый руководитель. Но что делать, когда работник просто не появился в офисе без предупреждения? Как грамотно зафиксировать прогул и избежать судебных разбирательств при применении дисциплинарных мер? Трудовой кодекс РФ предусматривает четкий алгоритм действий в таких ситуациях, но неверно выполненная процедура может обернуться против работодателя. Разберем, как юридически безупречно оформить отсутствие сотрудника и какие шаги предпринять, чтобы защитить интересы компании в 2025 году. ??

Столкнувшись с проблемой прогулов, многие руководители осознают недостаток собственных знаний в области трудового законодательства. Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro поможет систематизировать знания о правильном оформлении дисциплинарных взысканий, процедурах увольнения и защите интересов компании. Вы научитесь грамотно документировать нарушения трудовой дисциплины и минимизировать юридические риски при конфликтных ситуациях с персоналом.

Когда отсутствие работника считается прогулом по ТК РФ

Трудовое законодательство достаточно четко определяет, что считается прогулом. Согласно подпункту «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ, прогулом признается отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его продолжительности, а также отсутствие более четырех часов подряд в течение рабочего дня. ??

Важно понимать, что не любое отсутствие работника можно квалифицировать как прогул. Законодательство разграничивает понятия отсутствия по уважительным и неуважительным причинам.

Судебная практика 2025 года подтверждает, что работодатель обязан тщательно исследовать причины отсутствия сотрудника перед квалификацией его как прогул. В деле №2-3456/2024 Верховный суд РФ указал, что автомобильная авария с последующим документальным подтверждением из ГИБДД является уважительной причиной, даже если работник не сообщил о ней в день происшествия.

Ирина Волкова, руководитель отдела кадров

В нашей компании был случай, когда сотрудник не появился на работе два дня подряд без звонка и объяснений. Мы уже подготовили всю документацию для увольнения за прогул, когда он вернулся с документом из посольства другой страны. Оказалось, что его задержали на границе из-за проблем с визой, а телефон конфисковали. Мы были в шаге от серьезной юридической ошибки! После этого случая я ввела правило: никаких поспешных решений по прогулам, пока не будут исчерпаны все возможности выяснить причину отсутствия сотрудника. Теперь мы сначала звоним на все известные номера, проверяем социальные сети, связываемся с родственниками, и только потом запускаем процедуру оформления прогула.

Дополнительно стоит отметить, что Пленум Верховного Суда РФ в Постановлении №2 от 17.03.2004 года разъясняет: работодатель должен доказать факт отсутствия работника на рабочем месте именно по неуважительной причине. Это означает, что бремя доказывания лежит на работодателе.

Первые действия работодателя при неявке сотрудника

Обнаружив отсутствие работника, необходимо действовать незамедлительно, но в строгом соответствии с законом. Первые шаги работодателя критически важны для правильного документирования ситуации и возможного последующего применения дисциплинарного взыскания. ??

1. Зафиксировать факт отсутствия — составить акт об отсутствии работника на рабочем месте с привлечением не менее двух свидетелей.
2. Попытаться связаться с сотрудником — позвонить по всем известным номерам, отправить электронное письмо, сообщение в мессенджере.
3. Проверить возможные уважительные причины — узнать, не находится ли сотрудник на больничном, не произошло ли форс-мажорных обстоятельств.
4. Запросить письменное объяснение — после появления работника или дистанционно, если есть возможность.
5. Составить акт об отказе или невозможности предоставления объяснения — если в течение двух рабочих дней объяснение не предоставлено.

По статистике Роструда за 2024 год, 67% случаев неправомерного увольнения за прогул связаны именно с нарушением процедуры сбора объяснений от работника. Работодатели часто пренебрегают необходимостью документально зафиксировать попытки получить объяснение.

Важно помнить, что звонок сотруднику с требованием объяснить причину отсутствия — это не формальное запрашивание письменного объяснения в понимании трудового законодательства. Запрос должен быть оформлен письменно с возможностью подтвердить его получение работником.

Дмитрий Соколов, юрист по трудовому праву

К нам обратился директор строительной фирмы с просьбой проконсультировать по увольнению бригадира, который не появлялся на объекте три дня. Выяснилось, что руководитель просто звонил сотруднику, но не получил ответа, после чего сразу подготовил приказ об увольнении. Пришлось объяснять, что такой подход — прямой путь к проигрышу в суде. Мы помогли правильно организовать процесс: составили акт об отсутствии, направили официальный запрос объяснений заказным письмом с уведомлением и через мессенджеры (с фиксацией доставки), подождали положенные два рабочих дня, составили акт о непредоставлении объяснений. Когда бригадир все-таки объявился через неделю с маловразумительной историей о "личных проблемах", у руководителя уже была вся необходимая документация для законного увольнения.

Правильное оформление документов при прогуле

Документальное оформление прогула — критически важный этап, который может стать решающим фактором при возможном судебном разбирательстве. Грамотное составление документов защитит работодателя и обеспечит законность применяемых дисциплинарных мер. ??

Последовательность оформления документов при прогуле:

Рассмотрим основные нюансы каждого документа:

• Акт об отсутствии должен содержать точное время проверки рабочего места, полные ФИО отсутствующего работника, его должность, структурное подразделение, а также подписи составителя и не менее двух свидетелей.
• Запрос объяснений лучше оформлять в двух экземплярах, на одном из которых работник должен поставить отметку о получении. Если личное вручение невозможно, отправьте документ заказным письмом с уведомлением о вручении.
• Акт о непредоставлении объяснений составляется только по истечении двух полных рабочих дней с момента предъявления требования. В акте указывается, что работник либо отказался дать объяснения, либо не представил их в установленный срок.
• Приказ о взыскании должен содержать конкретную дату совершения проступка, ссылки на нарушенные пункты трудового договора или правил внутреннего трудового распорядка, а также вид применяемого взыскания.

С 2025 года в связи с поправками в трудовое законодательство допускается направление запроса объяснений через корпоративную электронную почту или официальные мессенджеры компании, если такой способ коммуникации закреплен в локальных нормативных актах организации. При этом необходимо сохранять подтверждение доставки сообщения.

Срок для применения дисциплинарного взыскания — не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка и не позднее шести месяцев со дня его совершения. При этом время болезни работника и пребывания его в отпуске в этот срок не включаются.

Думаете над сменой карьерного пути в сторону управления персоналом? HR-менеджеры, умеющие правильно оформлять кадровую документацию, сегодня на вес золота. Пройдите Тест на профориентацию от Skypro и узнайте, подходит ли вам профессия HR-специалиста. Тест поможет оценить ваши природные склонности к работе с персоналом и документацией, а также потенциал в разрешении трудовых конфликтов — ключевой навык при работе с проблемой прогулов.

Какие дисциплинарные взыскания допускает закон

Трудовой кодекс РФ предусматривает три вида дисциплинарных взысканий, которые работодатель может применить к сотруднику за прогул (статья 192 ТК РФ): замечание, выговор и увольнение. Выбор конкретной меры остается на усмотрение работодателя, однако должен соответствовать тяжести проступка и обстоятельствам его совершения. ??

Согласно последним разъяснениям Верховного Суда РФ, работодатель обязан учитывать следующие факторы при выборе вида взыскания:

• тяжесть совершенного проступка;
• обстоятельства, при которых он был совершен;
• предшествующее поведение работника;
• отношение работника к труду;
• наличие или отсутствие негативных последствий прогула для работодателя;
• соразмерность применяемой меры.

Важно понимать, что прогул сам по себе является достаточным основанием для увольнения, однако работодатель не обязан выбирать именно эту меру взыскания. В некоторых случаях суды признают увольнение несоразмерным проступку, особенно если речь идет о ценном сотруднике с положительной историей работы, совершившем прогул впервые.

В 2025 году статистика судебных решений показывает, что в 42% случаев увольнение за однократный прогул признается судами соразмерной мерой, если отсутствие работника привело к существенным негативным последствиям для работодателя, например, срыву сроков выполнения важного проекта или значительным финансовым потерям.

Интересный момент: наложение штрафа за прогул не является законным дисциплинарным взысканием по ТК РФ. Однако работодатель может лишить работника премии или иных стимулирующих выплат, если это предусмотрено положением об оплате труда и премировании в организации. Это не считается дисциплинарным взысканием и может применяться одновременно с замечанием, выговором или увольнением.

За один прогул можно применить только одно дисциплинарное взыскание. Например, нельзя одновременно объявить выговор и уволить за один и тот же случай отсутствия на работе.

Если сотрудник ранее уже имел непогашенное дисциплинарное взыскание, то следующий прогул может стать основанием для более строгой меры, вплоть до увольнения за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Как избежать правовых рисков при увольнении за прогул

Увольнение за прогул — крайняя мера дисциплинарного взыскания, которая часто оспаривается в судах. По данным судебной статистики за 2024 год, около 40% исков о восстановлении на работе после увольнения за прогул удовлетворяются в пользу работников. Чтобы минимизировать юридические риски, работодателю необходимо придерживаться строгого алгоритма действий. ??

1. Соблюдайте сроки — дисциплинарное взыскание можно применить не позднее одного месяца со дня обнаружения прогула и не позднее шести месяцев со дня его совершения.
2. Тщательно документируйте каждый шаг — от момента обнаружения отсутствия до ознакомления работника с приказом об увольнении.
3. Исследуйте все обстоятельства — доказательства того, что работодатель принял меры для выяснения причин отсутствия, будут иметь решающее значение в суде.
4. Обеспечьте право на защиту — работник должен иметь реальную возможность представить объяснения.
5. Проверьте соразмерность — учитывайте предыдущую дисциплину работника, его стаж, наличие наград и заслуг.

Распространенные ошибки, которые приводят к признанию увольнения незаконным:

Особое внимание следует уделить процедуре оформления прогула для беременных женщин, работников с детьми до трех лет, одиноких матерей и других защищенных категорий сотрудников. Хотя ТК РФ не содержит прямого запрета на их увольнение за прогул, судебная практика показывает, что к таким категориям работников суды применяют повышенные стандарты доказывания обоснованности увольнения.

Дополнительные рекомендации для минимизации рисков:

• Внесите в правила внутреннего трудового распорядка четкое определение рабочего места для каждой должности.
• Используйте системы электронного учета рабочего времени для объективной фиксации прихода и ухода сотрудников.
• Разработайте регламент действий руководителей при обнаружении отсутствия подчиненного.
• Проводите периодические инструктажи о необходимости заблаговременного уведомления о невозможности явиться на работу.
• Сохраняйте всю переписку с отсутствующим сотрудником, включая сообщения в мессенджерах и электронную почту.

С 2025 года особую актуальность приобретает вопрос прогулов при дистанционной работе. Верховный Суд РФ в последних разъяснениях указал, что для таких работников прогулом может считаться необеспечение связи с работодателем в установленное трудовым договором время или неисполнение задания без уважительных причин, если это четко регламентировано в трудовом договоре или локальных нормативных актах.

Каждый случай прогула требует индивидуального подхода и тщательного юридического анализа. Правильное документальное оформление и соблюдение всех процедурных требований — ключевые факторы законного применения дисциплинарного взыскания. Помните, что превентивные меры работают лучше карательных: четкая регламентация трудовой дисциплины, регулярная коммуникация с сотрудниками и своевременное выявление проблем помогут избежать прогулов и связанных с ними юридических рисков.