Пример трудовой книжки: образец заполнения для кадровиков

Для кого эта статья:

• Кадровики и HR-менеджеры
• Учебные заведения, готовящие специалистов по кадровому делопроизводству

• Работодатели и собственники бизнеса, интересующиеся соблюдением трудового законодательства

  Правильно заполненная трудовая книжка — фундамент кадрового делопроизводства, который может либо защитить работодателя при проверках, либо стать источником проблем и штрафов. По статистике, более 60% кадровиков допускают ошибки при оформлении трудовых книжек, часто из-за недостаточного понимания нюансов законодательства. Разберём правила заполнения на реальных примерах и шаблонах, актуальных в 2025 году, чтобы ваша документация всегда оставалась безупречной. ??

Постоянные изменения в трудовом законодательстве требуют регулярного обновления знаний кадровиков. Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro предлагает комплексную программу, включающую актуальные методики заполнения трудовых книжек с учетом последних требований 2025 года. Выпускники курса получают не только теоретические знания, но и практические навыки работы с кадровой документацией, что существенно снижает риск ошибок при оформлении.

Пример трудовой книжки: основные правила заполнения

Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовой стаж работника, несмотря на постепенный переход к электронному формату. Давайте рассмотрим базовые правила её заполнения, соответствующие актуальным требованиям 2025 года.

Основные принципы заполнения трудовых книжек:

• Все записи вносятся аккуратно, разборчивым почерком, чернилами синего, фиолетового или черного цвета (предпочтительнее синий)
• Сокращения допускаются только в строго установленных случаях (например, ИП для индивидуальных предпринимателей)
• Каждая запись должна быть пронумерована
• Формулировки должны точно соответствовать тексту приказов
• Записи о взысканиях в трудовую книжку не вносятся

Правила заполнения различных разделов имеют свои особенности. Рассмотрим их более детально:

Елена Петрова, главный специалист по кадровому делопроизводству

Мой опыт работы с различными компаниями показывает, что большинство проблем возникает из-за несоблюдения базовых правил заполнения. Недавно консультировала фирму, получившую штраф в 50 000 рублей после проверки ГИТ. Причина? Массовые нарушения в оформлении трудовых книжек: от использования корректора для исправления ошибок до отсутствия ссылок на документы-основания. Мы провели полный аудит кадрового делопроизводства и разработали пошаговые инструкции для HR-отдела. Через три месяца при повторной проверке нарушений уже не было. Главный урок: детали имеют решающее значение, и экономия времени на "мелочах" может обернуться серьезными финансовыми потерями.

Особенности оформления титульного листа и сведений

Титульный лист трудовой книжки — первое, на что обращают внимание контролирующие органы. Его правильное заполнение критически важно, поскольку ошибки здесь могут повлечь проблемы с подтверждением стажа работника. ??

Пошаговая инструкция по заполнению титульного листа:

1. Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращений, в именительном падеже
2. Дата рождения записывается арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначным)
3. Образование указывается на основании документа об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее — бакалавриат/специалитет/магистратура)
4. Профессия или специальность вносится при наличии
5. Дата заполнения — день оформления трудовой книжки
6. Подпись владельца ставится после проверки правильности внесенных сведений
7. Должность, подпись и расшифровка подписи ответственного лица
8. Печать организации (при наличии)

При изменении персональных данных работника (например, фамилии при заключении брака) новые сведения вносятся на титульный лист:

• Прежняя фамилия зачеркивается одной чертой
• Новая фамилия записывается рядом
• На внутренней стороне обложки делается ссылка на документ, послуживший основанием для изменения

При внесении сведений о работе необходимо учитывать следующие особенности:

Хотите убедиться, что кадровое делопроизводство — ваше призвание? Тест на профориентацию от Skypro поможет определить, насколько вам подходит работа с документацией и нормативными актами. Тест анализирует не только ваши навыки, но и предрасположенность к методичной работе, внимание к деталям и способность интерпретировать правовые нормы — качества, незаменимые для специалиста по трудовым книжкам. Результаты теста дадут персональные рекомендации по развитию карьеры в HR-сфере.

Образцы записей о приеме, переводе и увольнении

Корректные формулировки в разделе "Сведения о работе" имеют юридическую значимость и могут влиять на будущие пенсионные права работника. Рассмотрим конкретные примеры записей для различных кадровых ситуаций. ??

Запись о приеме на работу:

• В графе 1: порядковый номер записи (например, "1")
• В графе 2: дата приема (например, "15.01.2025")
• В графе 3: "Принят в отдел кадров на должность специалиста по кадровому делопроизводству"
• В графе 4: "Приказ от 15.01.2025 № 12-к"

Запись о переводе на другую должность:

• В графе 1: следующий порядковый номер (например, "2")
• В графе 2: дата перевода (например, "01.07.2025")
• В графе 3: "Переведен на должность начальника отдела кадров"
• В графе 4: "Приказ от 30.06.2025 № 45-к"

Запись об увольнении:

• В графе 1: следующий порядковый номер (например, "3")
• В графе 2: дата увольнения (например, "31.12.2025")
• В графе 3: "Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации"
• В графе 4: "Приказ от 17.12.2025 № 98-к"

Важные нюансы при оформлении различных типов записей:

1. При приеме на работу по совместительству указывается: "Принят на должность ... по совместительству"
2. При изменении наименования организации вносится запись: "Организация такая-то переименована в организацию такую-то" с указанием соответствующего документа-основания
3. При реорганизации указывается новое наименование организации и форма реорганизации
4. При смене собственника запись об увольнении не вносится, если работник продолжает работу
5. При временном переводе запись в трудовую книжку не вносится

Особенно внимательно следует относиться к записям об увольнении. Формулировки должны точно соответствовать положениям Трудового кодекса РФ, с указанием конкретных пунктов, частей и статей. Наиболее распространенные основания увольнения:

• По собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
• По соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
• В связи с истечением срока трудового договора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
• По инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ с указанием конкретного пункта)
• По обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (ст. 83 ТК РФ с указанием конкретного пункта)

Как внести сведения о награждениях в трудовую книжку

Раздел "Сведения о награждении" часто вызывает вопросы у кадровиков. Важно понимать, что не все поощрения подлежат внесению в трудовую книжку. Рассмотрим правила заполнения этого раздела и критерии отбора наград. ??

В трудовую книжку вносятся следующие виды поощрений:

• Награждения государственными наградами, в том числе присвоение почетных званий
• Награждения почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, производимые организациями
• Награждения за успехи в работе и другие достижения
• Награждения за особые трудовые заслуги

Не вносятся в трудовую книжку:

• Премии, предусмотренные системой оплаты труда
• Денежные выплаты в рамках регулярного поощрения
• Объявление благодарности без документального оформления

Примеры корректных записей о награждениях:

1. В графе 1: порядковый номер записи (например, "1")
2. В графе 2: дата награждения (например, "05.03.2025")
3. В графе 3: "Награжден Почетной грамотой Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации за многолетний добросовестный труд"
4. В графе 4: "Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 01.03.2025 № 325"

Андрей Соколов, руководитель кадровой службы

В моей практике был случай, когда новый сотрудник отдела кадров внёс в трудовые книжки всех сотрудников, получивших квартальные премии, соответствующие записи в раздел о награждениях. В результате в 37 трудовых книжках появились некорректные записи. Исправление этой массовой ошибки стало настоящим испытанием — пришлось оформлять дубликаты для некоторых сотрудников, так как количество исправлений превышало допустимый лимит. Этот случай стал поводом для разработки внутренней инструкции с чётким разграничением: какие поощрения вносятся в трудовую книжку, а какие нет. Теперь каждый приказ о награждении проходит через мой стол, и я лично контролирую правильность формулировок и необходимость внесения записи.

Типичные ошибки в трудовых книжках и их исправление

Даже опытные кадровики допускают ошибки при заполнении трудовых книжек. Знание типичных проблем и правильных способов их устранения поможет сохранить юридическую чистоту документа. ???

Наиболее распространенные ошибки при заполнении трудовых книжек:

Порядок исправления ошибок в трудовой книжке:

1. В разделе "Сведения о работе": в графе 3 пишется "Запись за номером ... недействительна". В следующей строке воспроизводится правильная запись
2. В разделе "Сведения о награждении": применяется аналогичный порядок
3. На титульном листе: неправильная запись зачеркивается одной чертой, и рядом вносится правильная запись

Важные правила при исправлении ошибок:

• Зачеркивания должны производиться одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленный текст
• Исправления заверяются подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью организации (при наличии)
• Использование корректирующих средств (штрих, корректор, замазка) категорически запрещено
• При наличии большого количества исправлений рекомендуется оформить дубликат трудовой книжки

При обнаружении ошибки в трудовой книжке уволенного работника:

1. Работник должен обратиться к бывшему работодателю с заявлением об исправлении ошибки
2. Работодатель обязан внести необходимые исправления и заверить их надлежащим образом
3. В случае ликвидации организации работник может обратиться в архив или к правопреемнику

При оформлении дубликата трудовой книжки в связи с неправильными или неточными записями необходимо издать соответствующий приказ и внести все имеющиеся сведения на основании подтверждающих документов.

Грамотное ведение трудовых книжек — не просто формальность, а важный элемент юридической защиты как работника, так и работодателя. Стоит помнить, что даже мелкие неточности могут иметь серьезные последствия при подтверждении стажа или в случае трудовых споров. Придерживаясь описанных правил и примеров, вы обеспечите безупречное состояние кадровой документации и избежите проблем при проверках контролирующих органов. Регулярное обновление знаний о правилах оформления трудовых книжек — обязательная часть профессионального развития каждого HR-специалиста.