Приказ о сверхурочной работе: образец документа и правила по ТК РФ

Для кого эта статья:

• HR-менеджеры и специалисты по управлению персоналом
• Юристы и консультанты в области трудового права

• Руководители организаций и предприятий, нанимающие сотрудников

  Неправильно оформленный приказ о сверхурочной работе может стоить компании до 50 000 рублей штрафа и судебных разбирательств. По данным Роструда, в 2024 году это одно из самых частых нарушений трудового законодательства. Разберем, как юридически безупречно оформить привлечение сотрудников к работе сверх нормы, предоставим актуальный образец приказа и объясним все тонкости процедуры, которые защитят интересы вашей компании. ??

Правильное оформление кадровых документов — один из важнейших навыков профессионального HR-специалиста. На Курсе «HR-менеджер» с нуля от Skypro вы освоите не только составление приказов о сверхурочной работе, но и всю документацию от приема до увольнения. Курс включает юридический модуль с разбором актуальных требований ТК РФ и практикой оформления документов, которые пройдут любую проверку ГИТ.

Что такое сверхурочная работа по ТК РФ

Сверхурочная работа — это работа, выполняемая сотрудником по инициативе работодателя за пределами установленной продолжительности рабочего времени (ст. 99 ТК РФ). Важно понимать, что любая работа, выходящая за рамки стандартной нормы часов, должна быть надлежащим образом оформлена и оплачена. ??

Трудовой кодекс строго регламентирует ситуации, когда можно привлекать сотрудников к сверхурочной работе. Выделяют два режима привлечения:

• С согласия работника: при необходимости выполнить начатую работу, которая не могла быть выполнена в течение рабочего дня; при производстве временных работ по ремонту механизмов, если их неисправность вызывает остановку работы для большинства сотрудников и т.д.
• Без согласия работника (в исключительных случаях): при предотвращении катастрофы, производственной аварии; при устранении последствий стихийного бедствия; при устранении непредвиденных обстоятельств, нарушающих нормальное функционирование систем водоснабжения, отопления, освещения и др.

Андрей Петров, руководитель HR-отдела

Однажды в нашей компании произошел инцидент с серверным оборудованием вечером пятницы. Мы срочно привлекли IT-специалистов для устранения проблемы, но не оформили должным образом сверхурочную работу, считая ситуацию "форс-мажором". Через месяц один из сотрудников обратился в трудовую инспекцию. Результат — штраф компании и необходимость выплатить компенсацию всем привлеченным специалистам в двойном размере. С тех пор у нас действует строгий протокол: любая сверхурочная работа, даже в экстренных случаях, оформляется приказом в тот же день, с указанием причин и расчетом компенсации.

Помимо согласия самого работника, необходимо учитывать категории сотрудников, которых запрещено привлекать к сверхурочным работам:

• Беременные женщины
• Работники до 18 лет (за исключением некоторых творческих работников)
• Другие категории работников в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами

Также есть категории сотрудников, которых можно привлекать к сверхурочной работе только с их письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний:

• Женщины с детьми до 3 лет
• Инвалиды
• Родители, воспитывающие детей-инвалидов
• Матери и отцы, воспитывающие без супруга детей до 14 лет
• Работники, осуществляющие уход за больными членами семьи

Порядок и основания для издания приказа

Оформление сверхурочной работы — это строго регламентированная процедура, которая должна следовать четкому алгоритму. Документальное оформление привлечения к сверхурочной работе необходимо для соблюдения требований трудового законодательства и избежания возможных споров с сотрудниками. ??

Процесс оформления сверхурочной работы включает следующие этапы:

1. Определение необходимости сверхурочной работы. Руководитель подразделения составляет служебную записку на имя руководителя организации с обоснованием необходимости привлечения сотрудников к сверхурочной работе.
2. Получение согласия работника (если это требуется по ТК РФ) в письменной форме.
3. Издание приказа о привлечении к сверхурочной работе, подписанного руководителем организации.
4. Ознакомление работника с приказом под подпись.
5. Учет сверхурочных часов в табеле учета рабочего времени.
6. Оплата сверхурочной работы в соответствии с требованиями ст. 152 ТК РФ.

Тест на профориентацию от Skypro поможет определить, подходит ли вам карьера HR-специалиста или юриста по трудовому праву. Если вам нравится работать с документами, решать правовые вопросы и обеспечивать соблюдение трудового законодательства, пройдите бесплатное тестирование и получите персональные рекомендации по развитию карьеры в сфере управления персоналом и кадрового делопроизводства.

Важно учитывать, что основанием для издания приказа о сверхурочной работе могут служить следующие документы:

• Служебная записка руководителя структурного подразделения
• Акт об аварии или иной чрезвычайной ситуации (в экстренных случаях)
• Письменное согласие работника (когда это необходимо)
• Документ, подтверждающий учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии)

Мария Соколова, HR-директор

В моей практике был случай, когда руководитель отдела продаж устно договорился с сотрудниками о сверхурочной работе в период высокого сезона. Люди работали допоздна две недели, но документально это нигде не фиксировалось. Когда пришло время выплаты зарплаты, возник конфликт: сотрудники ожидали повышенную оплату за сверхурочные, а бухгалтерия отказывалась производить выплаты без официальных документов. Пришлось восстанавливать документы задним числом, что уже является нарушением. После этого мы внедрили автоматизированную систему, где каждый руководитель может инициировать оформление сверхурочных через корпоративный портал, что автоматически запускает процесс согласования и издания приказа до начала сверхурочных работ.

Обязательные элементы приказа о сверхурочной работе

Приказ о привлечении к сверхурочной работе — это официальный документ, который должен содержать все необходимые элементы для его юридической значимости. Отсутствие каких-либо обязательных компонентов может привести к признанию приказа недействительным. ??

Обязательные элементы приказа о сверхурочной работе включают:

1. Наименование организации (полное, в соответствии с учредительными документами)
2. Название документа ("Приказ о привлечении к сверхурочной работе")
3. Дата и номер приказа (в соответствии с принятой в организации системой нумерации)
4. Основание для издания приказа (служебная записка, акт о чрезвычайной ситуации и т.д.)
5. Фамилия, имя, отчество и должность сотрудника(ов), привлекаемых к сверхурочной работе
6. Дата(ы) и время выполнения сверхурочной работы
7. Причина привлечения к сверхурочной работе (важно указать конкретные обстоятельства)
8. Количество часов сверхурочной работы
9. Порядок оплаты сверхурочной работы или предоставления дополнительного времени отдыха
10. Подпись руководителя организации
11. Отметка об ознакомлении работника с приказом

Особое внимание следует уделить формулировке причины привлечения к сверхурочной работе. Она должна соответствовать одному из оснований, предусмотренных ст. 99 ТК РФ:

• Необходимость выполнить (закончить) начатую работу, которая не могла быть выполнена в течение установленной продолжительности рабочего времени
• Производство временных работ по ремонту и восстановлению механизмов или сооружений
• Необходимость предотвращения катастрофы, производственной аварии, стихийного бедствия
• Устранение последствий катастрофы, аварии или стихийного бедствия
• Устранение непредвиденных обстоятельств, нарушающих нормальное функционирование систем водоснабжения, газоснабжения, отопления и т.д.
• Другие исключительные случаи, предусмотренные законодательством

При оформлении приказа важно помнить, что документ должен быть издан до начала сверхурочной работы. В исключительных случаях (например, при аварии) приказ может быть издан в течение рабочего дня, когда возникла необходимость в сверхурочной работе.

Образец приказа о привлечении к сверхурочной работе

Для правильного оформления сверхурочной работы предлагаем актуальный на 2025 год образец приказа, соответствующий всем требованиям трудового законодательства. Этот шаблон можно адаптировать под конкретные нужды вашей организации. ??

ООО "Прогресс"

ПРИКАЗ № 45 О привлечении к сверхурочной работе г. Москва 15 марта 2025 г.

В связи с необходимостью завершения срочного заказа для ключевого клиента компании, не терпящего отлагательства (договор № 789/2025 от 10.02.2025), на основании служебной записки руководителя отдела разработки Иванова И.И. от 14.03.2025,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Привлечь к сверхурочной работе следующих сотрудников отдела разработки:
   • Петрова Петра Петровича, ведущего программиста
   • Сидорову Елену Владимировну, программиста
   • Николаева Андрея Сергеевича, тестировщика
2. Установить период выполнения сверхурочной работы: 15 марта 2025 г. с 18:00 до 21:00 (3 часа).
3. Произвести оплату сверхурочной работы в соответствии со ст. 152 ТК РФ:
   • за первые два часа работы — в полуторном размере;
   • за последующие часы — в двойном размере.
4. Начальнику отдела кадров Смирновой В.А. обеспечить ознакомление указанных сотрудников с настоящим приказом под подпись.
5. Главному бухгалтеру Козловой Н.П. обеспечить начисление и выплату заработной платы за сверхурочную работу в соответствии с п. 3 настоящего приказа.
6. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора Кузнецова А.В.

Генеральный директор /Соколов Д.А./

С приказом ознакомлены: Петров П.П. 15.03.2025 Сидорова Е.В. 15.03.2025 Николаев А.С. 15.03.2025 Смирнова В.А. 15.03.2025 Козлова Н.П. 15.03.2025 Кузнецов А.В. 15.03.2025

Важные рекомендации по составлению приказа:

• Детализируйте основание. Указывайте конкретные причины привлечения к сверхурочной работе, а не общие формулировки.
• Следите за лимитами. Помните, что сверхурочная работа не должна превышать 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год для одного работника.
• Проверяйте категории работников. Убедитесь, что привлекаемые сотрудники не относятся к категориям, которых запрещено привлекать к сверхурочным работам.
• Обеспечьте документальное подтверждение согласия. Приложите к приказу письменные согласия работников (если требуется).
• Фиксируйте факт ознакомления. Обязательно ознакомьте сотрудников с приказом под подпись.

При оформлении приказа важно использовать фирменный бланк организации и соблюдать принятую в компании систему нумерации и хранения приказов. Приказ должен быть заверен подписью руководителя организации или уполномоченного им лица.

Оплата и учет сверхурочной работы

Правильный расчет оплаты и учет сверхурочной работы — ключевые аспекты, требующие особого внимания. Нарушения в этой области могут привести к серьезным финансовым и репутационным потерям для компании. ??

Согласно ст. 152 ТК РФ, сверхурочная работа оплачивается в повышенном размере:

• За первые два часа работы — не менее чем в полуторном размере;
• За последующие часы — не менее чем в двойном размере.

Конкретные размеры оплаты сверхурочной работы могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором, но они не могут быть ниже предусмотренных Трудовым кодексом.

По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно.

Для учета сверхурочной работы используются следующие документы:

1. Табель учета рабочего времени (форма Т-12 или Т-13), где сверхурочные часы отмечаются кодом "С" или другим установленным в организации обозначением;
2. Журнал учета сверхурочных работ (если ведется отдельно);
3. Расчетные листки с указанием оплаты за сверхурочную работу.

При расчете оплаты сверхурочной работы важно правильно определить базу для расчета. В нее включаются:

• Оклад (тарифная ставка)
• Доплаты и надбавки компенсационного характера (за работу в особых условиях труда, районные коэффициенты и т.д.)
• Доплаты и надбавки стимулирующего характера (если предусмотрено системой оплаты труда)

Пример расчета оплаты сверхурочной работы:

Сотрудник с окладом 60 000 рублей в месяц (при 160 рабочих часах) отработал сверхурочно 5 часов.

1. Рассчитываем стоимость одного часа работы: 60 000 ? 160 = 375 рублей
2. Оплата первых двух часов сверхурочной работы (в полуторном размере): 375 ? 1,5 ? 2 = 1 125 рублей
3. Оплата последующих трех часов (в двойном размере): 375 ? 2 ? 3 = 2 250 рублей
4. Общая доплата за сверхурочную работу: 1 125 + 2 250 = 3 375 рублей

Важно помнить, что работодатель обязан вести учет сверхурочных часов каждого работника, чтобы не превысить установленные лимиты (120 часов в год). Кроме того, необходимо следить за тем, чтобы между работами у сотрудника было достаточно времени для отдыха.

Ошибки при учете и оплате сверхурочной работы, которых следует избегать:

• Неправильное определение базы для расчета
• Неверное применение повышающих коэффициентов
• Отсутствие учета фактически отработанных сверхурочных часов
• Невыплата компенсации за сверхурочную работу в установленные сроки
• Превышение допустимых лимитов сверхурочной работы

При налогообложении оплата сверхурочной работы учитывается в составе расходов на оплату труда и облагается налогом на доходы физических лиц (НДФЛ) и страховыми взносами в общем порядке.

Грамотное оформление сверхурочной работы — это не просто бюрократическая формальность, а важный инструмент защиты интересов как работодателя, так и сотрудников. Правильно составленный приказ, корректный учет часов и справедливая оплата — это основа доверительных отношений в коллективе и гарантия соблюдения трудового законодательства. Помните, что экономия на правовых аспектах может обернуться значительными финансовыми потерями в случае проверок или трудовых споров. Используйте предложенный образец приказа, адаптируйте его под специфику вашей организации и следите за изменениями в трудовом законодательстве, чтобы всегда оставаться в правовом поле.