Прием самозанятого на работу: инструкция, документы и юридические аспекты

Для кого эта статья:

• Владельцы и управляющие малым и средним бизнесом
• HR-менеджеры и специалисты по управлению персоналом

• Юристы и бухгалтеры, занимающиеся трудовыми и гражданско-правовыми отношениями

  Сотрудничество с самозанятыми стало одной из самых востребованных форм найма персонала в 2025 году. И неудивительно — это возможность значительно сократить налоговую нагрузку, упростить документооборот и избавиться от множества обязательств перед работником. Однако за привлекательным фасадом простоты скрываются юридические нюансы, игнорирование которых может обернуться штрафами и доначислениями. Разберемся в тонкостях найма самозанятых, чтобы ваше сотрудничество было выгодным и безопасным. ??

Если вы хотите разобраться во всех тонкостях найма и управления персоналом, включая работу с самозанятыми, Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro станет вашим надежным проводником. Программа включает актуальные правовые аспекты оформления различных типов сотрудников, стратегии минимизации рисков и оптимизации процессов. Выпускники курса уверенно составляют юридически безупречные договоры и выстраивают эффективные рабочие отношения с любыми категориями специалистов.

Правовой статус самозанятых: особенности найма

Самозанятые — это физические лица, применяющие специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход» (НПД). Их статус регулируется Федеральным законом №422-ФЗ от 27.11.2018. Важно понимать: самозанятый — не ваш сотрудник, а исполнитель, оказывающий услуги или выполняющий работы по гражданско-правовому договору. ??

В отличие от трудовых отношений, сотрудничество с самозанятыми имеет следующие юридические особенности:

• Самозанятый самостоятельно планирует свою деятельность и не подчиняется внутреннему трудовому распорядку заказчика
• Оплата производится за конкретный результат, а не за процесс работы
• Отсутствуют социальные гарантии (отпуска, больничные, выходные пособия)
• Нет необходимости вести кадровый учет по самозанятому
• Заказчик не обязан обеспечивать условия труда и рабочее место

Для законного привлечения самозанятого необходимо соблюдать ряд условий, предотвращающих переквалификацию отношений в трудовые:

Перед заключением договора обязательно проверьте, зарегистрирован ли исполнитель как плательщик НПД. Для этого можно запросить справку о постановке на учет, которую самозанятый может сформировать в приложении «Мой налог». ??

Алексей Морозов, юрист по трудовому праву Один из моих клиентов, владелец дизайн-студии, столкнулся с неприятной ситуацией при проверке налоговой инспекции. Компания привлекала дизайнеров как самозанятых, но фактически контролировала их рабочее время, предоставляла рабочие места в офисе и оборудование. В результате налоговая переквалифицировала отношения в трудовые, доначислив НДФЛ, страховые взносы и штрафы на сумму свыше 2 миллионов рублей.

После этого случая мы разработали новую схему сотрудничества: дизайнеры получили возможность самостоятельно определять время и место работы, использовать собственное оборудование, а оплата стала производиться строго за конкретные проекты с подписанием актов. С тех пор компания успешно прошла две налоговые проверки без замечаний.

Как оформить договор с самозанятым: документы и нюансы

Основой взаимоотношений с самозанятым является договор гражданско-правового характера (ГПХ). В зависимости от сути отношений, это может быть договор подряда, оказания услуг, выполнения работ или авторский договор. Правильное составление этого документа — ключевой момент защиты от претензий контролирующих органов. ??

Обязательные элементы договора с самозанятым:

• Точное определение предмета договора (конкретная услуга или работа с измеримым результатом)
• Четкие сроки выполнения работ или оказания услуг
• Стоимость работ/услуг и порядок оплаты
• Права и обязанности сторон
• Порядок сдачи-приемки результатов
• Ответственность сторон
• Указание на статус исполнителя как плательщика НПД

При составлении договора категорически избегайте терминологии из трудового права: не используйте слова «работник», «сотрудник», «должностные обязанности», «трудовая функция», «заработная плата», «рабочее место». ??

Пакет документов для оформления сотрудничества с самозанятым включает:

1. Договор ГПХ (подряда, оказания услуг и т.д.)
2. Справка о постановке на учет в качестве плательщика НПД
3. Акты выполненных работ или оказанных услуг (после исполнения обязательств)
4. Чеки, подтверждающие оплату услуг самозанятого
5. Техническое задание, спецификации или иные документы, описывающие результат работ (если применимо)

Особое внимание уделите акту выполненных работ или оказанных услуг. Этот документ подтверждает факт получения конкретного результата и должен содержать детальное описание выполненных работ/оказанных услуг, их стоимость и отметку об отсутствии претензий со стороны заказчика. ?

Елена Петрова, главный бухгалтер Работая в крупной IT-компании, я столкнулась с задачей организации эффективного документооборота с самозанятыми. Первоначально мы использовали стандартные шаблоны договоров, но бухгалтерия постоянно сталкивалась с проблемами при учете расходов — не хватало конкретики в актах, возникали сложности с обоснованием экономической целесообразности.

Мы разработали систему с двумя ключевыми элементами: детальное техническое задание с измеримыми показателями результата и подробный акт выполненных работ с привязкой к конкретным бизнес-процессам компании. Для каждого проекта теперь составляется карта задач с конкретными KPI. Это позволило не только защититься от налоговых рисков, но и повысить эффективность работы с самозанятыми исполнителями, поскольку ожидания сторон стали предельно ясными.

Налоги и взносы при работе с самозанятыми

Одно из главных преимуществ работы с самозанятыми — существенная налоговая экономия для заказчика. В отличие от трудовых отношений, при сотрудничестве с самозанятыми вы освобождаетесь от обязанности удерживать НДФЛ и перечислять страховые взносы. ??

Самозанятый самостоятельно платит налог со своего дохода:

• 4% — при оказании услуг или выполнении работ для физических лиц
• 6% — при оказании услуг или выполнении работ для юридических лиц и ИП

Налог автоматически рассчитывается в приложении «Мой налог» после того, как самозанятый сформирует чек для клиента. Уплата происходит ежемесячно до 25 числа следующего месяца. ??

Сравнительный анализ налоговой нагрузки при разных формах сотрудничества:

Как видно из таблицы, экономия при работе с самозанятым может составлять более 40% по сравнению с оформлением сотрудника по трудовому договору. ??

Важные моменты в части налогообложения:

1. Заказчик не выступает налоговым агентом для самозанятого
2. Расходы на оплату услуг самозанятого учитываются в составе расходов при расчете налога на прибыль
3. НДС при работе с самозанятым не начисляется и не принимается к вычету
4. Платежи самозанятым относятся к операциям, не подлежащим контролю по 115-ФЗ (при соблюдении лимитов)

Помните: чтобы признать расходы на оплату услуг самозанятого для целей налогообложения, обязательно нужно получить от исполнителя чек из приложения «Мой налог». Без этого документа расходы могут быть не признаны налоговыми органами. ??

Разбираетесь в своих профессиональных наклонностях и возможностях? Думаете над переходом в сферу HR или хотите углубить понимание кадровых вопросов? Тест на профориентацию от Skypro поможет оценить ваши компетенции в области управления персоналом и юридических аспектов найма. Тест определит, насколько вам подходят задачи по оформлению трудовых отношений, включая работу с самозанятыми. Получите персонализированные рекомендации по развитию в HR-сфере всего за несколько минут!

Риски при подмене трудовых отношений договором с НПД

Основной риск при работе с самозанятыми — переквалификация отношений из гражданско-правовых в трудовые. Налоговые органы и трудовая инспекция внимательно отслеживают случаи, когда компании пытаются «замаскировать» фактически трудовые отношения под договоры с самозанятыми. ??

Признаки, которые могут привести к переквалификации отношений:

• Длительное сотрудничество с одним и тем же самозанятым (особенно если ранее он был сотрудником)
• Регулярные одинаковые выплаты, напоминающие заработную плату
• Выполнение работы на территории и оборудовании заказчика
• Соблюдение самозанятым режима рабочего дня, установленного заказчиком
• Выполнение однотипных функций, характерных для штатной должности
• Интеграция самозанятого в организационную структуру компании
• Отсутствие у самозанятого других заказчиков

Последствия переквалификации для компании могут быть весьма серьезными: ??

1. Доначисление НДФЛ (13%) за весь период сотрудничества
2. Доначисление страховых взносов (30,2%)
3. Штрафы за неуплату налогов и взносов (20-40% от неуплаченной суммы)
4. Пени за просрочку уплаты налогов и взносов
5. Штрафы за нарушение трудового законодательства (до 100 000 ?)
6. Приостановление деятельности до 90 суток (в особо тяжелых случаях)

Помимо финансовых санкций, компания может столкнуться с репутационными рисками и необходимостью ретроспективного оформления трудовых отношений со всеми вытекающими обязательствами (оплата отпусков, больничных и т.д.). ??

Важно отметить, что инициатором переквалификации может выступить не только налоговая или трудовая инспекция, но и сам самозанятый. Если отношения прекратятся не по его инициативе, он может обратиться в суд с требованием признать отношения трудовыми и получить соответствующие компенсации. ?????

Практические рекомендации по приему самозанятых на работу

Чтобы сотрудничество с самозанятыми было юридически безопасным и выгодным, следуйте этим практическим рекомендациям: ???

1. Правильно определите формат сотрудничества. Привлекайте самозанятых только для выполнения разовых задач, проектной работы или непрофильных функций.
2. Составляйте грамотные договоры. Детально прописывайте предмет договора, конкретный измеримый результат, который должен быть достигнут.
3. Обеспечьте правильное документальное оформление. Получайте все необходимые документы: справку о регистрации НПД, чеки, акты выполненных работ.
4. Не используйте контроль рабочего времени. Исключите табели учета рабочего времени, график работы и другие элементы трудовых отношений.
5. Разнообразьте суммы выплат. Избегайте регулярных одинаковых выплат, привязывайте оплату к конкретным результатам.
6. Проверяйте наличие других заказчиков. Самозанятый с несколькими клиентами с меньшей вероятностью будет признан замаскированным сотрудником.
7. Не предоставляйте социальные гарантии. Отпуска, больничные, материальная помощь — характерные признаки трудовых отношений.

Особенности оформления самозанятых для разных категорий работ:

Для снижения рисков рекомендуется проводить периодический аудит отношений с самозанятыми. Проверяйте, не появились ли признаки трудовых отношений, особенно при длительном сотрудничестве. ??

Важно: если вы планируете перевести действующего сотрудника на самозанятость, обязательно сначала расторгните трудовой договор, сделайте перерыв в сотрудничестве (минимум 2-3 месяца), а затем заключите новый договор с принципиально иными условиями и предметом. ??

И последнее: всегда следите за изменениями в законодательстве. Правовое регулирование самозанятости продолжает развиваться, и новые нормы могут существенно влиять на возможности и риски сотрудничества. ??

Использование самозанятых в бизнесе открывает значительные возможности для оптимизации расходов и повышения гибкости. Однако баланс между выгодой и безопасностью требует вдумчивого подхода к оформлению отношений. Соблюдая рекомендации, изложенные в этой статье, вы сможете выстроить надежную систему взаимодействия с самозанятыми исполнителями, которая будет одновременно эффективной для бизнеса и устойчивой к проверкам контролирующих органов.