Правила приема на работу: пошаговая инструкция по ТК РФ

Для кого эта статья:

• HR-менеджеры и специалисты по кадровому делопроизводству
• Владельцы и руководители компаний

• Студенты и соискатели профессии HR или управленцев в области трудового законодательства

  Прием на работу — процедура, от правильности которой зависит и репутация компании, и её финансовое благополучие. Ошибки при трудоустройстве сотрудников могут обернуться штрафами до 100 000 рублей для юридических лиц и болезненными судебными разбирательствами. В 2025 году правильное оформление трудовых отношений остаётся краеугольным камнем кадровой политики любой организации. Как принять сотрудника по всем правилам ТК РФ, избежать типичных ловушек и защитить интересы бизнеса? Давайте разберёмся шаг за шагом! ??

Правильно оформить сотрудника с первого раза и без штрафов хотят все — но не все знают, как это сделать профессионально. На Курсе «HR-менеджер» с нуля от Skypro вы получите не только теоретические знания о трудовом законодательстве, но и практические навыки кадрового делопроизводства под руководством экспертов-практиков. Наши выпускники становятся специалистами, способными грамотно выстроить HR-процессы в компании любого масштаба.

Правила приема на работу: основы трудового законодательства

Основой правового регулирования трудовых отношений в России является Трудовой кодекс РФ. В вопросах приема на работу ключевыми являются главы 10-13 ТК РФ, регламентирующие заключение трудового договора и оформление приема на работу.

Базовые принципы приема на работу по ТК РФ:

• Добровольность заключения трудового договора (ст. 56 ТК РФ)
• Запрет необоснованного отказа в заключении трудового договора (ст. 64 ТК РФ)
• Запрет дискриминации при приеме на работу (ст. 3 ТК РФ)
• Письменная форма трудового договора (ст. 67 ТК РФ)
• Обязательность оформления приказа о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ)

Важно понимать, что трудовые отношения возникают с момента фактического допущения к работе с ведома или по поручению работодателя, даже если трудовой договор не был надлежащим образом оформлен (ст. 16 ТК РФ).

Современное законодательство предусматривает несколько форматов оформления трудовых отношений:

Александр Петров, HR-директор

В моей практике был случай, когда компания приняла сотрудника "по-дружески", без оформления документов. Сотрудник приступил к работе, получил доступ к клиентской базе, а через месяц исчез вместе с контактами ключевых клиентов. Подать в суд компания не смогла – трудовые отношения не были оформлены, документы о конфиденциальности не подписаны. Убытки составили около 3 миллионов рублей. После этого случая все сотрудники оформляются с первого рабочего дня строго по ТК РФ, с подписанием полного пакета документов о коммерческой тайне.

В 2025 году особое внимание уделяется защите персональных данных при приеме на работу. Работодатель обязан получить письменное согласие кандидата на обработку персональных данных до начала рассмотрения его кандидатуры (ФЗ "О персональных данных"). ??

Документы для трудоустройства: требования ТК РФ

При приеме на работу работодатель вправе запросить только те документы, которые прямо предусмотрены Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами. Статья 65 ТК РФ устанавливает исчерпывающий перечень обязательных документов.

Обязательные документы при трудоустройстве:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
• Трудовая книжка и/или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р или СТД-ПФР)
• СНИЛС или документ, подтверждающий регистрацию в системе персонифицированного учета
• Документы воинского учета (для военнообязанных)
• Документ об образовании или квалификации (при необходимости)
• Справка об отсутствии судимости (для отдельных категорий работников)
• Медицинская книжка или заключение (для отдельных категорий работников)

С 2023 года подтверждение трудового стажа возможно как традиционной трудовой книжкой, так и электронными сведениями о трудовой деятельности. Работодатель должен принять любой из этих документов по выбору работника.

Что нельзя требовать при приеме на работу:

• Характеристики с предыдущих мест работы (если это не предусмотрено законом)
• Сведения о политических, религиозных взглядах
• Информацию о национальности, расе
• Сведения о семейном положении (кроме случаев, когда это имеет значение для выполнения работы)
• Фотографии (кроме случаев, прямо предусмотренных законодательством)
• Справки об отсутствии беременности

Важно помнить, что требование документов, не предусмотренных законодательством, является нарушением и может повлечь административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ). ??

Процедура оформления сотрудника: пошаговый алгоритм

Правильное оформление сотрудника включает последовательные шаги, обеспечивающие соблюдение всех требований трудового законодательства. Рассмотрим детальный алгоритм действий при приеме нового работника в 2025 году.

Шаг 1: Оформление заявления о приеме на работу

Хотя ТК РФ не требует заявления о приеме на работу, многие организации используют его как часть кадрового документооборота. Заявление должно содержать:

• Данные работодателя (наименование организации, ФИО руководителя)
• ФИО работника
• Наименование должности/профессии
• Дату начала работы
• Условия труда (полная/частичная занятость, основная работа/совместительство)
• Дату составления заявления и подпись работника

Шаг 2: Заключение трудового договора

Трудовой договор составляется в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами. Один экземпляр передается работнику (с отметкой о получении на экземпляре работодателя). Согласно ст. 57 ТК РФ, в трудовом договоре обязательно указываются:

• Сведения о работнике и работодателе
• Место работы
• Трудовая функция (должность, квалификация, конкретный вид работы)
• Дата начала работы
• Условия оплаты труда
• Режим рабочего времени и отдыха
• Условия труда на рабочем месте
• Условия обязательного социального страхования

Шаг 3: Оформление приказа о приеме на работу

На основании трудового договора издается приказ о приеме на работу по форме Т-1 или в свободной форме, содержащей все необходимые сведения. Приказ должен быть издан не позднее трех рабочих дней с момента фактического начала работы. Работник должен быть ознакомлен с приказом под подпись.

Шаг 4: Внесение записи в трудовую книжку или формирование электронных сведений

Если сотрудник выбрал ведение трудовой книжки в бумажном виде, в нее вносится запись о приеме на работу в течение 5 рабочих дней. Если сотрудник выбрал электронный формат, работодатель формирует сведения о трудовой деятельности в электронном виде для передачи в ПФР.

Шаг 5: Оформление личной карточки работника

Заполняется личная карточка по форме Т-2 или в свободной форме, содержащей необходимые сведения о работнике. Работник знакомится с записями и подписывает карточку.

Шаг 6: Проведение инструктажей

Обязательно проведение:

• Вводного инструктажа по охране труда
• Первичного инструктажа на рабочем месте
• Инструктажа по пожарной безопасности

Шаг 7: Ознакомление с локальными нормативными актами

Работник должен быть ознакомлен под подпись с:

• Правилами внутреннего трудового распорядка
• Положением об оплате труда
• Должностной инструкцией
• Положением о защите персональных данных
• Иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции

Для эффективного управления процессом оформления сотрудников многие компании используют контрольные списки (чек-листы), позволяющие убедиться, что ни один шаг не пропущен. ??

Знание кадрового дела — это не только правильное оформление документов, но и понимание, какая профессиональная роль подходит вам лучше всего. Не уверены, что HR — ваше призвание? Пройдите Тест на профориентацию от Skypro, который поможет определить ваши сильные стороны и подсказать оптимальное карьерное направление. Результаты теста подскажут, стоит ли вам развиваться в кадровом менеджменте или ваши таланты лучше раскроются в другой сфере.

Испытательный срок и особые правила приема на работу

Испытательный срок является важным инструментом для проверки соответствия работника поручаемой работе. Регулирование данного вопроса осуществляется статьями 70-71 ТК РФ.

Условия установления испытательного срока:

• Должен быть предусмотрен в трудовом договоре (отсутствие такого условия означает прием без испытания)
• Максимальная продолжительность — 3 месяца для обычных работников, 6 месяцев для руководителей и их заместителей
• При заключении срочного трудового договора на срок от 2 до 6 месяцев испытание не может превышать 2 недель

Категории работников, для которых нельзя устанавливать испытательный срок:

В период испытательного срока на работника распространяются все положения трудового законодательства, включая право на полную оплату труда, отпуск, больничный и другие гарантии. ??

Особенности приема отдельных категорий работников:

• Несовершеннолетние: прием на работу с 16 лет, в некоторых случаях — с 15 или 14 лет (ст. 63 ТК РФ), обязательное медицинское освидетельствование, запрет на вредные и опасные работы
• Иностранные граждане: необходимость оформления разрешения на работу или патента, уведомление миграционных органов
• Дистанционные работники: возможность заключения электронного трудового договора с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (ст. 312.2 ТК РФ)
• Совместители: не требуется предъявление трудовой книжки, возможно установление неполного рабочего времени (ст. 60.1, 282-288 ТК РФ)
• Руководители организаций: возможность заключения срочного трудового договора по соглашению сторон, особые условия материальной ответственности (ст. 273-281 ТК РФ)

Мария Иванова, HR-менеджер

Мы принимали на работу высококвалифицированного специалиста из другого города. Несмотря на блестящее резюме, установили стандартный испытательный срок в 3 месяца. Через месяц стало очевидно, что сотрудник не справляется с обязанностями. Когда мы решили расторгнуть трудовой договор, выяснилось, что он является отцом-одиночкой, воспитывающим ребенка до 14 лет. Мы не могли уволить его по результатам испытания без учета особых гарантий для этой категории работников. Пришлось искать другие варианты решения ситуации. С тех пор мы всегда тщательно изучаем статус кандидата до установления испытательного срока и разрабатываем четкие критерии оценки его прохождения.

Типичные ошибки при приеме сотрудников и их последствия

Даже опытные кадровики допускают ошибки при оформлении трудовых отношений. Рассмотрим наиболее распространенные нарушения и их возможные последствия.

1. Фактическое допущение к работе без оформления документов

• Суть ошибки: Работник приступает к выполнению обязанностей до заключения трудового договора и издания приказа
• Правовые последствия: Согласно ст. 67 ТК РФ, работодатель обязан оформить трудовой договор в течение 3 дней с момента фактического допущения к работе
• Ответственность: Штраф до 100 000 рублей для юридических лиц (ст. 5.27 КоАП РФ)

2. Заключение гражданско-правового договора вместо трудового

• Суть ошибки: Оформление отношений как гражданско-правовых при наличии признаков трудовых (подчинение правилам внутреннего распорядка, выполнение работы по должности и т.д.)
• Правовые последствия: По требованию работника или контролирующих органов договор может быть признан трудовым (ст. 19.1 ТК РФ)
• Ответственность: Доначисление налогов и страховых взносов, штрафы до 100 000 рублей

3. Требование избыточных документов

• Суть ошибки: Запрос документов, не предусмотренных ТК РФ (характеристики с предыдущего места работы, справки о семейном положении и т.д.)
• Правовые последствия: Нарушение ст. 65 ТК РФ
• Ответственность: Административный штраф до 50 000 рублей

4. Неправильное установление испытательного срока

• Суть ошибки: Установление испытания для категорий работников, которым оно не может быть установлено, или превышение максимальных сроков
• Правовые последствия: Признание условия об испытании недействительным
• Ответственность: Невозможность уволить работника как не прошедшего испытание

5. Отсутствие ознакомления с локальными нормативными актами

• Суть ошибки: Работник не ознакомлен под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и другими документами
• Правовые последствия: Нарушение ст. 68 ТК РФ
• Ответственность: Невозможность привлечения работника к ответственности за нарушение неизвестных ему правил

6. Включение в трудовой договор условий, ухудшающих положение работника

• Суть ошибки: Внесение в договор пунктов, снижающих уровень гарантий по сравнению с законодательством (штрафы, запрет на увольнение в течение определенного срока и т.д.)
• Правовые последствия: Такие условия не подлежат применению (ст. 9 ТК РФ)
• Ответственность: Административный штраф до 50 000 рублей

7. Нарушение сроков оформления трудовой книжки или подачи сведений о трудовой деятельности

• Суть ошибки: Несвоевременное внесение записи в трудовую книжку (позднее 5 дней) или направление сведений в ПФР
• Правовые последствия: Нарушение ст. 66, 66.1 ТК РФ
• Ответственность: Административный штраф до 50 000 рублей

Чтобы избежать этих ошибок, рекомендуется регулярно обновлять знания трудового законодательства, использовать актуальные формы документов и проводить внутренний аудит кадровых процедур. ??

Правильное оформление трудовых отношений — это не просто соблюдение формальностей, а важнейший элемент построения правового фундамента взаимодействия работника и работодателя. Следуя описанным в статье шагам, вы не только минимизируете риски штрафов и проверок, но и создаете прозрачную среду, где права и обязанности обеих сторон четко определены. Помните: время, потраченное на корректное оформление документов при приеме, экономит значительно больше ресурсов, которые могли бы уйти на разрешение трудовых споров и конфликтов в будущем.