Пошаговая инструкция: как оформить электронную трудовую книжку

Для кого эта статья:

• Работодатели и руководители HR-отделов
• Специалисты по кадрам и кадровому делопроизводству

• Люди, интересующиеся digital-технологиями в сфере трудовых отношений

  Бумажные трудовые книжки постепенно становятся артефактом прошлого. С 2020 года Россия совершила решительный переход к цифровизации трудовых отношений — теперь вся информация о стаже, должностях и карьерных достижениях хранится в надёжных электронных системах. Казалось бы, процесс должен упростить жизнь всем участникам трудовых отношений, но многие работодатели и HR-специалисты до сих пор испытывают трудности при оформлении электронных трудовых книжек. Давайте разберёмся, как провести этот процесс без ошибок и лишних нервов. 📚💻

Если вы хотите стать экспертом по всем HR-процессам в компании, включая ведение электронного документооборота, обратите внимание на Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro. На курсе вы получите не только теоретические знания, но и практические навыки оформления всех видов кадровых документов — от трудовых договоров до электронных трудовых книжек. Вы научитесь работать в современных HR-системах и избегать типичных ошибок, которые могут привести к штрафам для компании.

Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой формат хранения и учёта сведений о трудовой деятельности сотрудника. Фактически это не какой-то отдельный документ, а база данных в системах Пенсионного фонда России (с 2023 года — Социального фонда России), содержащая информацию о местах работы, должностях, переводах, увольнениях и основаниях прекращения трудовых договоров.

Переход на ЭТК имеет ряд существенных преимуществ как для работников, так и для работодателей:

• Безопасность данных — информация надёжно защищена от уничтожения или потери, в отличие от бумажного носителя
• Удобный доступ — сведения доступны в любое время через личный кабинет на портале Госуслуг или сайте СФР
• Минимизация ошибок — исключаются ошибки, связанные с человеческим фактором при заполнении бумажных книжек
• Борьба с фальсификациями — невозможно подделать записи или "нарисовать" стаж
• Упрощение отчётности — работодателю не нужно вести и хранить бумажные трудовые книжки

Электронные трудовые книжки были введены в России с 1 января 2020 года. Важно понимать, что речь идёт не о сканированных копиях бумажных трудовых книжек, а о полноценной цифровой системе учёта трудового стажа. 🔐📊

Подготовка к переходу на электронную трудовую книжку

Для успешного перехода на электронные трудовые книжки работодателю необходимо выполнить ряд подготовительных мероприятий. Это позволит избежать ошибок и обеспечить корректную передачу сведений в СФР.

Анна Петрова, HR-директор

Когда мы начинали переход на электронные трудовые книжки в компании с 200+ сотрудниками, я была уверена, что процесс займет несколько дней. Реальность оказалась иной. Самым сложным стал этап проверки данных в бумажных трудовых — мы обнаружили множество ошибок и несоответствий. В одной книжке не было печати при увольнении с предыдущего места работы, в другой неправильно указана должность. Нам пришлось организовать отдельный проект по устранению этих несоответствий перед загрузкой данных в электронную систему. Совет всем: начинайте с тщательного аудита бумажных книжек, чтобы не переносить старые ошибки в новую систему.

Перед началом процесса перехода необходимо выполнить следующие шаги:

1. Проверить готовность ИТ-инфраструктуры — убедиться, что ваша бухгалтерская программа или система кадрового учёта поддерживает формирование отчётов для передачи в СФР
2. Провести аудит бумажных трудовых книжек — проверить правильность заполнения всех записей, соответствие печатей и подписей требованиям законодательства
3. Актуализировать локальные нормативные акты — подготовить приказы и положения, регламентирующие работу с электронными трудовыми книжками
4. Назначить ответственных сотрудников — определить, кто будет отвечать за ведение электронных трудовых книжек и передачу сведений в СФР
5. Проверить наличие квалифицированной электронной подписи — для передачи отчётности в электронном виде потребуется действующая КЭП

В 2025 году особо важно проверить соответствие ваших систем актуальным форматам передачи данных — СФР регулярно обновляет требования к электронным отчётам. Также учтите, что штрафы за несвоевременную или некорректную передачу сведений о трудовой деятельности составляют от 300 до 500 рублей за каждое нарушение — при большом количестве сотрудников это может вылиться в значительную сумму. ⚠️💰

Уведомление сотрудников и сбор заявлений

После подготовительного этапа наступает время коммуникации с сотрудниками. Важно помнить, что переход на электронные трудовые книжки для тех, кто работал до 2021 года, процесс добровольный, и решение должен принимать сам работник.

Порядок действий по уведомлению и сбору заявлений выглядит следующим образом:

• Подготовка уведомлений — составьте официальное уведомление о переходе на электронные трудовые книжки для каждого сотрудника
• Вручение уведомлений — передайте уведомление каждому работнику под подпись
• Информирование о сроках — укажите, до какой даты сотрудник должен принять решение и подать соответствующее заявление
• Сбор и регистрация заявлений — организуйте систему учёта поступающих заявлений
• Обработка решений сотрудников — зафиксируйте выбор каждого работника в кадровых системах

Работник имеет право выбрать один из двух вариантов:

1. Сохранить бумажную трудовую книжку параллельно с ведением электронной
2. Полностью перейти на электронный формат учёта трудового стажа

Если вы чувствуете, что выбор профессии в HR был ошибкой, или хотите проверить, насколько ваши навыки и интересы соответствуют этой сфере, пройдите Тест на профориентацию от Skypro. Особенно это актуально, если электронный документооборот и оформление трудовых книжек кажутся вам слишком сложными или неинтересными. Тест поможет понять, какие профессии наиболее соответствуют вашим личностным качествам и предпочтениям, и, возможно, подскажет новое направление карьерного развития в более подходящей для вас сфере.

Важный момент: если сотрудник не подал заявление до 31 декабря 2020 года, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку одновременно с электронной. Для сотрудников, принятых на работу с 1 января 2021 года, трудовые книжки оформляются только в электронном виде, без вариантов.

После получения заявлений от всех работников необходимо включить информацию о их выборе в ежемесячный отчёт СЗВ-ТД. Если работник выбрал электронную форму трудовой книжки, бумажную нужно выдать ему на руки в день подачи заявления (или не позднее трёх рабочих дней, если работник отсутствовал). 📄✅

Как оформить электронную трудовую книжку пошагово

Непосредственное оформление электронной трудовой книжки — это процесс передачи сведений о трудовой деятельности работника в СФР. Рассмотрим пошаговый алгоритм действий для корректного оформления ЭТК:

1. Подготовка сведений о трудовой деятельности — соберите информацию о текущей должности работника, включая наименование организации, структурного подразделения, должности согласно штатному расписанию
2. Формирование отчёта СЗВ-ТД — используйте бухгалтерскую программу или специализированное ПО для формирования отчёта по утверждённому формату
3. Внесение данных о кадровых событиях — укажите в отчёте все кадровые события (приём, перевод, увольнение), произошедшие с работником
4. Проверка корректности данных — убедитесь, что все сведения указаны правильно, особенно даты и формулировки оснований для кадровых событий
5. Подписание отчёта квалифицированной электронной подписью — заверьте отчёт КЭП уполномоченного лица организации
6. Отправка отчёта в СФР — передайте отчёт в Социальный фонд России через специализированных операторов связи или напрямую через кабинет страхователя
7. Получение подтверждения о приёме отчёта — сохраните протокол проверки, подтверждающий успешную передачу данных

С 2023 года работодатель обязан представлять сведения о трудовой деятельности сотрудника в следующие сроки:

• При приёме на работу или увольнении — не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа
• При переводе на другую должность, подаче работником заявления о выборе способа ведения трудовой книжки — не позднее 15 числа месяца, следующего за отчётным

В 2025 году особое внимание стоит уделить корректности заполнения кодов должностей и профессий — СФР усилил контроль за соответствием наименований должностей принятым классификаторам. При несоответствии отчёт может быть не принят, что приведёт к штрафным санкциям. 📝⚙️

Елена Соколова, HR-специалист

Моя первая самостоятельная отправка отчета СЗВ-ТД едва не обернулась катастрофой. Я тщательно подготовила все данные по 47 сотрудникам, но за день до дедлайна обнаружила, что у четырех человек в штатном расписании должности указаны с сокращениями, а в системе СФР они не распознаются. Пришлось срочно созывать совещание с юристом и директором, вносить изменения в штатное расписание и переделывать отчет. С тех пор я создала чек-лист соответствия наименований должностей официальным классификаторам и проверяю его каждый раз при приеме нового сотрудника. Это экономит уйму времени и нервов при подготовке отчетности.

Особенности ведения и передачи данных в ПФР

После первичного оформления электронной трудовой книжки начинается процесс её регулярного ведения — фиксации всех изменений в трудовой деятельности работника. Этот процесс имеет ряд особенностей, которые необходимо учитывать:

1. Обязательные события для фиксации — в электронной трудовой книжке отражаются сведения о приёме на работу, постоянных переводах, изменении должности, увольнении с указанием причины, подаче заявления о выборе способа ведения трудовой книжки
2. Особенности заполнения данных — наименование должности должно соответствовать штатному расписанию и, желательно, профессиональным стандартам или классификаторам
3. Ретроспективное восстановление данных — при необходимости можно внести сведения о трудовой деятельности работника до 2020 года, но это не является обязательным
4. Обработка запросов работников — работодатель обязан предоставить работнику сведения о его трудовой деятельности в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления
5. Исправление ошибок — в случае обнаружения неточностей необходимо сформировать уточняющий отчёт СЗВ-ТД с корректными данными

При ведении электронной трудовой книжки важно учитывать, что в 2025 году действуют актуализированные правила передачи данных:

• Форматы отчётов должны соответствовать последним утверждённым версиям
• Наименования профессий должны соответствовать общероссийскому классификатору ОК 016-94
• При увольнении работника нужно указывать точную статью и часть Трудового кодекса РФ
• Отчёты должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью

Особое внимание следует уделить защите персональных данных работников. С 2023 года введены повышенные требования к безопасности передачи сведений в СФР — используйте только защищённые каналы связи и специализированное программное обеспечение, имеющее соответствующие сертификаты. 🔒💻

Кроме того, важно соблюдать сроки хранения документов, связанных с электронными трудовыми книжками. Квитанции о приёме отчётов, протоколы обработки и другие подтверждающие документы должны храниться не менее 5 лет.

При возникновении спорных ситуаций (например, если работник обнаружил неточности в своей электронной трудовой книжке), работодатель обязан оперативно внести корректировки и направить уточняющие сведения в СФР. С 2024 года законодательно закреплена возможность корректировки данных за весь период трудовой деятельности, что повышает ответственность кадровых специалистов за точность внесения информации.

Электронные трудовые книжки — это не просто технологическое новшество, а принципиально новый подход к организации трудовых отношений. Следуя предложенной пошаговой инструкции, вы сможете избежать типичных ошибок при оформлении и ведении ЭТК, обеспечив юридическую защиту как для вашей организации, так и для ваших сотрудников. Помните, что корректное ведение электронных трудовых книжек — это не только соблюдение законодательства, но и важный шаг к построению прозрачных трудовых отношений в цифровую эпоху. Своевременное и точное внесение данных сегодня — это гарантия отсутствия проблем с подтверждением трудового стажа и пенсионных прав ваших сотрудников завтра.