Учебный отпуск: как правильно оформить по ТК РФ – пошаговая инструкция

Для кого эта статья:

• Студенты, совмещающие работу и обучение
• Сотрудники кадровых служб и HR-менеджеры

• Люди, интересующиеся трудовым законодательством и правами работников

  Совмещать работу и учебу — задача не из легких, особенно когда на горизонте маячит сессия. Учебный отпуск становится спасательным кругом для работающих студентов, позволяя сосредоточиться на образовании без риска потерять рабочее место. Однако многие сталкиваются с вопросами: как правильно оформить такой отпуск? Какие документы подготовить? Что говорит об этом закон? В этой статье расскажу о порядке оформления учебного отпуска согласно актуальной редакции Трудового кодекса РФ, чтобы процесс прошел без стресса и ошибок. 📚💼

Хотите разбираться в тонкостях трудового законодательства как профессионал? Курс Обучение HR-менеджменту от Skypro погружает в реальные кейсы оформления различных типов отпусков, включая учебные. Вы научитесь безошибочно проводить все процедуры, консультировать коллег и руководство по правовым аспектам. Полученные знания позволят избежать типичных ошибок и защитить интересы как компании, так и сотрудников.

Кто имеет право на учебный отпуск по ТК РФ

Трудовой кодекс РФ детально регламентирует, кто может претендовать на учебный отпуск. Согласно статьям 173-177 ТК РФ, право на такой отпуск имеют работники, совмещающие трудовую деятельность с получением образования в организациях, имеющих государственную аккредитацию. 🎓

Важно понимать, что учебный отпуск предоставляется только при соблюдении ряда условий:

• Работник получает образование определенного уровня впервые
• Образовательное учреждение имеет государственную аккредитацию
• Между работником и работодателем заключен трудовой договор
• Работник успешно совмещает работу и учебу

Законодательство разделяет категории учащихся по уровням образования, для каждой из которых предусмотрены свои нормы предоставления учебного отпуска:

Студенты заочной и очно-заочной формы обучения имеют полное право на получение учебного отпуска. А вот студенты очной формы такой возможности лишены, так как предполагается, что учеба является их основной деятельностью.

Елена Соколова, руководитель отдела кадров
Недавно к нам обратился сотрудник, обучающийся в вузе по заочной форме на второй специальности. Он был уверен, что имеет право на оплачиваемый учебный отпуск, но получил отказ. Причина: по закону оплачиваемый отпуск предоставляется только получающим образование соответствующего уровня впервые. Для сотрудника это стало неприятным сюрпризом. Мы пошли навстречу и предоставили неоплачиваемый отпуск на время сессии. Этот случай показателен — многие работники не знают деталей законодательства и полагаются на общие представления о своих правах.

Важный нюанс: сотрудники, получающие второе высшее образование, могут рассчитывать только на неоплачиваемый учебный отпуск. Такое же правило действует при отсутствии у образовательного учреждения государственной аккредитации.

Необходимые документы для оформления учебного отпуска

Для корректного оформления учебного отпуска необходимо подготовить определенный пакет документов. Пренебрежение любым из них может стать основанием для отказа в предоставлении отпуска или его оплаты. 📋

Базовый набор документов включает:

• Заявление работника на имя руководителя с просьбой о предоставлении учебного отпуска
• Справка-вызов из образовательного учреждения
• Копия свидетельства о государственной аккредитации учебного заведения (при первом обращении)
• Документы, подтверждающие успешное обучение (при необходимости)

Ключевым документом является справка-вызов. Она выдается образовательным учреждением по форме, утвержденной приказом Министерства образования и науки РФ от 19.12.2013 №1368. В справке указываются:

• Полное наименование образовательного учреждения
• ФИО обучающегося
• Курс и форма обучения
• Продолжительность и цель учебного отпуска (сессия, защита диплома и т.д.)
• Реквизиты лицензии и аккредитации учебного заведения

Дополнительные документы могут потребоваться в зависимости от конкретной ситуации:

После завершения учебного отпуска необходимо предоставить работодателю документ, подтверждающий успешное прохождение аттестации (справка-подтверждение, выписка из зачетной ведомости). Это особенно важно для сохранения права на последующие оплачиваемые учебные отпуска. 🧾

Пошаговая инструкция получения учебного отпуска

Процесс оформления учебного отпуска состоит из нескольких последовательных шагов, соблюдение которых гарантирует положительное решение со стороны работодателя. Разберем детально каждый этап: 👣

Шаг 1: Получение справки-вызова из образовательного учреждения
Обратитесь в деканат или учебную часть вашего образовательного учреждения за справкой-вызовом. Обычно это делается за 2-4 недели до начала сессии. Проверьте правильность заполнения всех данных в документе, включая даты начала и окончания сессии.

Шаг 2: Подготовка заявления на учебный отпуск
Составьте заявление на имя руководителя организации с просьбой о предоставлении учебного отпуска. В заявлении укажите:

• Полное наименование должности руководителя и организации
• Ваши ФИО и должность
• Просьбу о предоставлении учебного отпуска с указанием конкретных дат начала и окончания
• Цель отпуска (прохождение промежуточной аттестации, подготовка к защите диплома и т.д.)
• Ссылку на соответствующую статью ТК РФ
• Информацию о форме обучения и наименовании образовательного учреждения
• Дату составления заявления и личную подпись

Шаг 3: Предоставление документов работодателю
Передайте заявление и справку-вызов непосредственному руководителю или в отдел кадров не позднее чем за 2 недели до предполагаемого начала учебного отпуска. Это даст работодателю достаточно времени для принятия решения и подготовки соответствующего приказа.

Шаг 4: Регистрация заявления
Убедитесь, что ваше заявление зарегистрировано в журнале входящей документации с присвоением регистрационного номера. Это важно для отслеживания движения документа и фиксации даты обращения.

Шаг 5: Ожидание приказа о предоставлении учебного отпуска
После рассмотрения вашего заявления работодатель издает приказ о предоставлении учебного отпуска по форме Т-6 или в свободной форме. Ознакомьтесь с приказом под подпись.

Шаг 6: Получение отметки о прохождении сессии
По окончании сессии получите в образовательном учреждении отметку о прохождении аттестации на отрывной части справки-вызова или отдельную справку-подтверждение.

Шаг 7: Предоставление подтверждающих документов работодателю
В течение трех рабочих дней после выхода из учебного отпуска предоставьте работодателю документы, подтверждающие фактическое прохождение аттестации. Это необходимое условие для сохранения права на оплачиваемые учебные отпуска в будущем.

Андрей Викторов, HR-юрист
К нам обратился клиент с необычной ситуацией. Он подал заявление на учебный отпуск, приложил справку-вызов, но получил неожиданный отказ. Работодатель мотивировал это производственной необходимостью и загруженностью отдела. Мы указали руководству компании на нарушение трудового законодательства — отказ в предоставлении учебного отпуска при наличии справки-вызова незаконен. После нашего разъяснения ситуация разрешилась в пользу работника. Важно помнить: учебный отпуск — это не право работодателя, а его обязанность. Производственная необходимость не может быть основанием для отказа.

Важно понимать, что работодатель не вправе отказать в предоставлении учебного отпуска при наличии справки-вызова из аккредитованного учебного заведения. Любые попытки перенести отпуск на другое время или заменить его компенсацией незаконны. ⚖️

Сроки и оплата учебного отпуска согласно законодательству

Продолжительность учебного отпуска зависит от нескольких факторов: уровня получаемого образования, курса обучения и цели отпуска (промежуточная аттестация, подготовка дипломной работы и т.д.). ТК РФ устанавливает строгие рамки для каждого случая. 📅💰

Для студентов высших учебных заведений (статья 173 ТК РФ) предусмотрены следующие сроки оплачиваемых учебных отпусков:

Для студентов средних профессиональных учебных заведений (статья 174 ТК РФ) действуют свои нормы:

• Промежуточная аттестация на 1-2 курсах — 30 календарных дней
• Промежуточная аттестация на последующих курсах — 40 календарных дней
• Государственная итоговая аттестация — до 2 месяцев

Оплата учебного отпуска производится по среднему заработку. Расчет выполняется исходя из фактически полученного заработка и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. Выплата должна быть произведена не позднее чем за три дня до начала отпуска.

Существуют также дополнительные отпуска без сохранения заработной платы, которые работодатель обязан предоставить:

• Для прохождения вступительных испытаний в вуз — 15 календарных дней
• Для прохождения вступительных испытаний в организации среднего профессионального образования — 10 календарных дней
• Для сдачи итоговых государственных экзаменов при получении второго высшего образования — до 4 месяцев

Для аспирантов и соискателей ученой степени (статья 173.1 ТК РФ) предусмотрены особые условия:

• Ежегодный дополнительный отпуск продолжительностью 30 календарных дней с сохранением среднего заработка
• Один свободный от работы день в неделю с оплатой 50% среднего заработка

Студентам выпускных курсов, проходящим практику, которая совпадает с их рабочими обязанностями, может быть предоставлено освобождение от работы на весь период практики, но без сохранения заработной платы. 🏫

Особые случаи при оформлении учебного отпуска

При оформлении учебного отпуска могут возникать нестандартные ситуации, требующие особого подхода. Рассмотрим наиболее распространенные случаи и алгоритмы действий. ⚠️

Частичное использование учебного отпуска
Работник вправе использовать учебный отпуск частями, если это предусмотрено справкой-вызовом. Например, если сессия разделена на две части с промежутком между ними, можно оформить два отдельных периода учебного отпуска. Важно, чтобы общая продолжительность не превышала установленный законом срок.

Перенос или продление учебного отпуска
В отличие от ежегодного оплачиваемого отпуска, учебный отпуск не может быть перенесен или продлен, даже в случае болезни работника. Если во время учебного отпуска работник заболел, больничный лист будет оплачен только после окончания учебного отпуска.

Совпадение учебного отпуска с ежегодным оплачиваемым отпуском
При совпадении периодов учебного и ежегодного отпусков работодатель обязан:

• Перенести ежегодный отпуск на другой период по заявлению работника
• Продлить ежегодный отпуск на количество дней учебного отпуска
• Предоставить ежегодный отпуск непосредственно после окончания учебного

Учебный отпуск во время испытательного срока
Трудовое законодательство не содержит ограничений на предоставление учебного отпуска работникам, находящимся на испытательном сроке. Если работник предоставил справку-вызов, работодатель обязан отпустить его на сессию с сохранением среднего заработка.

Отказ работодателя в предоставлении учебного отпуска
Если работодатель отказывается предоставить учебный отпуск при наличии всех необходимых документов, работник может:

• Обратиться с письменной претензией к руководству компании
• Подать жалобу в Государственную инспекцию труда
• Обратиться в прокуратуру
• Подать исковое заявление в суд

Учебный отпуск при работе по совместительству
Работники-совместители имеют право на учебный отпуск только по основному месту работы. Однако для сохранения рабочего места по совместительству они могут:

• Взять отпуск без сохранения заработной платы
• Использовать часть ежегодного оплачиваемого отпуска
• Договориться с работодателем об индивидуальном графике работы

Увольнение работника во время учебного отпуска
Работодатель не вправе уволить работника по собственной инициативе во время учебного отпуска (кроме случаев ликвидации организации или прекращения деятельности ИП). Однако работник может уволиться по собственному желанию, отработав стандартные две недели.

Работа во время учебного отпуска
Трудовым законодательством не запрещается работа во время учебного отпуска. Если работник и работодатель достигли соглашения, работник может выполнять свои обязанности частично или полностью. В этом случае оплата производится и за учебный отпуск (по среднему заработку), и за фактически отработанное время.

Непредставление подтверждающих документов после учебного отпуска
Если работник не предоставил документы, подтверждающие успешное прохождение аттестации, работодатель вправе:

• Отказать в предоставлении последующих оплачиваемых учебных отпусков
• Удержать из заработной платы суммы, выплаченные за учебный отпуск (в случае если работник не присутствовал на сессии)
• Применить дисциплинарное взыскание за непредоставление документов

Помните, что своевременное и корректное оформление учебного отпуска — залог бесконфликтных отношений с работодателем и успешного завершения обучения. 🎯

Оформление учебного отпуска — процедура, строго регламентированная трудовым законодательством. Грамотное следование каждому шагу позволяет соблюсти баланс интересов работника и работодателя. Помните: учебный отпуск — это не привилегия, а ваше законное право при получении образования. Знание своих прав и четкое следование процедуре оформления документов — гарантия того, что вы сможете спокойно сосредоточиться на учебе, сохраняя рабочее место и стабильный доход.

Читайте также

• Учебный отпуск для написания диплома: права, сроки, оплата
• Учебный отпуск для студентов колледжа: право, оплата, оформление
• Учебный отпуск аспиранта: права, сроки, оплата и оформление
• Учебный отпуск для очников: как получить, оформить и оплатить
• Учебный отпуск для совместителей: права, оформление, нюансы
• Учебный отпуск для аспирантов: законные права и оформление
• Учебный отпуск для защиты диплома: права работника, оформление