Полный список документов для работы: что нужно соискателю и HR

Для кого эта статья:

• HR-менеджеры и специалисты по кадровому делопроизводству
• Соискатели, готовящиеся к трудоустройству

• Работодатели, заинтересованные в юридических аспектах найма сотрудников

  Трудоустройство — это битва документов, в которой выигрывает подготовленный. Первый день на новом месте может превратиться в бюрократическую катастрофу, если вы не собрали нужный пакет бумаг заранее. Для HR-менеджеров отсутствие системы в запросе документов создаёт риски для компании и задержки в оформлении сотрудников. Давайте разберёмся, какие документы действительно необходимы в 2025 году, какие запрашивать нельзя, и как избежать типичных ошибок с обеих сторон. 📑

Хотите избежать ошибок при трудоустройстве и правильно оформлять документацию? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro — ваш надёжный путеводитель в мире кадрового делопроизводства. Вы освоите все нюансы документооборота, от базовых требований ТК РФ до тонкостей оформления иностранцев. Преподаватели-практики расскажут о реальных кейсах и предоставят готовые шаблоны документов, которые пригодятся уже завтра.

Обязательный список документов для трудоустройства

Трудовой кодекс РФ (статья 65) чётко определяет перечень документов, которые работодатель вправе требовать при заключении трудового договора. Этот список является исчерпывающим для стандартных ситуаций трудоустройства:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность — основной документ, без которого невозможно оформить трудовые отношения
• Трудовая книжка — для тех, кто устраивается не впервые и выбрал бумажный формат учёта трудовой деятельности (если оформляется впервые или утеряна, работодатель обязан оформить новую)
• Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета — СНИЛС или документ с указанием регистрационного номера
• Документы воинского учета — для военнообязанных и призывников
• Документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний — для работ, требующих специальной подготовки

Дополнительно, с 2023 года, сотрудник должен предъявить:

• Справка о том, что является или не является лицом, подвергнутым административному наказанию за потребление наркотиков — для определенных видов деятельности, связанных с источниками повышенной опасности
• Справка о наличии/отсутствии судимости — для ряда должностей (работа с детьми, в правоохранительных органах и т.д.)

Важно: при смене фамилии необходимо предоставить документ, подтверждающий изменение персональных данных (например, свидетельство о браке или разводе).

Анна Сергеевна, HR-директор с опытом 12 лет

Классический случай из моей практики: соискатель на должность главного бухгалтера принес все документы, кроме диплома о высшем образовании — "забыл дома". После трех напоминаний он признался, что диплома у него нет — только неоконченное высшее. Представьте, если бы мы обнаружили это после подписания договора с материально ответственным лицом! С тех пор у меня железное правило: никаких исключений по обязательным документам. Лучше потерять день при оформлении, чем месяцы на исправление юридических ошибок.

Дополнительные документы: когда и зачем они нужны

Помимо обязательных документов, определенные ситуации требуют предоставления дополнительных бумаг. Их отсутствие может затруднить процесс трудоустройства или создать проблемы в будущем. Разберем, какие документы могут потребоваться в нестандартных ситуациях:

• ИНН — хотя по ТК РФ не входит в список обязательных документов, многие работодатели запрашивают его для удобства бухгалтерского учета
• Медицинская книжка — обязательна для работников пищевой промышленности, медицинских учреждений, детских организаций и других сфер, предусмотренных законодательством
• Справка 2-НДФЛ с предыдущего места работы — для корректного расчета налогового вычета в текущем налоговом периоде
• Свидетельства о рождении детей — для получения налоговых вычетов и оформления других льгот сотрудникам с детьми
• Справка об инвалидности — для оформления соответствующих льгот и создания специальных условий труда

Некоторые документы имеют ограниченный срок действия. Например, медицинские справки для различных категорий сотрудников обычно действительны от 1 месяца до 1 года. Справка об отсутствии судимости действительна в течение 3 месяцев с момента выдачи. 🕒

Павел Николаевич, юрист по трудовому праву

Недавно консультировал HR-отдел крупной розничной сети, где сложилась неприятная ситуация. Они запросили у новых кассиров копии кредитных историй, мотивируя это "работой с деньгами". Это привело к коллективной жалобе и проверке трудовой инспекции. Результат — штраф компании за превышение полномочий при сборе данных. Запомните: если документа нет в статье 65 ТК РФ или в специальных нормативных актах для конкретной должности, его требовать нельзя! Любопытство работодателя должно быть строго ограничено законом.

Существуют также документы, которые соискатель может предоставить добровольно для повышения своих шансов на трудоустройство:

• Рекомендации с предыдущих мест работы
• Сертификаты о прохождении дополнительных курсов и тренингов
• Портфолио выполненных проектов
• Результаты профессиональных тестирований и оценок

Не уверены, что выбрали правильную профессиональную область? Перед сбором документов для трудоустройства стоит убедиться, что вы движетесь в нужном направлении. Тест на профориентацию от Skypro поможет определить ваши сильные стороны и подходящие карьерные траектории. Бесплатный инструмент, разработанный карьерными консультантами, даст конкретные рекомендации по развитию, что особенно ценно при смене профессии или первом трудоустройстве.

Документы для особых категорий работников

Некоторые категории сотрудников обязаны предоставлять дополнительный пакет документов. Это связано со спецификой их статуса или должностных обязанностей. Рассмотрим основные особые случаи:

Иностранные граждане

При трудоустройстве иностранцев работодатель должен запросить:

• Паспорт иностранного гражданина или иной документ, удостоверяющий личность
• Миграционную карту (кроме граждан стран ЕАЭС)
• Разрешение на работу или патент (за исключением категорий, освобожденных от их получения)
• Разрешение на временное проживание/вид на жительство (при наличии)
• Полис ДМС (для большинства категорий иностранцев)
• Документ об образовании, прошедший процедуру признания в РФ (при необходимости)

Несовершеннолетние работники

При найме лиц младше 18 лет требуются дополнительные документы:

• Письменное согласие одного из родителей (опекуна) — для работников в возрасте от 14 до 15 лет
• Разрешение органа опеки и попечительства — для работников в возрасте от 14 до 15 лет
• Медицинская справка с заключением о возможности работы
• Справка из учебного заведения с указанием режима обучения (для работы в свободное от учебы время)

Работники с доступом к государственной тайне

Для должностей, связанных с доступом к государственной тайне, необходимы:

• Расширенная анкета с биографическими данными
• Документы, подтверждающие отсутствие заболеваний, препятствующих работе с государственной тайной
• Справка об отсутствии медицинских противопоказаний для работы с использованием сведений, составляющих государственную тайну

Правовые основы сбора документов при найме

HR-специалисты и работодатели должны помнить, что законодательство строго регламентирует процесс сбора документов при трудоустройстве. Существуют четкие правила, нарушение которых может привести к ответственности. 📚

Основные законодательные нормы:

• Статья 65 ТК РФ определяет исчерпывающий перечень документов, которые работодатель вправе требовать при приеме на работу
• Статья 86 ТК РФ устанавливает общие требования при обработке персональных данных работника
• Федеральный закон №152-ФЗ "О персональных данных" регулирует процесс сбора, хранения и использования персональной информации

Важные запреты и ограничения:

• Работодатель не имеет права требовать документы, не предусмотренные ТК РФ или иными федеральными законами (ст. 65 ТК РФ)
• Запрещено запрашивать характеристики с предыдущего места работы без согласия соискателя
• Незаконно требовать информацию о политических, религиозных убеждениях, частной жизни
• Нельзя отказывать в приеме на работу из-за отсутствия прописки или регистрации по месту жительства
• Запрещено требовать документы о семейном положении, если это не связано с предоставлением льгот

Ответственность за нарушения:

1. Административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства (штрафы от 1 000 до 50 000 рублей)
2. Административная ответственность за нарушение законодательства о персональных данных по ст. 13.11 КоАП РФ (штрафы до 75 000 рублей)
3. В случае дискриминации при приеме на работу — административная ответственность по ст. 13.11.1 КоАП РФ
4. Возможность обращения соискателя в трудовую инспекцию или суд с требованием о защите прав

При разработке форм для сбора данных соискателей HR-специалисты должны учитывать все требования законодательства. Все персональные данные должны обрабатываться только с согласия субъекта персональных данных, которое лучше оформить в письменном виде. ✍️

Чек-лист документов для соискателя и HR-специалиста

Для упрощения процесса подготовки и проверки документов предлагаю практичные чек-листы для обеих сторон трудового процесса. Эти списки помогут не упустить важные детали и сделают процесс оформления максимально эффективным. 📋

Чек-лист для соискателя:

• Паспорт гражданина РФ (проверьте срок действия!)
• Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р/СТД-ПФР)
• СНИЛС или документ, содержащий регистрационный номер
• Документ об образовании (диплом, аттестат и т.д.)
• Документы воинского учета (для военнообязанных)
• ИНН (не обязательно, но желательно)
• Справка 2-НДФЛ с предыдущего места работы (для получения налоговых вычетов)
• Реквизиты банковской карты для перечисления зарплаты
• Фотографии установленного формата (если требуется)
• Медицинская книжка или заключение (для определенных видов деятельности)
• Справка об отсутствии судимости (для отдельных категорий работников)

Чек-лист для HR-специалиста:

• Проверить комплектность обязательных документов согласно ст. 65 ТК РФ
• Убедиться в действительности предоставленных документов (сроки, печати)
• Проверить соответствие квалификационным требованиям должности
• Подготовить согласие на обработку персональных данных
• Сформировать приказ о приеме на работу
• Подготовить трудовой договор
• Оформить личную карточку работника (Т-2)
• Внести запись в трудовую книжку (если применимо)
• Направить сведения в ПФР о приеме на работу
• Ознакомить работника с локальными нормативными актами компании
• Провести инструктаж по охране труда и технике безопасности

Дополнительно HR-специалисту стоит помнить:

1. Делать копии только необходимых страниц документов
2. Обеспечить конфиденциальное хранение персональных данных
3. Не запрашивать избыточные данные, не относящиеся к трудовой функции
4. Учитывать специфические требования для различных категорий сотрудников
5. Своевременно актуализировать формы документов при изменении законодательства

Для иностранных граждан перечень документов существенно расширяется. HR-специалисту необходимо проверить законность пребывания и право на трудовую деятельность в РФ, а также соблюдать сроки уведомления миграционных органов о приеме на работу иностранца. 🌍

При сборе документов всегда учитывайте специфику вашей отрасли и должности. В некоторых сферах (медицина, образование, транспорт, банковское дело) существуют дополнительные требования, установленные профильным законодательством.

Документы для трудоустройства — основа правильно выстроенных трудовых отношений. Их грамотный сбор и обработка защищает интересы как работодателя, так и сотрудника. Соискателям стоит заранее подготовить полный пакет бумаг, чтобы не затягивать процесс оформления. HR-специалистам важно соблюдать требования законодательства, запрашивая только те документы, которые действительно необходимы для конкретной должности. Хорошо организованный документооборот — фундамент надёжных и долгосрочных трудовых отношений, а также признак профессионализма кадровой службы.