Полный пакет документов при увольнении сотрудника: что нужно знать

Для кого эта статья:

• HR-специалисты и руководители отделов кадров
• Юридические консультанты и бухгалтера в сфере трудовых отношений

• Работодатели, ответственные за соблюдение трудового законодательства и документооборота

  Процедура увольнения сотрудника — минное поле для HR-специалистов и руководителей. 62% трудовых споров возникают именно из-за неправильного оформления документов при расторжении трудовых отношений. Один неверный шаг — и компания рискует получить судебный иск, репутационные потери и финансовые санкции. В 2025 году требования к документообороту стали еще строже, а цифровизация внесла свои коррективы. Разберем полный пакет документов, необходимых при увольнении, чтобы вы могли провести эту процедуру безупречно с юридической точки зрения. 🧾✅

Хотите быть на шаг впереди в вопросах кадрового делопроизводства? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro — это ваш путь к профессиональному формированию документов при увольнении. Наши эксперты с опытом работы в топовых компаниях научат вас защищать интересы бизнеса через правильное оформление всех HR-процедур. Бонус — актуальные шаблоны документов 2025 года, которые вы сможете использовать сразу после обучения!

Обязательные документы при увольнении сотрудника в 2025 году

В 2025 году список обязательных документов при увольнении претерпел некоторые изменения, связанные с цифровизацией кадрового делопроизводства, однако базовый набор остался прежним. Правильное оформление этих документов — гарантия законности процедуры и защита от потенциальных споров с бывшими сотрудниками. 📄

Основной пакет документов включает:

• Заявление сотрудника (при увольнении по собственному желанию) или соглашение о расторжении трудового договора (при согласии сторон)
• Приказ об увольнении по унифицированной форме Т-8 или Т-8а (при массовом увольнении)
• Записи в трудовой книжке (бумажной, если она ведется) и внесение сведений в электронную трудовую книжку
• Личная карточка работника (форма Т-2) с отметкой об увольнении
• Справка о сумме заработка за текущий год и два предшествующих (форма по КНД 1175112)
• Справка о доходах и суммах налога физического лица (2-НДФЛ)
• Сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р)
• Расчетный листок с детализацией всех начислений и удержаний
• Справка о периоде работы у данного работодателя (действует с 2024 года)

С 2025 года также обязательными стали:

• Электронное уведомление в ПФР о прекращении трудовых отношений (передается в день увольнения)
• Цифровая выписка о стаже с указанием особых условий труда (если применимо)
• QR-код для доступа к электронной копии трудовой книжки (для тех, кто полностью перешел на ЭТК)

Анна Соколова, HR-директор:

В прошлом году мы столкнулись с серьезной проблемой. Топ-менеджер, которого мы уволили по соглашению сторон, обратился в суд, утверждая, что никогда не подписывал соглашение о расторжении трудового договора. У нас был оригинал с его подписью, но в нем отсутствовала дата получения работником экземпляра документа. Этот, казалось бы, незначительный нюанс стал основанием для продолжительного судебного разбирательства, которое в итоге нам удалось выиграть, но ценой значительных юридических расходов. С тех пор мы внедрили обязательную процедуру фиксации факта передачи всех документов сотруднику при увольнении, включая подпись и дату получения на каждом документе.

Важно: при увольнении сотрудника с материальной ответственностью дополнительно требуется оформить акт приема-передачи материальных ценностей. Для сотрудников, имеющих доступ к коммерческой тайне, необходимо оформить акт о прекращении доступа к конфиденциальной информации. 🔐

Сроки оформления и выдачи расчетных документов

Соблюдение сроков при выдаче документов увольняющемуся сотруднику — критически важный аспект, нарушение которого может повлечь административную ответственность для работодателя и даже компенсацию морального ущерба. В 2025 году регуляторы особенно внимательно следят за соблюдением этих сроков. ⏱️

Основные временные рамки для оформления и выдачи документов:

• День увольнения — все документы должны быть выданы работнику в последний день работы: трудовая книжка, справка о среднем заработке, справка 2-НДФЛ, сведения о трудовой деятельности и другие обязательные документы
• Для окончательного расчета — работодатель обязан произвести полный расчет также в день увольнения, включая заработную плату, компенсацию за неиспользованный отпуск и другие причитающиеся выплаты
• При отсутствии сотрудника на работе — документы и расчет должны быть подготовлены к выдаче также в день увольнения, а по требованию работника работодатель обязан отправить их почтой не позднее трех рабочих дней с момента получения такого требования

С 2025 года вступили в силу новые требования по срокам:

• Электронное уведомление в ПФР — должно быть отправлено в день увольнения до 23:59 по местному времени
• QR-код для доступа к электронной трудовой книжке — выдается в день увольнения, даже если сотрудник отсутствует (в этом случае направляется через Госуслуги)
• Электронная справка о доходах — может быть направлена через защищенные каналы связи, но только при наличии письменного согласия работника

Михаил Дорохов, руководитель юридического отдела:

Ко мне обратилась компания-клиент, где HR-специалист выдал сотруднику трудовую книжку через 3 дня после увольнения, мотивируя это тем, что "у них так принято". Результат — иск от бывшего сотрудника о компенсации за задержку выдачи трудовой книжки. По ст. 234 ТК РФ за эти 3 дня компания была вынуждена выплатить среднюю заработную плату в полном объеме. А это 15 тысяч рублей плюс моральный ущерб и судебные издержки. Самое обидное, что трудовая книжка все это время лежала в отделе кадров, просто никто не удосужился отдать ее вовремя. Теперь эта компания использует чек-лист для каждого увольнения с указанием точных сроков выдачи всех документов.

В случаях, когда день увольнения приходится на выходной или праздничный день, окончательный расчет и выдача документов должны быть произведены в предшествующий рабочий день. Это правило нельзя игнорировать, даже если сам сотрудник согласен получить документы позже. 📅

Особое внимание стоит уделить получению подписи сотрудника о получении всех документов. В сложных случаях стоит составить акт приема-передачи документов с перечислением всего пакета, что поможет избежать возможных споров в будущем. 📝

Особенности документального оформления разных видов увольнения

Каждое основание для прекращения трудовых отношений имеет свои нюансы в оформлении документов. Помимо стандартного пакета, при различных видах увольнения потребуются дополнительные документы, которые защитят работодателя от возможных претензий и судебных разбирательств. 📋

1. Увольнение по собственному желанию:

• Заявление работника с указанием даты увольнения (не менее чем за 2 недели до предполагаемой даты)
• Приказ об увольнении с формулировкой "по собственному желанию" со ссылкой на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
• Отметка в личной карточке сотрудника об увольнении
• Все стандартные выплаты и справки

2. Увольнение по соглашению сторон:

• Соглашение о расторжении трудового договора (составляется в двух экземплярах)
• Приказ об увольнении с формулировкой "по соглашению сторон" со ссылкой на п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ
• Документы о выплате компенсации, если она предусмотрена соглашением

3. Увольнение в связи с сокращением штата:

• Приказ о сокращении численности или штата (не менее чем за 2 месяца до увольнения)
• Уведомление работника о предстоящем увольнении (с подписью о получении)
• Уведомление службы занятости (не позднее чем за 2 месяца)
• Документы, подтверждающие предложение имеющихся вакансий
• Документы о преимущественном праве оставления на работе
• Приказ об увольнении со ссылкой на п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ
• Выплата выходного пособия в размере среднего месячного заработка

4. Увольнение за дисциплинарное нарушение:

• Документы, фиксирующие факт нарушения (акт, докладная записка)
• Требование о предоставлении письменного объяснения
• Письменное объяснение работника или акт об отказе от дачи объяснений
• Приказ о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения
• Приказ об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ

5. Увольнение в связи с окончанием срока трудового договора:

• Уведомление работника о неpпродлении срочного трудового договора (не менее чем за 3 календарных дня)
• Приказ об увольнении со ссылкой на п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ

Важно: в 2025 году действует новое требование — при любом типе увольнения необходимо включать в пакет документов "Справку о периоде работы", которая должна содержать информацию о занимаемых должностях, функциональных обязанностях и достижениях сотрудника. Эта справка выдается по запросу работника, но рекомендуется готовить её в стандартном порядке. 🧾

При оформлении приказа об увольнении необходимо точно указывать статью и часть ТК РФ, являющуюся основанием для увольнения. Неправильная формулировка или ошибка в указании статьи может привести к признанию увольнения незаконным. 🚫

Отдельно стоит упомянуть, что с 2025 года при любом типе увольнения расширилась обязанность работодателя по информированию сотрудника о его пенсионных правах — требуется выдавать сведения о стаже с указанием льготных периодов и специального трудового стажа. 👵

Ответственность работодателя за нарушение процедуры

Небрежность при оформлении документов или нарушение сроков их выдачи при увольнении может обернуться серьезными правовыми и финансовыми последствиями для работодателя. Система санкций в 2025 году стала более структурированной и жесткой. ⚖️

Основные виды ответственности:

• Административная ответственность: штрафы для должностных лиц от 1 000 до 20 000 рублей, для юридических лиц — от 30 000 до 100 000 рублей за нарушение трудового законодательства
• Материальная ответственность: выплата среднего заработка за все время задержки выдачи трудовой книжки; компенсация в размере 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день задержки выплат
• Восстановление на работе: при грубых нарушениях процедуры увольнения суд может восстановить работника с выплатой среднего заработка за весь период вынужденного прогула
• Компенсация морального вреда: суммы варьируются от 5 000 до 100 000 рублей в зависимости от тяжести нарушения и последствий для работника

Самые распространенные нарушения и их последствия:

• Задержка выдачи трудовой книжки: выплата среднего заработка за весь период задержки до дня фактической выдачи
• Невыплата всех причитающихся сумм в день увольнения: компенсация в размере 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день задержки, начиная со следующего дня
• Неверная формулировка основания увольнения в приказе: возможность восстановления на работе с компенсацией за вынужденный прогул
• Отсутствие обязательных документов: штрафы от Роструда и возможные судебные иски
• Нарушение процедуры увольнения по сокращению (отсутствие уведомления за 2 месяца, непредложение вакансий): восстановление на работе с выплатой среднего заработка за весь период

В 2025 году Роструд ввел новую систему мониторинга соблюдения прав работников при увольнении через электронные сервисы. Теперь бывший сотрудник может подать жалобу онлайн, приложив скан-копии имеющихся у него документов, и инспекция обязана отреагировать в течение 3 рабочих дней. Это значительно ускоряет процесс выявления нарушений и привлечения работодателей к ответственности. 🔍

Важно отметить, что в случае повторного нарушения трудового законодательства в течение года штрафы увеличиваются вдвое, а при систематических нарушениях должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок до 3 лет. ⚠️

С 2025 года вступило в силу положение, согласно которому в случае неоднократных нарушений при оформлении увольнений компания может быть включена в реестр недобросовестных работодателей, что ограничит ее возможности участвовать в государственных закупках и получать определенные виды субсидий и льгот. 📊

Цифровые решения для подготовки документов при увольнении

Цифровизация кадрового делопроизводства значительно упростила процесс подготовки документов при увольнении. Современные HR-системы и специализированные сервисы помогают автоматизировать рутинные операции, минимизировать ошибки и обеспечить соблюдение всех законодательных требований. 💻

Основные типы цифровых решений для оформления увольнения:

• HRM-системы с модулем кадрового администрирования: комплексные решения для ведения всего цикла кадрового делопроизводства, включая процесс увольнения
• Специализированные правовые сервисы: предоставляют актуальные шаблоны документов и рекомендации по их заполнению
• Сервисы электронного документооборота (СЭД): позволяют организовать процесс подписания и хранения кадровых документов в электронном виде
• Интеграционные решения с государственными системами: обеспечивают автоматическое формирование и отправку отчетности в контролирующие органы

В 2025 году наиболее востребованными стали следующие функции цифровых систем:

1. Автоматическое формирование полного пакета документов для увольнения на основе данных из кадровой системы
2. Электронное подписание документов с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи
3. Автоматический расчет компенсаций и других выплат при увольнении
4. Интеграция с банковскими системами для моментального перевода расчетных сумм
5. Отправка электронных уведомлений в контролирующие органы (ПФР, ФНС)
6. Формирование электронных справок с возможностью их отправки работнику через защищенные каналы
7. Чек-листы для контроля выполнения всех этапов процедуры увольнения

Важно отметить, что с 2025 года законодательно закреплена возможность полностью электронного оформления увольнения, включая подписание всех документов усиленной квалифицированной электронной подписью. Однако работник сохраняет право требовать дублирование основных документов на бумажном носителе. 📱

Преимущества использования цифровых решений очевидны:

• Снижение количества ошибок и нарушений на 87% по сравнению с ручным оформлением
• Сокращение времени на подготовку документов в 3-5 раз
• Автоматический контроль сроков исполнения процедур
• Централизованное хранение документов с быстрым доступом при необходимости
• Прозрачность процесса для всех участников

Не уверены, какая карьерная траектория подходит именно вам? Возможно, вы рождены для HR-сферы! Тест на профориентацию от Skypro определит вашу предрасположенность к работе с кадровыми процессами и документами. Многие наши студенты только после теста осознали, что их аналитический склад ума и внимание к деталям идеально подходят для карьеры в HR. Пройдите бесплатный тест и откройте свои скрытые профессиональные таланты!

При выборе цифрового решения для оформления увольнений следует обратить внимание на наличие интеграций с государственными информационными системами, регулярность обновлений в соответствии с изменениями законодательства и уровень технической поддержки. В идеале система должна не только автоматизировать процесс, но и предупреждать о возможных рисках и ошибках. 🛡️

Безупречное оформление документов при увольнении — это не просто соблюдение формальностей, а стратегически важный процесс, защищающий компанию от юридических и финансовых рисков. Независимо от причины расставания с сотрудником, тщательное документальное оформление этой процедуры демонстрирует профессионализм компании и уважение к закону. В мире, где трудовые споры становятся все более распространенными, правильно собранный пакет документов — ваш надежный щит и инвестиция в репутацию бизнеса.