Отпускные: за какой период начисляются выплаты при отдыхе

Для кого эта статья:

• Работники, интересующиеся расчетом отпускных выплат
• Бухгалтеры и HR-специалисты, занимающиеся расчетами отпускных и трудовым законодательством

• Студенты и учащиеся, изучающие бухгалтерский учет и управление персоналом

  Приближается долгожданный отпуск, а вы до сих пор не понимаете, сколько денег получите на руки? 🏖️ Этот вопрос беспокоит многих работников, ведь от размера отпускных зависит качество отдыха. Запутанные правила расчета, исключаемые периоды и особые случаи превращают определение отпускных в настоящий квест даже для опытных бухгалтеров. В 2025 году порядок начисления отпускных снова претерпел изменения, и разобраться в них стоит заранее, чтобы не оказаться с пустым кошельком перед отпуском.

Планируете считать отпускные самостоятельно или проверить правильность расчетов работодателя? Курс «Excel для работы» с нуля от Skypro поможет освоить формулы и функции для автоматического расчета отпускных выплат. Создайте свою таблицу с учетом всех нюансов: исключаемых периодов, коэффициентов и налоговых вычетов. Всего 2 недели обучения — и никаких сомнений в правильности ваших отпускных!

Расчётный период для начисления отпускных выплат

Основным периодом для начисления отпускных является 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу ухода в отпуск (ст. 139 ТК РФ). Этот срок называют расчётным периодом. Именно средний заработок за этот отрезок времени ложится в основу расчета ваших отпускных.

Важно понимать, что расчётный период может быть отработан не полностью — некоторые временные отрезки исключаются из него:

• Периоды временной нетрудоспособности (больничные)
• Предыдущие отпуска (ежегодные, учебные и т.д.)
• Периоды сохранения среднего заработка, когда работник фактически не работал
• Время простоя по вине работодателя или обстоятельствам, не зависящим от сторон
• Периоды отстранения от работы по законным основаниям без сохранения зарплаты
• Дополнительные выходные для ухода за детьми-инвалидами

В 2025 году дни, когда сотрудник был на удаленной работе, полностью включаются в расчетный период — изменений в этом вопросе не произошло. Если работник трудился неполный день или неделю, эти периоды также включаются в расчет, но с учетом фактически отработанного времени.

Если весь расчетный период или его часть были исключены по вышеперечисленным причинам, расчет среднего заработка производится за фактически отработанные дни. Если же сотрудник отработал в организации менее 12 месяцев, то расчетным периодом становится все фактически отработанное время.

Ирина Савельева, главный бухгалтер

В нашей практике был случай, который отлично иллюстрирует важность правильного определения расчетного периода. Сотрудница обратилась с жалобой на заниженные отпускные. При проверке выяснилось, что она в течение расчетного года трижды брала больничный общей продолжительностью 42 дня и имела отпуск 14 дней. Бухгалтерия не исключила эти периоды из расчета, что привело к занижению среднедневного заработка почти на 15%. После перерасчета сотруднице была доплачена существенная сумма. Этот случай показал, насколько важно внимательно относиться к каждому дню расчетного периода.

Влияние стажа и формы оплаты труда на отпускные расчеты

Рабочий стаж напрямую влияет на право получения полного оплачиваемого отпуска. Согласно трудовому законодательству, право на первый ежегодный оплачиваемый отпуск возникает у работника по истечении 6 месяцев непрерывной работы у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ). Однако есть категории работников, которым работодатель обязан предоставить отпуск до истечения этого срока по их заявлению:

• Женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него
• Работникам в возрасте до 18 лет
• Работникам, усыновившим ребенка в возрасте до 3 месяцев
• Мужьям в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам
• В иных случаях, предусмотренных федеральными законами

Форма оплаты труда существенно влияет на методику расчета отпускных. Рассмотрим основные варианты:

• В 2025 году МРОТ составляет 19 242 рубля, что важно знать при расчетах для низкооплачиваемых категорий работников.

При расчете отпускных учитываются все виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда, на которые начисляются страховые взносы. Это:

• Заработная плата (оклад, тариф, сдельные расценки)
• Доплаты и надбавки (за квалификацию, стаж, особые условия труда)
• Премии и вознаграждения (квартальные, годовые, за выслугу лет)
• Компенсационные выплаты, связанные с режимом работы
• Выплаты, обусловленные районным регулированием (северные надбавки)

Не учитываются при расчете среднего заработка для отпускных следующие выплаты:

• Социальные пособия (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам)
• Материальная помощь
• Компенсационные выплаты (командировочные, за амортизацию личного имущества)
• Единовременные премии и выплаты (к юбилеям, праздникам)
• Оплата питания, проезда, обучения

Как рассчитываются отпускные за неполный рабочий год

Расчет отпускных за неполный рабочий год — ситуация, с которой сталкиваются многие работники. Это актуально как для новых сотрудников, так и при увольнении. Базовый алгоритм расчета в этом случае остается прежним, но есть несколько важных нюансов. 📊

Если работник трудится менее 12 месяцев, расчетным периодом считается фактически отработанное время. При этом формула расчета среднего дневного заработка выглядит так:

Средний дневной заработок = Сумма заработка за фактически отработанное время / Количество календарных дней в отработанных месяцах

Важно понимать правило подсчета календарных дней в не полностью отработанных месяцах:

• Если месяц отработан полностью — учитывается 29,3 дня (среднемесячное число календарных дней в году)
• Если месяц отработан не полностью — 29,3 ÷ количество календарных дней в месяце × количество отработанных календарных дней

Артем Захаров, юрист по трудовому праву

Ко мне обратился клиент, которому при увольнении не выплатили компенсацию за неиспользованный отпуск. Работодатель мотивировал это тем, что сотрудник проработал всего 5 месяцев и якобы не заработал право на отпуск. На консультации я объяснил, что право на отпуск возникает пропорционально отработанному времени с первого дня работы. За каждый отработанный месяц полагается 2,33 дня отпуска (28 ÷ 12). За 5 месяцев работы клиенту полагалась компенсация за 11,65 дней. После официального обращения работодатель признал ошибку и выплатил положенную сумму, избежав судебного разбирательства и штрафа от трудовой инспекции.

При расчете отпускных за неполный рабочий год особое внимание нужно уделить следующим моментам:

1. Месяц считается полностью отработанным, если сотрудник трудился с 1-го числа или если отработал все рабочие дни месяца
2. При увольнении компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается пропорционально отработанным месяцам
3. При округлении количества дней отпуска применяется правило: значение менее 0,5 отбрасывается, 0,5 и более округляется до единицы
4. Если сотрудник увольняется, отработав менее половины месяца, этот месяц не учитывается; если более половины — учитывается как полный

Пример расчета отпускных за неполный рабочий год:

Сотрудник проработал 7 месяцев и 15 дней, после чего уходит в отпуск на 14 дней. Его оклад составляет 60 000 рублей в месяц, других выплат не было.

Шаг 1: Определяем расчетный период — 7 полных месяцев и 15 дней последнего месяца. Шаг 2: Считаем заработок за полные месяцы: 60 000 × 7 = 420 000 рублей. Шаг 3: Считаем заработок за неполный месяц: пропорционально отработанному времени. Шаг 4: Определяем количество календарных дней: 7 × 29,3 + (29,3 ÷ 30 × 15) = 205,1 + 14,65 = 219,75 дней. Шаг 5: Высчитываем среднедневной заработок: 420 000 ÷ 219,75 = 1 910,81 руб. Шаг 6: Рассчитываем отпускные: 1 910,81 × 14 дней = 26 751,34 руб.

Хотите понять, насколько ваши профессиональные навыки соответствуют текущим требованиям рынка? Тест на профориентацию от Skypro поможет оценить вашу компетентность и определить потенциальные направления развития. Особенно полезно для бухгалтеров и HR-специалистов, работающих с расчетами выплат — проверьте, насколько ваши знания актуальны для 2025 года и соответствуют последним изменениям в трудовом законодательстве.

Особенности расчета отпускных при изменении зарплаты

Изменение заработной платы в расчетном периоде или перед отпуском — частая ситуация, которая вносит коррективы в расчет отпускных. Существует два основных случая, требующих особого подхода: повышение оклада в расчетном периоде и повышение окладов в организации перед отпуском сотрудника. ⬆️

Первый случай: если повышение зарплаты произошло в расчетном периоде, то для корректного расчета применяются коэффициенты индексации к суммам, начисленным до этого повышения. Коэффициент определяется делением нового оклада на старый:

Коэффициент индексации = Новый оклад ÷ Старый оклад

Второй случай: если повышение произошло после расчетного периода, но до начала отпуска, то необходимо увеличить все выплаты расчетного периода на коэффициент индексации.

Если же повышение произошло во время отпуска сотрудника, то увеличивается только часть отпускных, приходящаяся на дни отпуска с даты повышения.

Примеры расчета при изменении зарплаты:

Важно отметить, что индексация отпускных производится только в случае повышения окладов или тарифных ставок всем работникам организации (структурного подразделения). Если повышение коснулось лично одного сотрудника (например, в связи с повышением квалификации или должности) — индексация не применяется.

Также необходимо учитывать, что индексируются только выплаты, которые повышаются в связи с повышением окладов. Не подлежат индексации:

• Премии, начисленные в абсолютных суммах
• Доплаты и надбавки в фиксированных размерах
• Выплаты, установленные в процентах к окладу (они вырастут автоматически)
• Материальная помощь и другие выплаты социального характера

Сроки и порядок выплат отпускных сотрудникам

Выплата отпускных — процесс, строго регламентированный законодательством. Согласно статье 136 Трудового кодекса РФ, оплата отпуска должна производиться не позднее чем за три календарных дня до его начала. Это правило действует независимо от продолжительности отпуска и от того, является ли он основным или дополнительным. 🗓️

Особенно важно понимать, что эти три дня — календарные, а не рабочие. То есть в них включаются выходные и праздничные дни. Пример расчета срока выплаты отпускных:

• Начало отпуска: 20 июля 2025 (понедельник)
• Выплата отпускных: не позднее 17 июля 2025 (пятница)

Если срок выплаты отпускных приходится на выходной или праздничный день, выплата должна быть произведена накануне этого дня. Нарушение сроков выплаты отпускных может повлечь серьезные последствия для работодателя:

1. Материальная ответственность: компенсация работнику в размере не менее 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от невыплаченной суммы за каждый день просрочки
2. Административная ответственность: штраф от 10 000 до 20 000 рублей для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц
3. Право работника перенести отпуск на другой срок по письменному соглашению с работодателем

В 2025 году сохраняется правило, что работник имеет право получить отпускные вместе с зарплатой, если заявление на отпуск было подано менее чем за три дня до его начала. Однако это не освобождает работодателя от ответственности за нарушение сроков — в такой ситуации рекомендуется оформить письменное соглашение с работником.

Процедура выплаты отпускных включает несколько этапов:

1. Издание приказа о предоставлении отпуска (форма Т-6 или Т-6а)
2. Расчет суммы отпускных
3. Удержание НДФЛ (13% или 15% в зависимости от дохода)
4. Перечисление денежных средств работнику
5. Отражение операции в бухгалтерском учете

Выплата отпускных производится тем же способом, что и заработная плата — на банковскую карту или наличными через кассу организации. Важно, что НДФЛ с отпускных уплачивается не позднее последнего дня месяца, в котором они выплачены.

Особого внимания заслуживает ситуация с выплатами при разделении отпуска на части. Если работник берет отпуск частями, отпускные за каждую часть рассчитываются и выплачиваются отдельно, за три дня до начала каждой части. При этом расчетный период для всех частей отпуска, предоставляемого в одном рабочем году, будет одинаковым.

Планирование отпуска и своевременная выплата отпускных — залог спокойного отдыха и восстановления сил работника. Работодатели, уважающие права сотрудников и строго соблюдающие законодательство, создают основу для здоровых трудовых отношений и продуктивной рабочей атмосферы. Поэтому так важно знать свои права на отпуск и правила расчета отпускных — это инвестиция в ваше благополучие и профессиональное долголетие.