Отпуск на несколько часов за свой счет: как оформить по ТК РФ

Для кого эта статья:

• Работники и сотрудники, интересующиеся порядком оформления кратковременных отлучек с рабочего места.
• Специалисты HR, стремящиеся улучшить свои знания о трудовом законодательстве и управлении трудовыми процессами.

• Руководители и менеджеры, нуждающиеся в понимании правовых основ и практических рекомендаций по предоставлению отпусков.

  Жизнь непредсказуема: внезапный визит к врачу, срочный визит в банк или необходимость встретить ребенка из школы — ситуации, когда нужно отлучиться с работы на пару часов, возникают регулярно. "Отпуск за свой счет" на несколько часов кажется логичным решением, но многие работники и руководители не знают, как правильно оформить такое кратковременное отсутствие по ТК РФ. Возможно ли вообще взять "микроотпуск" на 2-3 часа? Какие документы понадобятся? И обязан ли работодатель удовлетворить такую просьбу? Разберемся в тонкостях оформления кратковременных отлучек с рабочего места. ??

Если вы работаете в HR или планируете развиваться в этом направлении, правильное оформление отпусков — лишь малая часть необходимых знаний. Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro даст вам комплексное понимание всех кадровых процессов: от приема сотрудников до сложных случаев с отпусками и увольнениями. За 6 месяцев вы освоите актуальные HR-инструменты и научитесь грамотно применять нормы ТК РФ в любых рабочих ситуациях. Трудоустройство гарантировано!

Что такое отпуск на несколько часов за свой счет

Отпуск на несколько часов за свой счет — это кратковременное освобождение сотрудника от выполнения трудовых обязанностей по личным обстоятельствам без сохранения заработной платы. В отличие от полноценного отпуска без содержания, который измеряется днями, часовой отпуск позволяет отсутствовать на рабочем месте только определенную часть рабочего дня. ??

С юридической точки зрения, ТК РФ прямо не регламентирует понятие "отпуск на часы", используя вместо этого термин "отпуск без сохранения заработной платы" (ст. 128 ТК РФ), который предоставляется в календарных днях. Однако на практике многие организации предусматривают возможность временной отлучки сотрудника в рамках внутренних правил и локальных нормативных актов.

Екатерина Сомова, HR-директор В нашей компании был случай, когда сотрудница бухгалтерии срочно нуждалась в трехчасовом отсутствии для визита в медицинский центр. Она обратилась ко мне с вопросом, как правильно оформить такое отсутствие. Мы столкнулись с дилеммой: по ТК РФ отпуск без сохранения зарплаты предоставляется на целый день, но фактически ей нужно было отсутствовать всего несколько часов. Решение нашлось в локальном нормативном акте — нашем Положении о рабочем времени, где был предусмотрен порядок оформления кратковременного отсутствия. Сотрудница написала заявление с указанием точного времени отсутствия, которое было согласовано с руководителем отдела. В табеле учета рабочего времени мы отметили это как отпуск без сохранения заработной платы, но при расчете зарплаты учли только фактические часы отсутствия, а не целый день.

В трудовом законодательстве существует несколько вариантов оформления кратковременных отлучек:

• Отпуск без сохранения заработной платы на день с фактическим отсутствием несколько часов
• Отгул с последующей отработкой
• Гибкий график работы (если предусмотрен трудовым договором)
• Использование перерыва для отдыха и питания

Для корректного оформления кратковременного отсутствия важно учитывать особенности учета рабочего времени в вашей организации:

Правовые основы отпуска на часы в ТК РФ

Трудовой кодекс РФ не содержит прямого указания на возможность оформления отпуска на несколько часов. Статья 128 ТК РФ, регламентирующая отпуска без сохранения заработной платы, оперирует понятием "календарные дни". Однако существуют правовые механизмы, позволяющие легитимно оформить кратковременное отсутствие сотрудника. ?????

Основными правовыми нормами, которые косвенно регулируют вопрос отпуска на часы, являются:

• Статья 91 ТК РФ — определяет понятие рабочего времени и его учет
• Статья 104 ТК РФ — регламентирует суммированный учет рабочего времени
• Статья 128 ТК РФ — устанавливает порядок предоставления отпуска без сохранения заработной платы
• Статья 123 ТК РФ — определяет порядок предоставления отпусков
• Статья 8 ТК РФ — дает право работодателю принимать локальные нормативные акты

При отсутствии прямого регулирования кратковременных отпусков в ТК РФ, работодатель вправе установить порядок их оформления в локальных нормативных актах компании, например:

• Правилах внутреннего трудового распорядка
• Положении об отпусках
• Коллективном договоре
• Положении о рабочем времени и времени отдыха

Важно понимать, что при оформлении отпуска на часы работодатель должен соблюдать принцип добросовестности и не нарушать права работника. Правовая позиция судов и трудовых инспекций сводится к тому, что при надлежащем оформлении такие отпуска допустимы, если не противоречат общим принципам трудового законодательства.

На практике рекомендуется оформлять кратковременные отпуска через специальный журнал учета временных отлучек сотрудников либо посредством документооборота, принятого в организации, с обязательным согласованием с непосредственным руководителем.

Когда работодатель обязан предоставить отгул на часы

Трудовой кодекс РФ четко определяет ситуации, когда работодатель не вправе отказать в предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Хотя эти случаи относятся к полноценным дням отпуска, принцип обязательности можно распространить и на кратковременные отлучки. ??

Согласно статье 128 ТК РФ, работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы следующим категориям работников:

• Участникам Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в году
• Работающим пенсионерам по старости — до 14 календарных дней в году
• Родителям и супругам военнослужащих, погибших при исполнении обязанностей — до 14 календарных дней
• Работающим инвалидам — до 60 календарных дней в году
• Работникам в случае рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников — до 5 календарных дней
• В других случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами либо коллективным договором

В остальных случаях предоставление отпуска без сохранения заработной платы, в том числе на несколько часов, является правом, а не обязанностью работодателя. Однако многие организации идут навстречу сотрудникам, понимая, что такая гибкость способствует повышению лояльности персонала.

Алексей Морозов, юрист по трудовому праву Ко мне обратилась клиентка, которой отказали в предоставлении трехчасового отпуска для посещения похорон близкого родственника. Руководитель мотивировал отказ производственной необходимостью и тем, что "в ТК нет такого понятия как отпуск на часы". Я указал работодателю на статью 128 ТК РФ, согласно которой в случае смерти близких родственников сотрудник имеет право на отпуск без сохранения зарплаты до 5 календарных дней, и работодатель обязан его предоставить. Тот факт, что сотрудница просила не полный день, а лишь несколько часов, не может служить основанием для отказа — это, напротив, свидетельствовало о её добросовестном отношении к работе. После официального обращения с указанием на норму закона работодатель согласился предоставить отпуск. Более того, этот случай послужил поводом для разработки в компании локального положения о порядке оформления кратковременных отпусков, что упростило подобные ситуации в будущем.

Кроме того, существуют дополнительные основания, когда работник может претендовать на кратковременное отсутствие на работе:

• Донорам в день сдачи крови и её компонентов (ст. 186 ТК РФ)
• Беременным женщинам для прохождения обязательного медицинского обследования (ст. 254 ТК РФ)
• Работникам, совмещающим работу с получением образования (ст. 173-176 ТК РФ)
• В случаях, предусмотренных коллективным договором или локальными нормативными актами

Задумываетесь о карьере в HR или хотите улучшить навыки работы с персоналом? Возможно, вам стоит пройти Тест на профориентацию от Skypro! Он поможет определить, подходит ли вам работа с кадровой документацией и трудовым законодательством. Многие наши студенты открыли в себе талант к HR-менеджменту именно после тестирования. Займет всего 5 минут, а результаты могут определить вашу будущую карьеру!

Пошаговая процедура оформления отпуска на часы

Грамотное оформление кратковременного отпуска защищает интересы как работника, так и работодателя. Следуя четкому алгоритму, можно избежать недоразумений и потенциальных трудовых споров. Вот подробная инструкция, как правильно оформить отпуск на несколько часов по ТК РФ: ??

1. Составление заявления. Работник должен написать заявление на имя руководителя организации с просьбой предоставить отпуск без сохранения заработной платы. В заявлении необходимо указать:

   • Точную дату
   • Конкретное время отсутствия (с указанием часов, например, "с 10:00 до 13:00")
   • Причину отсутствия (указывается по желанию работника)

2. Согласование с руководителем. Заявление следует согласовать с непосредственным руководителем, который визирует документ с отметкой "Согласовано" или "Не возражаю".

3. Подача заявления в кадровую службу. После согласования заявление передается в отдел кадров или ответственному за кадровое делопроизводство лицу.

4. Издание приказа. На основании заявления работодатель издает приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Поскольку унифицированная форма приказа (Т-6) предусматривает указание периода отпуска в днях, в приказе рекомендуется сделать дополнительную отметку о фактической продолжительности отсутствия в часах.

5. Ознакомление работника с приказом. Работник должен ознакомиться с приказом под подпись.

6. Внесение информации в табель учета рабочего времени. В табеле учета рабочего времени (форма Т-12 или Т-13) отсутствие работника отмечается кодом "ДО" (отпуск без сохранения заработной платы) или другим кодом, установленным в организации для подобных случаев.

7. Расчет заработной платы. При расчете заработной платы бухгалтерия учитывает время отсутствия и не начисляет за этот период заработную плату.

Примерный текст заявления на отпуск на несколько часов может выглядеть следующим образом:

Генеральному директору ООО "Компания" Иванову И.И. от менеджера отдела продаж Петрова П.П.

Заявление

Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы 15.03.2025 г. с 14:00 до 17:00 в связи с необходимостью посещения медицинского учреждения.

Дата, подпись

Важные нюансы, которые следует учесть при оформлении отпуска на часы:

• В некоторых организациях может существовать упрощенный порядок оформления кратковременных отлучек, установленный локальными нормативными актами
• Если в организации используется суммированный учет рабочего времени, возможность учета отсутствия в часах значительно упрощается
• Некоторые работодатели практикуют ведение специального журнала временных отлучек сотрудников, что упрощает процедуру оформления
• При использовании электронного документооборота процесс согласования может происходить в электронном виде

Альтернативные способы оформления кратких отлучек

Помимо классического отпуска без сохранения заработной платы, существуют альтернативные способы оформления кратковременного отсутствия на рабочем месте, которые могут быть более удобными как для работника, так и для работодателя. ??

Рассмотрим основные варианты и их особенности:

Каждый из этих методов имеет свои особенности применения:

1. Система отработки. Работник отсутствует необходимое количество часов, а затем отрабатывает их в другое время (до или после рабочего дня, в выходные дни). Важно документально фиксировать как время отсутствия, так и время отработки. Для этого можно использовать журнал учета рабочего времени или служебные записки.

2. Гибкий график работы. Если специфика работы позволяет, можно установить работнику гибкий график, при котором он сам определяет время начала и окончания работы в пределах установленной продолжительности рабочего дня. Для этого необходимо внести соответствующие изменения в трудовой договор.

3. Временная дистанционная работа. В соответствии со ст. 312.1 ТК РФ, возможен временный перевод на дистанционную работу. Например, сотрудник может выполнять свои обязанности удаленно в те часы, когда ему необходимо отсутствовать в офисе.

4. Разделение рабочего дня на части. Согласно ст. 105 ТК РФ, на отдельных видах работ допускается разделение рабочего дня на части. Это может быть актуально для сотрудников, которым необходимо регулярно отлучаться на несколько часов.

5. Продление обеденного перерыва. Работник может использовать обеденное время для личных нужд, договорившись о его продлении с последующей отработкой.

При выборе альтернативного способа оформления отлучки рекомендуется учитывать следующие факторы:

• Регулярность потребности в отлучках (разовая или систематическая)
• Продолжительность отсутствия
• Характер выполняемой работы
• Возможность выполнения работы дистанционно
• Наличие соответствующих положений в локальных нормативных актах

Какой бы способ ни был выбран, важно зафиксировать договоренность между работником и работодателем документально, чтобы избежать возможных недоразумений и конфликтов в будущем.

Правильное оформление отпуска на несколько часов за свой счет — это баланс между соблюдением законодательства и практической гибкостью. Хотя ТК РФ прямо не предусматривает "часовые отпуска", грамотное документальное оформление и четкое следование установленной в организации процедуре защищает интересы обеих сторон трудовых отношений. Помните: главное — открытый диалог между сотрудником и работодателем, своевременное согласование отсутствия и корректное отражение его в документах. При таком подходе даже кратковременные отлучки не станут источником проблем и недопонимания.