Откуда взять трудовую книжку: инструкция для оформления и возврата

Для кого эта статья:

• Соискатели и работники, которым необходимо понять процесс получения и восстановления трудовой книжки.
• Специалисты в области кадрового делопроизводства и трудового права, стремящиеся углубить свои знания.

• Молодые специалисты, выпускники вузов, которые впервые устраиваются на работу и сталкиваются с вопросами оформления трудовой книжки.

  Трудовая книжка — это не просто документ, а ваша личная профессиональная история и ключ к будущим возможностям на рынке труда. Каждый работающий россиянин сталкивается с вопросами её получения, передачи или восстановления. И если у вас возникли затруднения с этим документом — не паникуйте. Существуют чёткие алгоритмы действий, которые помогут решить любую ситуацию, связанную с трудовой книжкой, будь то первичное оформление, смена работы или даже утеря документа. 📚

Хотите стать профессионалом в области кадрового делопроизводства и трудового права? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro — это идеальное решение для тех, кто хочет разбираться во всех нюансах работы с трудовыми книжками и другой кадровой документацией. На курсе вы получите экспертные знания о правилах оформления, ведения и восстановления трудовых книжек, которые сделают вас ценным специалистом на рынке труда.

Что такое трудовая книжка и для чего она нужна

Трудовая книжка — это официальный документ, содержащий информацию о трудовой деятельности работника. Несмотря на цифровизацию кадрового делопроизводства, бумажная трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим ваш опыт работы и стаж. ⏱️

Ключевые функции трудовой книжки:

• Фиксация трудового стажа для расчета пенсии
• Документальное подтверждение опыта работы при трудоустройстве
• Регистрация должностных перемещений и карьерного роста
• Официальное отражение поощрений и наград за трудовые достижения
• Юридическая защита трудовых прав работника

С 2020 года в России началась постепенная цифровизация трудовых книжек, что привело к появлению электронных трудовых книжек наряду с бумажными. Однако полного отказа от бумажных носителей пока не произошло, и работник вправе выбрать, какой формат ему удобнее.

Алексей Викторов, HR-директор Один из моих сотрудников решил перейти на электронную трудовую книжку, написав соответствующее заявление. Через полгода он обратился с просьбой вернуться к бумажному формату, но по законодательству это невозможно. Решение о переходе на электронный формат необратимо. Поэтому я всегда советую сотрудникам внимательно взвесить все за и против, прежде чем отказываться от бумажной трудовой книжки. Особенно людям старшего поколения, которые привыкли к физическому наличию документа на руках.

Получение первой трудовой книжки при трудоустройстве

Первая трудовая книжка оформляется при вашем первичном трудоустройстве. Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, именно работодатель обязан завести трудовую книжку на работника, впервые поступающего на работу. 📝

Алгоритм получения первой трудовой книжки:

1. Устройтесь на работу официально, заключив трудовой договор
2. Предоставьте работодателю паспорт, документ об образовании, СНИЛС и другие необходимые документы
3. Сообщите работодателю, что это ваше первое трудоустройство и трудовой книжки у вас нет
4. Работодатель обязан приобрести бланк трудовой книжки и оформить её в течение 5 рабочих дней с момента вашего трудоустройства
5. Стоимость бланка может быть возмещена работодателю из вашей заработной платы (по согласованию)

Важно знать, что бланк трудовой книжки строгой отчетности, а потому не может быть куплен вами самостоятельно и принесен работодателю. Приобретать и заполнять этот документ имеет право только работодатель или уполномоченное им лицо (обычно это сотрудник отдела кадров).

Мария Соколова, юрист по трудовому праву Ко мне обратилась Анна, выпускница вуза, которая устроилась на работу преподавателем в частную школу. Директор отказался оформлять ей трудовую книжку, мотивируя это тем, что "сейчас все электронное, бумажные документы не нужны". Я объяснила Анне, что работодатель нарушает закон. По её просьбе написали официальное требование об оформлении трудовой книжки. Когда руководитель понял, что может получить административное взыскание, трудовую книжку Анне оформили в тот же день. Помните: какой бы современной ни была компания, оформление трудовой книжки при первом трудоустройстве — обязанность работодателя, а не привилегия.

Если вы начали работать после 2021 года, работодатель может предложить вам оформить только электронную трудовую книжку. Это законно и удобно — вам не придётся беспокоиться о хранении и возможной утере бумажного документа. Для доступа к электронной трудовой книжке достаточно иметь подтверждённую учётную запись на Госуслугах.

Не уверены, какая профессия подойдёт именно вам? Прежде чем получать трудовую книжку и начинать карьерный путь, узнайте свои профессиональные склонности. Тест на профориентацию от Skypro поможет определить ваши сильные стороны и подобрать идеальную сферу деятельности. Результаты теста подскажут, какие записи в будущем украсят вашу трудовую книжку и принесут не только доход, но и удовлетворение от работы.

Где взять трудовую книжку при смене работы

При смене места работы процесс передачи трудовой книжки регламентирован трудовым законодательством. Ваша задача — знать порядок действий и свои права, чтобы избежать проблем при переходе на новое место работы. 🔄

Пошаговый процесс получения трудовой книжки при увольнении:

1. Подайте заявление об увольнении с соблюдением установленного срока предупреждения (обычно 2 недели)
2. В последний рабочий день работодатель обязан выдать вам трудовую книжку с внесённой записью об увольнении
3. При получении трудовой книжки поставьте подпись в личной карточке и в книге учёта движения трудовых книжек
4. Проверьте правильность всех записей, особенно последней — об увольнении (должно быть указано основание со ссылкой на статью ТК РФ)
5. Предоставьте трудовую книжку новому работодателю при трудоустройстве

Если вы перешли на электронный формат трудовой книжки, физический документ вам выдан не будет. При этом в день увольнения работодатель обязан предоставить вам заверенные сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Эту форму вы и предоставите новому работодателю вместо бумажной трудовой книжки.

Важно примечание: если вы сохранили бумажную трудовую книжку наряду с электронной, то работодатель должен вести оба формата и выдать вам бумажную версию при увольнении.

Что делать при утере трудовой книжки и как её восстановить

Потеря трудовой книжки — ситуация неприятная, но решаемая. Если вы обнаружили, что документ утерян, необходимо оперативно приступить к его восстановлению. 🔍

Алгоритм действий при утере трудовой книжки:

1. Обратитесь к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата
2. Приложите к заявлению документы, подтверждающие факт работы (трудовые договоры, справки, выписки из приказов)
3. Соберите документы с предыдущих мест работы (справки о стаже, копии приказов, выписки из лицевых счетов)
4. Дождитесь оформления дубликата (работодатель обязан сделать это в течение 15 дней)
5. Если потеряна трудовая книжка с текущего места работы, работодатель может взыскать с вас стоимость бланка

Если трудовая книжка была утрачена работодателем, то вся ответственность за восстановление документа ложится на него. В этом случае работодатель обязан оформить дубликат за свой счет и без взимания платы с работника.

Дополнительные способы подтверждения трудового стажа:

• Запросите в Пенсионном фонде России (СФР) выписку о состоянии индивидуального лицевого счёта (форма СЗИ-ИЛС)
• Соберите справки из архивов предприятий, где вы работали
• При ликвидации организаций обратитесь в государственные архивы по месту регистрации этих компаний
• В крайнем случае, стаж может быть подтверждён свидетельскими показаниями (для периодов работы до 2002 года)

Помните, что при восстановлении трудовой книжки в неё вносятся только те сведения, которые подтверждены документально. Поэтому постарайтесь собрать максимальное количество подтверждающих документов.

Права работника при отказе выдать трудовую книжку

К сожалению, некоторые работодатели используют трудовую книжку как инструмент давления на сотрудника, задерживая её выдачу при увольнении. Такие действия незаконны, и у вас есть четкий алгоритм защиты своих прав. ⚖️

Последовательность действий при отказе выдать трудовую книжку:

1. Направьте работодателю письменное требование о выдаче трудовой книжки, желательно заказным письмом с уведомлением
2. Сохраните копию требования и доказательство его отправки/вручения
3. Если в течение 3 рабочих дней трудовая книжка не выдана, обратитесь в Государственную инспекцию труда
4. Подайте жалобу в прокуратуру на нарушение трудовых прав
5. При необходимости обратитесь в суд с исковым заявлением

Важно знать, что работодатель несет материальную ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. Согласно ст. 234 ТК РФ, он обязан возместить вам заработок за все время вынужденного прогула, вызванного невозможностью трудоустроиться из-за отсутствия трудовой книжки.

Требуемые доказательства для обращения за защитой прав:

• Копия заявления об увольнении с отметкой о принятии
• Копия приказа об увольнении (если он был издан)
• Письменное требование о выдаче трудовой книжки с доказательством вручения
• Свидетельские показания (если требование вручалось лично)
• Документы, подтверждающие попытки трудоустройства в период отсутствия трудовой книжки

Если у вас электронная трудовая книжка, и работодатель не выдает форму СТД-Р, алгоритм действий такой же. Дополнительно вы можете самостоятельно получить сведения о трудовой деятельности через портал Госуслуг или МФЦ (форма СТД-ПФР/СТД-СФР).

Трудовая книжка — это не просто бумага с печатями, а документ, напрямую влияющий на вашу карьеру, пенсионные права и трудоустройство. Знание правил её получения, хранения и восстановления — обязательный навык каждого работающего человека. Не позволяйте нерадивым работодателям нарушать ваши права, а при возникновении сложностей действуйте решительно и опирайтесь на закон. Помните: грамотное обращение с трудовой документацией сегодня — это защита ваших интересов завтра.