Оформление приказа о приеме на работу: пошаговая инструкция Т-1

Для кого эта статья:

• Кадровики и HR-менеджеры
• Руководители компаний и индивидуальные предприниматели

• Студенты и специалисты, желающие улучшить свои навыки в области кадрового делопроизводства

  Правильное оформление приказа о приеме на работу — критически важный этап в трудоустройстве сотрудника, который зачастую вызывает затруднения даже у опытных кадровиков. Ошибки в этом документе могут привести к серьезным юридическим последствиям: от штрафов при проверках до проблем в трудовых спорах. Приказ по форме Т-1 — основа документального оформления трудовых отношений, которая требует безупречного исполнения. Рассмотрим исчерпывающий алгоритм создания этого документа с учетом всех нюансов и актуальных требований законодательства в 2025 году. 📝

Хотите избежать ошибок в кадровом документообороте и повысить свою экспертность? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro — комплексная программа, которая научит вас правильно оформлять не только приказы о приеме на работу, но и всю необходимую трудовую документацию. Практические задания, реальные кейсы и поддержка опытных наставников помогут вам стать востребованным HR-специалистом в кратчайшие сроки.

Что такое приказ о приеме на работу по форме Т-1

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу по форме Т-1 — это унифицированный документ, утвержденный постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1. Он является юридическим основанием для возникновения трудовых правоотношений между работодателем и работником после заключения трудового договора.

Форма Т-1 используется для оформления и учета сотрудников, принимаемых на работу по трудовому договору в организацию или к индивидуальному предпринимателю. Альтернативой является форма Т-1а для оформления группы сотрудников.

Елена Петрова, руководитель отдела кадров Помню случай, когда в нашу компанию пришла проверка из инспекции труда. Инспектор обратил особое внимание на приказы о приеме сотрудников. В одном из них мы указали неверную дату начала работы, не совпадающую с датой в трудовом договоре. Казалось бы, мелочь, но это привело к штрафу в размере 50 000 рублей. После этого мы разработали контрольный лист для проверки приказов с основными пунктами, который позволяет избежать таких ошибок. Теперь перед подписанием каждый приказ проходит двойную проверку.

Важно понимать, что хотя с 2013 года использование унифицированных форм не является строго обязательным, форма Т-1 остается наиболее удобным и юридически защищенным вариантом оформления приема на работу, поскольку содержит все необходимые реквизиты и соответствует требованиям трудового законодательства.

Основные функции приказа Т-1 включают:

• Юридическое оформление начала трудовых отношений
• Документальное закрепление условий труда сотрудника
• Учет личного состава
• Обеспечение законности трудовых отношений
• Подтверждение для налоговых и статистических органов

Приказ служит основанием для внесения записи в трудовую книжку, личную карточку работника (форма Т-2) и для расчета заработной платы.

Законодательные требования к оформлению приказа

При оформлении приказа о приеме на работу необходимо строго соблюдать требования действующего законодательства РФ. В 2025 году основными нормативными документами, регулирующими этот процесс, являются:

• Трудовой кодекс РФ (особенно статьи 16, 56, 67, 68)
• Федеральный закон "О персональных данных" №152-ФЗ
• Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1
• Приказ Росархива от 20.12.2019 №236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов"

Согласно статье 68 ТК РФ, прием на работу оформляется приказом работодателя на основании заключенного трудового договора. Приказ о приеме должен быть издан не позднее трех рабочих дней с даты фактического начала работы сотрудника.

Ключевые законодательные требования к приказу о приеме на работу по форме Т-1:

1. Приказ должен быть издан только при наличии заключенного трудового договора
2. Содержание приказа должно строго соответствовать условиям трудового договора
3. Работник должен быть ознакомлен с приказом под подпись в трехдневный срок со дня фактического начала работы
4. По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа
5. Приказ должен храниться в организации 75 лет (для документов, созданных после 2003 года)

Важно! С 2020 года действует новый перечень документов с указанием сроков хранения. Для приказов по личному составу, связанных с приемом на работу, этот срок составляет 75 лет.

При использовании собственной формы приказа (не унифицированной) необходимо включить все обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете":

• Наименование документа
• Дата составления
• Наименование организации
• Содержание хозяйственной операции
• Измерители хозяйственной операции (в денежном выражении)
• Должности лиц, ответственных за совершение операции
• Подписи указанных лиц с расшифровкой

Не можете определиться с карьерной траекторией в HR? Пройдите Тест на профориентацию от Skypro и узнайте, подходит ли вам карьера в кадровом делопроизводстве. Тестирование выявит ваши сильные стороны и предрасположенность к работе с документами, что особенно важно для специалистов, занимающихся оформлением приказов и других кадровых документов. Результаты помогут выбрать оптимальное направление развития в HR-сфере!

Пошаговая инструкция оформления приказа Т-1

Грамотное оформление приказа о приеме на работу требует системного подхода. Следуя пошаговой инструкции, вы сможете избежать типичных ошибок и обеспечить юридическую чистоту документа. 📋

Шаг 1: Подготовка необходимых документов и информации

Перед составлением приказа убедитесь, что у вас есть:

• Подписанный трудовой договор с работником
• Заявление о приеме на работу (если предусмотрено в организации)
• Паспортные данные сотрудника
• Информация о должности и подразделении
• Данные о тарифной ставке/окладе согласно штатному расписанию
• Информация об испытательном сроке (при наличии)
• Характер работы (основная/по совместительству)

Шаг 2: Заполнение шапки документа

Внесите следующие данные:

• Полное наименование организации (согласно учредительным документам)
• Код организации по ОКПО
• Номер документа (согласно журналу регистрации приказов)
• Дата составления (дата издания приказа)

Шаг 3: Внесение информации о работнике и условиях труда

Заполните основные поля:

• ФИО работника в родительном падеже (Кого? Иванова Ивана Ивановича)
• Табельный номер (присваивается в организации)
• Структурное подразделение
• Должность (профессия, специальность)
• Характер работы
• Условия приема на работу (если есть особенности)
• Тарифная ставка или оклад
• Надбавки (при наличии)

Шаг 4: Указание срока работы

Если договор бессрочный — поля с датой не заполняются. При срочном договоре укажите:

• Дату начала работы
• Дату окончания работы
• Основание для заключения срочного договора (статью ТК РФ)

Шаг 5: Отражение информации об испытательном сроке

При наличии испытания укажите его продолжительность (в месяцах или календарных днях).

Шаг 6: Указание оснований для издания приказа

В разделе "Основание" укажите:

• Реквизиты трудового договора (номер и дата)
• Иные документы (при необходимости): заявление, решение конкурсной комиссии и т.д.

Шаг 7: Утверждение приказа

Приказ должен быть подписан руководителем организации или уполномоченным им лицом с указанием должности, расшифровкой подписи.

Шаг 8: Ознакомление работника с приказом

Работник должен расписаться в приказе, подтверждая своё ознакомление с документом. Рядом с подписью указывается дата ознакомления.

Правила заполнения полей в приказе о приеме на работу

Корректное заполнение каждого поля формы Т-1 имеет критическое значение. Рассмотрим детально правила заполнения всех разделов приказа о приеме на работу. 🔍

Заголовочная часть

• Наименование организации — указывается полное наименование согласно учредительным документам, без сокращений. Для индивидуальных предпринимателей — ФИО полностью.
• Код ОКПО — указывается присвоенный организации код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.
• Номер документа — порядковый номер согласно журналу регистрации приказов по личному составу.
• Дата составления — дата издания приказа в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Основная часть

• ФИО работника — указывается полностью в родительном падеже (ответ на вопрос "Кого?").
• Табельный номер — индивидуальный номер, присваиваемый работнику для учета рабочего времени.
• Структурное подразделение — указывается точное название согласно штатному расписанию (например, "Отдел маркетинга", "Бухгалтерия").
• Должность (профессия, специальность) — наименование должности в соответствии со штатным расписанием, без сокращений.
• Условия приема на работу, характер работы — указывается постоянно, временно, сезонно или по совместительству.

Условия оплаты труда

• Тарифная ставка (оклад) — указывается цифрами и прописью сумма в рублях в соответствии со штатным расписанием.
• Надбавка — при наличии указывается вид надбавки и ее размер (в рублях или процентах).

Период работы

• При бессрочном трудовом договоре поля с датами не заполняются.
• При срочном договоре указывается дата начала и окончания работы в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Основание срочного трудового договора — указывается статья ТК РФ, обосновывающая срочный характер работы.

Испытательный срок

Если работнику устанавливается испытание, необходимо указать его продолжительность в месяцах или календарных днях. Важно: срок испытания не может превышать 3 месяца для рядовых сотрудников и 6 месяцев для руководящего состава согласно ст. 70 ТК РФ.

Основание

В строке "Основание" указываются:

• Номер и дата трудового договора
• Дополнительные документы (при наличии): заявление работника, медицинское заключение и т.д.

Подписи

• Руководитель организации — должность, личная подпись с расшифровкой (фамилия, инициалы).
• Работник — в строке "С приказом (распоряжением) работник ознакомлен" сотрудник ставит подпись и дату ознакомления.

При заполнении формы Т-1 не допускаются исправления, зачеркивания или использование корректора. При обнаружении ошибки следует оформить новый документ.

Михаил Сорокин, HR-директор В моей практике был случай, когда для ускорения процесса мы сначала оформили сотрудника на одну должность, а через неделю перевели на другую, хотя изначально планировалось именно вторая позиция. Это создало целый каскад проблем: дополнительную работу с документами, путаницу в бухгалтерии при начислении зарплаты и недовольство самого сотрудника.

Главный урок, который я извлек: никогда не экономьте время на корректности первичного оформления. Теперь у нас действует правило: приказ о приеме готовится только после окончательного согласования всех условий со всеми заинтересованными сторонами. Это позволило избежать подобных ситуаций в дальнейшем и значительно повысило уровень доверия к HR-отделу.

Типичные ошибки при оформлении приказа и их устранение

Даже опытные кадровики допускают ошибки при оформлении приказов о приеме на работу. Рассмотрим наиболее распространенные из них и способы их предотвращения или исправления. ⚠️

Несоответствие данных в приказе и трудовом договоре

Одна из самых критичных ошибок — расхождение информации в приказе и трудовом договоре:

• Разные даты начала работы
• Несоответствие должностей
• Различные суммы окладов
• Разные условия испытательного срока

Решение: Перед подписанием приказа всегда сверяйте его с трудовым договором. Создайте чек-лист для проверки соответствия ключевых полей.

Нарушение сроков издания и ознакомления с приказом

Согласно ТК РФ, приказ должен быть издан не позднее трех рабочих дней с момента фактического начала работы, а работник ознакомлен с ним под подпись.

Решение: Внедрите систему напоминаний о сроках оформления документов. Настройте автоматические уведомления в кадровых программах или используйте календарь задач.

Некорректное указание оснований для приема на работу

Частая ошибка — отсутствие или неправильное указание документов, послуживших основанием для приказа.

Решение: Всегда указывайте номер и дату трудового договора и дополнительных документов (при наличии). Храните документы-основания в личном деле сотрудника.

Ошибки в указании структурного подразделения и должности

Наименования должностей и подразделений должны точно соответствовать штатному расписанию.

Решение: Используйте актуальное штатное расписание при оформлении приказа. Создайте справочник должностей и подразделений для быстрой сверки.

Неправильное оформление испытательного срока

Ошибки в указании продолжительности испытания или назначение испытательного срока категориям работников, для которых он не может устанавливаться согласно ст. 70 ТК РФ.

Решение: Разработайте памятку по категориям работников, которым нельзя устанавливать испытание. Проверяйте соответствие срока испытания законодательным ограничениям.

Отсутствие обязательных реквизитов и подписей

Приказ без номера, даты, подписи руководителя или работника юридически уязвим.

Решение: Внедрите многоступенчатую проверку документа перед передачей его на подпись руководителю и сотруднику.

Исправление ошибок в уже подписанном приказе

Зачеркивания, исправления или использование корректора недопустимы в кадровых документах.

Решение: При обнаружении ошибки в подписанном приказе необходимо издать приказ об отмене ошибочного документа и оформить новый корректный приказ.

Неверное определение характера работы

Путаница между основной работой и совместительством, неправильное указание условий приема.

Решение: Четко определяйте характер трудовых отношений на этапе подготовки трудового договора. Проводите дополнительное собеседование с кандидатом для уточнения.

Алгоритм действий при обнаружении ошибки в приказе:

1. Если ошибка обнаружена до подписания — оформите новый документ
2. Если приказ подписан только руководителем — объясните ситуацию и переоформите документ
3. Если приказ полностью оформлен и подписан всеми сторонами — издайте приказ об отмене ошибочного документа с указанием причины и оформите новый правильный приказ
4. Внесите соответствующие записи в журнал регистрации приказов
5. При необходимости внесите изменения в связанные документы (личная карточка, трудовая книжка)

Грамотно оформленный приказ о приеме на работу — не просто формальность, а юридический фундамент трудовых отношений. Систематизированный подход к заполнению формы Т-1, внимание к деталям и регулярная сверка с первоисточниками помогут избежать ошибок и защитить интересы как работодателя, так и сотрудника. Инвестируйте время в создание качественной системы проверки кадровых документов — это многократно окупится отсутствием штрафов и трудовых споров в будущем.