Оформление по трудовой книжке: пошаговая инструкция и документы

Для кого эта статья:

• Соискатели, впервые устраивающиеся на работу
• Специалисты HR и кадровые работники

• Люди, интересующиеся вопросами трудового законодательства и прав работников

  Первый рабочий день на новом месте всегда немного волнителен. Но когда дело доходит до оформления документов, волнение может перерасти в настоящую головную боль. Особенно если вы впервые сталкиваетесь с процедурой официального трудоустройства или давно не меняли работу. Правильное оформление трудовой книжки — это не просто формальность, а важнейший элемент защиты ваших трудовых прав. Разберемся по шагам, как должен происходить этот процесс, чтобы в будущем избежать неприятных сюрпризов. 📝

Хотите стать экспертом по трудовому оформлению и развить карьеру в HR? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro даст вам не только теоретические знания о правильном оформлении трудовых книжек, но и научит всем тонкостям кадрового делопроизводства. Вы освоите навыки, которые позволят грамотно оформлять любые трудовые отношения и значительно повысите свою ценность как специалиста на рынке труда.

Что такое оформление по трудовой книжке: правовые основы

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Несмотря на появление электронных трудовых книжек, бумажный вариант по-прежнему остается актуальным для большинства работающих граждан. Правовую основу для оформления трудовых отношений составляют:

• Трудовой кодекс РФ (в частности, ст. 66 и 66.1)
• Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках»
• Постановление Минтруда России от 10.10.2003 №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»
• Приказ Минтруда России от 19.05.2021 №320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»

Важно понимать: оформление по трудовой книжке — это не просто запись в документе, а целый комплекс юридических процедур, которые фиксируют возникновение официальных трудовых отношений между работником и работодателем.

Елена Петрова, HR-директор с 15-летним стажем: «Однажды ко мне обратился сотрудник с проблемой подтверждения стажа для пенсии. В трудовой книжке обнаружились критические ошибки в записях, допущенные его бывшим работодателем: неверно указанные даты приема, отсутствие необходимых печатей и подписей. Решение проблемы заняло почти полгода, включая судебные разбирательства. Это яркий пример того, почему так важно уделять внимание правильному оформлению трудовой книжки с самого начала. Любая ошибка или небрежность может обернуться серьезными последствиями в будущем, особенно когда дело коснется пенсионного обеспечения или подтверждения профессионального опыта. С тех пор я взяла за правило проводить для новых сотрудников короткий инструктаж о значимости трудовой книжки и рекомендую всем периодически проверять правильность содержащихся в ней записей. Это ваша трудовая биография, и относиться к ней нужно со всей серьезностью.»

Оформление трудовых отношений с использованием трудовой книжки дает работнику ряд преимуществ, которые необходимо учитывать:

Документы для оформления по трудовой книжке

При оформлении трудовых отношений с фиксацией в трудовой книжке необходимо подготовить определенный комплект документов. Законодательство четко регламентирует, какие бумаги обязательны, а какие работодатель не имеет права требовать. 📄

Для корректного оформления по трудовой книжке понадобятся следующие документы:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
• Трудовая книжка (если это не первое трудоустройство)
• СНИЛС
• Документ об образовании и квалификации
• Документы воинского учета (для военнообязанных)
• Справка о наличии/отсутствии судимости (для определенных должностей)
• Медицинское заключение (для некоторых профессий)

Если человек устраивается на работу впервые, трудовую книжку оформляет работодатель. С января 2021 года работник имеет право выбрать, вести трудовую книжку в бумажном виде или перейти на электронный формат.

Михаил Соколов, кадровый консультант: «Ко мне часто обращаются молодые специалисты, впервые устраивающиеся на официальную работу. Помню случай с Анной, выпускницей юридического факультета. Она пришла на собеседование в крупную компанию и получила предложение о работе, но столкнулась с неожиданностью: работодатель требовал от нее предоставить характеристику с места учебы, справку о составе семьи и рекомендательные письма от преподавателей. Анна обратилась ко мне за консультацией, не уверенная в правомерности таких требований. Я объяснил, что согласно ст. 65 ТК РФ работодатель не имеет права требовать документы, не предусмотренные законодательством. После нашей беседы Анна вежливо, но твердо указала HR-менеджеру на несоответствие требований закону и была оформлена на работу без предоставления лишних документов. Этот случай — отличный пример того, как важно знать свои права при трудоустройстве. Не все требования работодателей законны, и умение отстоять свою позицию может уберечь от лишних сложностей при оформлении.»

При подготовке к оформлению трудовых отношений важно помнить о документах, которые работодатель не имеет права требовать:

Задумываетесь о смене профессии или хотите убедиться, что HR-направление — ваше призвание? Пройдите Тест на профориентацию от Skypro. Он поможет определить, насколько работа с кадровой документацией и трудовыми книжками соответствует вашим природным склонностям и профессиональным амбициям. Тест разработан экспертами в области HR и психологии труда, учитывает множество факторов, включая личностные особенности и профессиональные предпочтения.

Пошаговый алгоритм оформления трудовых отношений

Корректное оформление трудовых отношений с использованием трудовой книжки представляет собой последовательность чётко регламентированных действий. Рассмотрим подробно каждый шаг этого процесса: 🔄

1. Предоставление документов соискателем
   • Паспорт (проверяется актуальность данных)
   • Трудовая книжка (если не первое трудоустройство)
   • СНИЛС и документы об образовании
2. Написание заявления о приеме на работу
   • Указывается должность, структурное подразделение
   • Дата начала работы
   • Условия труда (полный/неполный рабочий день и т.д.)
3. Заключение трудового договора
   • Составляется в двух экземплярах
   • Подписывается обеими сторонами
   • Один экземпляр передается работнику, что подтверждается его подписью на экземпляре работодателя
4. Издание приказа о приеме на работу
   • Оформляется по унифицированной форме Т-1 или Т-1а (при приеме нескольких работников)
   • Издается на основании заключенного трудового договора
   • Работник должен быть ознакомлен с приказом под подпись в трехдневный срок
5. Внесение записи в трудовую книжку
   • В раздел «Сведения о работе» вносится информация о приеме
   • Указывается номер и дата приказа
   • Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации
6. Оформление личной карточки работника
   • Заполняется форма Т-2
   • Вносятся персональные данные, сведения об образовании, стаже
   • Работник знакомится с записями и ставит подпись
7. Регистрация в системах учета
   • Внесение данных в журнал учета трудовых книжек
   • Регистрация в системе персонифицированного учета

Особое внимание следует уделить ситуации, когда работник устраивается на первое место работы. В этом случае трудовая книжка оформляется работодателем в течение 5 рабочих дней после приема. Бланк трудовой книжки приобретается работодателем за свой счет, но впоследствии его стоимость может быть взыскана с работника.

При приеме на работу по совместительству в основной трудовой книжке запись не делается. Запись может быть внесена по желанию работника при предъявлении справки с места работы по совместительству.

Правила заполнения трудовой книжки при приеме на работу

Правильное заполнение трудовой книжки — не просто формальность, а юридически значимая процедура, которая может существенно повлиять на будущее работника. Ошибки и неточности способны создать серьезные проблемы при оформлении пенсии, получении пособий или подтверждении стажа. ✏️

Основные правила заполнения трудовой книжки при приеме на работу:

1. Титульный лист (при оформлении впервые):
   • Фамилия, имя, отчество указываются полностью без сокращений
   • Дата рождения записывается на основании паспорта
   • Образование указывается в соответствии с документами об образовании
   • Профессия (специальность) вписывается согласно документу о квалификации
   • Дата заполнения — дата приема на работу
   • Титульный лист подписывается владельцем трудовой книжки и ответственным лицом
2. Внесение записи о приеме на работу (раздел «Сведения о работе»):
   • В графе 1 указывается порядковый номер записи
   • В графе 2 — дата приема (число, месяц, год — цифрами)
   • В графе 3:
   • Полное наименование организации
   • Наименование структурного подразделения (если указано в приказе)
   • Должность/профессия в соответствии со штатным расписанием
   • Для работников с испытательным сроком — указание этого условия
   • В графе 4 — номер и дата приказа о приеме

Важно помнить о требованиях к чернилам и почерку: записи вносятся аккуратно, разборчивым почерком, перьевой, гелевой или шариковой ручкой с чернилами черного, синего или фиолетового цвета (не карандашом!). Сокращения при внесении записей не допускаются, за исключением общепринятых (например, «ИП», «АО»).

Рассмотрим примеры правильного заполнения записи о приеме на работу в трудовую книжку:

Если совершена ошибка при внесении записи, исправлять её путем зачеркивания или использования корректора категорически запрещено. Неверная запись должна быть признана недействительной, а затем внесена правильная информация. Признание записи недействительной производится путем внесения новой записи: «Запись за номером ... недействительна» с указанием основания.

Нюансы и сроки оформления по трудовой книжке

Процесс оформления трудовой книжки сопровождается множеством деталей и нюансов, которые важно учитывать для избежания проблем в будущем. Знание точных сроков и особых случаев поможет как работникам, так и работодателям соблюсти все требования законодательства. ⏱️

Ключевые сроки, связанные с оформлением трудовой книжки:

• 5 рабочих дней — срок оформления трудовой книжки работнику, впервые поступающему на работу
• 3 рабочих дня — срок, в течение которого сотрудник должен быть ознакомлен с приказом о приеме на работу
• Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа — срок внесения записи о приеме на работу в трудовую книжку
• Не позднее 3 рабочих дней — срок выдачи трудовой книжки при увольнении

Особые случаи, требующие дополнительного внимания:

1. Утрата или повреждение трудовой книжки
   • Работодатель обязан оформить дубликат в течение 15 дней со дня подачи работником заявления
   • Для восстановления записей могут потребоваться справки с прежних мест работы
2. Оформление работника, имеющего электронную трудовую книжку
   • Работодатель не делает записей в бумажную трудовую книжку
   • Сведения о трудоустройстве передаются в ПФР в электронном виде
3. Прием иностранного гражданина
   • Оформление трудовой книжки производится на общих основаниях
   • Дополнительно проверяется наличие разрешительных документов на работу
4. Прием на дистанционную работу
   • По соглашению сторон сведения могут не вноситься в трудовую книжку
   • В этом случае подтверждением стажа будет трудовой договор

Важно учитывать требования к хранению трудовых книжек. Работодатель обязан обеспечить их сохранность, исключив несанкционированный доступ, порчу или утрату. Трудовые книжки хранятся в сейфах или металлических шкафах, оборудованных надежными запорами.

Не стоит забывать и об административной ответственности за нарушение порядка оформления трудовых книжек. Штрафы могут составлять:

• Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей
• Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей

При повторном нарушении санкции ужесточаются и могут включать дисквалификацию должностных лиц на срок от одного года до трех лет.

Правильное оформление трудовой книжки — это не просто формальность, а гарантия защиты ваших трудовых прав. Относитесь к этому документу со всей серьезностью: проверяйте правильность вносимых записей, храните трудовую книжку в надежном месте, своевременно запрашивайте внесение необходимых сведений. Помните, что ответственность за точность информации в трудовой книжке лежит не только на работодателе, но и на вас. Внимательность сегодня — это ваша уверенность в социальных гарантиях завтра. Берегите документальное подтверждение своего профессионального пути!