Обязан ли работодатель выдавать расчетный лист ежемесячно – нормы ТК

Для кого эта статья:

• Сотрудники, которые получают зарплату и хотят понимать свои права на получение расчетных листов
• Специалисты по управлению персоналом и HR-менеджеры, стремящиеся к соблюдению трудового законодательства

• Работодатели, заинтересованные в правильном оформлении расчетов и избежании административных штрафов

  Многие сотрудники сталкиваются с ситуацией, когда месяц за месяцем получают заработную плату без какого-либо документального подтверждения начислений и удержаний. "Моя зарплата меньше обещанной, но доказать ничего не могу", "Не понимаю, за что мне вычли часть премии" — эти фразы звучат на удивление часто. Между тем, российское законодательство однозначно определяет обязанность работодателя предоставлять расчетный лист при выплате зарплаты. Разберемся детально, каковы правила в 2025 году, и что делать, если ваши права нарушаются. ??

Точное знание трудового законодательства — важнейший навык для специалистов по управлению персоналом. На Курсе «HR-менеджер» с нуля от Skypro вы научитесь не только грамотно оформлять расчетные листы, но и выстраивать все HR-процессы в соответствии с законодательством. Студенты курса изучают реальные кейсы и осваивают практические инструменты, позволяющие избежать штрафов и репутационных рисков для компании. Инвестируйте в свое профессиональное будущее уже сегодня!

Законодательная обязанность выдачи расчетных листов

Обязанность работодателя выдавать расчетный лист закреплена в Трудовом кодексе РФ. Согласно части 1 статьи 136 ТК РФ, при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период. Данная норма является императивной, то есть обязательной к исполнению всеми работодателями независимо от формы собственности и численности штата. ??

Важно понимать, что эта обязанность распространяется на все виды трудовых отношений:

• Стандартный трудовой договор на полную ставку
• Работа по совместительству
• Срочный трудовой договор
• Работа на условиях неполного рабочего времени
• Дистанционная работа

Законодательная база, регулирующая выдачу расчетных листов, включает несколько ключевых документов:

Марина Соколова, главный HR-эксперт:

Однажды ко мне обратился клиент, руководитель небольшой IT-компании, который был уверен, что расчетные листы — это "бюрократическая формальность". В компании была внедрена система электронных платежей, и сотрудники видели только итоговую сумму на карте. После проверки трудовой инспекции компания получила штраф в размере 50 000 рублей. Руководитель был шокирован: "Я же плачу им даже больше рыночной ставки!". Пришлось объяснять, что дело не в размере оплаты, а в праве сотрудника знать, из чего складывается его зарплата. После внедрения системы электронных расчетных листов количество вопросов от сотрудников о начислениях сократилось на 80%, а уровень доверия к компании значительно вырос.

Важно отметить, что с 2023 года усилился контроль за соблюдением данной нормы. По данным Роструда, за 2024 год количество проверок по вопросам предоставления расчетных листов увеличилось на 23% по сравнению с предыдущим годом.

Требования ТК к содержанию и форме расчетного листка

Трудовой кодекс устанавливает минимальные требования к содержанию расчетного листка. Согласно части 1 статьи 136 ТК РФ, в расчетном листке должны быть указаны:

• Составные части заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период
• Размеры иных сумм, начисленных работнику (доплаты, надбавки, премии и т.д.)
• Размеры и основания произведенных удержаний
• Общая денежная сумма, подлежащая выплате

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии). Это означает, что каждая организация может разработать свой шаблон расчетного листка, но с обязательным включением всех элементов, предусмотренных законодательством. ??

В 2025 году актуальными остаются два формата предоставления расчетных листов:

При выборе электронного формата работодатель должен учитывать ряд дополнительных требований:

• Необходимо закрепить порядок электронной выдачи расчетных листков в локальном нормативном акте
• Получить согласие работников на получение расчетных листков в электронном виде
• Обеспечить защиту персональных данных при пересылке и хранении электронных расчетных листков
• Гарантировать сотрудникам доступ к их расчетным листкам (например, через корпоративный портал или специальное приложение)

По данным исследования HeadHunter, в 2024 году около 62% российских компаний уже полностью перешли на электронный формат расчетных листков, 27% используют смешанную систему, и только 11% сохраняют исключительно бумажный формат.

Периодичность выдачи: обязательство ежемесячного предоставления

Трудовой кодекс однозначно определяет периодичность выдачи расчетных листков. Согласно статье 136 ТК РФ, расчетный листок должен выдаваться при каждой выплате заработной платы. Учитывая, что заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, возникает вопрос: нужно ли выдавать расчетный лист дважды в месяц? ???

Официальная позиция Роструда, выраженная в Письме от 18.07.2012 №ПГ/5089-6-1, разъясняет данную ситуацию: расчетный листок необходимо выдавать при окончательном расчете за месяц. Это означает, что работодатель обязан выдавать расчетный лист ежемесячно, а не дважды в месяц.

Дмитрий Волков, инспектор по труду:

В моей практике был случай с крупной производственной компанией, которая предоставляла расчетные листы только по требованию сотрудников. Руководство аргументировало это тем, что "никто из работников никогда не интересовался деталями начислений". При плановой проверке мы обнаружили, что более 70% персонала даже не знали о своем праве получать расчетные листы. Компания была привлечена к административной ответственности. После внедрения обязательной выдачи расчетных листов каждому сотруднику ежемесячно, в компании обнаружились и исправились многочисленные ошибки в начислениях, что позволило избежать потенциальных трудовых споров. Этот случай наглядно демонстрирует, что ежемесячная выдача расчетных листов — это не просто формальность, а важный элемент прозрачности трудовых отношений.

Ключевые моменты относительно периодичности выдачи расчетных листков:

• Расчетный лист должен выдаваться не реже одного раза в месяц
• Выдача должна совпадать с моментом окончательного расчета за месяц
• Работодатель не вправе выдавать расчетные листы реже, чем ежемесячно (например, ежеквартально или по запросу)
• Если сотрудник находится в отпуске или на больничном, расчетный лист все равно должен быть предоставлен
• При увольнении работника ему также должен быть выдан расчетный лист в день окончательного расчета

При использовании электронного формата расчетных листков работодатель также обязан обеспечить их ежемесячную доступность для сотрудников. Это может быть реализовано через:

• Отправку на корпоративную или личную электронную почту
• Размещение в личном кабинете сотрудника в корпоративной системе
• Доступ через специализированное мобильное приложение
• Предоставление через систему электронного документооборота

Правильно выбранная профессия гарантирует не только профессиональную реализацию, но и четкое понимание своих трудовых прав. Узнайте, подходит ли вам карьера в HR или юриспруденции, пройдя Тест на профориентацию от Skypro. Всего за 10 минут вы получите детальный анализ ваших склонностей и рекомендации по карьерному развитию. Понимание своих сильных сторон поможет выбрать сферу, где вы сможете не только реализовать потенциал, но и грамотно защищать свои права.

Ответственность работодателя за невыдачу расчетных листов

Невыполнение работодателем обязанности по выдаче расчетных листков влечет за собой административную ответственность. Согласно части 1 статьи 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ), нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, влечет предупреждение или наложение административного штрафа. ??

Размеры штрафов за невыдачу расчетных листков в 2025 году составляют:

• Для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей
• Для индивидуальных предпринимателей — от 1 000 до 5 000 рублей
• Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей

В случае повторного нарушения суммы штрафов существенно увеличиваются:

• Для должностных лиц — от 20 000 до 30 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трех лет
• Для индивидуальных предпринимателей — от 10 000 до 30 000 рублей
• Для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 рублей

Помимо административной ответственности, невыдача расчетных листков может иметь и другие негативные последствия для работодателя:

• Возникновение трудовых споров из-за непрозрачности начислений
• Ухудшение морально-психологического климата в коллективе
• Повышенное внимание контролирующих органов к деятельности организации
• Репутационные риски на рынке труда
• Потенциальные судебные иски от работников

По статистике Роструда, в 2024 году невыдача расчетных листков стала причиной более 15% всех обращений работников в инспекцию труда. Это указывает на высокую значимость данного вопроса для трудовых отношений.

Действия работника при нарушении права на расчетный лист

Если работодатель не выполняет обязанность по выдаче расчетных листков ежемесячно, работник имеет право защищать свои трудовые права различными способами. Алгоритм действий работника может выглядеть следующим образом: ???

1. Обращение к работодателю

   • Направить письменное заявление работодателю с просьбой предоставить расчетный лист
   • Запросить утвержденную в организации форму расчетного листка
   • Указать в заявлении ссылки на статью 136 ТК РФ

2. Обращение в комиссию по трудовым спорам (КТС)

   • Подать заявление в КТС, если она создана в организации
   • Сформулировать требование о соблюдении права на получение расчетного листка
   • Участвовать в заседании КТС при рассмотрении заявления

3. Обращение в трудовую инспекцию

   • Подготовить письменную жалобу в Государственную инспекцию труда
   • Приложить копии документов, подтверждающих трудовые отношения
   • Описать систематичность нарушения (как часто не выдаются расчетные листы)
   • Подать жалобу лично, по почте или через официальный портал Онлайнинспекция.рф

4. Обращение в прокуратуру

   • Составить заявление о нарушении трудовых прав
   • Указать факты систематического нарушения права на получение расчетного листка
   • Запросить проведение прокурорской проверки в отношении работодателя

5. Обращение в суд

   • Подготовить исковое заявление о нарушении трудовых прав
   • Собрать доказательственную базу (свидетельские показания, переписка с работодателем)
   • Обратиться в районный суд по месту нахождения работодателя или по своему месту жительства

При подготовке обращений в контролирующие органы необходимо учитывать следующие рекомендации:

• Максимально точно описывать факты нарушений с указанием дат
• Собирать доказательства (письменные отказы в выдаче расчетных листков, свидетельские показания коллег)
• Формулировать конкретные требования (например, обязать работодателя выдавать расчетные листки ежемесячно)
• Сохранять копии всех направленных обращений и полученных ответов

По данным судебной статистики за 2024 год, около 83% исков работников о нарушении права на получение расчетного листка были удовлетворены, что свидетельствует о высокой вероятности положительного разрешения подобных споров в пользу работников.

Понимание своих трудовых прав — фундамент стабильных и справедливых трудовых отношений. Расчетный лист — это не просто бумажка с цифрами, а важный инструмент контроля за правильностью начислений и гарантия прозрачности в отношениях с работодателем. Требуя его ежемесячно, вы не проявляете недоверие, а реализуете законное право, закрепленное в Трудовом кодексе. Помните: информированный сотрудник — защищенный сотрудник.