Можно ли иметь несколько трудовых книжек: правовые аспекты и нюансы

Для кого эта статья:

• Работники, интересующиеся правовыми аспектами трудовых книжек и трудового стажа в России.
• Работодатели и HR-специалисты, нуждающиеся в информации по кадровому делопроизводству и трудовому праву.

• Люди, работающие по совместительству и желающие правильно оформлять свои трудовые отношения.

  Вопрос о наличии нескольких трудовых книжек беспокоит многих — от совместителей до тех, кто случайно потерял свой основной документ учёта стажа. Действительно ли российский закон допускает существование "двойной" трудовой биографии? По официальным данным Росстата, более 1,5 млн россиян работают на нескольких работах, и вопрос оформления их трудовой деятельности стоит особенно остро. Разберём детально правовые нюансы этого вопроса, включая малоизвестные факты, которые могут существенно влиять на вашу трудовую карьеру и социальные гарантии. 📚💼

Если вы работодатель или HR-специалист и хотите избежать проблем с трудовыми книжками сотрудников, практический Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro даст вам детальное понимание всех юридических аспектов ведения кадрового делопроизводства. Студенты курса получают не только теоретическую базу, но и шаблоны документов, кейсы из реальной практики и консультации опытных HR-юристов по сложным вопросам трудового права.

Законно ли иметь несколько трудовых книжек

Однозначный ответ: нет, законного основания для владения несколькими трудовыми книжками в России не существует. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ и Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", работник должен иметь только одну трудовую книжку, которая является основным документом о его трудовой деятельности и стаже.

Трудовая книжка оформляется работодателем при первом трудоустройстве. При последующих трудоустройствах записи вносятся в эту же книжку. Единственным законным исключением является получение дубликата при утере, порче или уничтожении оригинала.

Виктор Максимов, адвокат по трудовому праву

В моей практике был показательный случай: клиент, работавший одновременно в двух организациях, намеренно завел две трудовые книжки. Через несколько лет, при оформлении пенсии, ПФР обнаружил дублирование данных. Результат оказался плачевным — клиент не только потерял часть трудового стажа, но и был вынужден возвращать незаконно полученные выплаты. Более того, один из работодателей расторг с ним трудовой договор за предоставление подложных документов. Именно такие случаи показывают, почему система учета трудового стажа построена на принципе уникальности трудовой книжки.

Вот основные причины, почему наличие нескольких трудовых книжек незаконно:

• Нарушение принципа единого учета трудового стажа
• Возможность злоупотреблений при получении социальных выплат
• Противоречие системе персонифицированного учета в ПФР
• Затруднение контроля за соблюдением ограничений по совместительству
• Введение работодателя в заблуждение относительно реального трудового опыта

Важно отметить, что даже с введением электронных трудовых книжек в 2020 году, принцип единственности основного документа о трудовой деятельности сохраняется — просто меняется форма его ведения. 📱

Правовое регулирование трудовых книжек в России

Система учета трудового стажа в России регламентирована целым комплексом нормативных актов. Основополагающими документами, регулирующими вопросы трудовых книжек, являются:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (статья 66, 66.1)
• Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 "О трудовых книжках"
• Постановление Минтруда России от 10.10.2003 №69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек"
• Федеральный закон от 16.12.2019 №439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде"

Согласно этим нормативным актам, трудовая книжка должна быть одна, а ее дубликат может быть выдан только в строго определенных случаях. Даже при переходе на электронный формат учета трудовой деятельности, принцип единственности сохраняется — у работника может быть либо одна бумажная книжка (если он не отказался от нее до 31 декабря 2020 года), либо электронная запись в системе персонифицированного учета.

С 2021 года для впервые трудоустраивающихся граждан предусмотрено только ведение электронной трудовой книжки. Это исключает саму возможность физически иметь несколько трудовых книжек для новых участников рынка труда.

Планируете карьеру и хотите определить, какая профессия подходит вам лучше всего? Тест на профориентацию от Skypro поможет разобраться в ваших профессиональных склонностях и подскажет оптимальную карьерную траекторию. Особенно полезен для тех, кто рассматривает возможность работы по совместительству или смену профессии — вы узнаете, какие навыки стоит развивать для успешного трудоустройства и где ваши таланты будут востребованы максимально.

Интересно, что исторически в России существовала практика ведения "вкладышей" в трудовую книжку, когда в основном документе заканчивалось место для записей. Однако вкладыш не является отдельной трудовой книжкой — это дополнение к основному документу, имеющее с ним единую нумерацию и не способное существовать автономно. 📑

Дубликат трудовой книжки: когда и как получить

Единственная законная ситуация, когда может появиться "новая" трудовая книжка — это получение дубликата. Дубликат трудовой книжки — это официально оформленный документ, который полностью воспроизводит данные утраченного или поврежденного оригинала, и имеет аналогичную юридическую силу.

Основания для получения дубликата трудовой книжки:

• Утеря трудовой книжки (в том числе при стихийных бедствиях)
• Повреждение трудовой книжки до степени невозможности прочтения записей
• Наличие в трудовой книжке неправильных или неточных записей
• Внесение записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, признанной недействительной
• Изменение фамилии, имени, отчества или даты рождения

Важно понимать, что дубликат не является второй трудовой книжкой в полном смысле этого слова — это заменяющий документ, который становится единственным действительным документом о трудовой деятельности работника.

Алексей Дорохов, старший специалист по кадровому учету

Однажды ко мне обратилась клиентка, которая после развода сменила фамилию и получила новую трудовую книжку, не аннулировав старую. Когда ей понадобилось подтвердить стаж для получения льгот, возникла юридическая коллизия. Пришлось проходить утомительную процедуру восстановления корректного учета: собирать справки с предыдущих мест работы, обращаться в архивы, проводить судебную экспертизу документов. Процесс занял почти 7 месяцев. Всего этого можно было избежать, если бы клиентка сразу оформила дубликат трудовой книжки с указанием новой фамилии, а не заводила новую.

Процесс получения дубликата трудовой книжки включает несколько этапов:

1. Обращение к последнему или текущему работодателю с заявлением о выдаче дубликата
2. Предоставление документов, подтверждающих факт работы (справки, приказы, договоры)
3. Восстановление информации о предыдущих местах работы (через архивы, запросы в ПФР и т.д.)
4. Оформление дубликата трудовой книжки работодателем в соответствии с установленными правилами
5. На титульном листе дубликата делается отметка "ДУБЛИКАТ"
6. Восстановление сведений о работе по имеющимся документам и сведениям

Срок оформления дубликата трудовой книжки составляет обычно не более 15 дней с момента подачи заявления работником при наличии всех необходимых документов. При этом в дубликат вносятся только те сведения, которые подтверждены соответствующими документами. 🕒

Трудоустройство по совместительству с одной книжкой

Работа по совместительству — один из законных способов трудиться в нескольких местах одновременно. Согласно статье 282 ТК РФ, совместительство — это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время.

При трудоустройстве по совместительству действуют следующие правила в отношении трудовой книжки:

1. Трудовая книжка хранится у работодателя по основному месту работы
2. При трудоустройстве на работу по совместительству работник предъявляет работодателю копию трудовой книжки или выписку из электронной трудовой книжки
3. Запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку по основному месту работы на основании справки с места работы по совместительству
4. Справка должна содержать сведения о дате приема на работу и увольнения, должности, на которой работник трудился

Важно отметить, что внесение записи о работе по совместительству — это право, а не обязанность работника. Если работник не хочет, чтобы информация о совместительстве отражалась в трудовой книжке, он может не предоставлять справку для внесения такой записи. 📋

Существуют определенные ограничения по совместительству для некоторых категорий работников:

• Несовершеннолетние работники (до 18 лет)
• Руководители организаций (требуется согласие уполномоченного органа)
• Государственные и муниципальные служащие (согласно специальному законодательству)
• Работники транспорта (водители) с учетом требований безопасности
• Педагогические работники (с ограничениями по объему нагрузки)
• Медицинские работники (с учетом продолжительности рабочего времени)

При этом законодательство не ограничивает количество мест работы по совместительству, если соблюдаются нормы продолжительности рабочего времени. Как правило, продолжительность работы по совместительству не может превышать 4 часов в день и 20 часов в неделю (или половину месячной нормы рабочего времени).

Таким образом, работа по совместительству полностью легальна и не требует наличия дополнительных трудовых книжек. Вся информация о трудовом стаже аккумулируется в одном документе, что обеспечивает прозрачность и непрерывность учета трудового стажа. 👨‍💼👩‍💼

Ответственность за владение несколькими трудовыми

Наличие нескольких трудовых книжек (за исключением законно полученного дубликата) влечет за собой серьезные правовые последствия как для работника, так и для работодателя, если последний содействовал такой ситуации.

Для работника возможные последствия включают:

• Административную ответственность за предоставление подложных документов (ст. 19.3 КоАП РФ)
• Уголовную ответственность в случае использования поддельных документов (ст. 327 УК РФ)
• Дисциплинарную ответственность вплоть до увольнения (п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ — за предоставление подложных документов при заключении трудового договора)
• Проблемы при оформлении пенсии и определении трудового стажа
• Возможность взыскания неправомерно полученных социальных выплат
• Сложности при трудоустройстве в будущем

Для работодателя, оформившего вторую трудовую книжку или сделавшего записи в трудовую книжку, которая не является основной, также существуют серьезные риски:

• Административная ответственность за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ)
• Привлечение должностных лиц к административной ответственности (штрафы от 1000 до 5000 рублей)
• Штрафы для организаций (от 30 000 до 50 000 рублей)
• Повышенная ответственность при повторном нарушении, включая возможную дисквалификацию должностных лиц
• Репутационные риски при выявлении фактов неправомерного ведения кадрового делопроизводства

Особенно серьезные последствия возникают в случаях, когда наличие нескольких трудовых книжек используется для незаконного получения социальных выплат, льгот или оформления досрочной пенсии. В таких случаях может наступать уголовная ответственность по статьям о мошенничестве (ст. 159 УК РФ). ⚖️

Практика показывает, что в современных условиях обнаружить факт наличия нескольких трудовых книжек становится всё проще благодаря цифровизации данных в ПФР и системе персонифицированного учета. При перекрестной проверке данных о трудовой деятельности несоответствия быстро выявляются.

Важно отметить: если у вас есть несколько трудовых книжек, необходимо легализовать ситуацию, обратившись в отделение ПФР или к текущему работодателю для консолидации записей в одну официальную трудовую книжку или в электронную систему учета трудовой деятельности.

Вопрос о наличии нескольких трудовых книжек не имеет правовых "серых зон". Российское трудовое законодательство однозначно: у работника должна быть только одна трудовая книжка (или ее дубликат). Любые попытки обойти эту норму приводят к серьезным негативным последствиям — от потери подтверждения трудового стажа до административной или даже уголовной ответственности. В эпоху цифровизации кадрового учета подобные нарушения выявляются все проще, а их последствия становятся все серьезнее. Правильное оформление трудовых отношений, включая корректное ведение единой трудовой книжки, остается единственным надежным способом защиты ваших трудовых прав и гарантий.