Какую работу выполняет секретарь: полный список обязанностей

Для кого эта статья:

• Студенты и молодые специалисты, заинтересованные в карьере секретаря или офис-менеджера
• Работодатели и HR-менеджеры, ищущие информацию о современных требованиях к секретарям

• Профессионалы, стремящиеся повысить свои навыки и компетенции в области административного управления

  Профессия секретаря часто окутана стереотипами о "принеси-подай" и "варке кофе начальству", но реальность демонстрирует совершенно иную картину. Современный секретарь — это многофункциональный специалист, от эффективности которого зависит работоспособность целых отделов и даже компаний. Разберём детально, что на самом деле входит в обязанности секретаря в 2025 году и почему эта профессия требует гораздо больше навыков и компетенций, чем принято считать. ??

Хотите освоить навыки управления персоналом и организационными процессами? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro — идеальный старт для тех, кто видит себя на позиции секретаря с перспективой профессионального роста. Программа включает модули по документообороту, деловой коммуникации и административному управлению — всё, что необходимо современному офис-менеджеру. Бонус: реальные кейсы от практикующих HR-директоров!

Кто такой секретарь: основные функции и обязанности

Секретарь — это административный специалист, обеспечивающий информационную, документационную, организационно-техническую и административную поддержку руководителя и офиса в целом. По данным исследований рынка труда 2025 года, требования к секретарям значительно эволюционировали за последние годы, трансформировав эту должность из простого помощника в ключевого офисного администратора.

Базовые функции секретаря можно разделить на несколько ключевых направлений:

• Организационная поддержка руководителя — планирование расписания, подготовка встреч, фильтрация входящих контактов
• Документационное обеспечение — ведение делопроизводства, работа с документами, архивирование
• Коммуникационное взаимодействие — прием и распределение звонков, электронной корреспонденции, организация коммуникаций между подразделениями
• Административно-хозяйственная деятельность — поддержание функциональности офиса, заказ канцелярии, координация обслуживающего персонала
• Представительские функции — встреча гостей, организация кофе-брейков, поддержание деловой атмосферы

Примечательно, что функционал секретаря значительно варьируется в зависимости от масштаба компании, сферы деятельности и уровня руководителя. В небольших организациях секретарь может выполнять обязанности офис-менеджера, HR-ассистента и даже бухгалтера. В крупных корпорациях функции чаще специализированы.

Елена Смирнова, старший секретарь с 12-летним стажем

Когда я пришла на должность секретаря в юридическую фирму, думала, что основной задачей будет отвечать на телефонные звонки и варить кофе. Реальность оказалась совершенно иной. Уже в первую неделю мне пришлось разобраться с системой электронного документооборота, организовать совет директоров с иностранными партнерами и составить квартальный отчет о документообороте. Через месяц руководитель доверил мне оформление виз для всей делегации, выезжающей на международную конференцию. Секретарь — это не просто должность, это призвание, требующее постоянной многозадачности и высокой организованности.

Особенностью профессии является необходимость постоянной адаптации к меняющимся условиям. В 2025 году от секретаря ожидается владение цифровыми инструментами, навыки работы с системами электронного документооборота, умение использовать корпоративные мессенджеры и платформы для видеоконференций. Также значительно возросли требования к soft skills — коммуникабельности, эмоциональному интеллекту, стрессоустойчивости.

Не уверены, подходит ли вам профессия секретаря? Пройдите Тест на профориентацию от Skypro и узнайте, соответствуют ли ваши личностные качества и навыки требованиям этой многогранной профессии. Тест разработан с учетом актуальных тенденций на рынке труда и поможет оценить вашу предрасположенность к административной работе, многозадачности и коммуникациям — ключевым аспектам работы секретаря.

Документооборот и делопроизводство в работе секретаря

Документационное обеспечение является фундаментальной частью работы секретаря, занимая по статистике до 65% рабочего времени специалиста. В 2025 году большинство компаний перешли на смешанные или полностью электронные системы документооборота, что изменило характер работы, но не уменьшило её объем. ??

Основные обязанности секретаря в сфере документооборота включают:

• Обработка входящей и исходящей документации — регистрация, сортировка, маршрутизация документов, контроль исполнения
• Подготовка проектов документов — писем, приказов, распоряжений, протоколов, отчетов
• Оформление документов в соответствии с нормативными требованиями — следование ГОСТам, внутренним регламентам и правилам документооборота
• Архивирование и обеспечение сохранности документов — организация хранения бумажных и электронных документов
• Работа в системах электронного документооборота (СЭД) — создание, согласование и контроль документов в цифровой среде
• Обеспечение конфиденциальности информации — соблюдение режима коммерческой тайны, работа с персональными данными

Современные секретари должны уверенно ориентироваться в законодательных и нормативных актах, регламентирующих делопроизводство. Особую важность приобрели знания в области электронной подписи, защиты информации и правил хранения электронных документов.

Интересный факт: несмотря на глобальную цифровизацию, многие компании сохраняют гибридный формат документооборота. По данным исследования Association of Executive Assistants за 2024 год, 78% организаций по-прежнему требуют навыков работы как с бумажными, так и с электронными документами.

Секретарь также часто выступает хранителем и проводником корпоративных стандартов оформления документов. В его обязанности входит следить за соблюдением единого фирменного стиля в деловой переписке, презентациях и других материалах компании.

Коммуникации и представительские функции секретаря

Коммуникационная функция секретаря является одной из наиболее видимых и одновременно сложных составляющих профессии. Секретарь выступает своеобразным информационным хабом, через который проходят все коммуникации руководителя с внешним миром и внутренними подразделениями. ???

Александр Петров, исполнительный секретарь генерального директора

Мой рабочий день начинается на час раньше, чем у руководителя. Первым делом просматриваю все коммуникационные каналы — почту, мессенджеры, пропущенные звонки. Однажды в 7 утра обнаружил письмо от ключевого зарубежного партнера о срочном переносе важных переговоров из-за форс-мажора. За час до начала рабочего дня мне пришлось перекроить весь график директора, связаться с шестью участниками встречи в разных часовых поясах, организовать видеоконференцию вместо очной встречи и подготовить обновленные материалы. Когда руководитель пришел в офис, на его столе уже лежала актуальная повестка дня с комментариями и новыми договоренностями. Он даже не заметил, какой аврал мы только что предотвратили. И это — высшая похвала для секретаря.

Среди ключевых коммуникационных и представительских функций секретаря выделяются:

• Телефонные коммуникации — прием и распределение звонков, фильтрация нежелательных контактов, переадресация важных вызовов
• Управление электронной почтой руководителя — сортировка, приоритизация, предварительная обработка писем
• Встреча посетителей — создание благоприятного первого впечатления о компании, организация комфортного ожидания
• Организация переговоров — подготовка помещения, презентационных материалов, обеспечение питания
• Представление интересов руководителя — передача поручений, контроль исполнения, коммуникация с контрагентами от имени руководителя
• Управление информационными потоками — определение, какая информация требует немедленного внимания руководителя, а какая может быть делегирована

Особую значимость в 2025 году приобрели навыки управления цифровыми коммуникациями. Современный секретарь должен эффективно работать с корпоративными мессенджерами, платформами для видеоконференций, CRM-системами и социальными сетями компании.

Представительская функция требует безупречного владения деловым этикетом, знания протокола, а зачастую и иностранных языков. Секретарь нередко становится "лицом компании" при первичном контакте с партнерами и клиентами, что накладывает особые требования к внешнему виду, манере общения и профессиональному поведению.

Психологические аспекты работы секретаря не менее важны. Специалист должен обладать развитым эмоциональным интеллектом, уметь распознавать настроение собеседников, сглаживать конфликтные ситуации и поддерживать позитивную атмосферу в офисе.

В крупных компаниях секретарь часто выполняет функцию коммуникационного моста между различными подразделениями, способствуя более эффективному обмену информацией и координации действий. Этот аспект работы требует понимания организационной структуры компании и специфики работы каждого отдела.

Административно-хозяйственное обеспечение офиса

Административно-хозяйственное обеспечение — это та часть работы секретаря, которая создает комфортную и эффективную рабочую среду для всего офиса. Хотя эти обязанности менее заметны, чем коммуникационные, их значение для бесперебойного функционирования компании трудно переоценить. ??

Основные обязанности секретаря в области административно-хозяйственного обеспечения:

• Организация снабжения офиса — заказ канцелярских принадлежностей, расходных материалов, офисной техники
• Контроль за состоянием офисного оборудования — организация ремонта, замены, профилактического обслуживания
• Взаимодействие с сервисными службами — клининговыми компаниями, курьерскими службами, IT-поддержкой
• Обеспечение жизнедеятельности офиса — контроль работы кондиционирования, освещения, водоснабжения
• Организация питания сотрудников — заказ воды, кофе, организация корпоративных обедов
• Оптимизация рабочего пространства — обеспечение эргономики, функциональности офисных помещений

В 2025 году административно-хозяйственные функции секретаря стали более автоматизированными благодаря специализированным приложениям для управления ресурсами офиса. Современный секретарь не просто заказывает канцелярию, но анализирует расходы, оптимизирует поставки и планирует бюджет на хозяйственные нужды.

Интересный тренд последних лет — повышенное внимание к экологичности офисных процессов. Секретари всё чаще отвечают за внедрение "зеленых" инициатив: организацию раздельного сбора отходов, сокращение использования пластика, выбор экологичных расходных материалов.

Важным аспектом административно-хозяйственной деятельности становится обеспечение безопасности офиса. Секретарь часто контролирует систему доступа, выдачу пропусков, соблюдение правил безопасности посетителями.

В компаниях с удаленным или гибридным форматом работы обязанности секретаря в области хозяйственного обеспечения трансформировались. Теперь они включают организацию доставки необходимого оборудования и материалов удаленным сотрудникам, контроль за состоянием домашних офисов, помощь в настройке рабочих мест.

Планирование и организация встреч, совещаний и поездок

Организация деловых мероприятий и поездок руководителя — одна из наиболее ответственных и комплексных функций секретаря, требующая стратегического мышления, внимания к деталям и способности предвидеть потенциальные проблемы. ???

В 2025 году процесс планирования встреч усложнился из-за популярности гибридного формата работы, когда часть участников присутствует очно, а часть — удаленно. Современному секретарю необходимо обеспечить равноценное качество участия для всех, независимо от формата их присутствия.

Основные обязанности секретаря в планировании и организации мероприятий:

• Ведение календаря руководителя — планирование рабочего времени, установка приоритетов встреч, предотвращение накладок
• Организация внутренних совещаний — подготовка помещения, оборудования, раздаточных материалов, оповещение участников
• Подготовка деловых переговоров — сбор информации о контрагентах, организация презентационных материалов, координация с отделами
• Планирование бизнес-поездок — бронирование билетов, отелей, транспорта, составление маршрута, подготовка документов
• Организация корпоративных мероприятий — координация с подрядчиками, составление программы, решение логистических вопросов
• Документальное сопровождение мероприятий — подготовка повестки, ведение протокола, фиксация принятых решений

Особенно важно отметить, что эффективный секретарь не просто механически выполняет указания по организации встреч, но и активно участвует в оптимизации рабочего графика руководителя. Это включает приоритизацию встреч, определение оптимальной продолжительности и формата, иногда даже рекомендации по делегированию определенных встреч другим сотрудникам.

При организации деловых поездок современный секретарь должен учитывать множество факторов: от визовых требований различных стран до личных предпочтений руководителя относительно авиакомпаний, отелей или режима питания. Также важно обеспечить мобильную связь, доступ к рабочим документам, а в некоторых случаях — организовать удаленное участие руководителя в параллельных мероприятиях компании.

Интересно, что согласно исследованию эффективности управленческого труда 2024 года, качественная организация встреч секретарем позволяет руководителю сэкономить до 12 часов рабочего времени еженедельно, что эквивалентно полутора рабочим дням.

Задумываетесь о карьере в административной сфере или хотите понять, насколько вам подходит организационная работа? Тест на профориентацию от Skypro поможет оценить ваши организаторские способности, склонность к планированию и многозадачности. Объективный анализ ваших сильных сторон покажет, готовы ли вы к вызовам профессии секретаря, где каждый день требует безупречной координации множества процессов.

Должность секретаря — это не просто набор функций, а стратегически важная позиция в компании любого масштаба. Современный секретарь выступает как организатор информационных потоков, координатор коммуникаций и эффективный администратор, способный предвидеть потребности руководителя и компании. Профессиональный рост в этой сфере открывает перспективы для карьеры в области офис-менеджмента, административного управления и HR. Главное — осознавать ценность каждой функции в общей структуре работы и постоянно развивать как технические навыки, так и мягкие компетенции, востребованные на рынке труда.