Какие документы взять с предыдущего места работы для трудоустройства

Для кого эта статья:

• Соискатели, планирующие смену работы или карьерный рост
• Люди, впервые сталкивающиеся с процессом увольнения и трудоустройства

• Специалисты в области HR и трудового права, желающие улучшить свои знания о документации

  Смена работы — это не только открытие новых профессиональных горизонтов, но и бюрократическая процедура, требующая особого внимания к документам. Многие соискатели, особенно впервые меняющие место работы, сталкиваются с растерянностью: что забрать у прежнего работодателя, чтобы беспрепятственно устроиться на новую должность? Этот вопрос актуален как никогда в 2025 году, когда требования к документации при трудоустройстве становятся всё строже, а упущение даже одной справки может отложить начало работы на новом месте на недели. ??

Если вы планируете карьерный рост или смену работы, знание HR-процессов даст вам значительное преимущество. Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro поможет разобраться не только в документообороте при трудоустройстве, но и во всех тонкостях кадрового делопроизводства. Выпускники курса знают свои права и могут самостоятельно проверить правильность оформления всех необходимых документов — от трудовой книжки до компенсационных выплат.

Что обязан выдать работодатель при увольнении

Расставание с работодателем должно быть юридически корректным, и законодательство РФ чётко регламентирует, какие документы организация обязана выдать сотруднику в его последний рабочий день — независимо от причины увольнения. ??

В 2025 году работодатель обязан в день увольнения предоставить:

• Трудовую книжку с внесённой записью об увольнении (или форму СТД-Р при электронной трудовой)
• Справку о доходах и удержанных суммах налога (2-НДФЛ) за текущий год
• Справку о сумме заработка за два календарных года (форма 182н)
• Расчётный листок с указанием всех начислений и удержаний
• Заверенные копии приказов, имеющих отношение к работнику
• Справку о среднем заработке для определения размера пособия по безработице (при запросе)
• Сведения о страховых взносах на обязательное пенсионное страхование (СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М)

Важно понимать, что некоторые документы выдаются только по запросу сотрудника, поэтому необходимо заранее подготовить соответствующее заявление. В противном случае получение этих бумаг может затянуться на несколько дней или даже недель.

Ирина Сергеева, HR-директор

Один из моих клиентов, руководитель среднего звена, уволился из крупной корпорации и рассчитывал быстро приступить к работе в новой компании. Однако в последний рабочий день ему выдали только трудовую книжку, сказав, что остальные документы "пришлют позже". Новый работодатель запросил справку о доходах за предыдущие два года, без которой не мог правильно рассчитать больничные. Пришлось обращаться с письменным заявлением к бывшему работодателю, ждать неделю, а затем ещё и забирать документы лично. Это создало напряжённую ситуацию на новом месте. После этого случая я всегда советую клиентам: заранее, за две недели до увольнения, подайте письменное заявление о выдаче всех необходимых справок и выписок. Так вы гарантированно получите полный пакет документов в последний рабочий день.

Ключевые документы с предыдущего места работы

При трудоустройстве на новое место работы существует перечень ключевых документов, без которых оформление практически невозможно или значительно затруднено. Рассмотрим наиболее важные из них, которые стоит получить в первую очередь. ?

• Трудовая книжка или форма СТД-Р. Это основной документ, подтверждающий ваш трудовой стаж и опыт работы. Убедитесь, что все записи в трудовой книжке оформлены корректно: указаны верные даты приёма и увольнения, должность, основание увольнения, а также присутствуют все необходимые печати и подписи.
• Справка о доходах по форме 2-НДФЛ. Этот документ необходим для подтверждения вашего официального дохода на предыдущем месте работы. Он может потребоваться не только для нового работодателя, но и для получения кредита, визы или налогового вычета.
• Справка о сумме заработка за два предшествующих года (форма 182н). Данная справка нужна для расчёта пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам на новом месте работы.
• Документы о квалификации. Копии документов о профессиональном образовании, повышении квалификации, сертификаты и дипломы, полученные во время работы у предыдущего работодателя.

Помимо основных документов, могут потребоваться специфические справки в зависимости от сферы деятельности и должности. Например, для работников определённых отраслей важно иметь справку об отсутствии судимости или о прохождении специального обучения.

Тест на профориентацию от Skypro поможет определить, соответствует ли ваша новая работа вашим профессиональным наклонностям и ценностям. Это особенно актуально при смене карьерного пути — зная свои сильные стороны и склонности, вы сможете оценить, насколько новая позиция подходит именно вам. Тест займёт всего 10 минут, но может существенно повлиять на ваше карьерное решение и помочь избежать разочарования в новом месте работы.

При наличии электронной трудовой книжки особое внимание следует уделить форме СТД-Р. Этот документ содержит информацию о трудовой деятельности у последнего работодателя и выдаётся вместо записи в бумажной трудовой книжке. Убедитесь, что в нём корректно отражены все ваши должности, переводы и причина увольнения.

Михаил Петров, юрист по трудовому праву

Ко мне обратилась клиентка Алёна, которая столкнулась с серьёзной проблемой при трудоустройстве. После десяти лет работы в финансовой организации она решила сменить направление деятельности. При увольнении ей выдали трудовую книжку с некорректной записью — должность была указана неправильно, что существенно принижало её фактический уровень ответственности. Новый работодатель, увидев эту запись, предложил ей позицию на два грейда ниже и с меньшей зарплатой. Нам пришлось обращаться к бывшему работодателю с требованием исправить запись в соответствии с фактически занимаемой должностью и оформленным трудовым договором. Процесс занял почти месяц, но в итоге справедливость восторжествовала — запись была исправлена, и Алёна получила предложение, соответствующее её квалификации. Этот случай наглядно показывает, насколько важно проверять корректность записей в трудовой книжке сразу при увольнении.

Дополнительные документы для нового трудоустройства

Помимо обязательных документов существует ряд дополнительных бумаг, которые могут значительно упростить процесс трудоустройства и адаптации на новом месте работы. Их наличие демонстрирует вашу предусмотрительность и профессионализм. ??

• Рекомендательные письма. Положительный отзыв от бывшего руководителя может существенно повысить ваши шансы на получение желаемой должности. Лучше позаботиться об этом заранее, до фактического увольнения.
• Характеристика с предыдущего места работы. Официальный документ, отражающий ваши профессиональные качества, достижения и отношение к работе.
• Копии приказов о поощрениях и награждениях. Подтверждение ваших успехов и признания ваших заслуг предыдущим работодателем.
• Справка о командировках. Особенно важна для работников с частыми служебными поездками, может повлиять на расчёт стажа для определённых видов деятельности.
• Справка о неиспользованном отпуске. Документ, подтверждающий количество дней отпуска, за которые вы получили компенсацию при увольнении.

В зависимости от специфики новой работы могут потребоваться и другие документы. Например, для некоторых должностей необходимо предоставить медицинскую книжку или сведения о прохождении специализированных обучающих курсов.

Обратите внимание, что для получения большинства дополнительных документов требуется письменное заявление, поданное заблаговременно. Идеальный срок — за 2-3 недели до предполагаемой даты увольнения.

При запросе рекомендательного письма важно правильно выбрать сотрудника, к которому вы обратитесь. Предпочтительно, чтобы это был ваш непосредственный руководитель, который хорошо знаком с вашей работой и может объективно оценить ваши профессиональные качества. ??

Как получить недостающие документы от бывшего работодателя

Даже при тщательной подготовке к увольнению иногда случается, что не все необходимые документы были получены вовремя. В 2025 году существует несколько эффективных способов получить недостающие документы от бывшего работодателя без излишних конфликтов и задержек. ??

• Официальный письменный запрос. Подготовьте заявление с перечнем требуемых документов, укажите основания для их выдачи со ссылками на соответствующие статьи ТК РФ.
• Личное обращение в отдел кадров. При возможности посетите бывшее место работы и обратитесь к ответственному сотруднику лично.
• Запрос через электронные каналы связи. Многие организации принимают заявления через корпоративную почту или специальные порталы.
• Обращение через представителя. Вы можете оформить доверенность на получение документов на доверенное лицо.
• Заказное письмо с уведомлением о вручении. Этот способ позволяет иметь документальное подтверждение того, что запрос был получен работодателем.

Важно помнить, что согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать запрошенные документы не позднее трёх рабочих дней со дня получения письменного заявления.

Если после официального запроса работодатель отказывается выдать необходимые документы или затягивает процесс, у вас есть право обратиться в контролирующие органы:

• Государственную инспекцию труда
• Прокуратуру
• Суд с исковым заявлением

При обращении в контролирующие органы необходимо предоставить доказательства того, что вы запрашивали документы (копию заявления с отметкой о принятии, почтовое уведомление о вручении заказного письма и т.д.).

В случае, если работодатель ликвидирован или находится в процессе банкротства, документы передаются в государственный или муниципальный архив. В этом случае запрос следует направлять туда, предварительно выяснив, какой именно архив принял документацию вашего бывшего работодателя. ??

Сроки хранения и важность документов с предыдущей работы

Документы с предыдущего места работы имеют разные сроки хранения и степень важности для вашей дальнейшей трудовой деятельности. Понимание этих аспектов поможет вам грамотно организовать хранение полученных бумаг. ??

Некоторые документы следует хранить в течение всей жизни, другие имеют определённый срок актуальности. Давайте разберёмся, какие документы к какой категории относятся:

• Бессрочное хранение: трудовая книжка, дипломы и сертификаты о образовании и повышении квалификации, трудовые договоры.
• Длительное хранение (5-50 лет): справки о заработной плате для пенсионного обеспечения, документы о специальном стаже.
• Среднесрочное хранение (3-5 лет): справки 2-НДФЛ, документы для расчёта больничных листов.
• Краткосрочное хранение (до 1 года): справки для центра занятости, некоторые виды характеристик.

Особое внимание следует уделить документам, которые могут потребоваться для пенсионного обеспечения. В условиях постоянных изменений в пенсионном законодательстве лучше сохранять все документы, подтверждающие ваш трудовой стаж и размер заработной платы.

Рекомендуется хранить документы в структурированном виде, например, в отдельных папках по местам работы или по типам документов. Важные бумаги лучше хранить в защищённом от влаги и прямого солнечного света месте, а особо ценные документы стоит отсканировать и сохранить электронные копии в нескольких местах (облачное хранилище, домашний компьютер, внешний накопитель). ???

Правильно собранный пакет документов с предыдущего места работы — это не просто формальность, а ваша страховка от непредвиденных ситуаций при трудоустройстве. Знание своих прав и своевременное получение всех необходимых справок и выписок значительно упрощает переход на новое место работы и защищает ваши трудовые права. Относитесь к процессу увольнения так же ответственно, как и к процессу трудоустройства — тогда смена работы станет шагом вперёд в вашей карьере, а не источником бюрократических проблем.