Какие документы в личном деле проверяет трудовая инспекция: чек-лист

Для кого эта статья:

• HR-менеджеры и специалисты по кадровому учету
• Руководители и владельцы бизнеса, занимающиеся управлением персоналом

• Юристы и консультанты в области трудового права

  «Письмо счастья» от трудовой инспекции о предстоящей проверке

  Пройдите тест, узнайте какой профессии подходите

  Я предпочитаю

  0%

  Работать самостоятельно и не зависеть от других

  Работать в команде и рассчитывать на помощь коллег

  Организовывать и контролировать процесс работы

может вызвать панику даже у опытных HR-специалистов. Порядок в личных делах сотрудников — один из ключевых показателей соблюдения трудового законодательства, по которому инспекторы ГИТ формируют первое впечатление о компании. Знать, что именно и как будут проверять инспекторы — ваше стратегическое преимущество. Давайте детально разберем чек-лист обязательных документов и типичные ошибки, чтобы превратить проверку из стрессового события в формальность. ???

Хотите навсегда избавиться от страха перед проверками ГИТ и уверенно вести кадровое делопроизводство? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro даст вам фундаментальные знания и практические навыки работы с документацией по актуальным требованиям 2025 года. Вы научитесь грамотно оформлять личные дела, избегать типичных ошибок и проходить любые проверки без штрафов и предписаний. Инвестируйте в свои знания сейчас, чтобы спать спокойно потом!

Какие документы в личном деле проверяет трудовая инспекция: чек-лист

Проверка личных дел сотрудников — один из первых и основных этапов работы инспектора ГИТ. Почему? Потому что именно здесь можно обнаружить до 70% всех нарушений трудового законодательства. Комплексный чек-лист поможет вам убедиться, что в личных делах сотрудников присутствуют все необходимые документы. ??

Важно понимать: хотя законодательство не устанавливает единой обязательной структуры личного дела, есть перечень документов, наличие которых проверяется в первую очередь.

Базовый чек-лист документов для проверки трудовой инспекцией:

• Заявление о приеме на работу (не обязательно по ТК РФ, но рекомендовано)
• Трудовой договор (с подписями сторон и отметкой о получении экземпляра работником)
• Приказ о приеме на работу по форме Т-1/Т-1а
• Личная карточка Т-2
• Документы об образовании и квалификации (копии)
• Справка об отсутствии судимости (для определенных категорий работников)
• Медицинское заключение (если требуется для должности)
• Документы воинского учета (для военнообязанных)
• Приказы о переводах, изменении условий труда
• Дополнительные соглашения к трудовому договору
• Согласие на обработку персональных данных
• Должностная инструкция (с подписью работника)

При проверке особое внимание инспекторы ГИТ уделяют корректности оформления ключевых кадровых документов. Документы должны содержать все необходимые реквизиты, подписи, печати и соответствовать актуальным формам.

Елена Сергеева, старший специалист по кадровому делопроизводству

Недавно я консультировала производственную компанию, готовившуюся к плановой проверке ГИТ. Директор был уверен, что все в порядке — «у нас же есть трудовые книжки и договоры». Мы провели внутренний аудит и обнаружили, что в 40% личных дел отсутствовали подписи работников на втором экземпляре трудового договора, а в 25% не было актуальных должностных инструкций после реорганизации.

В трех личных делах сотрудников, работающих с детьми, не было справок об отсутствии судимости. Только за это нарушение компании грозил штраф до 100 000 рублей! Мы срочно запросили справки, обновили должностные инструкции и собрали недостающие подписи. В результате проверка прошла гладко, а директор признался, что никогда не думал, что "такие мелочи" могут стоить таких денег.

Для удобства проведения самопроверки перед визитом инспекторов ГИТ предлагаю использовать таблицу с указанием статуса каждого документа:

Помните, что инспекторы также могут запросить документы, связанные с конкретной ситуацией: заявления на отпуск, больничные листы, документы об обучении по охране труда и т.д. Будьте готовы предоставить их по первому требованию. ??

Обязательные документы в личном деле работника по ТК РФ

Трудовой кодекс не содержит прямого перечня документов, обязательных для личного дела, но ряд нормативных актов определяет документы, которые должен иметь работодатель в отношении каждого сотрудника. Рассмотрим основные из них с учетом требований 2025 года. ??

1. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ):

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (копия)
• Трудовая книжка и/или сведения о трудовой деятельности
• СНИЛС (или сведения о регистрации в системе персонифицированного учета)
• Документы воинского учета (для военнообязанных)
• Документ об образовании/квалификации/специальных знаниях
• Справка об отсутствии судимости (для определенных категорий)
• Медицинское заключение (в случаях, предусмотренных ТК РФ)

2. Основные кадровые документы:

• Трудовой договор (ст. 56, 57, 67 ТК РФ)
• Приказ о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ)
• Личная карточка работника по форме Т-2
• Согласие на обработку персональных данных (ФЗ-152)

3. Документы, отражающие трудовую деятельность:

• Приказы о переводах на другую работу (ст. 72 ТК РФ)
• Дополнительные соглашения к трудовому договору
• Приказы о предоставлении отпусков (ст. 123 ТК РФ)
• Документы о повышении квалификации, аттестации
• Приказы о поощрениях и дисциплинарных взысканиях

Особое внимание следует уделить документам, обязательным для отдельных категорий работников:

Отдельно отмечу, что трудовая инспекция также проверяет порядок ведения и хранения трудовых книжек. Хотя с 2021 года все данные о трудовой деятельности ведутся в электронном виде, для работников, не отказавшихся от бумажных трудовых книжек, необходимо поддерживать традиционный формат и вести учет по всем правилам. ??

Тест на профориентацию от Skypro – отличный инструмент не только для тех, кто выбирает профессию, но и для HR-специалистов! Используйте его результаты, чтобы грамотно формировать личные дела новых сотрудников с учетом их профессиональных наклонностей. Это поможет вам точнее определить необходимые документы для конкретных должностей и избежать ошибок при проверках ГИТ. Пройдите тест сами и рекомендуйте его кандидатам – убедитесь, насколько полезным он может быть в кадровой работе!

Внутренние документы компании для проверки ГИТ

Помимо документов в личных делах, трудовая инспекция проверяет наличие и содержание внутренних нормативных актов компании. Эти документы подтверждают законность требований работодателя и регламентируют трудовые отношения. Корректно составленные локальные акты — дополнительная защита при проверках. ???

Обязательные локальные нормативные акты:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ)
• Положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ)
• Положение о персональных данных (ст. 86, 87 ТК РФ)
• Инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ)
• Штатное расписание (хотя прямо не указано в ТК РФ, но требуется инспекцией)
• График отпусков (ст. 123 ТК РФ)

Локальные акты, которые должны быть при определенных условиях:

• Положение о командировках (если работники направляются в служебные поездки)
• Положение о премировании (если предусмотрена система премирования)
• Положение о коммерческой тайне (если есть информация, составляющая коммерческую тайну)
• Положение о дистанционной работе (если есть удаленные сотрудники)
• Положение об аттестации (если проводится оценка персонала)

Инспекторы ГИТ обязательно проверят не только наличие этих документов, но и:

• Факт ознакомления работников с локальными нормативными актами
• Соответствие их содержания действующему законодательству
• Наличие порядка принятия и изменения этих документов
• Учет мнения представительного органа работников (при наличии)

Критически важно следить за актуальностью всех локальных актов. Устаревшие положения, содержащие ссылки на недействующие нормы, могут стать основанием для предписаний и штрафов.

Некоторые документы требуют особого внимания инспекторов, поскольку напрямую влияют на содержание личных дел:

• Положение о защите персональных данных — регламентирует порядок получения, обработки, хранения и передачи персональных данных работников
• Положение о ведении личных дел — определяет состав документов, правила их оформления и хранения
• Журналы учета — журнал учета трудовых договоров, журнал регистрации приказов, журнал выдачи трудовых книжек и т.д.

При подготовке к проверке необходимо убедиться, что все внутренние документы не только существуют формально, но и соответствуют реальной практике компании. Инспекторы часто сравнивают содержание положений с фактическим состоянием дел. ??

Правила оформления и хранения личных дел сотрудников

Правильное оформление и хранение личных дел сотрудников — это не просто формальность, а важное условие успешного прохождения проверки трудовой инспекцией. Инспекторы ГИТ обращают внимание не только на наличие всех необходимых документов, но и на порядок их оформления, систематизации и хранения. ??

Основные требования к оформлению личных дел:

• Единообразие в формировании личных дел всех сотрудников
• Наличие внутренней описи документов
• Хронологический порядок расположения документов
• Нумерация листов дела
• Надлежащее заверение копий документов
• Аккуратность подшивки (без повреждений документов)
• Отсутствие дублирующих, черновых и посторонних документов

Формирование личного дела рекомендуется начинать сразу после оформления приема сотрудника на работу. На обложке личного дела указывается:

• Наименование организации
• Фамилия, имя, отчество работника
• Табельный номер
• Дата начала ведения дела
• Количество листов
• Срок хранения

Максим Петров, руководитель отдела кадров

Когда я пришел в компанию с численностью 350 человек, личные дела хранились в разных кабинетах у разных сотрудников. Часть была в шкафах у бухгалтерии, часть — у HR-менеджеров, некоторые — у руководителей подразделений. За две недели до плановой проверки ГИТ мы провели "инвентаризацию" и обнаружили настоящий хаос: в некоторых делах не хватало базовых документов, копии не были заверены, а в трех случаях личные дела... просто отсутствовали!

Мы организовали "антикризисный штаб": централизовали хранение, систематизировали документы по единому стандарту, разработали внутреннюю опись для каждого дела. Работали ночами, но к приходу инспекторов все 350 личных дел были приведены в порядок. Инспектор, просмотрев несколько дел, отметил их образцовое оформление и существенно сократил время проверки. Вместо запланированной недели уложились в два дня. С тех пор мы внедрили регулярный внутренний аудит личных дел — это экономит нервы и время при любых проверках.

Правила хранения личных дел:

• Личные дела должны храниться в запирающихся шкафах или сейфах
• Доступ к личным делам должен быть ограничен кругом уполномоченных лиц
• Помещение для хранения должно соответствовать требованиям пожарной безопасности
• Личные дела действующих и уволенных сотрудников хранятся отдельно
• Выдача личных дел фиксируется в специальном журнале

Сроки хранения документов из личных дел регламентируются законодательством и внутренними положениями компании. Основные нормативы:

• Личные дела руководителей — постоянно
• Личные дела рядовых сотрудников — 50 лет/75 лет (в зависимости от даты создания документов)
• Приказы по личному составу о приеме, переводе, увольнении — 50 лет/75 лет
• Приказы о командировках, отпусках, взысканиях — 5 лет
• Личные карточки уволенных — 50 лет/75 лет

Отдельное внимание при проверке инспекторы уделяют обеспечению конфиденциальности персональных данных. В компании должен быть регламентирован порядок работы с личными делами, включая:

• Перечень лиц, имеющих доступ к личным делам
• Правила выдачи и возврата личных дел
• Процедура ознакомления работника с материалами своего личного дела
• Меры по защите от несанкционированного доступа

Внедрение электронного кадрового документооборота не отменяет необходимости правильного хранения бумажных документов, но позволяет оптимизировать процессы. При использовании электронных версий документов необходимо обеспечить:

• Защиту информации от несанкционированного доступа
• Регулярное резервное копирование
• Наличие электронных подписей там, где это требуется
• Соответствие требованиям ФЗ "О персональных данных"

Помните, что при отсутствии должного порядка в хранении документов даже наличие всех необходимых бумаг не гарантирует успешного прохождения проверки — инспектор может указать на нарушение требований к хранению персональных данных. ??

Типичные нарушения и штрафы при проверке трудовой инспекцией

Проверка трудовой инспекцией часто выявляет типичные нарушения, которые приводят к серьезным административным штрафам. Понимание этих распространенных ошибок поможет вам избежать финансовых потерь и репутационных рисков. Рассмотрим наиболее частые нарушения при ведении личных дел и соответствующие штрафные санкции по состоянию на 2025 год. ??

Топ-10 типичных нарушений при проверке личных дел:

1. Отсутствие обязательных документов в личном деле
2. Неправильное оформление трудовых договоров (отсутствие существенных условий)
3. Отсутствие подписи работника на важных документах
4. Ненадлежащее оформление согласия на обработку персональных данных
5. Отсутствие или неправильное оформление дополнительных соглашений
6. Хранение избыточных персональных данных работников
7. Отсутствие обязательных медицинских заключений для определенных категорий сотрудников
8. Несвоевременная выдача или невыдача работнику экземпляра трудового договора
9. Несоответствие должностей в приказах и трудовых договорах штатному расписанию
10. Нарушение сроков хранения документов в личных делах

Размер штрафов за нарушения трудового законодательства определяется статьей 5.27 КоАП РФ и может варьироваться в зависимости от характера нарушения и субъекта ответственности:

Помимо административных штрафов, инспекция может выдать предписание об устранении выявленных нарушений с указанием конкретных сроков. Невыполнение предписания влечет дополнительную ответственность.

Как минимизировать риски при проверке:

• Проводите регулярный внутренний аудит личных дел (минимум 1 раз в квартал)
• Используйте чек-листы для самопроверки перед визитом инспекции
• Отслеживайте изменения в трудовом законодательстве и своевременно обновляйте документы
• Обучайте сотрудников кадровой службы актуальным требованиям
• Внедрите систему контроля качества кадрового документооборота
• Заблаговременно подготовьте все документы к проверке, сформировав их в удобном для изучения виде

При подготовке к проверке обратите особое внимание на «дорогостоящие» нарушения — те, которые влекут наиболее высокие штрафы. В 2025 году в фокусе инспекторов ГИТ находятся:

• Нарушения в оформлении трудовых отношений с дистанционными работниками
• Отсутствие обязательных медицинских осмотров
• Недостатки в оформлении согласий на обработку персональных данных
• Нарушения порядка изменения условий трудового договора
• Отсутствие обязательного обучения по охране труда

Помните, что гораздо дешевле предотвратить нарушения, чем платить штрафы. Инвестиции в обучение кадровых специалистов и регулярный аудит документации окупаются многократно при первой же проверке. ??

Правильно организованная система ведения и хранения личных дел сотрудников — это не просто соблюдение формальностей, а реальный механизм защиты от значительных штрафов и предписаний. Используйте представленный чек-лист как базовый инструмент самопроверки, но помните о необходимости индивидуального подхода с учетом специфики вашей организации. Трудовая инспекция не ставит целью непременно найти нарушения — инспекторы проверяют соблюдение трудовых прав работников, защита которых выгодна всем сторонам трудовых отношений. Это не противостояние, а повод привести документы в безупречный порядок.