Какая трудовая книжка лучше – электронная или бумажная: сравнение

Для кого эта статья:

• Работники, рассматривающие переход на электронные трудовые книжки
• Работодатели и HR-менеджеры, занимающиеся кадровым делопроизводством

• Молодые специалисты и лица, активно использующие цифровые технологии в работе

  Переход на электронные трудовые книжки вызывает вопросы как у работников, так и у работодателей. С 2020 года россияне столкнулись с непростым выбором: сохранить привычный бумажный документ или перейти на цифровой формат? Этот выбор затрагивает каждого трудоустроенного гражданина и влияет на систему кадрового делопроизводства в целом. Разберемся, какие особенности имеют оба формата, и что лучше выбрать, учитывая современные требования законодательства и личные предпочтения. ?? ??

Хотите стать экспертом в HR и свободно ориентироваться во всех изменениях трудового законодательства? На Курсе «HR-менеджер» с нуля от Skypro вы не только освоите современные инструменты кадрового делопроизводства, но и научитесь правильно оформлять электронные трудовые книжки, проводить цифровизацию HR-процессов и внедрять инновационные подходы в управлении персоналом. Станьте востребованным специалистом в условиях цифровой трансформации!

Электронная или бумажная трудовая книжка: что выбрать

С 1 января 2020 года в России началась масштабная реформа трудовых книжек. Перед работниками встал выбор: продолжать использовать привычную бумажную версию или перейти на электронный формат. Оба варианта имеют официальный статус, но существенно различаются в практическом применении.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) представляет собой цифровую базу данных о трудовой деятельности, которая хранится в системе Пенсионного фонда России (с 2023 года — в Социальном фонде России). В ней содержится информация о месте работы, должности, переводах, увольнениях и основаниях прекращения трудового договора.

Бумажная трудовая книжка — традиционный документ, существующий в России с 1938 года. Это физический носитель информации о трудовом стаже, где все записи вносятся вручную уполномоченными сотрудниками отдела кадров.

Елена Смирнова, главный специалист по кадровому делопроизводству В 2020 году наша компания с 200+ сотрудниками начала переход на электронные трудовые книжки. Процесс вызвал немало вопросов и опасений, особенно у работников старшего поколения. Многие беспокоились о сохранности данных и надежности новой системы. Мы организовали серию информационных встреч, где разъясняли преимущества ЭТК и отвечали на вопросы.

В результате около 60% сотрудников выбрали электронный формат. Интересно, что через год после внедрения еще 15% работников, изначально отказавшихся от перехода, подали заявления о переводе на ЭТК. Основные причины: удобство получения сведений через портал госуслуг и отсутствие страха потери документа. Для компании электронный формат существенно упростил кадровый учет и минимизировал риски ошибок при ведении документации.

Важно понимать, что выбор формата трудовой книжки — это право, а не обязанность работающих граждан. При этом для тех, кто впервые устраивается на работу после 1 января 2021 года, ведение трудовой книжки осуществляется только в электронном виде.

При принятии решения стоит учитывать не только личные предпочтения, но и объективные факторы: надежность хранения данных, удобство доступа к информации, защищенность от подделки и физического повреждения, а также актуальные требования рынка труда. ??

Особенности электронной и бумажной трудовой книжки

Электронная и бумажная трудовые книжки существенно различаются по принципу ведения, доступности и защищенности информации. Понимание этих особенностей поможет сделать осознанный выбор.

Электронная трудовая книжка:

• Представляет собой цифровой реестр сведений о трудовой деятельности в информационных системах СФР (ранее ПФР)
• Обновляется работодателем путем подачи отчетности по форме СЗВ-ТД
• Доступна в личном кабинете на портале Госуслуг, сайте СФР или в мобильных приложениях
• Защищена электронной подписью работодателя и системами шифрования данных
• Не требует физического хранения и защиты от повреждений
• Обеспечивает мгновенный доступ к информации из любой точки мира

Бумажная трудовая книжка:

• Физический документ установленного образца с возможностью внесения записей вручную
• Хранится в отделе кадров по месту основной работы, а при увольнении выдается работнику
• Для получения информации необходимо физическое присутствие и доступ к документу
• Защищена от подделок специальными бланками, но подвержена риску физического повреждения или утери
• Требует соблюдения правил ведения, включая корректность формулировок и наличие печатей
• При необходимости предоставления сведений требует изготовления копий или выписок

Принципиальное различие между форматами заключается в методе хранения и доступа к информации. Электронный формат централизует данные в единой государственной системе, тогда как бумажный вариант предполагает децентрализованное хранение у работодателей и самих работников.

Михаил Петров, HR-директор Работая с персоналом в IT-компании, я столкнулся с интересным случаем. Один из наших разработчиков, Алексей, потерял бумажную трудовую книжку при переезде. Процесс восстановления оказался настоящим квестом: пришлось запрашивать справки у всех предыдущих работодателей, некоторые из которых уже не существовали.

На восстановление ушло почти три месяца, и не все периоды работы удалось подтвердить документально. После этого случая Алексей стал активным сторонником электронных трудовых книжек и инициировал внутреннюю информационную кампанию в компании. Его история убедила многих коллег перейти на электронный формат.

Как HR-директор я заметил еще один плюс: электронный формат упростил взаимодействие с удаленными сотрудниками, которых у нас более 30%. Отпала необходимость физической передачи документов, что значительно ускорило оформление и сократило административные издержки.

Необходимо отметить, что при выборе электронной трудовой книжки бумажная выдается работнику на руки и больше не ведется работодателем. При этом она сохраняет свою юридическую силу как документ, подтверждающий трудовой стаж до даты перехода на электронный формат. ??

Преимущества и недостатки разных форматов трудовых книжек

Для принятия взвешенного решения важно объективно оценить сильные и слабые стороны каждого формата трудовой книжки. Рассмотрим ключевые преимущества и недостатки обоих вариантов.

Преимущества электронной трудовой книжки:

• Защита от физического повреждения, утери или порчи документа
• Мгновенный доступ к сведениям о трудовой деятельности в режиме 24/7
• Возможность получения выписки через Госуслуги, МФЦ или СФР без посещения работодателя
• Минимизация ошибок при внесении данных благодаря автоматическим проверкам
• Невозможность фальсификации записей после их внесения в систему
• Упрощение процесса трудоустройства: нет необходимости физически предоставлять документ
• Прозрачность: работник видит все изменения, вносимые работодателем

Недостатки электронной трудовой книжки:

• Зависимость от функционирования информационных систем и интернет-соединения
• Необходимость базовых навыков цифровой грамотности для доступа к сведениям
• Потенциальные риски кибербезопасности и хакерских атак на базы данных
• Отсутствие возможности возврата к бумажному формату после выбора электронного
• В выписке отражаются только сведения, переданные работодателями с 2020 года

Преимущества бумажной трудовой книжки:

• Привычный формат, не требующий цифровых навыков и технических средств
• Физическое наличие документа создает ощущение надежности и контроля
• Содержит полную историю трудовой деятельности с начала карьеры
• Независимость от работы электронных систем и наличия интернета
• Возможность в любой момент перейти на электронный формат (обратное невозможно)

Недостатки бумажной трудовой книжки:

• Риск физической утери, порчи или повреждения документа
• Сложный процесс восстановления в случае утраты (требуется обращение ко всем бывшим работодателям)
• Необходимость личного присутствия для получения документа или выписки из него
• Возможность внесения ошибочных записей, требующих сложного процесса исправления
• Риск подделки или фальсификации данных при недостаточном контроле

Не уверены, какая сфера деятельности подходит именно вам? Выбор формата трудовой книжки — лишь малая часть карьерных решений. Пройдите Тест на профориентацию от Skypro, чтобы определить свои профессиональные склонности и выбрать оптимальное направление развития. Тест учитывает не только ваши навыки и интересы, но и особенности современного рынка труда, включая тенденции к цифровизации документооборота в различных отраслях.

При выборе формата стоит учитывать и индивидуальные факторы: возраст, цифровую грамотность, специфику работы и личные предпочтения. Для молодых специалистов, активно использующих цифровые технологии, электронный формат может быть более удобным. Работники старшего поколения или сотрудники организаций с традиционной системой документооборота могут отдать предпочтение бумажной версии. ??

Законодательное регулирование обоих форматов трудовых книжек

Правовые основы функционирования трудовых книжек определяются рядом нормативных актов, которые претерпели существенные изменения с введением электронного формата. Понимание законодательной базы поможет избежать юридических ошибок и защитить трудовые права.

Основные нормативные документы, регулирующие ведение трудовых книжек:

• Трудовой кодекс РФ (статьи 66, 66.1) — устанавливает основные принципы ведения трудовых книжек
• Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ — ввел положения об электронных трудовых книжках
• Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 — определяет правила ведения бумажных трудовых книжек
• Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250 — устанавливает форму сведений о трудовой деятельности в электронном виде
• Приказ Минтруда России от 20.01.2020 № 23н — регламентирует ведение и предоставление сведений для электронных трудовых книжек

Ключевые законодательные аспекты, которые важно учитывать:

Для электронных трудовых книжек:

• Работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения)
• Работник имеет право получить сведения о трудовой деятельности у работодателя, в МФЦ, в СФР или через портал Госуслуг
• Сведения о трудовой деятельности можно получить в бумажном или электронном виде (последнее — при наличии усиленной квалифицированной электронной подписи)
• За нарушение сроков предоставления сведений о трудовой деятельности или предоставление неполных/недостоверных сведений работодатель несет административную ответственность

Для бумажных трудовых книжек:

• Работодатель обязан вести бумажные трудовые книжки на каждого работника, проработавшего свыше 5 дней, если это его основное место работы (кроме случаев выбора электронной трудовой книжки)
• Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет работодатель
• Все записи в трудовую книжку вносятся работодателем не позднее недельного срока со дня издания соответствующего приказа
• При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день прекращения трудового договора

С 2021 года законодательство установило дополнительные правила:

• Для впервые поступающих на работу с 2021 года трудовые книжки ведутся только в электронном виде
• Работодатель не вправе отказать работнику в продолжении ведения бумажной трудовой книжки, если он сделал такой выбор
• Работник, выбравший электронную трудовую книжку, не может вернуться к бумажному варианту
• Сведения о трудовой деятельности за период до 2020 года остаются только в бумажной трудовой книжке

Особое внимание следует обратить на переходные положения законодательства:

• Работодатели должны были уведомить всех работников о возможности выбора формата трудовой книжки до 31 октября 2020 года
• Работники должны были подать заявление о выборе формата до 31 декабря 2020 года
• Если работник не подал заявление, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку
• Право выбора формата сохраняется за работником при последующем трудоустройстве (кроме впервые трудоустраивающихся с 2021 года)

Важно отметить, что несмотря на внедрение электронных трудовых книжек, многие правовые нормы до сих пор ориентированы на бумажный формат. В случае выбора электронной трудовой книжки рекомендуется сохранять бумажную версию как подтверждение стажа до 2020 года. ??

Как сделать правильный выбор трудовой книжки

Выбор между электронной и бумажной трудовой книжкой должен быть осознанным и учитывать множество факторов. Рассмотрим алгоритм принятия решения и рекомендации для разных категорий работников.

Шаги по принятию решения:

1. Оцените свою цифровую грамотность и доступ к электронным сервисам
2. Проанализируйте специфику вашей профессиональной деятельности и отрасли
3. Определите, насколько часто вам требуется предоставлять сведения о трудовом стаже
4. Учтите ваши планы на смену работы и возможный переезд в другие регионы
5. Оцените свое отношение к инновациям и готовность к изменениям

Электронная трудовая книжка будет оптимальным выбором, если вы:

• Активно используете электронные сервисы и имеете подтвержденную учетную запись на Госуслугах
• Часто меняете место работы или работаете удаленно
• Планируете переезд в другой регион или работу за рубежом с сохранением российского трудового стажа
• Хотите минимизировать риски утери или порчи документа
• Цените оперативный доступ к документам без необходимости личного присутствия
• Работаете в современных компаниях с высоким уровнем цифровизации

Бумажная трудовая книжка может быть предпочтительнее, если вы:

• Испытываете сложности с использованием электронных сервисов
• Цените возможность физического контроля над документом
• Работаете в организациях с традиционной системой документооборота
• Хотите сохранить возможность выбора в будущем (переход на электронный формат всегда возможен)
• Имеете значительный трудовой стаж до 2020 года и считаете удобным хранение всей информации в одном документе
• Работаете в отраслях, где традиционно требуется предъявление оригинала трудовой книжки

Особые рекомендации для различных категорий работников:

Для молодых специалистов (до 30 лет): электронный формат обычно более удобен, так как соответствует привычному цифровому образу жизни. Кроме того, большая часть трудовой деятельности будет приходиться на период после 2020 года, что обеспечит полноту сведений в электронной трудовой книжке.

Для работников среднего возраста (30-50 лет): выбор зависит от планов карьерного развития. При активном построении карьеры и возможной смене работодателей электронный формат упростит процессы трудоустройства. При стабильной работе у одного работодателя разница между форматами менее существенна.

Для работников предпенсионного и пенсионного возраста: если большая часть трудового стажа пришлась на период до 2020 года, может быть удобнее сохранить бумажную трудовую книжку. Однако необходимо учитывать, что при расчете пенсии СФР в любом случае использует собственную базу данных, а не записи в трудовой книжке.

Для работников с частой сменой места работы: электронный формат существенно упрощает процессы трудоустройства и минимизирует риски, связанные с физической передачей документа между работодателями.

Независимо от выбранного формата, рекомендуется:

• Сохранять бумажную трудовую книжку даже после перехода на электронный формат (как подтверждение стажа до 2020 года)
• Регулярно проверять правильность внесенных сведений (через Госуслуги для электронного формата или запрашивая выписку у работодателя для бумажного)
• Сохранять копии приказов о приеме на работу, переводе и увольнении
• Иметь подтвержденную учетную запись на Госуслугах для оперативного доступа к сведениям о трудовой деятельности

Важно помнить, что выбор формата трудовой книжки — это не просто вопрос удобства, но и стратегическое решение, влияющее на управление вашей карьерой в долгосрочной перспективе. ??

Делая выбор между электронной и бумажной трудовой книжкой, помните: ваше решение должно соответствовать не только текущим потребностям, но и учитывать будущие тенденции развития рынка труда. Цифровизация продолжит трансформировать все аспекты трудовых отношений, и электронный формат постепенно становится стандартом. При этом сохранение бумажной трудовой книжки дает определенную гибкость в переходный период. Выбирайте то, что лучше соответствует вашему карьерному пути, цифровым навыкам и индивидуальным предпочтениям.