Как уведомить МВД о договоре с иностранцем: инструкция, сроки, формы

Для кого эта статья:

• Работодатели и руководители компаний, нанимающие иностранных сотрудников
• Специалисты в области управления персоналом и HR-менеджеры

• Юристы и адвокаты, занимающиеся миграционным правом

  Оформление иностранной рабочей силы в России — настоящий квест с множеством подводных камней. Один из ключевых этапов этого процесса — обязательное уведомление МВД о заключении трудового договора с иностранцем. Промедление или неправильно заполненная форма могут обернуться штрафами до 800 000 рублей для организации. По данным на 2025 год, около 35% работодателей допускают ошибки в этой процедуре. Рассмотрим, как избежать санкций и корректно выполнить требования миграционного законодательства. ??

Хотите стать профессионалом в управлении персоналом и всегда быть на шаг впереди в вопросах оформления иностранных сотрудников? Курс «HR-менеджер» с нуля от Skypro — ваш надежный помощник! На курсе вы изучите все нюансы миграционного законодательства, освоите особенности оформления иностранцев и научитесь безошибочно подготавливать все необходимые уведомления. Инвестируйте в свои знания сегодня, чтобы завтра уверенно решать любые HR-задачи!

Кто и когда обязан уведомлять МВД о трудовом договоре с иностранцем

Согласно п. 8 ст. 13 Федерального закона №115-ФЗ "О правовом положении иностранных граждан в РФ", обязанность по уведомлению МВД о заключении или расторжении трудовых договоров с иностранными гражданами возлагается на работодателей и заказчиков работ (услуг). Это правило распространяется на:

• Юридические лица (вне зависимости от формы собственности)
• Индивидуальных предпринимателей
• Частных нотариусов, адвокатов с адвокатскими кабинетами
• Физических лиц (в случае найма иностранца для личных, домашних нужд)

Важно: уведомлять необходимо не только о заключении трудового договора, но и о его расторжении, а также о предоставлении иностранцу отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью более одного календарного месяца в течение года. ??

Стоит отметить, что обязанность уведомления распространяется на договоры с иностранцами практически всех категорий, включая:

Ирина Ковалёва, HR-директор

Наша компания однажды оказалась в неприятной ситуации из-за недопонимания процедуры уведомления. Мы наняли гражданина Беларуси и решили, что поскольку ему не требуется разрешение на работу, то и уведомлять МВД не нужно. В результате — неожиданная проверка и штраф 450 000 рублей. Это был дорогой урок. Теперь у нас разработан четкий алгоритм: в день подписания трудового договора юрист готовит уведомление, а на следующий день документы уже в МВД. Этот процесс теперь включен в обязательный чек-лист при найме любого иностранного сотрудника, вне зависимости от его статуса.

Формы уведомлений МВД для разных категорий иностранных работников

Для уведомления МВД о заключении или расторжении трудовых отношений с иностранным гражданином используются специальные формы, утвержденные Приказом МВД России от 04.06.2019 №363. В 2025 году эти формы сохраняют свою актуальность, с некоторыми обновлениями в связи с цифровизацией процессов. ??

Основные формы уведомлений:

• Уведомление о заключении трудового договора — подается после подписания договора с иностранцем
• Уведомление о расторжении трудового договора — подается после прекращения трудовых отношений
• Уведомление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы — в случае если отпуск превышает один месяц в течение года

Для высококвалифицированных специалистов (ВКС) дополнительно требуется ежеквартальное уведомление об исполнении обязательств по выплате заработной платы. Оно подается не позднее последнего рабочего дня месяца, следующего за отчетным кварталом.

Выбор правильной формы зависит не от гражданства работника, а от типа действия (заключение/расторжение договора) и юридического статуса работодателя:

Все формы заполняются на русском языке, разборчивым почерком или с использованием технических средств. Исправления не допускаются. При заполнении необходимо указывать актуальные данные о работодателе и иностранном работнике, включая реквизиты разрешительных документов (патент, разрешение на работу, РВП, ВНЖ). ??

Пошаговая инструкция подачи уведомления в МВД о трудовом договоре

Процесс уведомления МВД о заключении трудового договора с иностранцем требует внимательности и соблюдения всех формальностей. Рассмотрим детальный алгоритм действий, актуальный на 2025 год. ???

Шаг 1: Подготовка документов

• Скачайте актуальную форму уведомления с официального сайта МВД России или возьмите бланк в территориальном органе
• Подготовьте копию паспорта иностранного гражданина (все страницы)
• Подготовьте копию миграционной карты (если применимо)
• Подготовьте копию разрешительного документа (патент, разрешение на работу, РВП, ВНЖ)
• Подготовьте копию трудового договора
• Для юридических лиц — доверенность на представителя (если документы подает не руководитель)

Шаг 2: Заполнение формы уведомления

Заполните форму в 2-х экземплярах, указав:

• Полные данные о работодателе (наименование, ИНН, ОГРН, адрес)
• Персональные данные иностранного гражданина в точном соответствии с документами
• Сведения о документе, удостоверяющем личность иностранца
• Данные о разрешительных документах на работу
• Информацию о трудовом договоре (номер, дата заключения, срок действия)
• Трудовую функцию (должность, профессия, специальность)

Шаг 3: Подача уведомления

Доставьте заполненные документы одним из следующих способов:

• Лично в территориальный орган МВД по месту нахождения работодателя или месту пребывания иностранного гражданина
• Через уполномоченного представителя по доверенности
• Почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении
• Через Единый портал государственных услуг (при наличии усиленной квалифицированной электронной подписи)
• Через Личный кабинет работодателя на сайте МВД (новая опция 2025 года)

Шаг 4: Получение подтверждения

При личной подаче второй экземпляр уведомления с отметкой о приеме возвращается заявителю. При отправке почтой сохраните квитанцию и уведомление о вручении. При электронной подаче сохраните электронное подтверждение.

Нужно определиться с профессиональным направлением в сфере HR и трудового права? Тест на профориентацию от Skypro поможет выявить ваши сильные стороны и подскажет, где они будут наиболее востребованы. Особенно полезно для специалистов, работающих с миграционным законодательством — вы узнаете, подходит ли вам карьера в сфере кадрового делопроизводства или стоит двигаться в сторону международного HR. Пройдите тест сейчас и получите персональные рекомендации по развитию!

Алексей Петров, юрист по миграционному праву

Однажды ко мне обратился клиент, который получил отказ в приеме уведомления о трудовом договоре с гражданином Узбекистана. Оказалось, что в форме были указаны неактуальные паспортные данные — иностранец недавно обменял паспорт, но копию нового документа работодателю не предоставил. Мы оперативно исправили ситуацию, но было потеряно драгоценное время. Теперь я всегда рекомендую клиентам проверять актуальность всех документов иностранца непосредственно перед подачей уведомления и делать это через электронные сервисы, где система сразу выдаст ошибки в заполнении. И конечно, хранить подтверждения отправки как минимум год — были случаи, когда в МВД "терялись" уведомления, и только наличие доказательств отправки спасало от штрафов.

Сроки уведомления МВД и способы отправки документов

Соблюдение сроков уведомления МВД так же важно, как и правильное заполнение форм. Нарушение временных рамок приравнивается к неуведомлению и влечет административную ответственность. ??

Ключевые сроки уведомления МВД:

• 3 рабочих дня с даты заключения трудового договора — стандартный срок для большинства категорий иностранцев
• 3 рабочих дня с даты расторжения трудового договора — для всех категорий иностранных работников
• 3 рабочих дня с даты предоставления отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью более 1 месяца
• 3 рабочих дня с даты трудоустройства граждан ЕАЭС (Армения, Беларусь, Казахстан, Киргизия)

Важно помнить, что для подсчета срока принимаются во внимание только рабочие дни. Например, если трудовой договор подписан в пятницу, то крайний срок подачи уведомления — среда следующей недели (при условии отсутствия праздничных дней).

Способы отправки уведомлений

В 2025 году МВД России предлагает несколько вариантов подачи уведомлений:

• Личное обращение в территориальный орган МВД по миграционным вопросам (преимущество — моментальное получение отметки о приеме)
• Почтовое отправление с описью вложения и уведомлением о вручении (датой подачи считается дата отправки)
• Электронная форма через Единый портал госуслуг или ведомственный портал МВД (требуется усиленная квалифицированная электронная подпись)
• Через многофункциональные центры (МФЦ) в регионах, где заключены соответствующие соглашения

Независимо от выбранного способа, работодателю необходимо сохранять подтверждение отправки уведомления в течение как минимум года. Это может быть:

• Экземпляр уведомления с отметкой о приеме
• Почтовая квитанция и уведомление о вручении
• Электронное подтверждение получения документов

При выборе способа отправки следует учитывать его надежность и возможность получения подтверждения. Электронная подача становится все более популярной благодаря удобству и скорости, однако не все работодатели имеют квалифицированную электронную подпись. ??

Ответственность за нарушение порядка уведомления МВД о договоре

Неисполнение обязанности по уведомлению МВД или нарушение установленного порядка и сроков влечет административную ответственность согласно ст. 18.15 КоАП РФ. В 2025 году размеры штрафов остаются значительными, что делает соблюдение процедуры критически важным для бизнеса. ??

Административные штрафы за нарушение порядка уведомления МВД:

Особую опасность представляют нарушения в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях, где штрафы значительно выше из-за особого миграционного статуса этих регионов.

Помимо штрафов, к нарушителям могут применяться дополнительные санкции:

• Приостановление деятельности юридического лица или ИП на срок от 14 до 90 суток
• Включение в реестр недобросовестных работодателей, что ограничивает возможность найма иностранцев в будущем
• Усиленное внимание со стороны контролирующих органов и возможные внеплановые проверки
• Отказ в продлении разрешений на привлечение иностранной рабочей силы

Важно отметить, что административная ответственность наступает за каждый выявленный случай нарушения. Это означает, что если не поданы уведомления о трудовых договорах с несколькими иностранными гражданами, штраф будет назначен за каждого работника отдельно.

Срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения миграционного законодательства составляет один год со дня совершения административного правонарушения.

Смягчающими обстоятельствами при рассмотрении дела могут быть:

• Добровольное устранение нарушения до начала проверки
• Первое нарушение у работодателя
• Незначительное превышение срока подачи уведомления (1-2 дня)

Для минимизации рисков рекомендуется разработать внутренний регламент работы с иностранными сотрудниками, назначить ответственных лиц и организовать систему контроля сроков и полноты уведомлений. ??

Правильное и своевременное уведомление МВД о договорах с иностранными работниками — не просто формальность, а важный элемент правовой безопасности бизнеса. Штрафы за нарушения могут серьезно ударить по бюджету организации, особенно если в компании трудоустроено несколько иностранцев. Помните, что ответственность за соблюдение миграционного законодательства лежит исключительно на работодателе. Внедрите систему двойного контроля сроков, используйте календари напоминаний и регулярно обновляйте знания о требованиях законодательства. Инвестиции в правовую грамотность всегда окупаются спокойствием и отсутствием непредвиденных расходов.