Как проверить самозанятость: способы и инструменты верификации

Для кого эта статья:

• Владельцы и руководители компаний, которые сотрудничают с самозанятыми
• HR-менеджеры и специалисты по кадровому администрированию

• Налоговые консультанты и бухгалтеры, занимающиеся вопросами налогообложения самозанятых

  Работа с самозанятыми стала выгодным решением для бизнеса, но влечёт за собой определённые риски. Проверка статуса самозанятого — не просто формальность, а необходимость для компаний любого масштаба. При налоговой проверке отсутствие подтверждения статуса партнёра может обернуться серьёзными штрафами и доначислениями. В 2025 году контроль ужесточается: ФНС активно внедряет алгоритмы для выявления подмены трудовых отношений самозанятостью. Поговорим о том, как провести проверку надёжно и быстро, не нарушив закон и не потеряв время. 🔍

Хотите уверенно взаимодействовать с самозанятыми? На Курсе «HR-менеджер» с нуля от Skypro вы освоите правильное оформление отношений с разными категориями сотрудников. Наши эксперты обучат вас проверять правовой статус контрагентов, выстраивать безопасные схемы сотрудничества и минимизировать налоговые риски. Вы получите реальные инструменты для работы с самозанятыми, которые сразу сможете применить в своей компании.

Что такое самозанятость и зачем нужна проверка

Самозанятые — физические лица, использующие специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход» (НПД). Они работают без регистрации ИП, не имеют работодателя и не привлекают наёмных работников. При этом самозанятые самостоятельно платят льготный налог: 4% при работе с физлицами и 6% – с юрлицами и ИП. 💼

Проверка статуса самозанятости необходима компаниям по нескольким важным причинам:

• Подтверждение законности налоговых вычетов (компания может учесть расходы на привлечение самозанятых)
• Исключение рисков переквалификации отношений в трудовые
• Соответствие требованиям ФНС при налоговых проверках
• Защита от штрафов за неуплату НДФЛ и страховых взносов
• Предотвращение судебных разбирательств, связанных с налоговыми претензиями

Мария Петрова, HR-директор: Мы начали активно сотрудничать с самозанятыми в 2023 году для проведения тренингов и консультаций. Однажды к нам обратился талантливый тренер, утверждавший, что у него есть статус самозанятого. Мы поверили на слово и заключили договор без проверки. Спустя 6 месяцев при налоговой проверке выяснилось, что этот специалист никогда не регистрировался как самозанятый. В результате компании пришлось доплатить НДФЛ и страховые взносы, а также штраф в 40% от неуплаченной суммы. С тех пор мы обязательно проверяем статус каждого самозанятого перед началом сотрудничества — это экономит значительные средства и бережет нервы.

Важно понимать: статус самозанятого может меняться. Человек вправе отказаться от применения НПД в любой момент или превысить лимит годового дохода. Поэтому регулярная проверка статуса — не прихоть, а необходимость. ⏱️

Официальные способы проверки самозанятости через ФНС

Федеральная налоговая служба предоставляет несколько официальных способов проверки статуса самозанятого лица. Рассмотрим их подробно:

1. Проверка через сервис «Проверка статуса налогоплательщика НПД»

ФНС разработала специальный онлайн-сервис, который позволяет компаниям и физлицам проверить, применяет ли человек специальный налоговый режим. Для проверки потребуется:

• ИНН самозанятого
• Дата, на которую проводится проверка (обычно дата заключения договора или оплаты услуг)

Алгоритм проверки:

1. Зайдите на официальный сайт ФНС (nalog.gov.ru)
2. Перейдите в раздел «Сервисы» → «Проверка статуса самозанятого (налогоплательщика НПД)»
3. Введите ИНН самозанятого и дату проверки
4. Получите результат проверки с официальным подтверждением от ФНС

Сервис мгновенно выдаёт результат, который можно сохранить в формате PDF для документального подтверждения проверки. 📊

2. Проверка через мобильное приложение «Мой налог»

Самозанятый может самостоятельно подтвердить свой статус, используя мобильное приложение «Мой налог». Процедура выглядит так:

• Самозанятый открывает приложение «Мой налог» на своем устройстве
• Заходит в раздел «Справки»
• Формирует справку о постановке на учет в качестве плательщика НПД
• Отправляет сформированный документ заказчику

Справка содержит QR-код для быстрой проверки и обладает юридической силой. В 2025 году ФНС добавила возможность проверки справки через QR-код даже при отсутствии интернет-соединения. 📱

3. Проверка через API ФНС

Для компаний, которые регулярно работают с большим количеством самозанятых, ФНС предлагает интеграцию с API-сервисом. Это позволяет автоматизировать процесс проверки и встроить его в корпоративные системы учёта. Для подключения к API необходимо:

• Подать заявку в ФНС на получение доступа к API
• Предоставить техническую информацию о системе, которая будет использовать API
• Пройти тестирование интеграции
• Получить ключи доступа к API

Этот способ требует технической реализации, но значительно упрощает работу компаниям с большим потоком самозанятых исполнителей. 🔄

Определяете правовые риски при работе с самозанятыми? Пройдите Тест на профориентацию от Skypro, чтобы понять, насколько ваши компетенции в области кадрового администрирования и налогового планирования соответствуют современным требованиям. Тест включает специальный блок вопросов по правовым аспектам работы с самозанятыми. По результатам вы получите персональные рекомендации по развитию экспертизы в сфере проверки контрагентов и минимизации налоговых рисков.

Документы для подтверждения статуса самозанятого

Корректное документальное оформление отношений с самозанятыми критически важно для защиты интересов компании. Рассмотрим основные документы, которые необходимо получить и хранить: 📑

1. Справка о постановке на учет в качестве плательщика НПД

Это официальный документ, который самозанятый может сформировать в приложении «Мой налог». Справка содержит:

• ФИО самозанятого
• ИНН
• Дату постановки на учет в качестве плательщика НПД
• QR-код для быстрой проверки
• Уникальный идентификатор справки (УИД)

Рекомендуется запрашивать новую справку перед каждым новым проектом или с периодичностью не реже одного раза в квартал при постоянном сотрудничестве. Справка имеет юридическую силу и подтверждает статус исполнителя на момент её формирования.

2. Чек самозанятого за выполненные работы/услуги

При каждой оплате самозанятый обязан выдать чек, сформированный через приложение «Мой налог». Чек должен содержать:

• ФИО самозанятого
• ИНН
• Наименование услуги/работы
• Сумму платежа
• Дату формирования чека
• Уникальный номер чека

Чек является официальным налоговым документом, подтверждающим расход компании. Отсутствие чека может стать основанием для отказа в признании расходов при налогообложении. Чеки лучше хранить в электронном виде (через e-mail или в учетной системе) минимум 5 лет. 🧾

3. Договорная документация с самозанятым

В отличие от трудовых отношений, работа с самозанятыми оформляется гражданско-правовым договором (ГПД). Ключевые элементы, которые должны содержаться в договоре:

• Четко определенный предмет договора (конкретный результат работы/услуги)
• Сроки выполнения работ/оказания услуг
• Стоимость и порядок оплаты
• Указание на статус исполнителя как самозанятого
• Обязанность исполнителя предоставлять чеки
• Ответственность сторон

Важно: договор не должен содержать элементы, характерные для трудовых отношений (рабочее место, график работы, подчинение правилам внутреннего трудового распорядка). Такие формулировки могут привести к переквалификации отношений в трудовые. ⚠️

Риски сотрудничества с непроверенными самозанятыми

Отсутствие должной проверки статуса самозанятых исполнителей может привести к серьезным последствиям для компании. Рассмотрим основные риски и их потенциальные последствия. 🚨

1. Налоговые риски

Наиболее серьезную опасность представляют налоговые риски при работе с лицами, не имеющими статуса самозанятого:

• Доначисление НДФЛ (13%) на сумму всех выплат исполнителю
• Доначисление страховых взносов (около 30%) на сумму выплат
• Штрафы за неуплату налогов (20-40% от неуплаченной суммы)
• Пени за просрочку налоговых платежей
• Потеря возможности учесть расходы на привлечение исполнителя в налогооблагаемой базе

По данным ФНС, в 2024 году среднее доначисление на одну компанию при выявлении фиктивной самозанятости составило около 1.2 млн рублей, что на 30% больше показателей 2023 года.

2. Риск переквалификации отношений

При наличии признаков трудовых отношений, даже при работе с реальным самозанятым, инспекция ФНС или суд могут переквалифицировать гражданско-правовые отношения в трудовые. Основные признаки, на которые обращают внимание проверяющие:

• Регулярные выплаты фиксированной суммы (аналог заработной платы)
• Соблюдение исполнителем графика работы компании
• Предоставление компанией рабочего места и оборудования
• Подчинение исполнителя внутренним правилам компании
• Долгосрочный характер отношений без конкретных работ/услуг
• Отсутствие у исполнителя других заказчиков

Алексей Соколов, налоговый консультант: У меня был клиент — IT-компания, которая привлекала программистов как самозанятых для экономии на налогах. Один из ключевых разработчиков работал так почти два года — имел корпоративную почту, приходил в офис ежедневно, участвовал в планерках и даже ходил в корпоративные поездки. При выездной проверке налоговая служба изъяла всю документацию и обнаружила признаки трудовых отношений. Несмотря на наличие справок о статусе самозанятого и правильно оформленных чеков, компании доначислили НДФЛ и страховые взносы на сумму около 1,7 млн рублей, а также выписали штраф 690 тысяч рублей. Примечательно, что весомым аргументом для налоговой стали фотографии с корпоративов в социальных сетях, где разработчик был представлен как «наш ведущий программист».

3. Юридические риски

Помимо налоговых последствий, некорректная работа с самозанятыми несет и другие юридические риски:

• Административная ответственность за нарушения трудового законодательства
• Судебные иски от исполнителей о признании трудовых отношений
• Требования о выплате компенсаций за неоплаченные отпуска, больничные и т.д.
• Проблемы при проверках трудовой инспекции

В 2025 году трудовая инспекция получила расширенные полномочия по выявлению подмены трудовых отношений и может инициировать проверку даже на основе анонимных сообщений. 🧑‍⚖️

4. Репутационные и операционные риски

Неправильная организация работы с самозанятыми может привести к:

• Ухудшению деловой репутации компании
• Внесению в списки компаний с повышенным налоговым риском
• Отказу в получении государственных контрактов и субсидий
• Сложностям при взаимодействии с банками (повышенный контроль транзакций)
• Утечке коммерческой информации через неконтролируемых исполнителей

Материальные потери от подобных рисков сложно оценить заранее, но они могут многократно превышать краткосрочную экономию на налогах. 💰

Автоматизация процесса проверки самозанятости

С увеличением числа самозанятых в экономике возникает необходимость в автоматизации процессов проверки и взаимодействия с ними. Ручная проверка занимает много времени и может содержать человеческий фактор ошибки. Рассмотрим современные технологические решения, доступные бизнесу в 2025 году. 🤖

1. Специализированные сервисы проверки

На рынке появились сервисы, специализирующиеся на проверке самозанятых и документальном сопровождении работы с ними:

• Автоматическая проверка статуса по API ФНС
• Мониторинг изменений статуса в режиме реального времени
• Формирование и хранение всей необходимой документации
• Отслеживание превышения лимита дохода самозанятых
• Интеграция с бухгалтерскими системами

Такие сервисы обычно работают по подписке и могут значительно снизить административную нагрузку на бухгалтерию и HR-отдел. Стоимость варьируется от 5 до 30 тысяч рублей в месяц в зависимости от функционала и количества проверяемых самозанятых. 💻

2. Интеграция с бухгалтерскими и HR-системами

Крупные разработчики бухгалтерских программ и систем управления персоналом внедрили модули для работы с самозанятыми:

• Автоматическая проверка статуса при создании карточки подрядчика
• Напоминания о необходимости повторной проверки
• Шаблоны договоров с самозанятыми
• Автоматический учет и хранение чеков
• Формирование налоговой отчетности с учетом самозанятых

Эти решения особенно удобны для компаний, которые уже используют соответствующие программные продукты — интеграция происходит без необходимости внедрения отдельной системы. 📲

3. Корпоративные порталы для самозанятых

Компании, активно работающие с большим количеством самозанятых, создают специальные порталы для взаимодействия:

• Личный кабинет для каждого самозанятого
• Автоматическая проверка статуса при регистрации и регулярно в процессе работы
• Цифровое подписание договоров
• Онлайн-формирование и отправка чеков
• Система расчетов и платежей

Такие решения требуют значительных инвестиций в разработку, но позволяют полностью автоматизировать взаимодействие с самозанятыми исполнителями, минимизируя риски и административные затраты. 🏢

4. Чек-листы для проверки самозанятых

Для компаний, не готовых инвестировать в полностью автоматизированные решения, полезным инструментом будут чек-листы проверки самозанятых:

• Структурированная последовательность действий при найме самозанятого
• Список обязательных документов и способы их проверки
• Критерии оценки рисков переквалификации отношений
• Периодичность повторных проверок
• Шаблоны писем и запросов к самозанятым

Внедрение даже базовых элементов автоматизации позволяет снизить вероятность ошибок и обеспечить соблюдение налогового законодательства. В 2025 году ФНС анонсировала новый сервис для бизнеса "Самозанятый-Контроль", который предоставит API для интеграции с любыми информационными системами. 📋

Проверка самозанятости — это не просто формальность, а важный элемент налоговой безопасности бизнеса. Регулярная верификация статуса исполнителей защищает от непредвиденных расходов и юридических проблем. Грамотно выстроенная система проверки не требует значительных ресурсов, но дает существенные гарантии. Используйте доступные инструменты — от официальных сервисов ФНС до специализированных программных решений. В цифровую эпоху проверка самозанятых может быть быстрой и эффективной, оставляя больше времени для развития вашего бизнеса.